Auszug - Öffnungszeiten der Bürgerämter bürgerfreundlicher gestalten  

Die Fraktion der FDP begründet den Antrag.
Herr BV von Dassel (Grüne) meint, dass es ein Prüfauftrag sei und dass der Ausschuss nicht viel prüfen könne. Er erinnert sich an eine ausführliche Darstellung des Bürgeramtes bezüglich des Kundenmonitorings. Hier wurde festgestellt, dass die Bürgerinnen und Bürger mit den Öffnungszeiten sehr zufrieden sind. Er fragt, welche Ergebnisse direkt noch einmal aus dem Kundenmonitoring abgeleitet werden könnten zu dieser Frage. Er persönlich hat auch erwartet, dass die Öffnungszeiten am Wochenende heiß begehrt sind.

Herr Schäfer berichtet, dass im front-office-Bereich des Bürgeramtes 54 Mitarbeiter/innen tätig sind, wovon 60 % Angestellte sind. Alle Mitarbeiter/innen sind vor Beginn der täglichen Sprechstunden ca. 30 Minuten mit den Vorbereitungsmaßnahmen am Arbeitsplatz beschäftigt.
Es wurde festgestellt, dass das Bürgeramt mit 0,19 die geringste Zahl an Vollzeitstellen pro 1.000 Besucher im Vergleich zu den Bürgerämtern der anderen Bezirke hat. Beinahe täglich sind bis zu 1,5 Std. längere Bedienzeiten über die eigentlichen Öffnungszeiten hinaus notwendig. Zur Abdeckung der tatsächlich entstehenden Anwesenheitszeiten reichen die tariflichen Wochenarbeitsstunden bereits jetzt schon nicht aus. Das führt zu einer erheblichen Ansammlung von Überstunden. Die gesamten Überstunden betragen, verteilt auf alle Mitarbeiter/innen, derzeit 718 Stunden. Jegliche Ausweitung der bisherigen Öffnungszeiten würde zu einer weiteren Erhöhung dieser Überstunden führen, da eine zweckmäßige Personaleinsatzplanung in Anlehnung von Schichtarbeitsformen mit der geringen Zahl von Stellen im Bürgeramt nicht möglich ist. Eine Personaleinsatzplanung unter diesen Rahmenbedingungen würde stattdessen zur negativen Folge haben, dass die in der erweiterten Öffnungszeiten (18.00 Uhr bis 20.00 Uhr) eingesetzten Mitarbeiter/innen zu einer anderen Zeit innerhalb der Öffnungszeiten einen entsprechenden Freizeitausgleich in Anspruch nehmen müssten. Dies würde wiederum zu Lasten der bereits jetzt schon hohen Wartezeiten gehen.
Im Rahmen des Kundenmonitorings 2007 wurde festgestellt, dass das Bürgeramt des Bezirksamtes Mitte 38 Minuten durchschnittliche Wartezeit im Vergleich zu anderen Bezirken bereits jetzt an vorletzter Stelle steht. Zwecks Ausweitung der Öffnungszeiten müssten daher vorab die personellen Rahmenbedingungen geändert werden. Hierfür wäre dringend die Zahl der Vollzeitstellen pro Bürgeramtstandort um 1,5 zu erhöhen. Die kameralen finanziellen Auswirkungen würden sich somit auf mindestens 108 Tsd. € jährlich bei Beamten/innen und bei 180 Tsd. € bei Angestellten belaufen. Hierbei sind die Auswirkungen auf den ebenfalls von den Öffnungszeiten betroffenen Bereich der Bearbeitung der Anträge auf Erteilung von Ausnahmegenehmigungen zum kostenfreien Parken im sog. middle-office-Bereich des Bürgeramtes noch unerwähnt. Damit einhergehen würde eine Steigerung der Produktkosten in der KLR, was sich wiederum auf die Budgetierung in den kommenden Haushaltsjahren für den Bereich des Bürgeramtes auswirken würde und somit die Gefahr von Personaleinsparungen als Ausgleich für einen defizitären Abschluss entstehen könnte.

Weiterhin teilt Herr Schäfer mit, dass die bisherige Regelung der Öffnungszeiten an 2 Tagen in der Woche (Dienstag und Donnerstag) die Möglichkeit der Ausgabe von Wartenummern bis 18.00 Uhr hergeben. Die eigentlichen Bedienzeiten liegen aufgrund des hohen Publikumsaufkommens in der Regel weit über das Ende der Öffnungszeiten hinaus (bis zu 1,5 Std.). Auch bei einer Ausweitung der Sprechstunden nach 18.00 Uhr ist von einer jeweils darüber hinausgehenden eigentlichen Bedienzeit auszugehen.

Die geltende Dienstvereinbarung zwischen dem Bezirksamt und dem Personalrat regelt in § 2 Abs. 3 die Rahmenarbeitszeit. Darin ist diese in der Zeit von Montag bis Freitag von 6.00 Uhr bis 20.00 Uhr festgelegt. In der Praxis würde dies bedeuten, dass die Mitarbeiter/innen keine wartenden Besucher/innen mehr nach 20.00 Uhr bedienen dürfen, auch wenn diese über eine während der Öffnungszeit ausgegebene Wartemarken verfügen. Zur Vermeidung der damit verbundenen (berechtigten) Verärgerung der betroffenen Besucher/innen müsste das Bürgeramt regelmäßig von einer vorzeitigen Schließung der Wartemarkenausgabe Gebrauch machen, was wiederum nicht mit der Erwartung der Bürger/innen bei einem festgelegten Öffnungszeitenangebot einhergeht.

Eine Bedarfsanalyse hat ergeben, dass im Rahmen des bereits erwähnten Kundenmonitors 2007 den Besuchern Fragen gestellt wurden. Im Ergebnis haben sich die Besucher/innen des Bezirksamtes Mitte mit 2,07 (zufrieden) geäußert.
Eine zeitlich stattgefundene Analyse der ausgegebenen Wartemarken in den Berliner Bürgerämtern hat in den einzigen 3 Bezirken Marzahn-Hellersdorf, Lichtenberg und Treptow-Köpenick, in denen Öffnungszeiten an einen der Werktage bis 19.00 Uhr angeboten werden ergeben, dass im gesamten Zeitraum in jeweils 5 Bürgerämtern pro Bezirk insgesamt 2611 Wartemarken ausgegeben wurden. Aus den Ergebnissen lässt sich kein tatsächlicher Bedarf an einer Ausweitung der bisherigen Öffnungszeiten über 18.00 Uhr hinaus ableiten.

Die jahrelange Erfahrung im Umgang mit berufstätigen Besucher/innen im Bürgeramt hat gezeigt, dass es in diesem Bereich bis zum Beginn des Jahres 2007 vereinzelt Beschwerden über ein mangelndes Öffnungszeitenangebot zu verzeichnen gab.
Seit Einführung der Sprechstunden am Samstag und der Ausweitung der Tarifvereinbarungsmöglichkeit (pro Bürgeramtstandort werden pro Tag 20 Terminvereinbarungen ermöglicht, bei Bedarf auch mehr) sind im Bürgeramt keine Beschwerden über die Öffnungszeiten bekannt geworden. Dies wird auch aus der anstehenden BVV-Vorlage zur Kenntnisnahme hinsichtlich der Analyse des Beschwerde- und Impulsmanagements des Bezirksamtes Mitte 2007 ersichtlich sein.
Abschließend teilt Herr Schäfer mit, dass die großzügige Terminvereinbarung es jedem/r berufstätigen Bürger/in erlaubt, ohne besonderen Zeitaufwand die Angelegenheiten im Bürgeramt zu regeln, da hiermit keine Wartezeiten verbunden sind und die Bedienzeit bei durchschnittlich 9 Minuten liegt. Deshalb ist die kostengünstige Organisationsform zu favorisieren, um Berufstätigen bei der Erledigung ihrer Angelegenheiten im Bürgeramt gerecht werden zu können.
Von einer Ausweitung der Öffnungszeit ist aus den geschilderten finanziellen Gründen, den damit verbundenen Kostenauswirkungen, den rechtlichen Gegebenheiten, dem nicht erkennbaren Bedarf und des bereits vorhandenen angemessenen Angebots für berufstätige Bürger/innen dringend abzuraten.

Die Fraktion der FDP bittet anschießend um Vertagung des Antrages. Dem wird so zugestimmt.