Jede Position der Belegliste (Ausgabe bzw. Zahlung), die geltend gemacht werden soll, muss mit einem Beleg nachgewiesen werden. Diese Belege bestehen bei Barzahlung aus der quittierten Rechnung bzw. dem Kassenbon, ansonsten aus der Rechnung und dem*Zahlungsbeleg*. Ein Zahlungsbeleg ist bei unbaren Zahlungen der Kontoauszug zum Nachweis der überwiesenen Summe. Bei Barzahlungen erfolgt der Nachweis auf den Rechnungen (Vermerk „Betrag erhalten“ + Unterschrift). Kassenbons und Quittungen müssen einzeln auf DIN A4-Seiten aufgeklebt und nummeriert werden.
Ein Rechnungsbeleg muss grundsätzlich folgende Angaben beinhalten (bei einigen Supermärkten wird nur auf Aufforderung ein Bon mit MwSt. erstellt.):
- Name und Anschrift des Lieferanten (wo wurde das gekauft)
- Ausstellungsdatum der Rechnung (wann wurde es gekauft)
- Umfang und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (was wurde gekauft)
- Aufschlüsselung des Nettoentgelts nach Steuersätzen (auf manche Waren werden 19% Mehrwertsteuer erhoben, auf andere 7%)
- Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit („Der Betrag enthält keine Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UStG“).
- Betrag der Umsatzsteuer Bei Belegen unter 150 € reicht die Formulierung „Dieser Betrag enthält x % MwSt“
- Projektnummer (siehe Zuwendungsbescheid)
Belege ab 150 € (inkl. MwSt.) müssen zudem beinhalten:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (wer hat das gekauft) ACHTUNG: Das muss immer die Person sein, die die Vereinbarung unterschrieben hat bzw. die Einrichtung, die diese Person vertritt!
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des Lieferanten
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn nicht mit Rechnungsdatum identisch
Nutzen Sie bitte Skonti oder Rabatte. Verzichten Sie auf deren Nutzung, werden sie Ihnen dennoch vom Förderbetrag abgezogen! Es dürfen keine Payback-Punkte, Happy Digits o. ä. geldwerte Vorteile gesammelt werden! Die getätigten Ausgaben sind fortlaufend anhand der Einzelbelege und allen erforderlichen Angaben zu erfassen. Sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, beachten Sie bitte, dass die angeführten Beträge keine Umsatzsteuer enthalten dürfen (Nettobeträge angeben). Die Originale erhalten Sie mit einem Prüfstempel von der Förderstelle zurück.
Alle Belege sind von Ihnen bis zum 31.12. 20xy aufzubewahren! Ausgaben, für die keine Belege vorgelegt werden können, werden nicht anerkannt! Datenverarbeitung/ -erhebung Personenbezogene, antragsgebundene Daten sind durch die Bewilligungsstelle zu erheben. Diese übermittelt die für die Programmdurchführung erforderlichen Daten an die Senatsverwaltung für Finanzen. Die Datenverarbeitung erfolgt unter den Voraussetzungen gem. § 10 Abs. 1 i. V. m. § 6 Abs. 1 und des § 6a Abs. 1 und 2 und der §§ 9, 11,12, 13,14 des Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG). Der Fördernehmer muss der Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung dieser Daten mit der Antragstellung zustimmen. Wird die Zustimmung verweigert, werden keine Fördermittel bewilligt. Die Bewilligung einer Zuwendung an eine juristische Person setzt weiterhin eine Einwilligung des Fördernehmers über die Veröffentlichung der Daten in der zentralen Zuwendungsdatenbank gemäß Nr. 1.5.1 und 1.5.2 der
Ausführungsvorschrift zu § 44 Landeshaushaltsordnung voraus. Wenn Projekte durch Mittel des Landes Berlin gefördert wurden, kann der Rechnungshof von Berlin projektbezogene Daten im Rahmen der Rechnungsprüfung verarbeiten. Der Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit von Berlin kann im Rahmen seiner Kontrollbefugnis (§ 28 BlnDSG) projektbezogene Daten verarbeiten.