Der Wärmeplan und seine Umsetzung betreffen zahlreiche Akteurinnen und Akteure unmittelbar oder mittelbar. Daher wurde von der planungsverantwortlichen Stelle bei der Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt frühzeitig ein Beteiligungsprozess initiiert und verschiedene Schlüsselakteurinnen und -akteure in die Entwicklung des Wärmeplans eingebunden. Dazu zählen neben der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen, der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe sowie den Bezirken insbesondere die Infrastrukturbetreiber und Energieversorgungsunternehmen BEW Berliner Energie und Wärme GmbH (bis April 2024: Vattenfall Wärme Berlin), Fernheizwerk Neukölln AG, BTB Blockheizkraftwerks-, Träger- und Betreibergesellschaft mbH Berlin, GASAG AG, NBB Netzgesellschaft Berlin-Brandenburg mbH & Co. KG, Stromnetz Berlin GmbH sowie BEN Berlin Energie und Netzholding GmbH.
Die genannten Akteurinnen und Akteure wurden im Rahmen regelmäßiger Abstimmungsrunden über den Fortgang des Prozesses informiert und hatten die Möglichkeit, ihre Hinweise, Fachkenntnisse und Einschätzungen einzubringen. Ergänzend fanden zu vertraulichen beziehungsweise wettbewerbsrelevanten Fragestellungen bilaterale Abstimmungen statt.
Im weiteren Verlauf des Prozesses wurde der Kreis der Beteiligten gemäß § 7 Abs. 3 Wärmeplanungsgesetz (WPG) sukzessive erweitert. Hierzu wurden unter anderem relevante Landesunternehmen wie die Berliner Wasserbetriebe und die Berliner Stadtreinigungsbetriebe, Vertreterinnen und Vertreter der Wohnungswirtschaft (BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Wohnungsunternehmen, BFW Landesverband Berlin/Brandenburg e. V.), die Schornsteinfeger-Innung in Berlin, Energieberaterinnen und Energieberater, Betreiber kleinerer Nahwärmenetze, der Berliner Klimaschutzrat sowie weitere Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, darunter die IHK Berlin und Berlin Partner, eingebunden. Darüber hinaus fanden Abstimmungen mit den Brandenburger Umlandgemeinden statt, um regionale Wechselwirkungen und Entwicklungsperspektiven frühzeitig zu berücksichtigen.
