Ausführungsvorschriften zur Umsetzung des Teilhabeverfahrensberichts durch den Träger der Eingliederungshilfe gemäß § 41 SGB IX im Land Berlin (AV - THVB)

vom 01.01.2019 (ABl. S. 838)

Auf Grund des § 7 Abs. 1 des Gesetzes zur Ausführung des Zwölften Sozialgesetzbuches (AG-SGB XII) vom 07.09. 2005 (GVBl. S. 467) erlässt die für Soziales zuständige Senatsverwaltung zur Umsetzung des Teilhabeverfahrensberichts gemäß § 41 SGB IX die folgenden Ausführungsvorschriften:

Teil I – Grundlagen

Nr. 1 Geltungsbereich

(1) Das Bundesteilhabegesetz verpflichtet gemäß § 41 SGB IX alle Rehabilitationsträger, also auch die Träger der Eingliederungshilfe gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 7 SGB IX, bestimmte Sachverhalte zu erheben, die jährlich von der Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation e.V. (BAR) im Teilhabeverfahrensbericht veröffentlicht werden.

(2) Diese Ausführungsvorschriften konkretisieren die Anforderungen aus § 41 SGB IX für den Träger der Eingliederungshilfe im Land Berlin. Sie richten sich an alle Dienststellen des Landes Berlin auf Ebene der Bezirks- und der Hauptverwaltung, die durch Landesrecht für die Ausführung der Aufgaben der Eingliederungshilfe nach dem Sechsten Kapitel des Zwölften Buches Sozialgesetzbuch, als auch der Eingliederungshilfe im Sinne des Teils 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (Träger der Eingliederungshilfe) bestimmt sind sowie Dienststellen, die diesbezüglich Aufgaben im Zusammenhang mit dem IT-Fachverfahren OPEN/PROSOZ wahrnehmen.

(3) Diese Ausführungsvorschriften gelten nicht für die Berliner Jugendämter, sofern sie Aufgaben der Eingliederungshilfe nach § 35 a SGB VIII wahrnehmen.

(4) Die Verpflichtung der Rehabilitationsträger im Land Berlin zur Erfassung dieser Angaben beginnt am 01.01.2019.

(5) Die Erfassung, Auswertung und Berechnung der Kennzahlen erfolgt bundeseinheitlich. Die von der BAR im Internet veröffentlichten Merkmalsdefinitionen sowie die technischen Standards für die Datenübermittlung sind zu beachten. Darüber hinaus wird auf die Anwenderhinweise zu OPEN/PROSOZ verwiesen.

Teil II – Datenverarbeitung

Nr. 2 Datenerfassung

(1) Die erforderlichen Daten für den Teilhabeverfahrensbericht sind für Anträge auf Eingliederungshilfe mit Datum ab 01.01.2019 im IT-Fachverfahren OPEN/PROSOZ einzugeben. Hierfür sind unter der Hilfeart “SGB XII – FM Eingliederungshilfe” eine gesonderte Erfassungsmaske im Bereich „Personendaten – Teilhabeverfahrensbericht“ sowie zusätzliche Felder im Bereich „Gesamtplan – Ziel- und Leistungsplanung“ zu nutzen.

(2) Auf der Ebene des jeweiligen Einzelfalles sind sog. Primärvariablen zu erfassen. Die erfassten Einzelfalldaten bilden später die Grundlage zur Berechnung der sog. Meldevariablen (siehe Nr. 8 Abs. 2) für den Teilhabeverfahrensbericht.

Nr. 3 Erweiterte Antragserfassung

(1) Ab dem 01.01.2019 sind neben Leistungsfällen auch unmittelbar erkennbar oder nach Prüfung des Antrages abschlägig zu bescheidende oder wegen vollständiger Unzuständigkeit an einen anderen Reha-Träger weiterzuleitende Anträge im IT-Fachverfahren OPEN/PROSOZ zu erfassen. Damit wird den Anforderungen des Teilhabeverfahrensberichtes Rechnung getragen, der von einer Grundgesamtheit aller Reha-Anträge ausgeht. Ist eine Zuständigkeit nicht gegeben, weil andere Sozialleistungsträger (z.B. Pflegekasse) oder andere öffentliche oder private Stellen (z.B. Studierendenwerk, private Pflegeversicherung) zuständig sind, ist der Antrag abzulehnen und nötigenfalls an die nach Auffassung der Dienststelle zuständige Stelle weiterzuleiten.

(2) Für Anträge, die nicht zu einem Leistungsfall gemäß Abs. 1 werden, sind mindestens die folgenden Angaben im IT-Fachverfahren (ggf. in einem neuen OPEN/PROSOZ-Fall) zu erfassen:

a) Fallkonfiguration

  • Register Allgemein
    • Erstantragsdatum
    • Beginn der Hilfe (Datum)
    • Ende der Hilfe (Datum); siehe Nr. 7 Abs. 2
    • endgültig befristen (Haken setzen); siehe Nr. 7 Abs. 2
    • Aktenvernichtung (Datum); siehe Nr. 7 Abs. 2
    • Bemerkungen (ggf. Texteingabe „nur THVB“)
    • Art der beantragten Hilfe = SGB XII – FM Eingliederungshilfe (Haken ist zu setzen)
  • Register Aktenzeichen
    • Zust. Stelle
    • Zust. Sachbearbeiter
    • Aktenzeichen (automatische Vergabe auslösen)

b) Personendaten

  • Grunddaten 1 – Register Grunddaten
    • Geschlecht bzw. Anrede
    • Nachname
    • Vorname
    • Geburtsdatum
    • Geburtsort (ggf. Texteingabe „nicht relevant“)
    • Familienstand (ggf. Eingabe „unbekannt“)
    • Staatsangehörigkeit (ggf. Eingabe „ungeklärt“)
  • Zahlweg
    • Zahlungsmodalitäten mit „kein Zahlweg definiert“ hinterlegen
  • Teilhabeverfahrensbericht
    • Antrag gestellt (ja)
    • Antragseingangsdatum
    • Weitergeleitet von (ggf. Auswahl aus Listenfeld)
    • Beantragte Leistung/en nach Leistungsgruppen gemäß § 5 SGB IX
    • Zuständigkeit geprüft am (Datum)
    • bei Ablehnung: Erledigungsart vollständige Ablehnung
    • bei Weiterleitung nach § 14 Abs. 1 S. 2 SGB IX: (ja)
    • bei Antragsrücknahme u.a.: Sonstige Erledigung
    • ggf. Angaben zu Gutachten, Klage und Widerspruch

c) Kosten der Unterkunft

  • Anschrift der/des Antragstellenden (zur Nutzung der Druckvorlagen)

(3) Die Daten fließen in das Anschreiben an den Weiterleitungsempfänger gemäß Abs. 1 und in das Anschreiben an die Antragstellenden zur Unterrichtung über die erfolgte Weiterleitung (vgl. § 14 Abs. 1 S. 2 SGB IX) ein.

Nr. 4 Besondere Dokumentationsanforderungen

Zur Sicherstellung der länderspezifischen Berichtserläuterungen sind flankierend folgende Verfahrenskomponenten zu dokumentieren (vgl. Nr. 9 Abs. 3). Es handelt sich hierbei um Sachverhalte, die sich unmittelbar auf den Bearbeitungs-/Erledigungsverlauf im Verwaltungsverfahren beziehen:

1. Angabe, welcher andere Reha-Träger nach § 6 SGB IX einen Antrag an den Träger der Eingliederungshilfe in Berlin übersandt hat (Grundlage vgl. § 41 Abs. 1 Nr. 2 SGB IX).

  • Teilhabeverfahrensbericht
    • Weitergeleitet von (Auswahl Listenfeld)

2. Erhalt einer Stellungnahme, die kein Gutachten gemäß § 17 SGB IX ist (Grundlage vgl. § 41 Abs. 1 Nr. 4 SGB IX)

  • Teilhabeverfahrensbericht
    • Eingang Stellungnahme 1 (Datum)
    • Eingang Stellungnahme 2 (Datum)
    • Eingang Stellungnahme 3 (Datum)
    • Eingang Stellungnahme 4 (Datum)
    • Eingang letzte Stellungnahme (Datum)

Nr. 5 Sicherung der Datenqualität

(1) Die bezirklichen Dienststellen gemäß Nr. 1 Abs. 2 stellen durch geeignete Verfahren die Vollständigkeit und Richtigkeit der Datenerfassung in OPEN/PROSOZ sicher.

(2) Zum Zwecke der länderspezifischen Erläuterung gemäß Nr. 9 Abs. 3 werden die Ergebnisse bezirksspezifisch zusammengestellt. Sie umfassen alle Sachverhalte gemäß § 41 SGB IX einschließlich der Ergebnisse gemäß Nr. 4. Die Datenauswertung hierfür erfolgt zum Ende eines Berichtsjahres zentral durch die gemäß Nr. 1 Abs. 2 zuständige Stelle der Hauptverwaltung. Die Bewertung der Ergebnisse wird durch die vorgenannten Dienststellen in Zusammenarbeit mit Vertreterinnen und Vertretern der bezirklichen Dienststellen vorgenommen.

(3) Die Daten eines Berichtsjahres sind von den bezirklichen Dienststellen spätestens bis Ende März des jeweiligen Folgejahres zu komplettieren bzw. zu korrigieren.

(4) Im Rahmen des gesamtstädtischen Qualitätsmanagements ist auf Ebene der Hauptverwaltung zu prüfen, ob Vollständigkeit, Fehlerquote oder andere Indikatoren bzw. Kennzahlen zur Qualitätsmessung in den bezirklichen Dienststellen aufgenommen und im Rahmen des Berliner Benchmarks dokumentiert werden.

Nr. 6 Benutzerservice

(1) Technische Probleme bei der Erfassung sind über die IT-Koordination der jeweiligen bezirklichen Dienststelle über das bestehende Ticketsystem an die BASIS-Hotline bei der für Soziales zuständigen Senatsverwaltung zu melden.

(2) Fachliche Fragestellungen der bezirklichen Dienststellen zu den Sachverhalten des Teilhabeverfahrensberichtes, zu den von der BAR festgelegten Merkmalsdefinitionen oder zu den besonderen Dokumentationsanforderungen sind an die zuständigen Dienststellen auf Ebene der Hauptverwaltung zu richten. Bis 31.12.2019 ist die für Soziales zuständige Senatsverwaltung (Teilhabeverfahrensbericht@senias.berlin.de) Ansprechstelle für alle bezirklichen Dienststellen.

(3) Die gesamtstädtische Verfahrenssteuerung übernimmt eine Arbeitsgemeinschaft (AG) bestehend aus Vertreterinnen und Vertretern der bezirklichen Dienststellen und der für gesamtstädtische Steuerungsaufgaben zuständigen Dienststellen auf Ebene der Hauptverwaltung.

Teil III – Datenschutz, Datenübermittlung und Berichterstattung

Nr. 7 Datenschutz

(1) Beim IT-Verfahrensmanagement der für Soziales zuständigen Senatsverwaltung wird ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geführt. Im Rahmen ihrer Verantwortlichkeit bei der Datenverarbeitung stellt die für Soziales zuständige Senatsverwaltung sicher, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

(2) Auf Grundlage des § 67 c Abs. 3 und 5 SGB X wird die für Soziales zuständige Senatsverwaltung die Berliner Ergebnisse zum THVB zur Wahrnehmung ihrer Aufsichtsbefugnisse (hier auch zu nennen Art. 67 Abs. 1 Nr. 1 VvB und § 3 Abs. 1 Nr. 1 AZG), insbesondere zur gesamtstädtischen Steuerung der Umsetzung des BTHG und zur Bewertung des Verwaltungsprozesses in den bezirklichen Dienststellen nutzen.

(3) Daten von Anträgen eines Berichtsjahres, die wegen vollständiger Unzuständigkeit gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 SGB IX an einen anderen Reha-Träger weitergeleitet oder die abgelehnt werden, sind zum 31.12. des 2. Folgejahres nach dem Berichtsjahr zu löschen, soweit nicht noch Widerspruch oder Klage anhängig sind. Zur Sicherstellung ist von den erfassenden Stellen das Löschdatum in der Fallkonfiguration, Register Allgemein im Feld Aktenvernichtung einzutragen.

Nr. 8 Auswertung und Übermittlung der Daten an die BAR

(1) Die jährliche Auswertung zum Teilhabeverfahrensbericht erfolgt zentral durch die Statistikstelle bei der für Soziales zuständigen Senatsverwaltung.

(2) Es werden keine Falldaten, sondern hochaggregierte Meldevariablen ermittelt. Meldevariablen sind die auf Basis aller erfassten Primärvariablen (vgl. Nr. 2 Abs. 2) berechneten Gesamtberliner Ergebnisse pro Sachverhalt gemäß § 41 SGB IX.

(3) Die Übermittlung der Gesamtberliner Ergebnisse an die BAR erfolgt zentral durch die Statistikstelle bei der für Soziales zuständigen Senatsverwaltung.

(4) Die Ergebnisse zum Teilhabeverfahrensbericht sind bis spätestens Ende April des jeweils auf das Berichtsjahr folgenden Jahres an die BAR zu übersenden.

Nr. 9 Bundesweite Berichtserstellung der BAR

(1) Die Zusammenfassung der bundesweiten Ergebnisse obliegt gemäß § 41 Abs. 2 Satz 2 SGB IX der BAR. Die Veröffentlichung erfolgt anonymisiert, d.h. die Ergebnisse können nicht der Eingliederungshilfe in Berlin zugeordnet werden, sondern beziehen sich auf die Gesamtheit der in § 6 Abs. 1 SGB IX genannten Reha-Träger oder gleicher Leistungsgruppen gemäß § 5 SGB IX.

(2) Der Teilhabeverfahrensbericht wird von der BAR jeweils zum Ende des auf den Berichtszeitraum folgenden Jahres veröffentlicht.

(3) Die Reha-Träger sind an der Berichtsgestaltung beteiligt, indem sie bestimmte Ergebnisse länderspezifisch erläutern. Diese Zuarbeiten werden zentral über die Arbeitsgemeinschaft gemäß Nr. 6 Abs. 3 sichergestellt.

(4) Zur Wahrnehmung der gesamtstädtischen Steuerungs- und Fachaufsichtsbefugnisse dient der Bericht als Evaluationsinstrument und wird zum Zwecke eines Fachcontrollings gemäß § 3 Abs. 1 AG SGB XII zur Herstellung von Transparenz und zur Analyse von Steuerungsmöglichkeiten in Bezug auf das bezirkliche Verwaltungshandeln genutzt.

Teil IV – Sonstiges

Nr. 10 Qualifizierungsmaßnahmen

(1) Alle im Geltungsbereich von Nr. 1 Abs. 2 beschäftigten bezirklichen Dienstkräfte sind zu den Zielen und Inhalten des Teilhabeverfahrensberichtes sowie den berlinspezifischen Erfassungsregelungen im IT-Fachverfahren OPEN/PROSOZ einzuweisen.

(2) Das „Modul Teilhabeverfahrensbericht“ wird künftig in der Qualifizierungsreihe der Eingliederungshilfe (Basisqualifizierung) mit berücksichtigt.

(3) Die Organisation und Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen erfolgt unter Inanspruchnahme der für innerdienstliche Fortbildung zuständigen Institute des Landes Berlin.

Nr. 11 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Ausführungsvorschriften treten mit Wirkung vom 01.01.2019 in Kraft. Sie treten mit Ablauf des 31.12.2023 außer Kraft.