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Rundschreiben JugSoz Nr. 01/2021 - Gemeinsames Rundschreiben der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie und der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales

vom 12. Juli 2021

1. Ziel des Rundschreibens und Anwendungsbereich

Dieses Rundschreiben gilt für Übergänge (Fallabgaben) der Teilhabefachdienste Jugend an die Teilhabefachdienste Soziales der Bezirke und des Landesamtes für Gesundheit und Soziales (LAGeSo), im Folgenden „Teilhabefachdienste Soziales“.

Die Teilhabefachdienste der Bereiche Jugend und Soziales sind verpflichtet, die Übergänge der Zuständigkeit unter Beteiligung der leistungsberechtigten Personen so zu gestalten, dass insbesondere am aktuellen Bedarf orientierte Leistungsfortsetzungen oder Leistungsanschlüsse rechtzeitig und umfassend sichergestellt sind.

Dem Teilhabefachdienst Jugend obliegt es dabei, unter Einbeziehung des künftig zuständigen Teilhabefachdienstes rechtzeitig mit der leistungsberechtigten Person und ggf. der gesetzlichen Vertretung (und ggf. mit einer Vertrauensperson) ihren Bedarf partizipativ zu ermitteln und einen Teilhabe-/ Gesamtplan mit dem Fokus auf eine Übergangsplanung (Bedarfsermittlung und Ziel- und Leistungsplanung) zu erarbeiten.
Dieses Rundschreiben beschreibt wesentliche Bedingungen und Prozessabläufe für einen reibungslosen Übergang der Leistungen von den Teilhabefachdiensten Jugend zu den Teilhabefachdiensten Soziales und konkretisiert insoweit die Gemeinsamen Ausführungsvorschriften Eingliederungshilfe.

Mitumfasst ist der Übergang von Jugendlichen, die Leistungen nach § 35a SGB VIII erhalten. Sofern sich bestimmte Regelungen in diesem Rundscheiben nur auf den Übergang von Leistungen nach § 35a SGB VIII beziehen, wird dies im Text des Rundschreibens verdeutlicht.

Die Teilhabefachdienste Jugend und die Teilhabefachdienste Soziales sind bei der Erarbeitung dieses Rundschreibens beteiligt worden.

2. Verfahren zur Vorbereitung und Durchführung des Übergangs einer Fallzuständigkeit vom Teilhabefachdienst Jugend zum Teilhabefachdienst Soziales

Beim Übergang vom Teilhabefachdienst Jugend zum Teilhabefachdienst Soziales sind die in den Nr. 34 und 35 AV EH beschriebenen Verfahren zu beachten. Soweit es dort zu Änderungen kommt, gelten diese unmittelbar.

Im Sinne der weiteren Konkretisierung der Vorgaben in der AV EH gilt dabei Folgendes:

a) Zuständigkeit für die Einleitung des Übergangs

Zuständig für die Einleitung des Übergangs zwischen Jugend und Soziales sind die für die bisherige Leistungsgewährung zuständigen Teilhabefachdienste Jugend. Die Teilhabefachdienste Jugend tragen damit für die rechtzeitige Einleitung der hierfür erforderlichen Schritte die Verantwortung.

b) Zu beteiligender, zukünftig zuständiger Teilhabefachdienst Soziales

Plant der Teilhabefachdienst Jugend eine Übergabe, ermittelt er den für das Übergangsverfahren zuständigen bezirklichen Teilhabefachdienst Soziales wie folgt:

aa. Regelfall: bezirklicher Teilhabefachdienst Soziales aufgrund des gewöhnlichen Aufenthalts

Gemäß Nr. 36 AV EH und Rundschreiben Soz Nr. 26/2020 vom 16.12.2020 (zuletzt geändert mit der Fassung vom 25.02.2021) wird nach Abschluss des Übergangsverfahrens (Erstellung des Bescheides) der Teilhabefachdienst Soziales zuständig, in dessen Bereich die leistungsberechtigte Person ihren gewöhnlichen Aufenthalt hat. Dazu zählt auch der Aufenthalt in einer besonderen Wohnform nach § 42a SGB XII, einer Einrichtung der Eingliederungshilfe für Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene nach § 134 Abs. 4 SGB IX oder der Aufenthaltsort in einer Pflegefamilie.

Besteht kein gewöhnlicher Aufenthalt oder ist dieser nicht binnen vier Wochen feststellbar, ist der tatsächliche Aufenthaltsort der leistungsberechtigten Person zum Zeitpunkt der Einleitung des Übergangs heranzuziehen (vgl. Nr. 36 Abs. 4 AV EH; Nr. B.II. Rundschreiben Soz Nr. 26/2020).

bb. Sonderfälle

Hinsichtlich der Sonderfälle gilt im Bereich der Teilhabefachdienste Soziales die Nr. B. III. des Rundschreibens Soz Nr. 26/2020. Ist ein Übergang an das LAGeSo bei Leistungsbezug in Form einer Persönlichen Assistenz geplant, sind die Voraussetzungen hierzu analog dem für die Teilhabefachdienste Soziales geltenden Regelungen zu prüfen.

c) Keine weitere Zuständigkeit des Teilhabefachdienstes Jugend nach § 41 SGB VIII

Die Einleitung des Übergangs setzt voraus, dass der/die junge Volljährige keinen Bedarf an Hilfen nach § 41 SGB VIII hat. Sofern aus Sicht des Teilhabefachdienstes Jugend ein Bedarf bestehen könnte, prüft er die Voraussetzungen der Leistung und berät die leistungsberechtigte Person unabhängig davon, ob schon ein entsprechender Antrag auf Leistungen nach § 41 SGB VIII gestellt wurde.

Für die Prognose, ob eine Förderung der Persönlichkeitsentwicklung bei dem/der Jugendlichen, der/die Leistungen gemäß § 35 a SGB VIII erhält, erwartet werden kann und somit die Voraussetzungen des § 41 SGB VIII vorliegen, ist es aufgrund der fachlichen Expertise des KJPD sachdienlich, diesen bei der Entscheidung einzubeziehen, auch wenn dieser bis dahin noch nicht in den Fall involviert war (Nummer
34 Absatz 5 Satz 1 AV EH).

Unberührt bleibt Nummer 34 Absatz 5 Satz 2 AV EH, wonach er im Regelfall einbezogen werden muss, wenn er schon bereits im Vorfeld im Rahmen dieses Falles beteiligt war.

Die Feststellung, ob die Voraussetzungen für eine Leistungsgewährung nach § 41 SGB VIII gegeben sind, obliegt dem Teilhabefachdienst Jugend (vgl. Nr. 34 Abs. 2 AV EH). Wenn keine Hilfe nach § 41 SGB VIII erforderlich ist, sind die Entscheidungsgründe in Anlage 1 schlüssig unter Bezugnahme auf die zukünftige Zielsetzung summarisch darzulegen.

d) Zeitpunkt für die Einleitung des Übergangs

Die Einleitung des Übergangs soll so früh wie möglich erfolgen. Es wird darauf hingewiesen, dass durch das Kinder- und Jugendstärkungsgesetz die Einleitung des Übergangs in der Regel ein Jahr vor dem voraussichtlichen Zuständigkeitswechsel durch den Träger der Jugendhilfe (§ 36b Abs. 2 SGB VIII)
vorgeschrieben wird. Dies betrifft typischerweise die Fälle, bei denen bereits eingeschätzt werden kann, ob eine Teilhabeplanung erforderlich sein wird.

Gemäß Nr. 35 Abs. 1 AV EH hat der Teilhabefachdienst Jugend spätestens sechs Monate vor dem geplanten Ende seiner Zuständigkeit den Übergang einzuleiten. Damit ist die zielgerichtete gemeinsame Prüfung des Teilhabefachdienstes Jugend und des voraussichtlich zuständig werdenden Teilhabefachdienstes Soziales zur Einleitung des Übergangs verbunden.

Für die Einleitung (Kontaktaufnahme und Information) bzw. Prüfung einer Einleitung des Übergangs und dem damit einhergehenden Beginn der genannten Frist ist Anlage 1 zu verwenden. Der Teilhabefachdienst Soziales bestätigt den Eingang der Anlage 1 in dem dafür vorgesehenen Feld und sendet diese Seite an den Teilhabefachdienst Jugend zurück.

Voraussetzung ist die Einwilligung der leistungsberechtigten Person, dass insbesondere die personenbezogenen Gesundheits- und Sozialdaten weitergegeben werden können (datenschutzrechtliche Schweigepflichtentbindung).

Erfolgt die Einleitung des Übergangs durch den Teilhabefachdienst Jugend nicht mindestens sechs Monate vor dem geplanten Abgabezeitpunkt, verbleibt die Zuständigkeit und damit die Leistungssicherstellung beim Teilhabefachdienst Jugend. Der Teilhabefachdienst Jugend bleibt längstens bis sechs Monate nach der verspätet erfolgten Information (Übersendung der Anlage 1) zuständig. Eine vorherige einvernehmliche Übernahme der Zuständigkeit bleibt davon unberührt.

Spätestens drei Monate vor dem abschließenden Zuständigkeitswechsel ist ein Übergabegespräch als Ziel und Leistungsplanung durchzuführen. Dieses wird mittels eines Formblatts zur individuellen Teilhabesituation (Anlage 2) durch den Teilhabefachdienst Jugend vorbereitet. Neben der leistungsberechtigten Person (ggf. gesetzlichen Vertretung und/oder Vertrauensperson) und der beiden Teilhabefachdienste werden zum Übergabegespräch auch der bisherige und ggf. der neue Leistungserbringer eingeladen.

Die Fristen dienen dazu, dass die Hilfeplanung auf die Phase des Übergangs ausgerichtet wird und die Gesamtplanung rechtzeitig gemeinsam entwickelt werden kann. Die Mitwirkung und Teilnahme durch den Teilhabefachdienst Soziales wird sichergestellt.

e) Information und Beteiligung der leistungsberechtigten Person

Die zuständige Fachkraft des Teilhabefachdienstes Jugend informiert zeitgleich mit Absenden des Kontaktblattes an den künftig zuständigen Teilhabefachdienst auch die leistungsberechtigte Person über
den aus Sicht des Teilhabefachdienstes Jugend voraussichtlichen Übergang, einschließlich des möglichen Zeitpunktes (vgl. Nr. 34 Abs. 6 AV EH).

Die leistungsberechtigte Person ist mit Beginn des Übergangsverfahrens auf die Möglichkeit einer Inanspruchnahme der Ergänzenden unabhängigen Teilhabeberatung (EUTB)1 und nach Möglichkeit über
wohnortnahe Beratungsstellen zu informieren.

Die dialogisch mit der leistungsberechtigten Person durchgeführte Bedarfsermittlung unter Verwendung
des jeweils aktuellen Instrumentes erfolgt anhand der Kriterien des Gesamtplanverfahrens, also insbesondere individuell, lebensweltbezogen, sozialraum- und zielorientiert (vgl. § 117 Abs. 1 Nr. 3 SGB IX; Nr. 6 Abs. 1 Satz3 AV EH). Teil der Bedarfsermittlung ist auch der künftige Wohnort, eine mögliche Ausbildung oder Beschäftigung. Im Rahmen des Übergangsverfahrens ist auch zu prüfen, inwieweit eine rechtliche Betreuung angeregt werden sollte. Die Bestellung einer rechtlichen Betreuung für eine Antragstellung ist nicht erforderlich, wenn der Wille auf (Weiter-) Leistung des Leistungsberechtigen erkennbar ist.

Informationen an die leistungsberechtigte Person erfolgen in einer für sie verständlichen, nachvollziehbaren und wahrnehmbaren Form, wie z.B. kommunikationsunterstützender Hilfsmittel und Gebärdensprachdolmetscher, -dolmetscherin (vgl. Nr. 14 Abs. 3 AV EH). Der Überleitungsprozess ist
gegenüber der leistungsberechtigten Person transparent und nachvollziehbar zu gestalten und wird von
einer festen zuständigen Ansprechperson des Teilhabefachdienst Jugend oder Soziales verlässlich
begleitet. Die Beteiligung und Information der leistungsberechtigten Person ist im Teilhabe-/ Gesamtplan
zu dokumentieren (vgl. Nr. 6 Abs. 4 AV EH).

f) Aufbereitung und Übergabe der Unterlagen beim Zuständigkeitsübergang

Für den Übergang ist der Vorgang vorzulegen, welcher insbesondere folgende Unterlagen enthält (vgl.
Nr. 35 Abs. 2 AV EH):

  • die aktuellen Teilhabepläne, Hilfepläne (bei Leistungen nach § 35a SGB VIII) und Gesamtpläne, einschließlich einer ärztlichen Diagnose, aus denen der Verlauf der Hilfen ersichtlich wird (Schwerbehindertenausweis oder – bescheid mit Merkzeichen, ggf. vorhandene Bescheide der Pflegekasse),
  • Wünsche und Ziele der leistungsberechtigten Person, soweit sie nicht den vorgenannten Plänen zu entnehmen sind,
  • ggf. Bestallungsurkunden für den Vormund/ gesetzliche Betreuung,
  • vorhandene (medizinische) Gutachten (einschließlich des Medizinischen Dienstes der Krankenkassen),
  • ggf. Stellungnahmen des Kinder- und Jugendpsychiatrischen Dienstes,
  • ggf. Stellungnahmen der Erziehungs- und Familienberatung; des KJGD oder der Hör- oder Sehberatungsstelle,
  • letzten Bewilligungsbescheid,
  • Berichte der bisherigen Leistungserbringer und
  • Vorlage der (Einzel-)Verträge nach § 123 SGB IX und/oder § 78b SGB VIII.
    Die Gutachten bzw. gutachterlichen Stellungnahmen sollen im Regelfall – und soweit einvernehmlich zwischen beiden Teilhabefachdiensten nichts Abweichendes als ausreichend angesehen wird – zum Zeitpunkt der Anzeige zur Einleitung des Übergangs nicht älter als ein Jahr sein und müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:
  • Feststellung der Funktions-/Strukturbeeinträchtigung einschließlich den zur Diagnose führenden ICD10-Schlüssel oder DSM-5-Schlüssel sowie den Klartext der Diagnose (Nr. 83 Abs. 1 AV EH),
  • Einschätzung, ob eine wesentliche Behinderung aus medizinisch-psychologischer Sicht im Sinne der §§ 1-3 EinglHV vorliegt (vgl. Nr. 89 ff. AV EH) vorliegt.

Der Teilhabefachdienst Soziales trifft auf Basis des Gutachtens bzw. der gutachterlichen Stellungnahme die Feststellung, ob eine wesentliche Behinderung im Sinne des § 99 SGB IX vorliegt (vgl. Nr. 96 Abs. 1 AV EH).

3. Erbringung von Leistungen

a) Regelfall

Mit der Erbringung von Leistungen beauftragt der Teilhabefachdienst Soziales unter Berücksichtigung des Wunsch- und Wahlrechts der leistungsberechtigten Person, der personenzentrierten Bedarfsermittlung
sowie der Ziel- und Leistungsplanung regelmäßig nach § 123 Abs. 1 SGB IX vertragsgebundene Leistungserbringer.

Alternativ schließt er eigene Verträge ab (§ 123 Abs. 5 SGB IX) oder greift auf andere Leistungsformen nach dem SGB IX zurück (z.B. Persönliches Budget, Budget für Arbeit, Einzelfallhilfe usw.).

b) Ausnahme: Leistungserbringer mit Vertrag nach dem SGB VIII, § 134 Abs. 4 S. 2 SGB IX

Ausnahmsweise kann die Leistung auch von Anbietern erbracht werden, die lediglich einen Vertrag nach § 78b SGB VIII abgeschlossen haben, soweit folgende weitere Voraussetzungen nach § 134 Abs. 4 S. 2 SGB
IX erfüllt sind:

  • Konzept des Leistungserbringers ist auf Minderjährige ausgerichtet und
  • die leistungsberechtigte Person muss v.a. nach Erreichen der Volljährigkeit weiterhin Ziele verfolgen, die bereits zur Minderjährigkeit erreicht werden sollten, aber bisher nicht erreicht werden konnten. Sind die Ziele aus der Minderjährigkeit für junge Erwachsene nach dem Konzept der Einrichtung nicht erreichbar, ist eine Fortsetzung der Leistungserbringung bei einem anderen Leistungserbringer zu prüfen.

Es werden sowohl Vereinbarungen nach § 78b Abs. 1 oder Abs. 3 SGB VIII, nach § 134 Abs. 1 bis Abs. 3 SGB IX sowie nach §§ 75 Abs. 3 oder Abs. 4 SGB XII in der am 31.12.2019 geltenden Fassung übernommen.
Etwaige darüber hinaus gehende Zusatzvereinbarungen, die von den Teilhabefachdiensten Jugend gewährt wurden, aber nicht als Leistung durch die Teilhabefachdienste Soziales auf Grundlage des SGB IX erbracht werden können, werden nicht von den Teilhabefachdiensten Soziales übernommen.

Buchungshinweis: Die Verbuchung der betreffenden Leistungen erfolgt in den bezirklichen Teilhabefachdiensten Soziales zu Lasten der Haushaltsstelle 3915/67133/413.

Der Teilhabefachdienst Jugend teilt dem Teilhabefachdienst Soziales mit, inwiefern die Voraussetzungen nach § 134 Abs. 4 S. 2 SGB IX erfüllt sind. Gemeinsam legen die Teilhabefachdienste unter Beteiligung der leistungsberechtigten Person insbesondere unter Berücksichtigung ihres Wunsch- und Wahlrechts fest, welche Ziele in einem zeitlich begrenzten und festgelegten Zeitraum verfolgt werden. Der Teilhabefachdienst Soziales legt diese im Gesamtplan fest (Nr. 103 AV EH).

c) Ausnahme: Ausbildungsstätten, § 134 Abs. 4 S. 1 SGB IX

Der Teilhabefachdienst Soziales übernimmt im Bedarfsfall für volljährige Leistungsberechtigte Leistungen der Teilhabe an Bildung in besonderen Ausbildungsstätten über Tag und Nacht.

4. Streitfallregelung innerhalb des Trägers der Eingliederungshilfe Berlin

Streitfälle zwischen dem Teilhabefachdienst Jugend und dem Teilhabefachdienst Soziales innerhalb des bezirklichen Hauses der Teilhabe werden unter Einbeziehung der Leitungsebene auf bezirklicher Ebene geklärt (z.B. im bezirklichen Steuerungskreis). In diesen Fällen scheidet eine Befassung der Senatsverwaltungen als Schiedsstelle aus. Bei Streitigkeiten zwischen Teilhabefachdiensten Soziales wird
auf das Rundschreiben Soz 26/2020 verwiesen.

Bezirksübergreifende personenbezogene Streitfälle bzw. Streitfälle des Teilhabefachdienst Jugend mit dem LAGeSo können durch die für Jugend und Soziales zuständigen Senatsverwaltungen geschlichtet werden (vgl. Nr. 33 AV EH).

Eine Befassung der zuständigen Geschäftsbereiche der Hauptverwaltung setzt einen Antrag bei der für
Jugend zuständigen Senatsverwaltung voraus. Dieser enthält:

a) die Information, dass beide Amtsleitungen (die JugDir und die SozAL) eine Schlichtung durch die Hauptverwaltung benötigen,
b) die Erklärung beider Amtsleitungen, den jeweiligen Schlichterspruch umzusetzen,
c) eine Darlegung der Auffassungen der jeweiligen Amtsleitungen durch eine rechtsgutachterliche
Stellungnahme des Rechtsamtes bzw. der zuständigen Rechtsstelle außerhalb des Fachbereichs,
d) weitere relevante Unterlagen und
e) die Information, dass eine Verfahrungsregelung bis zur abschließenden Entscheidung der Senatsverwaltungen zur Sicherstellung der Versorgung getroffen worden ist.

Beim LAGeSo tritt die Referatsleitung an die Stelle der Amtsleitung.

Eine Antragsstellung per (einfacher) Mail ist ausgeschlossen, weil diese nicht die gebotene datenschutzrechtliche Sicherheit bietet. Die für Jugend und Familie zuständige Senatsverwaltung beteiligt
unter Beifügung aller vorgenannten Unterlagen die für Soziales zuständige Senatsverwaltung und in Fällen
der Persönlichen Assistenz zusätzlich die für Pflege zuständige Senatsverwaltung.

Die leistungsberechtigte Person ist über die Anrufung der Schlichtung zu unterrichten. Die schlichtende Stelle kann zur Darlegung des Sachverhaltes weitere Informationen und Unterlagen anfordern. Die Schlichtung endet mit einem Schlichterspruch mittels Zuständigkeitserklärung einer der beiden Teilhabefachdienste.

5. Kontinuierliche Bewertung der Verfahrensfestlegungen

Die für Jugend und Soziales zuständigen Senatsverwaltungen stellen eine gemeinsame laufende Bewertung mit den Teilhabefachdiensten Jugend und Teilhabefachdiensten Soziales sicher, um auf Hinweise aus der Praxis hinsichtlich der Umsetzung dieses Rundschreibens zu reagieren.

Anlagen

Formblatt 1: Mitteilung über geplante Abgabe eines Vorgangs (Anlage 1) zum Rundschreiben JugSoz Nr. 01/2021

DOCX-Dokument (40.7 kB)

Formblatt 2: Informationen zur individuellen Teilhabesituation der leistungsberechtigten Person (Anlage2) zum Rundschreiben JugSoz Nr. 01/2021

DOCX-Dokument (44.8 kB)