Die Zukunft ist jetzt – Vorstellung des Fachbereichs Digitalisierung & Organisation

Die zunehmende Digitalisierung von Daten, Prozessen und Strukturen unter Anwendung neuer Technologien und Systeme ist auch im Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg ein wichtiges Thema, mit dem sich der Fachbereich Digitalisierung & Organisation in der Serviceeinheit Steuerungsdienst / Finanzen beschäftigt. Neben diesem Fachbereich umfasst die Serviceeinheit auch die Fachbereiche Controlling, Haushalt, Bezirkskasse und Personalwirtschaft, deren Teams sich täglich dafür einsetzen, die Arbeit des Bezirksamts strategisch zu steuern und organisatorisch zu unterstützen.

Bald wird die Digitale Akte für viele Beschäftigte des Landes Berlin zum Arbeitsalltag gehören. Damit der weitere Rollout auch bei uns im Bezirksamt möglichst reibungslos über die Bühne geht, gibt es den Fachbereich – bestehend aus fünf Mitarbeiter*innen, die das Handwerk der Verwaltung verstehen und dabei auch mit neuen digitalen Techniken und Medien bestens vertraut sind, dass sie beides miteinander zum Vorteil ihrer Kolleg*innen und der Bürger*innen verbinden können.

Benedikt Martens (33) ist einer der Projektmanager aus diesem Fachbereich. Er arbeitet seit 2012 für das Bezirksamt. Damals absolvierte er die Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation in der Verwaltung, bekam 2018 ein Stipendium vom Land Berlin, mit dem er berufsbegleitend Verwaltungsinformatik studierte, und 2022 mit dem Bachelor abschloss. Seit Oktober dieses Jahres studiert er – ebenfalls berufsbegleitend – an der Hochschule Hof im Masterstudiengang Verwaltungsinformatik.

Großprojekt Digitale Akte

Engagiert erklärt er die Projekte und wie sein Fachbereich den Fortschritt im Bezirksamt begleitet: „So arbeiten wir beispielsweise bei der Einführung der Digitalen Akte sowohl beratend mit der Führungsebene als auch auf fachlicher Ebene mit den Mitarbeiter*innen praktisch zusammen. Auch fungieren wir als Schnittstelle zum Landesprojekt Digitale Akte und zu Senatsverwaltungen zur Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen und Fachverfahren. So waren meine Kolleg*innen und ich in Zusammenarbeit mit der Senatsverwaltung für Bildung Jugend und Familie an der Erstellung eines Aktenplans beteiligt, mit dem berlinweit die Jugendämter arbeiten werden. In diesem Projekt entwickeln wir gemeinsam mit den anderen Bezirken einen Landesstandard für den Einsatz der Digitalen Akte.“ Die gesetzlich festgeschriebene flächendeckende Ausstattung von circa 70.000 Arbeitsplätzen in der Berliner Verwaltung und die Bereitstellung des Informations- und Kommunikationstechnik (IKT)-Basisdienstes Digitale Akte wird mit einem Projekt der Senatskanzlei umgesetzt. Hier gibt es intensiven Austausch, auch mit und unter den anderen elf Bezirken.

Mit großem Elan beschreibt Projektmanager Martens das Großprojekt Digitale Akte: In der Tat kann das System mehr als nur Akten ablegen. „Wir können damit auch Prozesse optimieren, indem wir insbesondere Postlaufzeiten reduzieren und damit weitere Voraussetzungen für modernes digitales Arbeiten schaffen. Die Vorgangsbearbeitung und auch die revisionssichere Langzeitspeicherung gemäß den gesetzlichen Vorgaben sind wesentliche Vorteile der neuen Anwendung. Am Ende soll mehr Zeit für die Anliegen der Bürger*innen bleiben.“ Er erwartet: „Auch, wenn das neu strukturierte Arbeiten zu Beginn mehr Aufwand bedeuten kann, wird es nach einer Gewöhnungsphase zu einer Entlastung für die Mitarbeitenden führen.“

Einige Kolleg*innen zeigten sich mitunter skeptisch, denn der tägliche Umgang mit Papierakten sei in Fleisch und Blut übergegangen. Doch hier sehe er sich in der übersetzenden Rolle zwischen IT und Verwaltung. „Wir beraten und unterstützen Mitarbeiter*innen auf allen Ebenen. Gemeinsam entwickeln wir umsetzbare Vorgehensweisen, die den Besonderheiten im jeweiligen Fachbereich gerecht werden.“

In den Möglichkeiten neuer Technologien sieht Benedikt Martens vielversprechende Potenziale: „Ich würde mir wünschen, dass neue Technologien als Chance begriffen werden, mit den Herausforderungen unserer Zeit umzugehen.“ Hier denkt er vor allem an den demografischen Wandel. Aber auch an aktuelle Krisen und die Digitalisierung als Wirtschaftsfaktor. Wir sollten die Veränderungen als Chance sehen, um mit den aktuellen und zukünftigen Herausforderungen umzugehen. Nur durch das Einnehmen einer aktiven Rolle können wir die Zukunft mitgestalten.

Benedikt Martens ist einer der Projektmanager des Fachbereichs Digitalisierung & Organisation

Das Digitalisierungsteam als verlässlicher Anlaufpunkt

Viel Kontakt hat der Fachbereich auch mit externen Unternehmen, welche die Verwaltung in großen Projekten unterstützen. Dies sind oftmals Berater*innen, welche die Verwaltung in landesweiten Digitalisierungsprojekten durch Wissensvermittlung oder Softwarekonfigurationen unterstützen. „Zudem arbeiten wir gerade in technischen Fragen bei der Einführung von IKT Basisdiensten und auch in weiteren Projekten eng mit dem IT-Service zusammen.“ Dabei lobt er besonders die Leistungen des IT-Services, der durch Maßnahmen wie die Einführung eines Softphones die Digitalisierung im BA Friedrichshain-Kreuzberg weit vorangebracht hat.

Das Digitalisierungsteam ist in Fragen rund um die Einführung moderner Arbeitsmethoden, Desksharing, digitaler Posteingang, Prozess- und Organisationsthemen und weiteren Themen rund um die Digitalisierung ein verlässlicher Anlaufpunkt und kann hier gut unterstützen, während der IT-Service ein Umfeld kreiert, in welchem Digitalisierungsmaßnahmen von technischer Seite erfolgreich umgesetzt werden können. Und er stellt fest: „Aus der Arbeit unserer Projekte erwachsen Aufgaben, für die wir neue Strukturen im Haus etablieren. Hieraus entstehen auch neue Arbeitsplätze! Im Fall der Digitalen Akte übernehmen wir die Einrichtung und Konfiguration der Software zu Beginn. Und wir sind sehr glücklich, dass wir für die weiterführende Betreuung dieser Software und für weitere kommende IKT-Basisdienste bald Fachadministrator*innen einstellen können. Die neuen Kolleg*innen sind uns sehr willkommen.“

Wegbereiter in der Einführungsphase

Die Verwaltung von Rechten und Rollen sei dabei ein Aufgabenschwerpunkt. „Das ist wichtig, denn nicht jeder, der in der Digitalen Akte lesen darf, darf das auch überall und ist auch nicht immer berechtigt, Änderungen vorzunehmen“, ergänzt der Projektmanager. Aber auch die Beratung und Unterstützung der Kolleg*innen im Umgang mit der Software soll im Fokus der Tätigkeiten stehen.

Somit sieht sich das Team Rund um die Digitale Akte in diesem Fall als Wegbereiter: „Während der Einführung sind es für uns erst einmal Mitmachaufgaben, für die es aber mit zunehmender Verbreitung der Software Kolleg*innen braucht, die sich umfassend um die administrativen Aufgaben kümmern.“