Drucksache - 1843/XIX  

Die BVV fasste auf ihrer Sitzung am 20.04.2016 folgenden Beschluss:

„Die Mittel in der Buchungsstelle 3400/54010 in Höhe von 15.000 EUR werden entsperrt.

Das Bezirksamt wird ersucht zur BVV-Sitzung im Mai 2016 in einer Mitteilung zur Kenntnisnahme den Berichtsauftrag Nr. 16 (hier Unterziffer 1c) der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen zum Haushalt 2016/17 wie folgt aktualisiert vorzulegen:

Bitte für die Produkte 78846, 80553, 80374 und alle weiteren Produkte mit großem Budgetdefizit in jeweils einer Tabelle darstellen:

•              Spalte: Produkt, Menge, Stückkosten, Median, Kostensumme, Budget, Stellenanteile (Plan), Stellenanteile (IST (tatsächlich eingesetzte Stellen), Mehrkosten durch Höherbewertungen, Fortbildungskosten

•              Reihen: (Jahre) 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 und 03.2016

Pro Jahr sind Bemerkungen zur Gesundheitsquote bzw. zu krankheitsbedingten mengenrelevanten Ausfällen darzustellen.

Im Weiteren sind die monatlichen Mengen der Monate März 2014 bis März 2016 gesondert darzustellen, um die aktuelle Mengenentwicklung einschätzen zu können.

Hinsichtlich der im Bericht des Bezirksamtes erwähnten Neustrukturierung des Fachbereiches sind in der Mitteilung zur Kenntnisnahme die bisher avisierten Eckpunkte der Neustrukturierung zu benennen.

Im Weiteren ist der Auftrag für eine „externe prozessbegleitende Beratung zur Optimierung der internen Strukturen und Abläufe“ darzustellen und das Ergebnis im Hauptausschuss zu beraten.“

Das Bezirksamt teilt hierzu mit der Bitte um Kenntnisnahme mit:

Das Produkt 80553 existiert erst seit 2013, daher gibt es keine Werte für 2009, 2010, 2011, 2012. Die Produktvergleichsberichte, in denen die berechneten erweiterten Teilkosten sowie der Median dargestellt werden, liegen mit Stand 03/2016 noch nicht vor. Aufgrund des Budgetdefizits in Höhe von -144.697 EUR in 2015 wird zusätzlich die Entwicklung des Produktes 79717 dargestellt.

Daten zu einer produktbezogenen Gesundheitsquote bzw. zu krankheitsbedingten mengenrelevanten Ausfällen werden nicht erhoben und können daher nicht herangezogen werden. 

Die Stellenpläne werden nicht produktbezogen geführt. Eine feste Planzahl von notwendigem Personal für einzelne Produkte ist nicht praktikabel, da sich der produktbezogene Personaleinsatz je nach vorhandenen Aufträgen verändert. Es können daher nur die Daten des Ist-Einsatzes angegeben werden.

Kosten für Fortbildungen werden fast ausschließlich auf dem Gemeinkostenträger des Amtes abgebildet, da es sich überwiegend um produktübergreifende Fortbildungen handelt. Produktspezifische Ausbildungskosten sind nicht entstanden. Die Tabellen befinden sich in der Anlage.

Eckpunkte der Neustrukturierung:

Das Ordnungsamt besteht heute aus vier Fachbereichen: Zentrale Dienste, Ordnung, Veterinär- und Lebensmittelaufsicht und Ordnungswidrigkeiten und Belastende Verwaltungsakte (OVA).

Der Fachbereich Ordnung wiederum setzt sich zusammen aus: Gruppe Straßenverkehrsbehörde (SV), Gruppe Gewerbesachbearbeitung (mit Zentrale Anlauf- und Beratungsstelle-ZAB- sowie Beschwerdemanagement) und Gruppe Ordnung (Allgemeiner Ordnungsdienst mit Parkraumbewirtschaftung). Die Marktverwaltung stellt eine Satellitenposition dar.

Die genannten Gruppen sind in sich sehr unterschiedlich und mitunter außerordentlich personalstark. Führungspositionen sind seit langer Zeit nicht besetzt, die Aufgabenverteilung intern und zwischen den Gruppen und den Fachbereichen sind teilweise nicht eindeutig.

Alle Ordnungswidrigkeiten und belastende Verwaltungsakte werden für das gesamte Amt unter der Regie eines Leiters im Fachbereich OVA durchgeführt. Prioritäten und Aufgabenverteilung werden fern von den Initiatoren der zu bearbeitenden Verfahren in OVA gesetzt.

Das Ergebnis aus der Struktur ist u.a. unzulängliche Bearbeitungseffizienz gekoppelt mit hochgradiger Unzufriededenheit der Mitarbeiter sowie mangelnde Ansprechpartner..

Im Zuge der Neustrukturierung sollen im Kern aus dem Fachbereich Ordnung drei Fachbereiche werden. SV und Gewerbe werden zu eigenen Fachbereichen.

Darüber hinaus erfolgt eine Rückführung der Bearbeitung der Ordnungswidrigkeiten und belastende Verwaltungsakte in den jeweiligen auslösenden Fachbereichen. Die ZAB mit dem Beschwerdemanagement wird als Stabstelle der Ordnungsamtsleitung eingerichtet. Die Marktverwaltung wird in den Fachbereich Gewerbe integriert. Die einzelnen Fachbereiche werden um Aufgaben, die fachlich nicht angemessen sind bereinigt. Insgesamt wird eine flache Hierarchie mit kurzen Kommunikations- und Entscheidungswegen errichtet die sich auf insgesamt fünf Fachbereiche sowie ZAB erstreckt.

Ziel der Umstrukturierung ist es, durch die Schaffung von in sich abgesteckten Bereichen mit Verfahrenshoheit und eigenverantwortliche Führung in Personal- und Haushaltangelegenheiten, die Funktionsfähigkeit und Schlagkraft dieser Vollzugsverwaltung zu erhöhen.

Bis Ende 2016 sollen die nachfolgend genannten begleitenden Maßnahmen eingeleitet werden.

Begleitende Maßnahmen:

Zur Arbeitsoptimierung werden in erster Linie interne Arbeitsprozessanalysen mit konsequent angepasster Aufgabenverteilung in den Fachbereichen durchgeführt.

Für eine verbesserte Außendarstellung wird ein Leitbild des Ordnungsamtes erstellt. Zur Attraktivitätssteigerung für interessierte Bewerber sollen u.a. Personalentwicklungsmöglichkeiten geschaffen werden.

Das bereits eingeführte interne Controlling wird mit begleitenden Maßnahmen, wie Unterstützung und Schulung der Führungskräfte, verstärkt.

Die Rolle der Führungskräfte im modernen Personalmanagement soll durch Einzelcoach und gezielte Schulungen im Personalmanagement unterstrichen werden.

Interne sowie intrabehördliche Kommunikationswege müssen verstärkt ausgebaut werden.

Darstellung des Auftrages für eine externe prozessbegleitende Beratung zur Optimierung der internen Strukturen und Abläufe:

Der Rahmenauftrag der externen prozessbegleitenden Beratung umfasste die Darstellung des Erfordernisses einer Neustrukturierung, daraus erwachsende Chancen und die Eckpunkterarbeitung der Neuorganisation sowie deren Umsetzungswege.

Im Rahmen eines zwei-tägigen Workshops wurde der Prozess eingeleitet. Die Teilnehmerschaft bestand aus Führungskräfte, Stellvertreter und zusätzlich 1-2 Mitarbeiter aus den jeweiligen Gruppen oder Fachbereichen des Ordnungsamtes.

Weiterführende Maßnahmen aus dem Auftragsvolumen

Das Führungskräftecoaching sowie die Moderation der internen Arbeitsprozessanalysen sollen zunächst möglichst aus dem VAK Pool abgerufen werden.

Der Prozess wird intern von einem Mitarbeiter koordiniert, damit die zeitlichen Schienen eingehalten werden.

Das Bezirksamt wird im zuständigen Ausschuss über das weitere Vorgehen berichten.