Auszug - Vorstellung und Begehung des Verwaltungsinformationszentrums (VIZ)  

Hr. Wagner (Bündnis 90/Die Grünen) übergibt das Wort an Frau Luebke, Leiterin des VIZ (Verwaltungsinformationszentrum).

Vorab berichtet Hr. BzStr Krüger, dass das VIZ in der nächsten Zeit umgestaltet werden soll, es sind u.a. Renovierungsarbeiten aufgrund von Wasserschäden notwendig. Ebenso solle das VIZ zukünftig für eine begrenzte Besucherzahl als Vortragsstätte genutzt werden.

Fr. Luebke berichtet einleitend, dass das VIZ zu 99% von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bezirksamtes genutzt werde. Es stehe aber auch der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung, hauptsächlich seien es da die Historiker, die die Altbestände der Bibliothek nutzen oder Bürgerinnen und Bürgern, die nach Rechtsgrundlagen des Verwaltungshandeln suchen würden. Das VIZ verwaltet und verteilt hauptsächlich Loseblatt-Sammlungen, welche im Moment 340 umfassen würden und im Jahr ca. 50.000 Euro kosten. Zudem gebe es zusätzlich 290 regelmäßig bezogene Printmedien und 40 elektronische Zeitschriften, die momentan ca. 16.000 Euro an Kosten ausmachen würden. Bücher im eigentlichen Sinn würden pro Jahr für ca. 15.000 Euro angeschafft werden. Dabei könne ein Bibliotheksrabatt von 5% in Anspruch genommen werden.

Die Bestände des VIZ unterteilen sich in drei Bibliotheken. Die historischen Bestände setzen sich zusammen aus der königlichen Magistratsbibliothek zu Charlottenburg und der Magistratsbücherei Wilmersdorf. Dann gebe es noch den aktuellen Bestand, der laufend erneuert werde. Ebenso gebe es eine Sondersammlung über den Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf (städtebauliche Werke etc.), wobei die Zusammenstellung sehr mühsam sei. Insgesamt würden die drei Bibliotheken über 30.000 Bände verfügen. 13.000 Bände seien aus der königlichen Magistratsbibliothek zu Charlottenburg und 4.500 aus der Magistratsbücherei Wilmersdorf. Der Wilmersdorfer Teil sowie der aktuelle Bestand sei auch im Internet abrufbar. Für die elektronische Erfassung des Charlottenburger Bestandes bemühe man sich gerade um Lotto-Mittel. Im Inhouse-Netz sei auch immer der aktuelle “Aufenthaltsort” eines Buches abrufbar.

Ansonsten sei das VIZ so organisiert, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich selbst bedienen können, wenn sie wissen, wo ihr gesuchter Band zu finden sei.  Ansonsten sei man den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Suche behilflich.

Ebenso gebe es auf der Homepage des VIZ eine Sammlung von über 200 Links, z. B. Gerichtsurteile, die auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugeschnitten seien.

Hr. BzStr Krüger unterstreicht, dass die abonnierten Zeitungen auch immer sofort in den Umlauf weitergeleitet werden und man jederzeit über aktuelle Werke informiert wird, welche das VIZ selbständig bestellt habe.

Fr. Dittner (SPD-Fraktion) findet, dass die Ausleihe sehr einfach gestaltet sei. Sie fragt nach, wie man dies kontrolliere und wie hoch der Schwund sei.

Fr. Luebke antwortet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich mit Namen und Telefonnummer sowie dem ausgeliehenen Werk in eine Liste eintragen müssen und dass der Schwund gleich null sei.

Fr. Furler-Zantop (SPD-Fraktion) möchte wissen, bis zu welchem Datum der Altbestand zurückreiche.

Fr. Luebke antwortet, der Altbestand bestehe ab dem Jahre 1622. Seit 1898 gebe es die Bibliothek, welche 1905 in die Räume des Rathauses Charlottenburg eingezogen sei.

Hr. Wagner (Bündnis 90/Die Grünen) fragt nach, woher das VIZ wisse, welche aktuellen Werke für den Bestand der Bibliothek wichtig seien. Er habe gehört, dass auch die Arbeit der BVV, also Drucksachen, Vorlagen zur Kenntnisnahme, Schriftliche Anfragen etc., gebunden werden.

Fr. Luebke antwortet, dass bei Gesprächen mit den Mitarbeitern und durch Verlagspublikationen ermittelt werden könne, welche aktuellen Werke wichtig für den Bestand der Bibliothek seien. Jede Abteilung habe dazu einen eigenen Etat für die Bestellung von Büchern und Zeitungen.

Sie führt weiter aus, dass die Arbeitsmaterialien der BVV seit 1946 gebunden werden. Früher sei dies auf Matrizen-Papier geschehen; heute nutze man säurefreies Papier. Die Unterlagen seien jedoch fast nie vollständig zusammentragbar, wie z. B. momentan bei der Bearbeitung der 1. Wahlperiode. Man habe deshalb ein Schreiben an die BVV-Vorsteherin geschickt mit der Bitte um Hilfestellung. Zur Wiederauffindbarkeit von bestimmten Werken fände Fr. Luebke eine Verschlagwortung als sehr sinnvoll.

Hr. Wendt (Bündnis 90/Die Grünen) könne sich eine ALLRIS-Anbindung als sehr sinnvoll vorstellen. Er fragt nach, wie bei der Literatur-Beschaffung jeweils zum Einem vom VIZ und zum anderen von den Abteilungen eine Doppelanschaffung ausgeschlossen werden könne, und ob das VIZ dann überhaupt einen Überblick über die gesamte Literatur des Bezirksamtes habe.

Fr. Luebke antwortet, dies könne sie nur über die Titelauswertung erfahren,

sämtliche Literatur werde in Datenbanken erfasst.

Hr. BzStr Krüger ergänzt, dass die meisten Abteilungen Gesetzestexte benötigen würden, welche sie dann selber bestellen würden. Eine Bestellung über das VIZ wäre aber ökonomischer wegen des Bibliothekenrabattes von 5% und würde eine bessere Erfassung ermöglichen.

Fr. Halten-Bartels (CDU) fragt nach, wie lange man sich die Literatur ausleihen könne und regt an, für die Zusammenstellung der BVV-Unterlagen einen ehemaligen Bezirksverordneten auf ehrenamtlicher Basis damit zu betrauen.

Fr. Luebke stellt fest, dass der Zeitraum der Ausleihe nicht begrenzt sei, außer das ausgeliehene Werk werde dringend von einer Mitarbeiterin bzw. von einem Mitarbeiter benötigt.

Hr. Reimann (Seniorenvertretung) fragt nach, da die aktuellen Bestände immer aktualisiert werden, ob es denn auch eine Sammlung über den Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf gebe.

Fr. Luebke bejaht dieses und verweist auf ihre vorherigern Ausführungen dazu.

Fr. Dittner (SPD-Fraktion) ist auch der Meinung, dass sich ein ehemaliger Bezirksverordneter ehrenamtlich für die Bindung der “BVV-Unterlagen” finden würde. Sie fragt ebenso nach, ob Hochschulabsolventen für die elektronische Erfassung des Charlottenburger Bestandes hinzu gezogen werden könnten.

Fr. Luebke führt aus, dass zum Bsp. bei der elektronischen Erfassung des Bestandes der Wilmersdorfer Magistratsbibliothek sechs Hochschulabsolventen und zwei Bibliothekare abgestellt worden seien. Diese wurden innerhalb von drei bis sechs Monaten von ihr geschult. Im Nachhinein hätten sich jedoch sehr viele Fehler aufgetan, so dass sie bei der nächsten Erfassung lieber ausschließlich auf ausgebildete Bibliothekare zurückgreifen würde.

Ebenso fragt Fr. Dittner (SPD-Fraktion) nach, da die beiden Stellen im VIZ nur zu 85% bzw. 50% besetzt sind, ob für die freien Stellenanteile noch eine Kraft eingesetzt werden könne.

Hr. BzStr Krüger antwortet, dass dies nicht gehe, da für die Arbeit der Bibliothek nur zwei Stellen (100%) vorgesehen seien, welche jedoch nicht voll genutzt würden. Die freien Stellenanteile fielen unter die Einsparungen.

Fr. Dr. Timper (SPD-Fraktion) fragt nach, was mit dem Geld passiere, wenn die Stellenauslastung nicht 100% betrage.

Hr. BzStr Krüger antwortet, dass damit Defizite ausgeglichen und das Geld zur Verstärkung anderer Titel herangezogen werden könne.

Hr. Wagner (Bündnis 90/Die Grünen) bedankt sich bei Fr. Luebke für den ausführlichen Bericht über das VIZ und schließt damit den TOP.