Auszug - Bürgerfreundliches Bürgeramt - Terminvergabe BE: Bezirksamt  

Der Vorsitzende, Herr Lüthke, schlägt vor, diesen TOP zusammen mit dem TOP 5.4 (DS 0393/IV) zu behandeln. Dem wird so zugestimmt.

Herr Rinner teilt einleitend mit, dass er zu diesem TOP Unterlagen an die Ausschussmitglieder verschickt hat. Er erinnert an die Situation in den Bürgerämtern in den Frühsommerzeiten und in den vergangenen Jahren. Diese Belastungssituation der Mitarbeiter/-innen im Bürgeramt wollte man nicht mehr hinnehmen und deshalb sei man durch die Beschäftigtenvertretungen hingewiesen worden, an dieser Situation etwas zu ändern. Man hat überlegt, wie man das handhaben könnte und welche Ziele könnte man verfolgen, wenn etwas geändert wird. Man muss versuchen, die Belastungssituation für die Kunden zu verringern und sie für die Kunden verbessern und man muss gleichzeitig versuchen, die Belastungssituation für die Mitarbeiter/-innen verbessern und man muss vermeiden, dass man Mengen- und Budgetverluste vermeidet.

Um diese Ziele zu erreichen, sei man zu dem Ergebnis gekommen, ein Terminvereinbarungssystem für die Tage Dienstag bis Freitag einzuführen, so dass für die sogenannten Spontankunden/-innen nur der Montag zur Verfügung steht. Herr Rinner betont, dass die meisten Angelegenheiten, die die Bürger/-innen im Bürgeramt erledigen, planbar und terminierbar seien. Nach dem man sich nun 3 Monate lang diese geänderte Variante angeschaut hat, kann man nun feststellen, dass die Mitarbeiter/-innen deutlich entlastet sind. Es wurde eine Mitarbeiter/-innenumfrage durchgeführt. Auch hat man feststellen können, dass die Kunden/-innen durch diese Variante lernfähig geworden sind. Zugestehen muss man aber auch, dass tatsächlich die Kunden/-innenzahlen zurückgehen. Man erleidet dadurch an Mengenverluste. Ob man auch am Budgetverlust leide, kann Herr Rinner keine Auskunft geben, denn es hänge davon ab, was in den anderen Bürgerämtern in Berlin passiert. Mitte hat derzeit einen Mengenverlust im Vergleich zu den Monaten Juli bis Oktober 2011 zu den Monaten Juli bis Oktober 2012 von 7,65 %. Der berlinweite Verlust liegt bei 4,89 %. Die tatsächliche Differenz ist geringer.

Er vermittelt weiter, dass in den Zahlen, die Mitte als Verlust klassifiziert hat, die Zahlen der Angelegenheiten des Backoffice nicht enthalten sind. Das Ziel Mitarbeiter/-innenzufriedenheit und Kunden/-innenzufriedenheit sei erreicht, aber der Mengenverlust wurde an den unterschiedlichsten Standorten unterschiedlich erreicht; an einem Standort gar nicht. Es sei möglich, durch ein standortbezogenes Terminmanagement die Verluste vollständig auszugleichen. Hier muss man nachbessern. Setzt man die Nachbesserungsbedarfe um, hat man gute Chancen, keine Mengenverluste mehr zu produzieren.

Frau BV Stein (Grüne) meint, wenn Dienstleistungen im Bürgeramt nicht mehr in dem Maße nachgefragt werden, wie noch vor 2 bis 3 Jahren möchte sie wissen, ob es dafür eine Erklärung gibt. Herr Rinner teilt mit: Im Hinblick auf die Mengenverluste, die sich berlinweit zeigen, hat er keine Erklärung. Deshalb sei er vorsichtig mit den Äußerungen bezüglich Montagsberuhigungen.
 

Herr BV Vierhufe (SPD) bezieht sich auf die Mitarbeiter/-innenzufriedenheit und fragt, ob jetzt mehr Stunden geleistet werden können und ob mehr abgearbeitet werden kann. Herr Rinner teilt mit, dass die Gesundheitsquote steigend sei. Sie steigt allerdings nur im marginalen Bereich; standortunterschiedlich. Da die Mitarbeiter/-innen jetzt mehr gesund sind, habe man mehr Mitarbeiter/-innen zur Verfügung. Jetzt kann man deutlich mehr Mengen erbringen. Man muss aber an dieser Stelle sagen, dass die Einsparungen im Bezirk (223 Vollzeitäquivalente) im Hinblick auf Personal, die getroffen werden, am Bürgeramt vorbei gehen werden. Dem Bürgeramt wird immer vermittelt, dass das Personal im Verwaltungsbereich, welches verloren geht, das Bürgeramt notfalls über Personlüberhänge aus dem Verwaltungsbereich aufsetzen kann.

Herr BzStR von Dassel vermittelt, dass man in diesem Jahr 3 bis 4 Tage weniger zur Verfügung hatte, als im letzten Jahr. Das sei spürbar und man kommt auf 0,4 %. Mengenverlust.

Abschließend teilt Herr Rinner mit, dass man noch nicht am Ende aller Denkprozesse angelangt sei. Man muss deshalb schauen, ob die standortbezogenen Terminmanagementvarianten tatsächlich am Ende dazu führen werden, dass der Bezirk Mitte keine Mengenverluste erleidet. Sollte das nicht funktionieren, muss man sich etwas anderen überlegen.

Frau BV Dr. Reuter (Die Linke) fragt, ob der Bericht berlinweit ausgewertet wird. Herr Rinner teilt mit, dass die Steuerungsmöglichkeiten noch weiter ausgetestet werden müssen. Es gibt eine berlinweite Verabredung. Man möchte zusammen schauen, was wirklich sinnvoll sei. Auf der Berliner Ebene gibt es eine Grundüberlegung aus der Zeit der Einführung von Bürgerämtern, dass es einheitliche Sprechzeiten gibt, denn das sei für die Bürger/-innen leichter zu verstehen, was man an welcher Stelle tun könnte. Herr Rinner hat Verständnis für diese Auffassung, stellt aber fest (im Rahmen, was jetzt gerade getestet wird), dass es standortbezogene Publikumsunterschiede gibt. Man wird versuchen, eine Einheitlichkeit hinzu bekommen.
Herr von Dassel teilt ergänzend mit, dass Zeiten, die besonders schnell gebucht werden, noch nicht ausgewertet wurden.

Frau BV de Sielvie (SPD) bittet, die Drucksache 0393/IV zu vertagen.