Auszug - Formulare sinnvoll erweitern  

Fr. Dr. Timper (SDP-Fraktion) verteilt vorab einen Änderungsantrag der SPD-Fraktion.

Hr. Wendt (Bündnis 90/Die Grünen) führt zu dem Antrag aus, damit solle erreicht werden, dass, wo es möglich sei, Verbesserungen an den Formularen vorgenommen und diese auch bürgerfreundlicher, also auch sprachlich verständlicher, gestaltet werden. Der “Info-Kasten” mit der Angabe einer Rückrufnummer bei Nachfragen von Seiten der Bürger solle für die leichte Erreichbarkeit der Verwaltung stehen.

Hr. Wagner (Bündnis 90/Die Grünen) führt weiter aus, dass einige Formulare auch aktualisiert werden müssen (z. B. DM-Beträge in Euro-Beträge). Ebenso seien einige Fragestellungen sehr kompliziert formuliert. Er fände es auch wichtig, dass auf der ersten Seite eines Formulars ein Informationkasten integriert werde. Weiter regt er an, dass Formulare, bei denen keine Unterschrift notwendig sei, per Internet abrufbar und per Mail oder Online-Formular an die zuständige Abteilung versendbar sein könnten.

Fr. Halten-Bartels (CDU-Fraktion) findet, dass Verwaltungsanschreiben leicht verständlich formuliert sein sollten, da nicht jede Bürgerin bzw. jeder Bürger über Verwaltungserfahrung verfüge. Die Idee, die Rückrufnummer auf die erste Seite des Formulars zu setzen, empfinde sie als wenig sinnvoll. Somit könne bei den Bürgerinnen und Bürgern anderer Bezirke, die das Formular über die Internetseite des Bezirkes Charlottenburg-Wilmersdorf abrufen, die Annahme entstehen, es handele sich dabei um eine allgemeine Auskunftsnummer. Bei der Verschickung und Beantwortung per E-Mail sei auch immer das Problem, dass eine Mail verloren gehen könnte, welche später bei einem evtl. Gerichtsprozess fehle und womit die Akte dann nicht gerichtsfest wäre.

Fr. Dr. Timper (SPD-Fraktion) unterstützt den Antrag. Es handele sich hierbei um einen zweigeteilten Antrag und jeder Bereich müsse selbst entscheiden, was geändert werden könne.

Hr. Wendt (Bündnis 90/Die Grünen) verstehe die Angst wegen der Rückrufnummer nicht; man könne sich so immer gegen eine Angabe einer Telefonnummer sperren. Außerdem könne er sich nicht vorstellen, dass Bürgerinnen und Bürger anderer Bezirke Formulare von der Homepage des Bezirks Charlottenburg-Wilmersdorf runterladen würden. Zu der Problematik der verlorengegangenen Mails entgegnet er, dass natürlich jeglicher E-Mail-Verkehr auch ausgedruckt werden könne und somit auch aktenkundig sei.

Hr. BzStr Krüger erklärt, dass Änderungen z. B. bei Währungsangaben natürlich vorgenommen werden müssen. Er weist jedoch darauf hin, dass es durchaus Anträge gebe, die nicht nur im Wohnbezirk gestellt würden. Deshalb müsse ein Vorblatt mit den zuständigen Rückrufnummern entworfen werden, um eine Mehrbelastung von einzelnen Bezirken auszuschließen.

Hr. Wagner (Bündnis 90/Die Grünen) findet die Änderungsvorschläge des Antrages sehr wichtig, um eine gute Außendarstellung der Verwaltung gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern zu sichern.

Hr. BzStr Krüger erläutert eine Idee, dass man bei Online-Formularen bei schwierigen Fragen einen Link zur Erklärung hinterlegen könne. Wenn dies dann auch nicht weiterhelfen sollte, könne sich die Bürgerin bzw. der Bürger an einen Ansprechpartner per Telefon wenden.

Fr. Halten-Bartels (CDU-Fraktion) weist nochmals darauf hin, dass auf den Formularen erkennbar sein sollte, welche Ansprechpartnerin bzw. welcher Ansprechpartner bei Rückfragen für den jeweiligen Bezirk zuständig sei.

Hr. BzStr Krüger bittet um einen Berichtszeitraum bis zum 31.10.2007.

Hr. Wagner (Bündnis 90/Die Grünen) bittet um Abstimmung des Änderungsantrages:

Der Ausschuss für Bürgerdienste, Ausbildungsförderung und Personal

empfiehlt der BVV,

die BVV möge beschließen:

Das Bezirksamt wird gebeten, in allen Verwaltungsbereichen die den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung gestellten Formulare im Sinne der folgenden Punkte zu ergänzen oder zu überarbeiten bzw. sich in den Fällen alleiniger Zuständigkeit des Senats im Rat der Bürgermeister dafür einzusetzen, dass:

• auf allen Formularen, bei denen dies möglich und sinnvoll erscheint, auf dem ersten Blatt ein neuer Informationskasten zu integrieren ist, der die Möglichkeit eröffnet bei Problemen oder weiterem sachlichen Informationsbedarf telefonisch oder digital sich an einen Ansprechpartner wenden zu können;

• bei den persönlichen Angaben eines/einer Antragssteller/in künftig die Möglichkeit auf allen Formularen bestehen soll, die eigene Emailadresse freiwillig angeben zu können, so dass z. B. noch fehlende Unterlagen von Seiten der Verwaltung unbürokratisch und schnell per Email angefordert werden können, ebenso für den Versand von Eingangsbestätigungen, Mitteilungen über den Bearbeitungsstand u.ä. mehr;

• solange noch keine elektronische Signatur zur Verfügung steht, ist zu allen Anliegen und Vorgängen, die keine gesetzlich vorgegebene eigenhändige Unterschrift erfordern, zusätzlich die Antragstellung sukzessive per Online-Formulare (Formularmodul in Imperia) auf der Homepage zu ermöglichen;

• alle Formulare hinsichtlich der Einhaltung der “neuen” deutschen Rechtschreibung überprüft, noch vorhandene Währungsangaben “DM/Pfennig” durch “EURO/Cent” ersetzt und die vorgehaltenen Formular-Angebote z. B. auf der Homepage regelmäßig aktualisiert werden.

Der BVV ist bis zum 31. Oktober 2007 unter Anlage einiger beispielhaft überarbeiteten Formularen zu berichten.

Ursprungstext:

Das Bezirksamt wird beauftragt, in allen Verwaltungsbereichen die den Bürger/innen zur Verfügung gestellten Formulare sukzessive zu überarbeiten und dabei folgende Punkte zu berücksichtigen bzw. sich in den Fällen alleiniger Zuständigkeit des Senats dafür einzusetzen, dass:

• auf allen Formularen, bei denen dies möglich und sinnvoll erscheint, auf dem ersten Blatt ein neuer Informationskasten zu integrieren ist, der die Möglichkeit eröffnet bei Problemen oder weiterem sachlichen Informationsbedarf telefonisch oder digital sich an einen Ansprechpartner wenden zu können;
• bei den persönlichen Angaben eines/einer Antragssteller/in künftig die Möglichkeit auf allen Formularen bestehen soll, die eigene Emailadresse freiwillig angeben zu können, so dass z. B. noch fehlende Unterlagen von Seiten der Verwaltung unbürokratisch und schnell per Email angefordert werden können, ebenso für den Versand von Eingangsbestätigungen, Mitteilungen über den Bearbeitungsstand u.ä. mehr;
• solange noch keine elektronische Signatur zur Verfügung steht, ist zu allen Anliegen und Vorgängen, die keine gesetzlich vorgegebene eigenhändige Unterschrift erfordern, zusätzlich die Antragstellung sukzessive per Online-Formulare (Formularmodul in Imperia) auf der Homepage zu ermöglichen;
• alle Formulare hinsichtlich der Einhaltung der “neuen” deutschen Rechtschreibung überprüft, noch vorhandene Währungsangaben “DM/Pfennig” durch “EURO/Cent” ersetzt und die vorgehaltenen Formular-Angebote z. B. auf der Homepage regelmäßig aktualisiert werden.

Der BVV ist bis zum 31. August 2007 unter Anlage einiger beispielhaft überarbeiteten Formularen zu berichten.

Abstimmungsergebnis:

dafür:   einstimmig      dagegen:                     Enthaltung: