7.500 Anträge im Jahr - Vorstellung der Arbeitsgruppe Tages- und Hortbetreuung

Jedes Kind in Berlin hat ab dem ersten Geburtstag Anspruch auf einen Kitaplatz. 71,8 Prozent der Kinder unter sieben Jahren werden in einer öffentlich geförderten Kindertageseinrichtung betreut. Hierfür benötigen die Eltern einen Kitagutschein, den das Jugendamt ausstellt. Auch die 13.554 Grundschüler*innen im Bezirk können erweiterte Förderung und Betreuung (Hortangebote) in Anspruch nehmen. Die Vergabe der Bedarfsbescheide und Erstellung dieser Verträge läuft ebenfalls über die Arbeitsgruppe der Tages- und Hortbetreuung des Leistungsbereichs im Jugendamt.
In der Arbeitsgruppe sind 13 Personen beschäftigt, die sich auf zwei Bereiche aufteilen. Das Team, in dem Vanessa Rohde tätig ist, bearbeitet die Kitagutscheine und alle Hortverträge bis einschließlich der 3. Klasse – also alle kostenfreien Gutscheine.

Das vierköpfige Team, in dem Britta Kube arbeitet, ist für die Bedarfsbescheide ab der 4. Klasse zuständig, die mit Kostenbescheiden verbunden sind. Jedes Jahr bearbeitet die Arbeitsgruppe rund 7.500 Anträge. Jede*r Sachbearbeiter*in betreut 2.000 bis 3.000 Kinder aus Friedrichshain-Kreuzberg. Die Antragseingabe erfolgt über das Team des FamilienServiceBüros. Im Anschluss werden die Anträge nach Zuständigkeit im Team verteilt. Die Sachbearbeiter*innen teilen sich die Kinder entsprechend ihrer Nachnamen alphabetisch auf.

In der Regel dauert die Bearbeitung der Anträge rund sechs bis acht Wochen. Die Kolleg*innen schauen dabei genau, welche Fälle dringlich sind. „Wenn es Kinderschutzfälle gibt oder jemand neu einen Job aufnimmt, wird das bei uns mit Priorität behandelt.“

Vanessa Rohde kam 2018 nach Berlin und begann hier im Bezirksamt ihre Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte. Eine ihrer Praxisstellen im Rahmen der Ausbildung war in der Tages- und Hortbetreuung. Der Bereich sagte ihr zu. Ihr gefiel es dort. Nach Abschluss ihrer Ausbildung wurde sie 2021 dauerhaft übernommen.

Britta Kube ist selbst Mutter. Als gelernte Kauffrau für Bürokommunikation hat sie viele Jahre am Flughafen Schönefeld im Check-in-Bereich und als Ramp-Agentin gearbeitet. 2020 kam sie als Quereinsteigerin in die Verwaltung. „Ich wollte gern raus aus der Schichtarbeit und familienfreundlichere Arbeitszeiten.“ So bewarb sie sich auf eine Stellenausschreibung des Jugendamtes, in der explizit auch Quereinsteiger*innen angesprochen waren. Thematisch habe das Arbeitsgebiet sie als zweifache Mutter angesprochen. „Der Wechsel war für mich eine sehr positive Veränderung. In die freie Wirtschaft möchte ich nicht zurück. Die Zeit am Flughafen war schön, aber ich vermisse sie nicht. Besonders schätze ich, dass sich mein aktueller Job viel besser mit dem Familienleben und auch dem Familientag vereinbaren lässt.“ Im Bezirksamt sei sie gut angekommen.

Die Arbeitsgruppe arbeitet, wie in großen Teilen des Bezirksamtes, noch mit Papierakten. Eine Umstellung in digitale Prozesse im Rahmen der E-Akte ist geplant. Ein Zeitpunkt hierfür steht bislang nicht fest.

Enge Zusammenarbeit mit den Schulen

Die Welle der Anträge beginnt für die Kolleg*innen, welche Anträge für die ergänzende Förderung und Betreuung bearbeiten, meist im Februar und hält bis Oktober eines jeden Jahres an. Gerade vor den Sommerferien stapeln sich die Anträge auf ergänzende Förderung und Betreuung, und damit auch die saisonale Arbeit, da im August/September stets das neue Schuljahr beginnt. Um Stolpersteine aus dem Weg zu räumen und den Prozess kontinuierlich für alle Beteiligten zu optimieren, arbeitet das Jugendamt hier eng mit der Schulaufsicht und den 25 Grundschulen im Bezirk zusammen. Mit den koordinierenden Fachkräften an den Schulen können viele Fragen telefonisch geklärt werden. Außerdem hat Britta Kube einen Flyer entworfen, der die wichtigsten Fragen zum Antrag vorab erklärt. „Trotzdem vergessen leider immer wieder Eltern, ihre Einkommensnachweise in der Schule abzugeben, sodass ihnen der Höchstsatz angerechnet wird.“ Wichtig sei generell eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Schulen und der Schulaufsicht, die zur Senatsbildungsverwaltung gehört.

Alle Anträge der Hortbetreuung werden über die Schule an das Jugendamt gesendet. Für die Bedarfsbescheide stellen Eltern in der Regel den ersten Antrag mit der Schulanmeldung ihrer Kinder. Für die oberen Klassen, in denen die ergänzende Förderung und Betreuung (eFöB) kostenpflichtig wird, erhalten die Eltern die Anträge ebenfalls von der Schule. Wichtig sind hierbei die Einkommensnachweise, auf deren Basis die Kosten berechnet werden. Diese können – je nach Einkommenssituation und Stundenumfang – zwischen 0 und 200 Euro liegen. Wenn keine Einkommensnachweise eingereicht werden, wird der Höchstsatz angerechnet.

Gespräche vor Ort bei Unklarheiten

Eine Herausforderung im Antragsprozess können Sprachbarrieren sein, wenn die Bürger*innen kein oder nur wenig Deutsch sprechen. Auch wenn Eltern in Wohnheimen oder Geflüchtetenunterkünften leben, muss erstmal die bezirkliche Zuständigkeit geklärt werden. „Sind wir in Friedrichshain-Kreuzberg nicht zuständig, leiten wir die Unterlagen an das richtige Jugendamt weiter“, erklärt Vanessa Rohde. Bei Alleinerziehenden muss gelegentlich vorab die Sorgerechtsfrage geklärt werden. Bei nicht-deutschen Eltern sei das manchmal ein komplexerer Prozess.
Damit der Antrag schnell und reibungslos bearbeitet werden kann, rät Vanessa Rohde allen Eltern, sich die Zeit zu nehmen, die Unterlagen gründlich zu lesen. „Wenn es Fragen gibt, sollten die Eltern den Kontakt suchen. So können wir Probleme im Vorfeld vermeiden.“ Ihre Kollegin Britta Kube ergänzt: „Auch den Bedarfsbescheid, den Kostenbescheid und den Vertrag sollte man sich in Ruhe anschauen, um alles wirklich gut zu verstehen.“

Gibt es Unklarheiten oder offene Fragen, bieten die Kolleg*innen im Team auch Gespräche vor Ort an. Hierzu sollte vorab ein Termin vereinbart werden. Im Gespräch könne dann miteinander geklärt werden, welche Unterlagen noch benötigt werden. „Manche bringen dann zum Termin ganze Ordner mit Papieren mit“, erzählt Britta Kube. Gemeinsam schaue man, was bereits vorliegt und was gegebenenfalls noch nachgereicht werden muss.
Insgesamt gehen die Anträge auf Kitagutscheine aufgrund sinkender Geburtenzahlen zurück. „Wir merken, dass es weniger Nachfragen der Eltern nach Kitaplätzen gibt als noch vor ein paar Jahren.“ Dafür kämen mehr Mails von Einrichtungen an, die freie Plätze meldeten.

Weitere Informationen zur Tages- und Hortbetreuung finden sich hier.