Auszug - Prozess Stellenbesetzung, E-Recruiting BE: BA Mitte von Berlin, Herr BzBm von Dassel  

Herr Eimler (BA Mitte von Berlin) stellt das E-Recruiting mithilfe einer Präsentation vor. Daran anknüpfend führt er das Anwenderprogramm (System) vor, um die Prozesse am Arbeitsplatz vorstellen zu können.

Die Präsentation wird dem Protokoll als Anlage beigefügt.

Nach einem Beschluss des BzBm sei seit dem 01.07.2018 die Nutzung des E-Recruiting für alle Ämter verpflichtend.

Eine neue Version werde im Januar 2019 erwartet.

Herr BV Kociolek von der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hinterfragt die Aussagekraft der Schulnoten bei Bewerbern, die bereits mehrere Jahre die Schule abgeschlossen haben. Herr Eimler erläutert, dass die Kriterien je Amt und Position individuell festgelegt werden.

Herr BV Pieper von der Fraktion der CDU erkundigt sich, ob die postalische Bewerbung seit dem 01.07.2018 ausgeschlossen sei und nimmt dabei Bezug auf Menschen, die ggf. nicht so gut mit einem PC umgehen können. Herr Eimler informiert, dass die postalische Bewerbung weiterhin möglich sei. Die Daten und Unterlagen würden dann vom Personalamt eingegeben oder zur Eingabe an einen Dienstleister weitergeleitet.

Herr BV Pieper erkundigt sich weiter, ob für jede neue Bewerbung die Daten und Unterlagen neu eingegeben werden müssten. Herr Eimler bestätigt dies.

Herr BV Dr. Hanke von der Fraktion der SPD erkundigt sich, ob die Datenbank ein zentrales Qualitätsmanagement zulasse. Herr Eimler informiert, dass diese Möglichkeit nicht bestehe. Das würde eine Vollzeitstelle beanspruchen, wofür aktuell keine Kapazität zur Verfügung stehe.

Herr BV Urchs von der Fraktion DIE LINKE erkundigt sich, ob Bewerbern im Fall einer Absage der beworbenen Stelle Perspektiven angeboten werden, die auf die Qualifikation passen. Herr BzBm von Dassel und Herr Eimler berichten, dass nicht das Anwendersystem automatisch nach passenden offenen Stellen suche, sondern die Fachentscheider der Ämter bei Durchsicht der Bewerbungen andere offenen Stellen im Hinterkopf haben und ggf. darauf verweisen.

Herr BV Hauptenbuchner von der Fraktion der SPD erkundigt sich dazu, ob der Bewerber erst dazu befragt werden müsste, ob die Daten an die andere Stelle weitergegeben werden dürften. Herr Eimler informiert, dass der Prozess je Amt unterschiedlich verlaufen kann.

Weiter erkundigt sich Herr BV Hauptenbuchner, wie lange die Daten gespeichert bleiben und ob das System ermögliche, Auswertungen in eine Excel-Tabelle zu generieren und diese mit anderen Programmen zur Stellenbesetzung zu verknüpfen. Herr Eimler berichtet, dass das System die Daten zu einem Bewerberverfahren nach einem Jahr löscht, sofern der Sachbearbeiter das Bewerbungsverfahren als abgeschlossen („Job abschließen“) geschlüsselt hat. Schnittstellen und Verknüpfungen zu anderen Programmen, die eine Erfolgsstatistik generieren könnten, gebe es nicht.

Frau BV Schrader von der Fraktion Die LINKE erkundigt sich, ob die Absagen automatisiert erfolgen oder ob diese individuell gestaltet werden können. Zudem erfragt sie, ob die Daten gesichert werden können, wenn absehbar sei, dass die gleiche Stelle in einem Jahr erneut ausgeschrieben werde. Herr Eimler berichtet, dass man die Daten explizit sichern müsste, indem der Personalbereich diese erneut eingibt. In der Regel würde der Bewerber gebeten, die Daten neu einzugeben, sobald die Stelle neu ausgeschrieben ist. Die Formschreiben im System können individuell angepasst werden. Die Ämter entscheiden selbst, welche Form sie nutzen.

Herr BV Hauptenbuchner erkundigt sich, ob bei den unterschiedlichen Herangehensweisen der Ämter positiv herausstechende Beispiele genannt werden könnten und ob das Bezirksamt Mitte innerhalb des letzten Jahres die Möglichkeit des „zentralen Bewerbermanagements“ neu überdacht habe. Herr Eimler empfiehlt, sich die Stellenausschreibungen im Internet anzusehen, da dort die Qualitätsunterschiede sichtbar seien. Herr BzBm von Dassel erläutert, dass eine Neubewertung der Überlegung, ein „zentrales Bewerbermanagement“ einzuführen erfolgen werde, nachdem die Ämter eine Weile damit gearbeitet haben.

Frau BV Schrader merkt an, dass diesbezüglich auch die Rahmenbedingungen passen sollten.

Herr BzBm von Dassel informiert, dass die Internen Dienste mit der Erhöhung der Stellen verstärkt worden seien.

Frau BV Kreitmair von der Fraktion der SPD hinterfragt die dezentrale Umsetzung und plädiert für ein zentrales Qualitätsmanagement. Zudem wünsche sie sich ein systematisches Bewerbermanagement, sprich, dass ämterübergreifend auf die Bewerberdaten zugegriffen werden könne, um geeignete Bewerber zu finden, die sich ggf. in einem anderen Amt beworben haben. Als drittes erfragt sie, welche Erfahrungen mit Klagen gegen Bewerberverfahren gemacht worden seien.

Herr Eimler berichtet, dass aktuell eine Konkurrentenklage anhängig sei. Alle anderen Klagen stünden im Zusammenhang mit dem Schwerbehindertengesetz.

Frau BV Schrader merkt an, dass die Wichtigkeit der Stellenbesetzung im Bezirksamt Mitte nicht erkennbar sei. Sie bezieht sich auf die von Herrn Hauptenbuchner angesprochenen Berichte an den Hauptausschuss des Abgeordnetenhauses, wonach die dezentrale Fach- und Ressourcenverantwortung mit dem zentralen Bewerbermanagement in Einklang gebracht werden könne. Sie erfragt die Intention des Bezirksamts zur Einführung des E-Recruiting. Herr BzBm von Dassel erläutert, dass es ein komplexer Abwägungsprozess sei, ob zentralisiert werde oder nicht, da es dezentral Personal gebe, dass das System sehr gut beherrsche. Die Abwägung finde auf der Ebene des Bezirksamts statt.

Frau Scheffler (BüDep Bü90/Die Grünen) merkt an, dass das Weiterreichen von Bewerbungen oder das Zugreifen anderer Ämter auf Daten datenschutzrechtlich bedenklich sei. Herr BzBm von Dassel informiert, dass mit dem System der Datenschutz besser eingehalten werden könne, da der Zugriff nur wenigen erlaubt sei. Bei Umlaufmappen wisse man nicht, wer alles Einsicht nehmen könnte.

Herr BV Konrad von der Gruppe der Piraten habe parallel das System getestet und festgestellt, dass datensparsamer eine Bewerbung aktiviert werden könne. Die Datenschutzbelehrung sei umfangreich. Eine Bandbreite an Fähigkeiten und Berufserfahrungen in die Bewerberseite einzugeben, sei jedoch eine Herausforderung. Er erfragt, welche Art von Stellenbesetzung über dieses Verfahren laufen. Herr Eimler berichtet, dass sämtliche mit Ausnahme der Praktika darüber verwalten werden.

Herr BV Hauptenbuchner erfragt, ob Bewerber die Möglichkeit haben, anzuklicken, über weitere Stellen informiert zu werden und ob und an welcher Stelle es in das Geschäftsprozessmanagement integriert werden könnte, dass Arbeitgeber sich miteinander austauschen.

Herr BzBm erläutert die Testphase der Stellenbörse.