Drucksache - 2705/IV  

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

(Text siehe Rückseite)

Bezirksamt Mitte von BerlinDatum: 11.2018

Schule, Sport und Facility ManagementTel.:33900

SE FM

BezirksverordnetenversammlungDrucksache Nr.: 2705/IV

Mitte von Berlin

Vorlage -zur Kenntnisnahme-

über Zentrales Vertragsmanagement einrichten

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 21.04.2016 folgende Anregung an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache Nr. 2705/IV)

Das BA wird ersucht, ein zentrales Vertragsmanagement einzurichten.

Dafür ist bis zum 31.08.2016 eine Vertragsdatenbank aufzubauen.

Das Konzept sowie die Datenbank sollen in der Septembersitzung des Hauptausschusses präsentiert werden.

Das Bezirksamt hat am 27.11.2018  beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu Nachfolgendes als Schlussbericht zur Kenntnis zu bringen:

Im August 2016 wurde eine Zusammenstellung aller Vermietungsverträge, analog des Nachweises für Überlassung unter Wert, für das Bezirksamt und die BVV bereitgestellt, um auch alle Miet- und Nutzungsverträge der Ämter in einer Dokumentation zu erfassen.

In diese Dokumentation wurde ein Überblick über die wichtigsten Vertragsbestandteile (Miete, Laufzeit, Kündigungsfrist, etc) aufgenommen.

Ein besonderes Augenmerk muss die Überwachung von Fristen, insbesondere Kündigungstermine und –fristen in den Ämtern darstellen.

Eine einheitliche Übersicht soll die Auswertungen für Amtsleiter, Abteilungsleiter, BVV und andere erleichtern.

Diese Datei wurde durch die SE FM für die Ämter zur Verfügung gestellt.

Die Pflege der Datei obliegt je nach Zuständigkeit den grundstücksverwaltenden Dienststellen (SE FM, SGA, SchuSpo).

Bei Nutzungsverträgen, welche die Ämter eigenverantwortlich verwalten, muss das jeweilige Amt die entsprechenden Daten einpflegen.

Im August 2016 wurde die Datei „Vertragsmanagement“ erstmalig dem Hauptausschuss der BVV zur Verfügung gestellt und im September 2016 erstmalig im Rechnungsprüfungsausschuss der BVV besprochen.

Seit dieser Zeit wird diese Datei jährlich durch die grundstücksverwaltenden Stellen aktualisiert und dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Verfügung gestellt.

Die letzte Sitzung des Ausschusses für Rechnungsprüfung am 7.11.2018 hat die aktuelle Datei Vertragsmanagement des Jahres 2018 behandelt.

A)    Rechtsgrundlage:

§ 13 i.V.m. § 36 BezVG

B)    Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung 

1. Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben:

keine

2. Personalwirtschaftliche Auswirkungen:

keine

Berlin, den 27.11.2018

Bezirksbürgermeister von DasselBezirksstadtrat Spallek