Drucksache - 0285/3  

Die BVV hat in ihre Sitzung vom 21.06.2007 beschlossen:

Das Bezirksamt wird gebeten, in allen Verwaltungsbereichen die den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung gestellten Formulare im Sinne der folgenden Punkte zu ergänzen oder zu überarbeiten bzw. sich in den Fällen alleiniger Zuständigkeit des Senats im Rat der Bürgermeister dafür einzusetzen, dass:

• auf allen Formularen, bei denen dies möglich und sinnvoll erscheint, auf dem ersten Blatt ein neuer Informationskasten zu integrieren ist, der die Möglichkeit eröffnet bei Problemen oder weiterem sachlichen Informationsbedarf telefonisch oder digital sich an einen Ansprechpartner wenden zu können;

• bei den persönlichen Angaben eines/einer Antragssteller/in künftig die Möglichkeit auf allen Formularen bestehen soll, die eigene Emailadresse freiwillig angeben zu können, so dass z. B. noch fehlende Unterlagen von Seiten der Verwaltung unbürokratisch und schnell per Email angefordert werden können, ebenso für den Versand von Eingangsbestätigungen, Mitteilungen über den Bearbeitungsstand u.ä. mehr;

• solange noch keine elektronische Signatur zur Verfügung steht, ist zu allen Anliegen und Vorgängen, die keine gesetzlich vorgegebene eigenhändige Unterschrift erfordern, zusätzlich die Antragstellung sukzessive per Online-Formulare (Formularmodul in Imperia) auf der Homepage zu ermöglichen;

• alle Formulare hinsichtlich der Einhaltung der “neuen” deutschen Rechtschreibung überprüft, noch vorhandene Währungsangaben “DM/Pfennig” durch “EURO/Cent” ersetzt und die vorgehaltenen Formular-Angebote z. B. auf der Homepage regelmäßig aktualisiert werden.

Der BVV ist bis zum 31. Oktober 2007 unter Anlage einiger beispielhaft überarbeiteten Formularen zu berichten.

Hierzu hat das Bezirksamt in einem Zwischenbericht vom 18.09.2007 eine erste Stel­lung­nahme abgegeben. Inzwischen liegen aus allen Fachabteilungen die darin ange­kündigten Stellungnah­men vor.

Zusammengefasst ist festzustellen, dass in allen Abteilungen in den Fällen, in denen es seitens des Bezirks Einflussmöglichkeiten auf die Gestaltung von For­mu­laren gibt, die entsprechenden Anpassungen (Rechtschreibreform bzw. Wäh­rungsangabe) er­folgt sind. Darüber hinaus gibt es folgende weitere Hinweise:

·        In den Bereichen der Abt. Finanzen, die ein persönliches Erscheinen nicht erfor­dern, wird eine vorhandene E-Mailadresse abgefragt und nach Möglichkeit über diese kommuniziert.

·        Für den Be­reich der Bezirksbürgermeisterin und des Kultur­amtes gibt es keinen Kon­takt aus der Bevölkerung über Formulare, da dieser persönliche Präsenz erfordert.

·        Die Abteilung Bauwesen berücksichtigt bei der Abfassung von Formularen und Schrei­ben die Bürgerfreundlichkeit und ist bestrebt, so dies realisierbar ist, die Nutzung digitaler Kommunikationswege einzubeziehen. Der digitale Informations­aus­tausch für die Ermöglichung eines schnelleren Bürgerkontaktes in Form von Online-Formularen sowie die Abfrage der freiwilligen Angabe der E-Mail-Adressen von Antragstellern erfolgt in der Abteilung Bauwesen bereits, sofern ein direkter Bürger­kontakt oder der Kontakt mit Firmen besteht beziehungsweise dies zweck­mäßig und realisierbar ist.

·        Die im bauaufsichtlichen Verfahren erforderlichen Formulare sind bereits im Inter­net abrufbar und sehen die Angabe der E-Mail-Adresse des Antragstellers vor.

·        Ferner wird das digitale Medium für nahezu jede Aus­schrei­bung der Zentralen Ver­gabestelle der Abt. Bauwesen genutzt. Die Leistungsverzeichnisse können paral­lel zu der Papierform in elektronischer Form übersandt werden.

·        Die Antragsformulare für die Vergabe der im Raum­ver­gabekatalog ausgewie­se­nen Räume seitens des Fachbereiches Immobilien­wirtschaft sind bereits seit geraumer Zeit über die Internet­seite des Bezirkes ab­rufbar.

·        Im LUV Soziales werden keine bezirkseigene Formulare verwendet, im LUV Ge­sund­­heit ge­hen Anträge nicht schriftlich, sondern in der Regel fernmündlich ein. Die E-Mail-Adresse wird daher mündlich erfragt. Im LUV Umwelt ist es bereits jetzt häufige Pra­xis, dass von den Antragstellern E-Mail-Adressen abgefragt wer­den. Im Regelfall ge­ben die Antragsteller ihre E-Mail-Adresse bereits auf dem An­schreiben an.

·        Generell ist darauf hinweisen, dass E-Mail im Zusammenhang mit Anträgen und Be­scheiden nur eine Servicefunktion haben kann. Ein rechts­kräftiger Bescheid muss in konventioneller Form unterschrieben und per Post und/oder Fax zuge­stellt werden. Der Zugriff auf die maßgeblichen Anträge ist über die Homepage des Bezirksamtes ge­währleistet.

·        Das Umweltamt plant, zusätzlich über eine berlinweite Seite aller Um­weltämter auch interaktive Antragstellung zu ermöglichen. Die technischen Voraus­setzun­gen dafür liegen jedoch noch nicht vor.

·        Im Jugendamt werden E-Mail-Adressen von Publikum in den Fällen erfragt, in denen es eher um (finanzielle) Transferleistungen geht, soweit es nicht bereits per E-Mail abgesprochen wurde. Originärer Sinn aller persönlichen Dienst­leis­tun­gen – das sind die meisten Aufgaben des Jugendamtes – ist und bleibt allerdings der persönliche Kontakt. E-Mail-Adressen werden daher dann zukünftig erfragt, wenn es nicht als “übergriffig” erlebt wird bzw. die notwendige Ver­trau­lichkeit nicht tangiert ist. Wegen des Erhalts der Arbeitsfähigkeit der Jugend­amtsdienste muss allerdings darauf ge­achtet werden, dass nicht umfangreiche Streitschriften zwischen den Klientinnen und Klienten, die nicht Bestandteil der Arbeit im Jugendamt sind, dort per E-Mail “abge­laden” werden. Soweit es noch Bedarf nach Verbesserung bei Formularen gibt, wird dem nachgegangen.

·        Der Fachbereich Schulträgerschaft und der Fachbereich Sport­för­derung im Schul- und Sportamt sind ständig darum bemüht, über E-Mail-Adressen eine zügige Kom­mu­nikation zu den Kundinnen und Kunden zu gewährleisten.

Darüber hinaus wird der Fachbereich Schulträgerschaft zur Schulorganisation 2009/2010 alle im Zusam­men­hang mit Schulanmeldungen notwendigen Formulare und Merkblätter in das be­zirk­liche Netz stellen. Der Fachbereich Sportförderung erwägt eine Bereit­stellung der Antragsformulare auf Vergabe öffentlicher Sportstätten über das Bezirksnetz.

·        Die freiwillige Angabe der elektronischen Anschrift ist in der Abt. Wirtschaft stan­dard­mäßig vorgesehen; umgekehrt wird auch die eigene E-Mail-Adresse im Inter­net und in Schreiben mit­geteilt. Neben Formularen sind für alle Fachbereiche des LUV Weiterbildung be­reits Online-Anmeldungen bzw. -Bestellungen verfüg­bar.

·        Das bisher vom LUV Wirt­schafts- und Ordnungsamt bereitgestellte Formular­ma­terial aus dem Bereich Gewer­be und Veterinär- und Lebensmittel­aufsicht wird im Zuge der räum­lichen und organi­satorischen Zusammenlegung und Neustruktu­rierung des Internet­auftritts um alle bürgerrelevanten Formulare ergänzt.

·        Nicht bei allen Formularen, die in der Abt. Bürgerdienste verwendet werden, ist es sinnvoll, einen zusätzlichen “Info-Kasten” zur An­ga­be der E-Mail-Adresse voran­zu­stellen.

·        In der Abt. Bürgerdienste wurden bzw. werden die Zugriffsrechte von Mit­arbei­ten­den auf das be­zirks­weite Mailsystem sukzessive ausgebaut, um die Bür­ger­kon­takte zu ver­­bes­sern. So sind für alle Bereiche, die relevante Bürgerkon­takte ha­ben, Grup­pen­­­mailadressen eingerichtet worden, um die Erreichbarkeit der Dienst­stelle un­ab­hängig von Aus­fällen Einzelner (z.B. durch Urlaub oder Krankheit) sicher­stellen zu können.

·        Im Standesamt sind jetzt schon Online-Urkundenbestellungen ohne elektronische Signatur möglich; dieser Dienst wird sehr intensiv genutzt, insbesondere auch von außerhalb Berlins wohnenden Antragstellern. Andere elektronisch zur Verfügung ge­­stellte Formulare müssen eigenhändig unterschrieben eingereicht werden (ge­mäß der gesetzlichen Vorgaben); dies gilt auch für andere Bereiche der Abtei­lung. Eine regelmäßige Aktualisierung hinsichtlich Rechtschreibung und anderen Änderungen einschließlich der Währungsangaben ist unerlässlich und wird – so­weit die entspre­chenden Formulare vom Bezirk geändert werden können und nicht etwa eine bun­des- oder landeseinheitliche Vorgabe zur Nutzung des For­mulars besteht – auch zeit­nah erledigt.

Das Bezirksamt bittet darum, den Beschluss als erledigt anzusehen.

Klaus-Dieter Gröhler                                     Joachim Krüger

stellv. Bezirksbürgermeister                                    Bezirksstadtrat