Drucksache - 0314/V  

 
 
Betreff: Die Chance auf eine moderne Verwaltung in Mitte nutzen – zügig E-Government-Gesetz umsetzen!

Status:öffentlich  
 Ursprungaktuell
Initiator:Fraktion der SPDBezirksamt Mitte von Berlin
Verfasser:Matischok Hauptenbuchner 
Drucksache-Art:AntragVorlage zur Kenntnisnahme
   Beteiligt:Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Beratungsfolge:
BVV Mitte von Berlin Entscheidung
16.03.2017 
6. öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin überwiesen   
Hauptausschuss Vorberatung
04.04.2017 
6. Öffentliche Sitzung des Hauptausschusses ohne Änderungen im Ausschuss beschlossen   
BVV Mitte von Berlin Entscheidung
18.05.2017 
7. öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin ohne Änderungen in der BVV beschlossen   
BVV Mitte von Berlin Entscheidung
20.07.2017 
9. öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   
BVV Mitte von Berlin Entscheidung
20.09.2018 
20. öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin (mit LIVE-Stream) mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   
BVV Mitte von Berlin Entscheidung
24.10.2019 
31. Öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin - MIT LIVESTREAM mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   
BVV Mitte von Berlin Entscheidung
28.01.2021 
45. Öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin vertagt   
18.02.2021 
46. öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin - MIT LIVESTREAM - vertagt   
18.03.2021 
47. öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin vertagt   
22.04.2021 
48. Öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin mit Abschlussbericht zur Kenntnis genommen   
BVV Mitte von Berlin Entscheidung
18.11.2021 
2. öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   
BVV Mitte von Berlin Entscheidung
15.09.2022 
11. Öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin      
BVV Mitte von Berlin Entscheidung
25.05.2023 
18. Öffentliche Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin mit Abschlussbericht zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Anlagen:
1. Antrag SPD vom 07.03.2017
4. Beschluss vom 18.05.2017
5. VzK ZB vom 11.07.2017
6. VzK ZB vom 10.09.2018
7. VzK ZB vom 08.10.2019
8. VzK SB vom 24.11.2020
9. Anlage
11. Anlage_zur_DS-314_V
12. VzK ZB vom 19.11.2021
13. VzK ZB vom 08.07.2022
14. VzK SB vom 27.03.2023

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

 

 

(Text siehe Rückseite)

 

 


Bezirksamt Mitte von Berlin Datum: 21.03.2023

Bezirksbürgermeisterin Tel.: 32200

Steuerungsdienst

Bezirksverordnetenversammlung Drucksache Nr.: 0314/V

Mitte von Berlin


V

  1. Vorlage -zur Kenntnisnahme-  

über Die Chance auf eine moderne Verwaltung in Mitte nutzen gig E-Government-Gesetz umsetzen!“

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

 

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 18.05.2017 folgendes Ersuchen an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache Nr. 0314/V):

 

Das Bezirksamt wird ersucht, eine Gesamtstrategie für alle Ämter und Organisationseinheiten zur Umsetzung des Berliner E-Government-Gesetzes vom 30. Mai 2016 zu erarbeiten.

 

Der BVV ist zum Stand der Erarbeitung bzw. Umsetzung der Strategie halbjährlich zu berichten, erstmalig zum 30.06.2017.“

 

Das Bezirksamt hat am 21.03.2023 beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu Nachfolgendes als Schlussbericht zur Kenntnis zu bringen.

 

Im Bezirksamt Mitte begleiten der Fachbereich Steuerungsdienst mit seinen Gruppen Organisationsmanagement und Geschäftsprozessmanagement, das zentrale IT-Management bei der SE Facility Management, der behördliche Datenschutzbeauftragte, der Informationssicherheitsbeauftragte in einem vom Bezirksamt eingesetzten E-Government-Team die berlinweiten Entwicklungen im Kontext des Berliner E-Government-Gesetzes. Die E-Government-Lots*innen als dezentrale Ansprechpersonen in den Fachämtern und Serviceeinheiten werden vom E-Government-Team eingebunden.

 

Die abschließende Berichterstattung an die BVV wurde zwischen den genannten Vertreter*innen im E-Gov-Team abgestimmt.

 

Im Vorfeld zum Bericht über den aktuellen Umsetzungsstand ist anzumerken, dass zur Umsetzung des Berliner E-Government Gesetzes im Bezirk Mitte starke Abhängigkeiten zu landesweiten Projekten, Gremien und Akteuren bestehen. Insofern ist eine alleinige Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben in Mitte nicht realisierbar.  Umsetzungsstände einzelner Vorhaben sollten jeweils in diesem Kontext bewertet werden.

 

In der 23. Sitzung des IKT-Lenkungsrates vom 28.11.2022 wurde unter anderem beschlossen, dass die Senatsverwaltung für Inneres, Sport und Digitalisierung beginnend ab 01.01.2023 regelmäßig zum Umsetzungs- und Entwicklungsstand aller IKT-Basisdienste im Beschäftigtenportal berichten wird. Aber auch zu Umsetzungsständen anderer Kernthemen der Verwaltungsdigitalisierung wird dort regelmäßig berichtet. Es soll beispielsweise ein Digitalisierungsdashboard etabliert werden, welches alle Digitalisierungsprojekte im Land Berlin zentral erfasst und somit eine zentrale Steuerung ermöglicht.

 

Zur Einführung der Digitalen Akte im BA Mitte ist folgender Sachstand zu berichten:

Die Digitale Akte konnte erst Ende 2022 in Betrieb genommen werden. Die fast einjährige Verzögerung ist in erheblichem Maße durch die nicht abschließend bzw. fehlerhaft konfigurierte Software (Nscale) eingetreten. Es waren mehrere Updates und eine lange Testphase notwendig, um alle Fehler im Produktivsystem zu eliminieren und eine für die Startgruppe im BA Mitte akzeptable Startkonfiguration herzustellen.

 

Derzeit arbeiten ca. 50 Personen im BA Mitte produktiv mit der Digitalen Akte und legen sukzessive Akten und Vorgänge digital ab. Die vorteilhafte Anwendung von digitalen Geschäftsgängen lässt sich allerdings erst dann nutzen, wenn ein Großteil der Beschäftigten an den IKT-Basisdienst angebunden ist. Die Integration von Bestandsakten in die Arbeit mit der Digitalen Akte erfolgt nur bedarfsweise in sehr kleinem Umfang.

 

Die bezirkliche Scanstelle zur Digitalisierung der eingehenden Papierpost ist aufgebaut und über eine sog. Pipeliner-Schnittstelle an die Digitale Akte angebunden. Es ist nun möglich, gescannte Poststücke zielgerichtet und automatisiert zu verteilen. Im Rathaus Wedding wurde eine weitere Scanstelle in Betrieb genommen, in der zukünftig das große Postaufkommen des Amtes für Soziales digitalisiert werden kann.

 

Erst nach dem erfolgreichen Nscale-Update auf die Version 8.3 im Dezember 2022 konnte der weitere Probeechtbetrieb mit dem Rechtsamt, dem Fachbereich Steuerungsdienst und dem E-Gov-Team wieder aufgenommen werden. Durch die fast einjährige Verzögerung sind Nachschulungen in größerem Umfang notwendig und viele Gespräche im Rahmen des Akzeptanzmanagements zu hren. Eine weitere Rolloutplanung über die erste Startgruppe hinaus kann aufgrund zahlreichen Schwierigkeiten im vergangenen Jahr nur sukzessive vorgenommen werden.

 

Die Erfahrungen des vergangenen Jahres haben verdeutlicht, dass eine isolierte Einführung und Nutzung der Digitalen Akte nur bedingt Vorteile bringt. Von erheblicher Bedeutung ist die Anbindung von Fachverfahren und anderen IKT-Basisdiensten, wie dem Digitalen Antrag oder dem BeBPo, über automatisierte Schnittstellen. Die Verantwortung dafür liegt bei der SenInnDS bzw. den Senatsfachverwaltungen aufgrund ihrer zentralen Zuständigkeit. Vereinzelt gibt es erste Initiativen, bspw. im Politikfeld Jugend, jedoch ist mit einer Umsetzung nicht vor Ende 2024 zu rechnen. Das Projektteam im BA Mitte hatte von Anfang an auf die Wichtigkeit von Fachverfahren und deren Anbindung, insb. in einer Bezirksverwaltung, hingewiesen, jedoch über längere Zeit keine zentrale Unterstützung erhalten.

Das Thema wird auch in 2023 mit Nachdruck vorangetrieben und von den Projektleitungen des Bezirksamtes Mitte in allen relevanten Gremien des Landes Berlin vorangetrieben.

Über den Projektstand und den Rollout der Digitalen Akte werden allen Nutzenden künftig im Rahmen eines noch zu etablierenden Formats regelmäßig informiert.

 

In den vergangenen zwei Jahren wurden die technischen Voraussetzungen geschaffen, um möglichst vielen weiteren Mitarbeitenden ein häusliches oder mobiles Arbeiten anbieten zu können. Mit Umsetzung der One-Device-Strategie, bei der nur noch ein Notebook als PC-Endgerät zum Einsatz kommt, welches stationär mittels Dockingstation um einen bzw. zwei ergonomische Monitore, Tastatur usw. erweitert wird, wird seither der Anteil der flexibel arbeitenden Mitarbeitenden dort weiter erhöht, wo es die Prozesse und Rahmenbedingungen zulassen. Inzwischen (Stand Juni 2022) können rd. 1.500 Mitarbeitende von unterwegs bzw. zuhause auf die meisten Anwendungen und Daten im bezirklichen Datennetz zugreifen und damit arbeiten. Die notwendigen IT-Fachanwendungen sind inzwischen fast vollständig angepasst undr den Zugriff von z.B. zuhause freigegeben.

 
Das IT-Management wird sich auch in Zukunft weiterhin aktiv an der Ausgestaltung zahlreicher IKT-Vorhaben auf Landesebene beteiligen und dabei die Eignung und Nutzungsmöglichkeiten für unsere Verwaltung prüfen.

 

 

Ein Bilanzpapier zum Stand der Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung ist erstellt, finalisiert und am 01.09.2022 durch BzBm von Dassel verteilt worden.

Zentrale Ergebnisse des Bilanzpapieres können im Rahmen weiterer politischer Abstimmungen als Grundlage und Impuls genutzt werden.

 

In der Gruppe Geschäftsprozessmanagement des Fachbereichs Steuerungsdienst wurden 2022 die Projekte Gesamtstädtische Geschäftsprozessoptimierung (gGPO) Grundsicherung und Hilfe zum Lebensunterhalt“ (seit 2018), „gGPO Ambulante Hilfe zur Pflege“ sowie gGPO Betreuungsbehörden“ (jeweils seit 2019) aus dem Prozesscluster des Politikfeldes Amt für Soziales erfolgreich abgeschlossen. Das Projekt “gGPO Soziale Wohnhilfe“ wird derzeit operativ bearbeitet und planmäßig voraussichtlich im II. Quartal 2023 abgeschlossen.

Derzeit sind weitere Projekte in Vorbereitung, bzw. wie die gGPO „stationäre Hilfe zur Pflege“ nach abgeschlossener Initiierung vor unmittelbarem Start.

 

Die gesamtstädtischen GPO-Projekte wurden/werden jeweils federführend durch die Geschäftsprozessmanagement-Beraterinnen und Berater des Steuerungsdienstes geleitet. Die gGPO-Projekte „Grundsicherung und Hilfe zum Lebensunterhalt“, „Ambulante Hilfe zur Pflege“ und „Betreuungsbehörden“ werden weiterhin sowohl fachlich nachbereitet und begleitet, als auch digital implementiert und ausgerollt: Zum einen über verfahrensabhängige Fachverfahren (vaIKT) Sozialhilfeportal“ und „Butler Behörde 21“, zum anderen über eine vorausschauende Vernetzung und das Schnittstellenmanagement mit den verfahrensunabhängigen Basisdiensten (vuIKT), wie der Digitalen Akte, dem beBPo, dem BDA und fortfolgende.

Mittlerweile sind die in der GPO-Projektarbeit kontinuierlich erarbeiteten Teilergebnisse implementiert und unterstützen die Mitarbeitenden in den Ämtern für Soziales in den 12 Bezirken - insbesondere durch Standardisierungen. Hierzu gehören die Prozessmodelle sowie die erstellten Handreichungen, Arbeitshilfen und Mustervorlagen für die tägliche Arbeit. Der Bereich Geschäftsprozessmanagement des Steuerungsdienstes unterstützt das Digitalisierungsreferat der prozessverantwortlichen Senatsverwaltung auch weiterhin bei der Konzepterstellung für abzulösende Fachanwendungen sowie bei der Ableitung von Anforderungen zur Vorbereitung der regelkonformen Digitalisierung von Fachprozessen. Dies erfolgt im Wesentlichen innerhalb projektspezifischer Folgeformate zur Digitalisierung und zur Evaluation der abgeschlossenen GPO-Projekte und die Aufnahme des damit verbundenen Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Zwingende Voraussetzung für das Gelingen der komplexen gesetzlichen Zielsetzungen ist nach wie vor, dass die benötigten finanziellen Ressourcen zur Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben im erforderlichen Umfang tatsächlich im entsprechenden Haushaltsjahr durch die Senatsverwaltungen zur Verfügung gestellt werden.

 

Bei der Erarbeitung der optimierten Geschäftsprozesse stand in allen Projekten unverändert vor allem die Orientierung an den Kundinnen und Kunden im Mittelpunkt. Ziel ist es, die Leistungserstellung der öffentlichen Verwaltung darauf auszurichten, einerseits Wünsche und Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger bestmöglich zu befriedigen, andererseits die internen Abläufe effizient und qualitätsorientiert zu gestalten, um die Zufriedenheit auch bei den Mitarbeitenden zu steigern. Hierbei sollen verbindliche gesamtstädtische Standardisierungen etwa dazu führen, eine einheitlich hohe Leistungsqualität sicherzustellen. Zudem wurden weitere Optimierungen in den Arbeitsabläufen vereinbart, durch die eine effektive und effiziente Leistungserbringung erreicht werden kann.

 

Neben den projektbezogenen Tätigkeiten wirkte die Gruppe Geschäftsprozessmanagement des Fachbereichs Steuerungsdienst auch im vergangenen Jahr durch die Teilnahme an politikfeldübergreifenden GPM-Arbeitsgremien aktiv an der Weiterentwicklung berlinweiter GPM-Standards des IKT-Lenkungsrates mit. Im Rahmen der Erarbeitung landesweit geltender Konzepte, wie dem GPM-Handbuch und der Modellierungskonvention 3.0 konnten Erfahrungen und Expertise aus der laufenden Projektarbeit von den GPM-Beraterinnen und Beratern des Bezirksamtes Mitte von Berlin berücksichtigt werden. Derzeit werden die berlinweiten Gremien weiterentwickelt. Die GPM-Beraterinnen und GPM-Berater werden sich auch zukünftig weiter aktiv in diesen Prozess einbringen.

 

A)    Rechtsgrundlage:

§ 13 i.V. mit § 36 BezVG

B)    Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung

  1. Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben:

Keine

  1. Personalwirtschaftliche Auswirkungen:

Keine

 

C)    Auswirkungen auf den Klimaschutz

 

Die BA-Vorlage hat keine Auswirkungen auf den Klimaschutz, da diese

lediglich einen berichtenden Charakter besitzt.

Berlin, den 21.03.2023

Bezirksbürgermeisterin Remlinger 

 

  1. VerfügungspunkteVerfügungspunkteVerfügungspunkteMitzeichnungSchlusszeichnungAbzeichnung(en) 

 

 
 

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