Drucksache - 0117/IV  

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

(Text siehe Rückseite)

  Kenntnisnahme

  Zwischenbericht

  zurückgezogen

Bezirksamt Mitte von Berlin    .05.2012

Abt. Jugend, Schule, Sport und Facility Management Tel.: 42617

BezirksverordnetenversammlungDrucksache Nr.

Vorlage - zur Kenntnisnahme –

über

Digitaler Sitzungsservice für die Bezirksverordnetenversammlungen

Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen:

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 23.02.2012 folgendes Ersuchen an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache 0117/IV):

Das Bezirksamt wird ersucht, sich bei den zuständigen Stellen dafür einzusetzen, dass für die Öffentlichkeit und die Mitglieder der Berliner Bezirksverordnetenversammlung ein online Sitzungsdienst angeboten wird, der die Sitzungsunterlagen digital, per Suchfunktion recherchierbar, plattformunabhängig und sobald möglich auch barrierefrei sowie auf Grundlage nicht proprietärer Software anbietet, perspektivisch auch als Applikation für mobile Endgeräte (Smartphones, Tablet-PCs).

Das Bezirksamt hat am            beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu Nachfolgendes als Abschlussbericht zur Kenntnis zu bringen:

Technische Grundlage für den Sitzungsdienst ist das im Land Berlin eingesetzte Verfahren Allris der Hamburger Firma CC e-Gov GmbH. Damit werden alle - die Arbeit der BVV betreffenden - Daten (z.B. Termine) und Dokumente (Anfragen, Vorlagen, Ausschussprotokolle) erfasst und verwaltet.

In der Regel erhalten die Mitarbeiterinnen des Büros der BVV diese Dokumente bereits in Dateiform (Ausnahmen bestehen gelegentlich bei umfangreichen Bauplanungsunterlagen). Die BVV-Sitzungen werden mit StenoS (digitaler Mitschnitt) aufgenommen. Ausschusssitzungen werden ebenfalls digital aufgenommen und anschließend mit Unterstützung von Allris geschrieben und verwaltet.

Werden in den o.g. Fällen relevante Dokumente in Papierform an das Büro der BVV übermittelt werden diese eingescannt – sie sind dann aber immer noch gut recherchierbar über die Vorlagennummer bzw. über deren Verbalbezeichnung.

Die Dateien werden über die betreffenden Funktionen in Allris eingelesen bzw. erfasst und entsprechend ihres gesetzten Status (freigegeben und öffentlich) stündlich auf einen im Internet stehenden Server kopiert und dort zur Verfügung gestellt. Dies geschieht mit gängigen Web-Technologien.

Auf diesen Server kann (in Bezug auf öffentlich freigegebene Unterlagen) ohne besondere Berechtigung von jedem browserbasiert (also plattformunabhängig) zugegriffen werden.

Es besteht die Möglichkeit nach Drucksachen und Protokollen zu suchen sowie eine komplette Textrecherche zu den Inhalten durchzuführen. Dazu werden alle Dokumente vom System automatisch periodisch indiziert.

Technologisch bedingt (die Ergebnisse der Recherchen werden dynamisch ermittelt und bereit gestellt), würde eine Suche über Internetsuchmaschinen (wie z.B. Google) weniger relevante Treffer erzielen – bei zweifellos wesentlich mehr Treffern mit unerwünschten, komplett inhaltsfernen Ergebnissen. Eine solche Herangehensweise ist daher nicht vorgesehen – und in Anbetracht der integrierten Funktionalitäten auch nicht notwendig.

Nach Rücksprache mit dem Hersteller soll eine neue Version (geplant im Sommer 2012) Anpassungen für einen barrierefreien Zugang enthalten.

Ebenfalls geplant ist die direkte Unterstützung für mobile Geräte, allerdings frühestens ab der übernächsten Version, für die ein Veröffentlichungstermin und ein Preismodell noch nicht feststehen. Die Software wird für einen großen Kundenkreis als „Standardsoftware“ vertrieben, so dass Eigenwünsche nur bedingt Einzug in die Entwicklungs-Planung des Herstellers finden können.

Rechtsgrundlage:

§13 BezVG

Auswirkungen auf den Haushaltplan und die Finanzplanung:

a) Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben:

derzeit noch keine Aussage möglich, da Preismodell noch nicht bekannt

b) Personalwirtschaftliche Ausgaben:

keine

Berlin, den ..........................

Dr. HankeDavids

BezirksbürgermeisterBezirksstadtrat