Rundschreiben I Nr. 05/2010 über Standards zur Sachverhaltsaufklärung nach § 8 Betreuungsbehördengesetz (BtBG)

vom 23. Juni 2010

1. Einleitung

Die Unterstützung des Betreuungsgerichtes nach § 8 Betreuungsbehördengesetz (BtBG) hat sich seit 1992 zu einer wichtigen Aufgabe der örtlichen Betreuungsbehörden entwickelt. Das Gericht hat die gesetzliche Möglichkeit, bei der Betreuungsbehörde Unterstützung bei der Sachverhaltsaufklärung abzufordern. Die Betreuungsbehörde ist – neben anderen Aufgaben – verpflichtet, das Gericht bei der Sachverhaltsaufklärung und bei der Gewinnung geeigneter Betreuerinnen und Betreuer zu unterstützen. Allerdings: Über Art und Qualität der Sachverhaltsaufklärung und der Berichterstattung an das Gericht macht das Gesetz keine Vorgaben.

Dies hat zu einer regional sehr unterschiedlichen Aufgabenwahrnehmung und unterschiedlich starker Nachfrage der Gerichte geführt. Vor dem Hintergrund der erheblich zunehmenden Ersuche der Gerichte um die behördliche Ermittlung des Sachverhalts ist das Bedürfnis nach einer Standardisierung der Sachverhaltsaufklärung deutlich zu Tage getreten.

Der Entscheidung des Gerichtes geht in der Regel ein medizinisches Sachverständigengutachten voraus, in dem zu der Frage Stellung genommen wird, ob eine psychische Krankheit oder eine körperliche, geistige oder seelische Behinderung eine betroffene Person hindern, ihre Angelegenheiten ganz oder teilweise zu besorgen. Ist dies der Fall, bestellt das Gericht einen rechtlichen Betreuer oder eine rechtliche Betreuerin.

Eine Betreuung ist aber nicht erforderlich, soweit die Angelegenheiten einer betroffenen Person durch einen Bevollmächtigten/eine Bevollmächtigte oder andere Arten der Hilfe ebenso gut wie durch einen Betreuer oder eine Betreuerin besorgt werden können. Aufgabe der Betreuungsbehörde ist es, im Einzelfall den Unterstützungsumfang festzustellen und die zur Vermeidung einer Betreuung oder zur Verringerung des Betreuungsbedarfs anderweitigen Hilfen zu erschließen (Erforderlichkeitsgrundsatz).

Die vorliegenden Standards sollen den örtlichen Betreuungsbehörden hierbei als einheitliche Arbeitsgrundlage dienen. Sie orientieren sich an den “Empfehlungen zu Standards zur Sachverhaltsaufklärung im Betreuungsrecht” der Bundesarbeitsgemeinschaft der überörtlichen Träger der Sozialhilfe (BAGüS, Fachausschuss IV 2009).

2. Gesetzliche Grundlagen der Sachverhaltsaufklärung

§ 8 Betreuungsbehördengesetz – BtBG

„Die Behörde unterstützt das Betreuungsgericht. Dies gilt insbesondere für die Feststellung des Sachverhalts, den das Gericht für aufklärungsbedürftig hält, und für die Gewinnung geeigneter Betreuer. Wenn die Behörde vom Betreuungsgericht dazu aufgefordert wird, schlägt sie eine Person vor, die sich im Einzelfall zum Betreuer oder Verfahrenspfleger eignet. Die Behörde teilt dem Betreuungsgericht den Umfang der berufsmäßig geführten Betreuungen mit.“

§ 8 Satz 1 BtBG regelt die allgemeine Unterstützungspflicht der Betreuungsbehörde gegenüber dem Betreuungsgericht. Satz 2 konkretisiert die Unterstützungspflicht in Bezug auf die Sachverhaltsermittlung. Im Auftrag des Betreuungsgerichts ermittelt die Betreuungsbehörde den Sachverhalt und nimmt eine Einschätzung des Betreuungsbedarfs vor. Neben der Sachverhaltsaufklärung unterstützt die Betreuungsbehörde das Gericht auch durch Benennung geeigneter Betreuer/innen. Die Betreuungsbehörde gewinnt geeignete Betreuer bzw. Betreuerinnen und schlägt diese oder Verfahrenspfleger im Einzelfall vor (Satz 3).

Das Gericht selbst ist von Amts wegen zur Aufklärung des Sachverhalts verpflichtet, § 26 Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG) . Bittet das Gericht die Behörde um Unterstützung bei der Aufklärung des Sachverhalts, so ist diese zum Tätigwerden verpflichtet. Es bleibt der Betreuungsbehörde jedoch überlassen, wie sie innerhalb dieses Ermittlungsauftrages ihre Aufgabe wahrnimmt. Die Betreuungsbehörde leistet die Unterstützungsaufgabe im Rahmen fachlicher Autonomie.

Für die Betreuungsbehörde bedeutet dies, das soziale Umfeld Betroffener zu analysieren, um drei wesentliche Fragen beantworten zu können:
  • Welche Angelegenheiten der betroffenen Person sind konkret zu erledigen?
  • Was kann die betroffene Person trotz Erkrankung/Behinderung im sozialen Lebensraum noch selbst gestalten?
  • Welche anderen sozialen Hilfen, die die betroffene Person auffangen können, sind verfügbar?

3. Die Umsetzung der gesetzlichen Grundlagen auf örtlicher Ebene

3.1. Zielstellung

Ziele der Arbeit der örtlichen Betreuungsbehörde sind:
  • die Unterstützung Betroffener, ein selbstständiges und selbstbestimmtes Leben zu führen,
  • die Stärkung der Rechtsstellung kranker und/oder behinderter Menschen,
  • die Beachtung der Persönlichkeitsrechte und des freien Willens Betroffener,
  • die Vermeidung von Betreuerbestellungen in geeigneten Fällen durch die Vermittlung anderer Hilfen,
  • die Aufklärung und Information Betroffener und anderer Interessierter,
  • die Unterstützung des Betreuungsgerichts durch qualifizierte Berichterstattung (Sozialbericht) und Betreuervorschläge als Entscheidungshilfe im Betreuungsverfahren.

Die Betreuungsbehörde hat die fachliche Verpflichtung, sich unabhängig von den Vorinformationen – wie medizinische und psychiatrische Stellungnahmen – ein eigenes Bild zu machen. Als Fachbehörde zieht sie Folgerungen aus den gewonnenen Erkenntnissen und unterbreitet dem Gericht einen Vorschlag. Dies schließt eine Sachverhaltsermittlung nach Aktenlage aus.

3.2. Erforderlichkeitsgrundsatz

Die Sachverhaltsaufklärung und der damit verbundene Sozialbericht dient der Beurteilung der Erforderlichkeit einer Betreuung. Die Beurteilung der Erforderlichkeit setzt Kenntnisse über die persönlichen Ressourcen Betroffener und über die sozialen Ressourcen im Umfeld voraus. Reichen die persönlichen und die sozialen Ressourcen im familiären und sozialen Umfeld einer Person nicht aus, sind vorrangig die vorhandenen örtlichen Hilfeleistungen in Anspruch zu nehmen bzw. auf deren Inanspruchnahme hinzuwirken.

Die Beurteilung, ob ausreichende örtliche Hilfen zur Verfügung stehen und eingeleitet werden können, erfordert Kenntnisse über die sozialen Dienste, die ambulanten Hilfen sowie ambulanten und stationären Einrichtungen.

Dazu zählen
  • Beratungsangebote über Möglichkeiten vorsorgender Verfügungen,
  • die Einschaltung anderer Sozialdienste,
  • das Einwirken auf Dienstleistungsträger und
  • die Einleitung sozialer Hilfen.
    Fallübergreifend sollte die örtliche Betreuungsbehörde eine zentrale Rolle einnehmen, in dem sie Wissen über das soziale Leistungssystem sammelt, gegenüber dem zuständigen Bezirk auf Lücken und Bedarfe hinweist, den Ausbau unterstützender Hilfen anregt.

3.3. Kooperation der Beteiligten

Um auch auf der strukturellen Ebene zu unterstützen, dass der Rechtseingriff einer Betreuerbestellung auf das Notwendige beschränkt bleibt und andere Hilfen erschlossen werden können, sollte die Betreuungsbehörde vorhandene Kooperationsstrukturen nutzen und hierdurch den allgemeinen und fallspezifischen Austausch der verschiedenen Hilfesysteme befördern.

3.4. Zusammenarbeit mit den Betroffenen

Wird die Betreuungsbehörde im Betreuungsverfahren vom Gericht zur Sachverhaltsaufklärung aufgefordert, ermittelt sie den Sachverhalt bei der betroffenen Person. Diese ist nicht zur Mitwirkung verpflichtet.

Die persönliche Sichtweise Betroffener auf die eigene Lebenssituation, die Sichtweise auf Problemlagen, Potenziale und Perspektiven sowie der Wille und die Wünsche in Bezug auf die Lebensgestaltung bilden die Grundlage der Sachverhaltsermittlung der Behörde und für den Sozialbericht.

Die betroffene Person ist über das gerichtliche Verfahren und den Auftrag des Gerichts an die Betreuungsbehörde zu informieren. Mit ihr sollen die Möglichkeiten und Grenzen einer rechtlichen Betreuung erörtert und ggf. soll über vorsorgende Verfügungen informiert werden. Die Behörde hat weiter über unterstützende anderweitige Hilfen zu beraten und sie gegebenenfalls zu vermitteln. Die Informationen sollen in einer für die betroffene Person verständlichen Sprache erfolgen. Die Ehre und Privatsphäre dürfen nicht verletzt werden.

Ist bereits ein Betreuer oder eine Betreuerin bestellt, hat dieser Betreuer bzw. die Betreuerin die betreute Person zu beraten. Die Behörde soll nicht in Konkurrenz zum Betreuer oder zur Betreuerin treten und vermeiden, dass sich Konfliktsituationen zwischen Betreuer bzw. Betreuerin und der betreuten Person entwickeln. Wenden sich Betreute direkt an die Behörde, wird diese die betroffene Person auf Grund ihrer allgemeinen Beratungspflicht beraten.

3.5. Auskünfte durch Dritte

Die Betreuungsbehörde hat die soziale Situation Betroffener umfassend daraufhin auszuleuchten, ob und wie eine Person in soziale Systeme eingebunden ist, ob und wo es Potenziale für eine weitestgehend autonome Lebensführung gibt und wie diese erschlossen werden könnten. Genau diese Zusammenhänge muss das Gericht kennen, bevor es über die Bestellung eines Betreuers oder einer Betreuerin entscheidet. Zur Feststellung und Erschließung sozialer Ressourcen im familiären und sozialen Umfeld einer Person können insofern über die Befragung Betroffener hinausgehende Ermittlungen bei Dritten notwendig werden.

4. Datenschutz

Gemäß § 8 BtBG kann das Gericht bei der Betreuungsbehörde Unterstützung bei der Aufklärung des Sachverhalts anfordern. Hierbei handelt die Behörde eigenständig und unabhängig vom Gericht. § 8 BtBG ermächtigt jedoch nicht zur Datenerhebung durch die Betreuungsbehörde. Auch kann sich die Behörde nicht auf die Vorschriften zur Beweiserhebung durch die Gerichte stützen. Dem Betreuungsbehördengesetz fehlt eine Regelung zu den datenschutzrechtlichen Befugnissen der Betreuungsbehörde, wenn sie im Auftrag für das Betreuungsgericht nach § 8 BtBG den Sachverhalt ermittelt.

Die Datenerhebung richtet sich daher nach den für öffentliche Stellen der Länder geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Dies ist für die Betreuungsbehörde, mangels einer spezialgesetzlichen Rechtsgrundlage, das Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) .

Bezüglich der Frage, welche Rechtsgrundlage für eine Datenerhebung einschlägig ist, muss zwischen den verschiedenen Datenerhebungen differenziert werden:

  • Erhebung von personenbezogenen Daten im Allgemeinen,
  • Erhebung von besonders geschützten Daten,
  • Erhebung beim Betroffenen selbst und einer Datenerhebung bei Dritten.

4.1. Erhebung personenbezogener, nicht besonders geschützter Daten beim Betroffenen selbst

Rechtsgrundlage zur Datenerhebung ist § 6 Absatz 2 BlnDSG in Verbindung mit §§ 13 bis 15 Bundesdatenschutzgesetz . Die §§ 13 bis 15 BDSG finden Anwendung, wenn aufgrund einer Rechtsvorschrift des Bundes personenbezogene Daten verarbeitet werden, ohne dass die Verarbeitung im Einzelnen geregelt ist, wie vorliegend durch das BtBG.

Insoweit ist eine Datenerhebung gemäß § 6 Absatz 2 BlnDSG i.V.m. § 13 Absatz 1 BDSG zulässig, wenn die Kenntnis der Daten zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich ist. Bei § 6 Absatz 2 BlnDSG handelt es sich um eine Rechtsgrundverweisung, daher müssen alle Voraussetzungen der §§ 13 bis 15 BDSG geprüft werden. Insbesondere muss in diesem Zusammenhang die Erforderlichkeit der Datenerhebung geprüft werden. Die Datenerhebung muss verhältnismäßig sein, die Grundsätze der Datensparsamkeit und der Datenvermeidung müssen beachtet werden. Im Ergebnis muss es sich um unverzichtbare Daten für die Aufgabenerfüllung der Betreuungsbehörde handeln.

Die Erhebung von nicht besonders geschützten personenbezogenen Daten ist insofern auch für den Fall, dass eine Einwilligung nicht erteilt werden kann oder die betroffene Person diese nicht erteilen will, nur zulässig, soweit es sich um unverzichtbare Daten für die Aufgabenerfüllung der Betreuungsbehörde handelt.

4.2. Erhebung besonders geschützter Daten beim Betroffenen selbst

Bei der Erhebung besonders geschützter Daten (§ 3 Abs. 9 BDSG) wird die Befugnis zur Datenerhebung gemäß § 6 Absatz 2 BlnDSG i.V.m. § 13 Absatz 2 BDSG eingeschränkt. Im Falle der Datenerhebung durch die Betreuungsbehörde sind insbesondere hinsichtlich des Gesundheitszustandes erhobene Daten als besonders sensibel im Sinne des § 3 Absatz 9 BDSG zu qualifizieren.

Ist Gegenstand der Datenerhebung also etwa die körperliche oder psychische Gesundheit, so bedarf es der Einwilligung des/der Betroffenen, § 6 Absatz 2 BlnDSG i.V.m. § 13 Absatz 2 Nr. 2 BDSG. Nicht in jedem Fall wird jedoch eine betroffene Person in der Lage oder willens sein, eine Einwilligung zu erteilen.

Im Ausnahmefall kann die Betreuungsbehörde die Daten auch ohne Einwilligung des oder der Betroffenen – gestützt auf § 6 Absatz 2 BlnDSG i.V.m. § 13 Absatz 2 Nr. 3 BDSG – erheben, wenn dies zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person erforderlich ist und sofern der oder die Betroffene aus psychischen oder rechtlichen Gründen außerstande ist, eine Einwilligung zu erteilen. Im Regelfall dürften diese Voraussetzungen jedoch nicht vorliegen.

Im Ergebnis benötigt die Betreuungsbehörde nach der geltenden Rechtslage (BlnDSG) bei der Erhebung besonders geschützter Daten die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person. Sofern Betroffene krankheits- oder behinderungsbedingt hierzu nicht in der Lage sind und die Voraussetzungen des § 6 Absatz 2 BlnDSG i.V.m. § 13 Absatz 2 Nr. 3 BDSG nicht vorliegen, kann die Betreuungsbehörde dadurch möglicherweise keine qualifizierten Ergebnisse – insbesondere zur gesundheitlichen Situation der Person – an das Betreuungsgericht übermitteln. Die weitere Entscheidung und gegebenenfalls Durchführung weiterer Ermittlungen aufgrund weitergehender Ermittlungsbefugnisse läge dann beim Betreuungsgericht.

4.3. Erhebung von Daten bei Dritten

Im Rahmen der Datenerhebung nach § 6 Abs. 2 BlnDSG i.V.m. § 13 BDSG sind Daten, im Sinne des Direkterhebungsgrundsatzes gemäß § 4 BDSG, grundsätzlich beim Betroffenen zu erheben. Dies gilt sowohl für besonders geschützte Daten, als auch für weitere personenbezogene Daten.

Ohne Mitwirkung der betroffenen Person dürfen Daten nach § 4 Absatz 2 BDSG in der Regel nur erhoben werden, wenn die Erhebung bei dem oder der Betroffenen einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde und keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass überwiegend schutzwürdige Interessen einer Person beeinträchtigt werden. Hierbei ist im Einzelfall zu prüfen, inwieweit die Bedingungen dafür vorliegen. Es ist ein strenger Maßstab anzusetzen, so dass diese Voraussetzungen in den wenigsten Fällen gegeben sein dürften.

Für den Fall einer vorliegenden, wirksamen Einwilligung können selbstverständlich auch Dritte in die Sachverhaltsaufklärung durch die Betreuungsbehörde einbezogen werden. Ungeachtet dessen ist in jedem Fall einer Datenerhebung bei Dritten zusätzlich auch zu prüfen, inwieweit der/die Betroffene über die Datenerhebung in Kenntnis gesetzt werden muss.

Im Ergebnis ist bei der Erhebung von Daten bei Dritten eine Einwilligung des oder der Betroffenen erforderlich. Existiert eine solche Einwilligung nicht, muss das Betreuungsgericht über das weitere Verfahren entscheiden, wenn kein Fall des § 4 Absatz 2 BDSG vorliegt.

4.4. Form der Einwilligung

Im Regelfall bedarf es der Schriftform, lediglich aufgrund besonderer Umstände kann in Einzelfällen auf das Erfordernis der Schriftform verzichtet werden. Der Anwendungsbereich dieser Ausnahme muss jedoch streng geprüft werden. Reine Zweckmäßigkeitserwägungen sind nicht ausreichend. Bei Vorliegen einer Einwilligung ist zusätzlich zu prüfen, inwieweit der oder die Betroffene überhaupt einwilligungsfähig ist.

Die vorstehenden Ausführungen zum Datenschutz wurden mit dem Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abgestimmt.

5. Berichterstattung an das Betreuungsgericht

Die Berichterstattung der Betreuungsbehörde im gerichtlichen Betreuungsverfahren muss
  • nachvollziehbar und hinsichtlich ihrer Schlussfolgerungen überzeugend sein,
  • vollständig sein,
  • dem Unterstützungsbedarf des Gerichts entsprechen, aber auch dem Einzelfall gerecht werden,
  • fachlich verlässlich sein,
  • aus sich heraus verständlich sein,
  • Fakten und deren Bewertung unterscheidbar machen,
  • reflektiert sein,
  • in ihrer Ausdrucksweise wertschätzend gegenüber den Personen sein.

Für die standardisierte Sachverhaltsaufklärung sind in der Anlage ein Leitfaden zur Vorgehensweise bei der Erstellung des Sozialberichts sowie Vordruck – Soz III Q 18 – für den Sozialbericht der Betreuungsbehörde und eine Datenschutzerklärung – Soz III Q 18.1 -des/der Betroffenen beigefügt.

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