Auszug - aktueller Sachstand EAkte, Berichterstattung durch einen Vertreter des Bezirksamtes  

Herr Hemmerling stellt das Projekt eFIS im Rahmen der E-Akte vor. Die vorgestellte Präsentation wird dem Protokoll angehängt.
Aus dem Ausschuss werden Fragen zum Projekt gestellt. Insbesondere interessiert was passiert, wenn eine E-Akte abgegeben wird. Da Tempelhof-Schöneberg in diesem Bereich der „Pilot“ für die E-Akte ist, nutzen andere Stellen die E-Akte noch nicht. Das bedeutet, dass für eine Abgabe der Akte aus der E-Akte wieder eine „Papierakte“ wird und der Inhalt ausgedruckt werden muss.
StRin Kaddatz dankt Herrn Hemmerling und seinem Team. Sie stellt nochmals das Personalproblem im Bezirksamt dar, das auch das E-Akten-Projekt erreicht hat.
BV Wissel fragt nach der Einführung der E-Akte in weiteren Bereichen. Herr Hemmerling antwortet, dass das E-Goverment-Gesetz dies vorsieht.
Frau Wissel fragt weiter, ob die E-Akte dem Aufspüren von Missbrauch oder Betrug hilfreich ist. Dies ist leider nicht der Fall, aber interner Betrugsversuche werden erschwert, da z. B. nichts aus der Akte entfernt werden kann.
BV Pschollkowski fragt nach der Sicherheit (Protokollierung der Arbeit), die gewährleistet werden wird. Zudem fragt er nach den Umsetzungsschwierigkeiten. Das Beteiligungsverfahren der Personalvertretung durch FM führt zu Zeitverzögerungen, da das vereinbarte Beteiligungsverfahren durch Personalmangel nicht eingehalten werden kann.
BD Hackenberger möchte die Aufbewahrungsfrist von Poststücken nach Scan erfahren? Leider ist das Scankonzept noch nicht fertig. Es sollen zentrale und dezentrale Scanner benutzt werden.
BV Steuckardt fragt nochmals nach dem Beteiligungsverfahren. FM ist zuständig für die Beauftragung der Beschäftigtenvertretung. Die zuständige Stelle ist der / die Ergonomiebeauftragte/n. Doch die Stelle ist unbesetzt. Deshalb kann die Beschäftigtenvertretung nicht mit dem Verfahren beauftragt werden.
BV Lipper: Fragt nach den Kosten für die Mitarbeiter*innenschulung, wenn die Projektfinanzierung, die auch Gelder für die Schulung beinhaltet, ausläuft. StRin Kaddatz hofft, dass FM rechtzeitig handelt, nachdem die prekäre Lage ein weiteres Mal verdeutlicht wurde.
Herr Hemmerling stellt für den Fall der nicht rechtzeitigen Schulungsmöglichkeit seinen „Plan B“ vor. Für diesen Fall setzt er auf eine Multiplikatorenschulung.
BD Mohns fragt nach der Möglichkeit von Online-Antragsverfahren. Antwort: Es gibt noch keine Onlineformulare, die eingestellt werden können.
BV Mroß fragt nach Einfluss des Ausschusses. StR Kaddatz wünscht sich „interne“ Kommunikation, die das Verfahren beschleunigt.
BV Steuckardt formuliert eine Beschlussempfehlung: „Die BVV ersucht das Bezirksamt das erforderliche Verfahren zur Beteiligung der Beschäftigtenvertretung umgehend anzustoßen, damit die Einführung der E-Akte im Sozialamt nicht verzögert und damit womöglich gefährdet wird.“
Die Beschlussempfehlung wird einstimmig beschlossen.