Informationen für Zuwendungsempfangende

Hinweise

Ziel der Hinweise ist es Ihnen eine reibungslose Durchführung zu ermöglichen und möglichst alle Informationen rund um die Zuwendung zu vermitteln.

Ich hoffe, dass Sie mit den nachfolgenden Hinweisen einen guten Überblick gewinnen, worauf Sie bei der Projektdurchführung achten müssen.

Insbesondere vor Projektbeginn sollten Sie sich mit den Hinweisen vertraut machen. Bitte beachten Sie auch, dass diese Hinweise eine individuelle Beratung nicht ersetzten können.

An dieser Stelle sei auch darauf hingewiesen, dass diese Informationen lediglich informativen Charakter haben. Verbindlich ist allein der Zuwendungsbescheid mit seinen Auflagen sowie den Allgemeinen und Besonderen Nebenstimmungen.

Egal wie solide Ihre Projektplanung ist, erfahrungsgemäß ergeben sich regelmäßig Änderungen, die eine Anpassung erforderlich machen.

Bei wesentlichen inhaltlichen, aber auch bei finanziellen, Änderungen müssen Sie dies mitteilen. Welche konkreten Mitteilungspflichten Sie haben, erfahren unter Nr. 5 der allgemeinen Nebenbestimmungen.

In keinem Fall sollten Sie die Bewilligungsstelle vor vollendete Tatsachen stellen oder Änderungen verspätet mitteilen.

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Anschaffung von Gegenständen/Inventarisierung
Gemäß Ziffer 4.2 der Allgemeinen Nebenbestimmungen (ANBest-P) zu § 44 Landeshaushaltsordnung hat der Fördernehmer angeschaffte oder hergestellte Gegenstände (z. B. Büromöbel, Kameras, Computer etc.), die der Erfüllung des Zuwendungszweckes dienen, zu inventarisieren. Abweichend von der in der ANBest-P geregelten Wertgrenze wurde für Gegenstände im Rahmen einer Förderung aus den Zuwendungsmitteln des Bezirksamtes Steglitz-Zehlendorf des Landes Berlin die Inventarisierung ab einem Anschaffungswert- bzw. Herstellungswert von mehr als 150 Euro festgelegt. Die Wertgrenze entspricht der steuerlichen Abschreibungsgrenze für Wirtschaftsgüter und bemisst sich nach dem Nettowert, d. h. die Umsatzsteuer ist nicht zu berücksichtigen. Das Inventarverzeichnis ist im Rahmen des Verwendungsnachweises vorzulegen. Über die weitere Verwendung dieser Gegenstände nach Beendigung des Projektes entscheidet die Bewilligungsstelle.

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Zuwendungen dürfen nur auf Antrag gewährt werden.

Die Fristen für die Antragsstellung werden rechtzeitig auf der Internetseite des Fachbereichs Kultur veröffentlicht.

Für die Antragsbearbeitung sind dem Antrag alle notwendigen Formulare sowie rechtsverbindliche Unterschriften beizufügen.
Erfahrungsgemäß ist dieser Zeitraum von zwei bis vier Monaten vom Einreichen des Antrags bis zur Bescheiderteilung und ersten Auszahlung für die Antragsbearbeitung notwendig. Er ergibt sich aus folgenden Arbeitsschritten:

  1. Formale Antragsprüfung zzgl. Nachlieferungsfrist bei fehlenden Angaben oder Anlagen
  2. Fachliche Prüfung durch eine Jury
  3. Bewilligung
  4. Zustimmung des Zuwendungsempfängers hierzu
  5. Prüfung des Zahlungsabrufs
  6. Auszahlung durch die Bewilligungsstelle

Daher sollte der Projektbeginn erst im zweiten Quartal des folgenden Kalenderjahres geplant werden. Möchten Sie davon abweichen, kann ein Antrag auf vorzeitigen Maßnahmen beginn gestellt werden. Da dies gewisse Risiken birgt, ist eine Beratung nachdrücklich empfohlen.

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Auch nach Abschluss eines Projektes und der Erteilung des Schlussbescheides hat der Zuwendungsempfänger noch bestimmte Pflichten. Er muss bestimmte Vorgaben aus der Förderung darüber hinaus beachten und ist auch weiterhin zu Auskünften über die Durchführung und Abrechnung des Projektes verpflichtet. Zu den Pflichten kann außerdem gehören, dass angeschaffte Gegenstände auch über den Förderzeitraum hinaus für den Förderzweck eingesetzt werden müssen (siehe Zweckbindungsfrist). Wichtig ist ebenfalls, dass für künftige Prüfungen die Unterlagen des Projektes so lange aufzubewahren sind, wie dies im Zuwendungsbescheid festgelegt ist. Die Frist beträgt aktuell fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises, sofern nicht eine längere Aufbewahrungsfrist durch die Förderstelle bestimmt ist. Zu diesen Unterlagen gehören neben den Rechnungs- und Zahlungsbelegen auch sämtliche Dokumente, die die Durchführung des Projektes nachweisen. Der Förderstelle muss insbesondere mitgeteilt werden, wenn die Unterlagen künftig an einem anderen Ort aufbewahrt werden, da die Förderstelle immer informiert sein muss, wo die Unterlagen eingesehen werden können.

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Jede Position der Belegliste (Ausgabe bzw. Zahlung), die geltend gemacht werden soll, muss mit einem Beleg nachgewiesen werden. Diese Belege bestehen bei Barzahlung aus der quittierten Rechnung bzw. dem Kassenbon, ansonsten aus der Rechnung und dem*Zahlungsbeleg*. Ein Zahlungsbeleg ist bei unbaren Zahlungen der Kontoauszug zum Nachweis der überwiesenen Summe. Bei Barzahlungen erfolgt der Nachweis auf den Rechnungen (Vermerk „Betrag erhalten“ + Unterschrift). Kassenbons und Quittungen müssen einzeln auf DIN A4-Seiten aufgeklebt und nummeriert werden.

Ein Rechnungsbeleg muss grundsätzlich folgende Angaben beinhalten (bei einigen Supermärkten wird nur auf Aufforderung ein Bon mit MwSt. erstellt.):

  • Name und Anschrift des Lieferanten (wo wurde das gekauft)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung (wann wurde es gekauft)
  • Umfang und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (was wurde gekauft)
  • Aufschlüsselung des Nettoentgelts nach Steuersätzen (auf manche Waren werden 19% Mehrwertsteuer erhoben, auf andere 7%)
  • Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit („Der Betrag enthält keine Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UStG“).
  • Betrag der Umsatzsteuer Bei Belegen unter 150 € reicht die Formulierung „Dieser Betrag enthält x % MwSt“
  • Projektnummer (siehe Zuwendungsbescheid)

Belege ab 150 € (inkl. MwSt.) müssen zudem beinhalten:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers (wer hat das gekauft) ACHTUNG: Das muss immer die Person sein, die die Vereinbarung unterschrieben hat bzw. die Einrichtung, die diese Person vertritt!
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des Lieferanten
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn nicht mit Rechnungsdatum identisch

Nutzen Sie bitte Skonti oder Rabatte. Verzichten Sie auf deren Nutzung, werden sie Ihnen dennoch vom Förderbetrag abgezogen! Es dürfen keine Payback-Punkte, Happy Digits o. ä. geldwerte Vorteile gesammelt werden! Die getätigten Ausgaben sind fortlaufend anhand der Einzelbelege und allen erforderlichen Angaben zu erfassen. Sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, beachten Sie bitte, dass die angeführten Beträge keine Umsatzsteuer enthalten dürfen (Nettobeträge angeben). Die Originale erhalten Sie mit einem Prüfstempel von der Förderstelle zurück.

Alle Belege sind von Ihnen bis zum 31.12. 20xy aufzubewahren! Ausgaben, für die keine Belege vorgelegt werden können, werden nicht anerkannt! Datenverarbeitung/ -erhebung Personenbezogene, antragsgebundene Daten sind durch die Bewilligungsstelle zu erheben. Diese übermittelt die für die Programmdurchführung erforderlichen Daten an die Senatsverwaltung für Finanzen. Die Datenverarbeitung erfolgt unter den Voraussetzungen gem. § 10 Abs. 1 i. V. m. § 6 Abs. 1 und des § 6a Abs. 1 und 2 und der §§ 9, 11,12, 13,14 des Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG). Der Fördernehmer muss der Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung dieser Daten mit der Antragstellung zustimmen. Wird die Zustimmung verweigert, werden keine Fördermittel bewilligt. Die Bewilligung einer Zuwendung an eine juristische Person setzt weiterhin eine Einwilligung des Fördernehmers über die Veröffentlichung der Daten in der zentralen Zuwendungsdatenbank gemäß Nr. 1.5.1 und 1.5.2 der Ausführungsvorschrift zu § 44 Landeshaushaltsordnung voraus. Wenn Projekte durch Mittel des Landes Berlin gefördert wurden, kann der Rechnungshof von Berlin projektbezogene Daten im Rahmen der Rechnungsprüfung verarbeiten. Der Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit von Berlin kann im Rahmen seiner Kontrollbefugnis (§ 28 BlnDSG) projektbezogene Daten verarbeiten.

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Ergänzend zu den Eigenmitteln und der Förderung haben Sie die Möglichkeit Ihr Projekt durch Drittmittel zu finanzieren.

Drittmitteln sind Geld- oder Sachleistungen, die von anderen Stellen (Institutionen) und/oder aus anderen Programmen neben den Eigenmitteln für die Durchführung des Projektes zur Verfügung gestellt werden. Auch Bankdarlehen fallen unter die Drittmittel.

Vor der Bewilligung muss die Gesamtfinanzierung gesichert sein. Idealerweise haben Sie die Drittmittel bereits erhalten. Alternativ liegt Ihnen eine schriftliche Zusage vor. Diese kann bis zur Bewilligung vorgelegt werden.

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Für Zuwendungen wird erwartet, dass Sie einen angemessen Eigenanteil aufbringen. Wie hoch dieser ist, kann den einzelnen Förderprogrammen entnommen werden. Eigenmittel grenzen sich von den Drittmitteln ab und sind im Finanzierungsplan gesondert auszuweisen.

Bei der Dezentralen Kulturarbeit sind Eigenmittel in Höhe von 20 Prozent zu erbringen, dies erfolgt in der Regel durch eigens Kapital oder Ticketeinnahmen.

Eigenmittel sind vorrangig zu verwenden.

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Bereits im Zuge der Antragstellung sollte sorgfältig geprüft werden, ob durch das Projekt Einnahmen, z. B. Teilnahmegebühren, Mieteinnahmen, Zinseinnahmen auf das Projektkonto o. ä. entstehen. Die Einnahmen werden mit den anfallenden Ausgaben verrechnet (vgl. Nr. 1.2 Allgemeine Nebenbestimmungen (ANBest-P) zu § 44 Landeshaushaltsordnung).

Sie sind – sofern bekannt – bereits im Finanzierungsplan anzugeben und später auch in den Zahlungsabrufen und Zwischen-/Zahlungsnachweisen sowie im Verwendungsnachweis anzugeben. Können Einnahmen nicht konkret benannt werden, sind diese schätzungsweise darzustellen.

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Bei allen Zuwendungen ist gemäß Nr. 11a Ausführungsvorschrift zu § 44 Landeshaushaltsordnung eine Erfolgskontrolle durchzuführen, ob das mit ihr beabsichtigte Ziel voraussichtlich erreicht wird bzw. erreicht worden ist. Sie kann sowohl projektbegleitend als auch mit der Durchführung der Nachweisprüfung verbunden werden. Hierfür dienen zum einen die regelmäßig zu erstellenden Sachberichte und zum anderen Vor-Ort-Besuche, Teilnahmen an Veranstaltungen o. ä. Den Förderstellen, Prüfbehörden und ihren Beauftragten sind hierfür jederzeit die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen bzw. Termine vor Ort zu ermöglichen.

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Die Gewährung der Zuwendung erfolgt bei Projekten ausschließlich in Form einer Fehlbetragsfinanzierung, d. h. die Zuwendung deckt lediglich den im Finanzierungsplan ausgewiesenen Fehlbetrag, auch wenn sich die zuwendungsfähigen Ausgaben erhöhen.

Sollten die tatsächlichen Ausgaben allerdings unter dem Fehlbetrag liegen, vermindert sich der Fehlbetrag entsprechend, da ansonsten Zuwendungsmittel bei den Zuwendungsempfangenden verbleiben würden, die nicht mehr dem Zuwendungszweck zugeführt werden können.

Das Gesamtergebnis des Finanzierungsplans und die Einzelansätze sind nicht verbindlich (Nr. 1.2 letzter Satz ANBest-P). Daher gibt es bei der Überschreitung der Einzelansätze keine Beschränkungen, sofern sich die Gesamtzuwendungssumme nicht verändert. Weichen die Einzelansätze um mehr als 20 Prozent ab, ist dies mitteilungspflichtig, auch wenn das Gesamtergebnis unverändert bleibt. In diesem Fall ist mit der Mitteilung ein geänderter Finanzierungsplan einzureichen. Die Ursache der Abweichung ist kurz zu begründen.

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Der Förderzeitraum (Bewilligungszeitraum) ist die zeitliche Begrenzung für Ausgaben, die im Rahmen der Zuwendung anerkannt werden. Eine Zahlung des Fördernehmers an Dritte ist nach Ablauf des Zeitraums nur noch möglich, sofern die Rechnungslegung im Förderzeitraum erfolgt ist. In Fällen, wo absehbar ist, dass die Leistung oder die Stellung der Rechnung erst nach dem Förderzeitraum möglich ist, werden sie maximal bis zwei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums als zuwendungsfähig anerkannt (siehe auch Verwendungsnachweis).

Der Förderzeitraum ist in der Regel länger, als der Durchführungszeitraum, um Vor- und Nachbereitungen tätigen zu können, zum Beispiel Grafik und Druck von Werbemitteln oder Proben.

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  • Verwendungsnachweis:
    Spätestens sechs Monate nach Abschluss des Projektes spätestens jedoch zum 31.03. des Folgejahres (Bitte lesen Sie dazu das Stichwort Verwendungsnachweis“)
  • Zwischennachweis:
    Entfällt
  • Zahlungsabruf der letzten Jahresrate:
    Bis zum 30.11. des jeweiligen Jahres (Posteingang des unterzeichneten Originals bei der Förderstelle)
  • Verausgabung der abgerufenen Fördermittel:
    Innerhalb von 2 Monaten
  • Aufbewahrung der Originalbelege: Mind. 5 Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises, sofern im Bescheid nichts Anderes festgelegt ist
  • Rückzahlung nicht zweckentsprechend verwendeter Mittel:
    Mitteilung an die Förderstelle und Rückzahlung auf das im Bescheid angegebene Konto innerhalb einer Woche
  • Folgeantrag:
    Fristen sind der Webseite zu entnehmen
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Ist vorgesehen, dass Projekte von mehreren Institutionen gemeinsam durchgeführt werden sollen, erfolgt die Zuwendung als Gesamtvorhaben an einen der beteiligten Partner, so sind die für die übrigen Partner bestimmten Mittel im Zuwendungsbescheid als „Zuwendungen zur Weitergabe an Dritte“ zu deklarieren. In diesem Fall gelten auch die vom Erstempfänger an die Partner weitergegebenen Mittel als Zuwendungen und nicht als Leistungsentgelte und werden entsprechend auch steuerrechtlich behandelt. Für die Letztempfänger gelten hinsichtlich der Verausgabung und des Nachweises der Mittel dieselben Bestimmungen wie für den Erstempfänger. Es ist jedoch nicht zulässig, solche Kooperationsverträge zu schließen, um die für Leistungsverträge geltenden Vergabevorschriften zu umgehen. Dieser Punkt ist besonders zu prüfen.

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Fördernehmer, die mehr als 25.000 € Landesförderung erhalten, müssen sich mit der Antragstellung in einer gesonderten Erklärung zur Einhaltung der Leistungsgewährungsverordnung (LGV) verpflichten. Dazu müssen sie insbesondere angeben, wie viele Personen beschäftigt sind und welche Maßnahmen zur Frauenförderung eingeleitet, fortgesetzt oder durchgeführt werden bzw. wurden.

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Das Land Berlin gewährt Zuwendungen nach der Landeshaushaltsordnung nur, wenn sich die Fördernehmer verpflichten, ihren Beschäftigten mindestens den zurzeit gültigen Mindestlohn gemäß § 9 Mindestlohngesetz für das Land Berlin (Landesmindestlohngesetz) zu zahlen. Der Mindestlohn beträgt momentan 9,35 Euro (brutto) je Zeitstunde, solange der Senat keinen höheren Mindestlohn festlegt.

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Werben Sie bitte für Ihr Projekt und weisen Sie dabei auf die Förderung aus dem Projektfond Kulturelle Bildung beziehungsweise der Dezentralen Kulturarbeit oder des Bezirkskulturfonds beziehungsweise der Sondermittel der Bezirksverordnetenversammlung hin. Wenn möglich, fügen Sie bitte hierzu auf allen Handzetteln, Broschüren, Webseiten, Plakaten usw. das Logo des Bezirks Steglitz-Zehlendorf von Berlin ein, das Sie auf der Internetseite des Bezirks finden und von dort kopieren können. Informieren Sie bitte auch die Förderstelle über Ihre Veranstaltungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zu Ihrem Projekt. Dokumentieren Sie bitte die Maßnahmen Ihrer Öffentlichkeitsarbeit zu Ihrem Projekt durch Belege von Fotos, Druckerzeugnissen, Videos etc., Kopien von Veröffentlichungen in der Presse, Internet, Pressetexte oder andere Referenzen und Einschätzungen zum Projekt.

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Honorare Das Honorar ist die Vergütung angefallener freiberuflicher Leistungen (z.B. Künstler). Generell ist der Abschluss von Honorarverträgen bzw. -vereinbarungen notwendig, um vorab den Inhalt, Umfang und Vergütung der Leistung festzulegen. Diese sind der Abrechnung beizulegen (inkl. aller einzelnen Honorarrechnungen mit Stundensatz und -zahl). Bei Beträgen unter 150 € kann auf den Abschluss eines Honorarvertrages verzichtet werden, wenn aus dem Rechnungsbeleg folgende Informationen hervorgehen:
  • die beschäftigte Person (Angabe des Namens und der Adresse),
  • Inhalt und Umfang der Leistung sowie
  • Höhe der Vergütung (Angabe der Stunden x Stundensatz). Sollte in der Honorarrechnung nicht explizit ein tagegenauer Stundennachweis aufgeführt worden sein, so ist dieser zusätzlich einzureichen. Alle Stundennachweise sind vom Auftragnehmer und von der Projektleitung zu unterzeichnen.

Alle erbrachten Honorarleistungen sind per taggenauer Stundenaufstellung nachzuweisen.

Personalkosten
Unter diese Ausgabenkategorie fallen Kosten für die beim Fördernehmer abhängig Beschäftigten. Beschäftigt ein Fördernehmer für die Durchführung seiner Projekte eigene Mitarbeiter, so dürfen diese nicht bessergestellt werden als Mitarbeiter des Landes Berlin (siehe hierzu Ziffer 1.3 ANBest-P). Die Vergütung richtet sich nach der Tätigkeit und nicht nach der Ausbildung der Mitarbeiter. Die Auswahl und die Einstufung der Mitarbeiter ist vom Fördernehmer schriftlich zu begründen. Bei der Kalkulation von Personalkosten im Zuge der Projektantragstellung können Tätigkeiten auf der Grundlage der Berliner Durchschnittssätze für Angestellte maximal gemäß den u. g. Tabellenwerten honoriert werden. Die angegebenen Beträge sind Höchstbeträge (inklusive Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung) und beziehen sich auf eine Zeitstunde. Bei der Abrechnung sind die entstandenen Kosten einzeln nachzuweisen. Dies geschieht bei Einsatz eigenen Personals durch Stundenzettel und Lohnjournale derjenigen Mitarbeiter, die diese Aufgaben durchgeführt haben. Tätigkeiten erforderlich

Personalausgaben sind zuschussfähig, wenn folgende Nachweise vorgelegt werden:
a) Kopie des Arbeitsvertrags oder ein vergleichbares Dokument
b) monatliche personengebundene Zahlungsnachweise für Löhne und Gehälter (Lohnjournal
bzw. Gehaltsnachweis) auf denen der Mitarbeiter bestätigt hat, dass er das Gehalt
erhalten hat; sofern nicht ohnehin dargestellt, sind auf dem Nachweis die Arbeitgeber-
Sozialversicherungsanteile zu vermerken;
c) Bestätigung des Fördernehmers, dass die Steuern und Sozialabgaben für die
Beschäftigten abgeführt worden sind;
d) sofern die Tätigkeit im Projekt nur anteilig erfolgt: tagesgenaue Stundennachweise, die mit
Datum und Unterschrift des Mitarbeiters und des Projektleiters versehen sind;
e) Bestätigung der Sozialversicherung, dass der Fördernehmer keine Schulden hat;
f) Bestätigung des Finanzamtes, dass der Fördernehmer keine Schulden hat.
Der Nachweis zu a) ist bis zum ersten Zahlungsabruf, die restlichen Nachweise sind mit dem Verwendungsnachweis vorzulegen.

Die Abrechnung von anteiligen Personalkosten (Basis ist das monatliche Arbeitgeber-Brutto) erfolgt nach der zu leistenden wöchentlichen Arbeitszeit im Projekt zur regulären Arbeitszeit. Der monatliche Anteil der förderfähigen Personalkosten für das Projekt wird aufs Jahr hochgerechnet und entsprechend der gesamten Projektlaufzeit berechnet.

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Gemäß Ziffer 11.10 der Ausführungsvorschrift zu § 44 Landeshaushaltsordnung ist in Schlussbescheiden der Satz aufzunehmen: „Rückforderungsansprüche aufgrund anderslautender Sachverhalten, die nachträglich bekannt werden, bleiben hiervon unberührt.“ Hier stellte sich die Frage, ob sich aus späteren Prüfungen (z.B. Sekundärkontrollen) auch nach Rechtskraft des Schlussbescheides Rückforderungen für Fördernehmer ergeben können. Schlussbescheide werden erstellt, um für die Fördernehmer eine Verlässlichkeit hinsichtlich der Anerkennung von Ausgaben herzustellen. Sachverhalte, die nachträgliche Rückforderungen rechtfertigen, sind überprüfbare Tatsachen und Zusammenhänge, also z. B. Betrug durch bewusste Zurückhaltung oder Fälschung von Dokumenten bzw. Angaben, das Nicht-Aufbewahren von Belegen bis zum Ende der vorgeschriebenen Frist, eine Insolvenz oder die Zweckentfremdung von Gegenständen/Gebäuden vor dem Ablauf der Bindungsfrist. Nicht unter diese Sachverhalte, die eine nachträgliche Rückforderung rechtfertigen, fallen hingegen andere Rechtsauffassungen, die sich z. B. im Rahmen von Sekundärkontrollen ergeben. Damit sind bei rechtskräftigen Schlussbescheiden Rückforderungen aufgrund von anderen Rechtsauffassungen im Rahmen späterer Prüfungen ausgeschlossen.

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Die Fördermittel sind nur für die von Ihnen beantragten und genehmigten Einzelposten zu verwenden. Änderungen des Zeit- und Kostenplanes sind mit der Förderstelle abzustimmen. Fördermittel sind zurückzuzahlen, wenn:

  • das Projekt nicht durchgeführt wurde,
  • nicht alle Gelder verwendet wurden und nicht mehr dem Zuwendungszweck zufließen können (anteilige Rückzahlung, siehe Punkt Festbetragsfinanzierung),
  • Ausgaben aufgrund von fehlenden oder unzureichenden Belegen nicht anerkannt wurden,
  • die Mittel nicht für die Projektziele ausgegeben wurden.

Wenn Sie feststellen, dass Sie Mittel aus o. g. Gründen nicht mehr benötigen, veranlassen Sie bitte unmittelbar die Rückzahlung, um mögliche Zinsforderungen zu vermeiden. Die Bankverbindung sowie den entsprechenden Verwendungszweck finden Sie im Bescheid.

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Der Sachbericht dient der inhaltlichen Beurteilung des Projektes. Im Sachbericht sind die Verwendung der Fördermittel sowie das erzielte (Zwischen-) Ergebnis im Einzelnen darzustellen und vor allem den vorgegebenen Zielen gegenüber zu stellen und zu erläutern (wenn nötig), warum einige Ziele nicht erreicht werden konnten. Es sind Aussagen zu den Kooperationspartnern, zu den erreichten Zielgruppen, zur Nachhaltigkeit und zur Öffentlichkeitsarbeit zu treffen.

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Fördernehmer, die juristische Personen oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts sind, müssen sich vor der Antragstellung in der Transparenzdatenbank des Landes Berlin registrieren und dort die entsprechend der Nr. 1.5.3 der Ausführungsvorschrift zu § 44 Landeshaushaltsordnung erforderlichen Daten eingeben. Nur unter diesen Voraussetzungen ist eine Bewilligung möglich.

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Die Senatsverwaltung für Finanzen hat Klarstellungen zum Umgang mit Umsatzsteuer bei Zuwendungen vorgenommen. Danach fallen echte Zuschüsse (also Zuwendungen), da sie unabhängig von einer konkreten Leistung gewährt werden, nicht unter die Umsatzsteuer. Wenn der Zuwendungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt ist, muss er vorab mit dem Finanzamt klären, ob er für das beantragte Vorhaben von der USt befreit werden kann. Falls es sich um Leistungen bzw. ein Leistungsaustauschverhältnis handelt, ist an Stelle der Zuwendung ein Vertrag abzuschließen. Hier fällt dann gegebenenfalls Umsatzsteuer an und ist auch förderfähig. Die Vergabevorschriften sind selbstverständlich zu beachten. Für vom Fördernehmer eingekaufte Sach- oder Honorarleistungen sind von den Unternehmen, die der Umsatzsteuer unterliegen, ausnahmslos die Nettobeträge anzusetzen. Die Bruttobeträge können nur anerkannt werden, wenn der Fördernehmer unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Gleiches gilt, wenn er (z. B. als Verein) generell nicht der Umsatzsteuer unterliegt oder die Mittel ausschließlich als Zuwendung zur Weitergabe an Dritte bestimmt sind.

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Bei der Vergabe von Leistungen müssen Sie, wenn Ihre Projektförderung mehr als 50.000 € beträgt, die Bestimmungen der Vergabeordnungen einhalten. Für Projekte unter 50.000 € gilt, dass Sie für alle Aufträge, Dienstleistungen bzw. Einkäufe ab 1 000,00 € mindestens drei Angebote schriftlich einholen müssen. Der Preisvergleich muss vor dem Erwerb bzw. der Beauftragung von Dritten stattfinden. Die Auswahl des Produktes muss schriftlich begründet werden. Setzen Sie die öffentlichen Mittel immer wirtschaftlich und sparsam ein. Unter 1 000,00 € reicht ein formloser Preisvergleich vor dem Erwerb bzw. der Beauftragung von Dritten aus.
  • Lieferungen und Leistungen
    Für alle Aufträge sind das ausgewählte Angebot, die Beschreibung der Auswahlentscheidung (Vergabevermerk), die eingeholten Vergleichsangebote und – bei förmlichen Verfahren – das Submissionsprotokoll vorzulegen.
    Weitere Angaben zur Vergabe können Sie dem Merkblatt zu Vergabemodalitäten entnehmen.
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Uneingeschränkt förderfähig sind Beiträge für gesetzlich vorgeschriebene Versicherungen (z. B. Rentenversicherung). Freiwillige Versicherungen (für Sach- oder Personenschäden) sind hingegen nur förderfähig, sofern deren Abschluss im konkreten Fall wirtschaftlich ist. Entsprechend ist es bei freiwilligen Versicherungen zwingend, dass diese bereits bei der Antragstellung angegeben werden. Nur so kann die Förderstelle deren Wirtschaftlichkeit (also ob der Abschluss wirtschaftlicher ist als die Schadensregulierung) vor Bewilligung prüfen. Eine nachträgliche Aufnahme von Versicherungsbeiträgen im Zuge des Verwendungsnachweises ist nicht möglich.

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Spätestens sechs Monate nach Abschluss des Vorhabens müssen Sie nachweisen, dass Sie die Zuwendungen für Ihr Projekt zweckentsprechend verwendet haben. Der Verwendungsnachweis besteht aus dem zahlenmäßigen Nachweis, der Belegliste, einem Sachbericht und falls notwendig der Inventarliste. Bitte stellen Sie den Verlauf und die Ergebnisse Ihres Projekts dar. Machen Sie auch Aussagen ggf. zu Ihren Kooperationspartnern, zu den erreichten Zielgruppen, zur Nachhaltigkeit und zur Öffentlichkeitsarbeit. Legen Sie bitte hier jeweils ein Belegexemplar aller erstellten Werbemittel (z. B. Broschüren, Plakate etc.) der Abrechnung bei. Stellen Sie dann die geplanten und erreichten programmbezogenen Indikatoren und Querschnittsziele gegenüber. Listen Sie bitte schließlich in der Inventarliste die Gegenstände auf, deren Wert 150 Euro übersteigen. Drucken Sie bitte diese Unterlagen für den Verwendungsnachweis aus und senden Sie ihn in einfacher Ausfertigung rechtsgültig unterschrieben an die Prüfstelle.

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Voraussetzung für Zahlungen ist, dass Sie einen Zuwendungsbescheid erhalten haben und dieser rechtskräftig geworden ist. Vorher dürfen keine Fördermittel verausgabt werden. Rechtskraft bedeutet, dass entweder die einmonatige Frist zur Einlegung eines Widerspruchs verstrichen ist oder Sie vorab erklärt haben, dass Sie den Zuwendungsbescheid in der vorliegenden Form akzeptieren. Das können Sie mit dem Formular Einverständniserklärung/Zahlungsabforderung tun. Es beinhaltet den Antrag für einen Vorschuss für die kommenden zwei Monate und die Mitteilung über die bisher erfolgten Ausgaben. Beim ersten Zahlungsabruf entfällt der Nachweis, wenn noch keine Ausgaben erfolgt sind. Dazu reichen Sie bitte dieses Formular mit Datum und der rechtsverbindlichen Unterschrift ein.

Die Zuwendungsmittel sind wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. Bitte beachten Sie, dass Sie – wenn Sie Geld benötigen – den Mittelabruf möglichst frühzeitig stellen, sofern nicht im Bescheid schon Termine für entsprechende Ratenzahlungen vorgesehen sind. Geld, das Sie ausgezahlt bekommen haben, müssen Sie innerhalb von zwei Monaten für den Zuwendungszweck ausgeben. Ansonsten werden die Mittel verzinst. Sollten Sie feststellen, dass Sie die Mittel nicht rechtzeitig für den Zuwendungszweck verausgaben können, informieren Sie hierüber bitte unverzüglich Ihre Förderstelle. Die Mittel der jeweiligen letzten Jahresrate sind bis zum 30.11. des Jahres abzurufen. Für diesen Mittelabruf bedarf es keinen Zwischenverwendungsnachweis. Zuwendungsbescheid Im Zuwendungsbescheid bzw. seinen dazugehörigen Anlagen sind alle für die Projektdurchführung und den Nachweis erforderlichen Vorschriften enthalten. Lesen Sie daher bitte den Bescheid vor Projektbeginn sorgfältig durch. Dies gilt auch für die Anlagen, insbesondere die „Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung“ und die „Besonderen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung“ sowie das Merkblatt zu den Vergabemodalitäten. Im Zuwendungsbescheid ist der Förderzeitraum (auch Bewilligungszeitraum genannt) festgelegt. Bitte beachten Sie, dass nur Rechnungen, Leistungen und Zahlungen anerkannt werden, wenn sie innerhalb dieses Zeitraums erfolgen. Sofern sich abzeichnet, dass Zahlungen erst nach dem Förderzeitraum fällig werden, werden sie maximal bis zwei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums als zuwendungsfähig anerkannt. Wenn Ihnen bestimmte Anforderungen unklar sind, klären Sie diese bitte möglichst zu Beginn des Projektes. Fallen solche Missverständnisse erst später auf, ist dies oftmals mit Mehrarbeit, im schlimmsten Fall auch mit dem Verlust von Fördermitteln verbunden. Daher ist es wichtig, dass Sie sich zu Projektbeginn darüber klar sind, welche Anforderungen Sie erfüllen müssen, um das Geld auch tatsächlich zu erhalten.

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Werden während der Durchführung eines Vorhabens Gegenstände erworben oder hergestellt deren Wert 150 € (ohne Umsatzsteuer) übersteigt oder Baumaßnahmen finanziert, die zur Erfüllung des Zuwendungszweckes dienen, so sind diese an den Förderzweck gebunden und dürfen nur für diesen Zweck verwendet werden. Die Zweckbindung wird generell auf 5 Jahre festgesetzt. Die Förderstelle kann je nach Projektinhalt und Förderumfang im Zuwendungsbescheid bzw. im Vertrag eine abweichende Zweckbindungsfrist bestimmen. Für bauliche Maßnahmen gilt eine 10-jährige Zweckbindung. (siehe auch Inhalt unter Anschaffung von Gegenständen/Inventarisierung) In 4.1. Allgemeine Nebenbestimmungen (ANBest-P) zu § 44 Landeshaushaltsordnung steht:

„Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks erworben oder hergestellt werden, sind für den Zuwendungszweck zu verwenden und sorgfältig zu behandeln. Der Zuwendungsempfänger darf über sie vor Ablauf der im Zuwendungsbescheid festgelegten zeitlichen Bindung nicht verfügen!“

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Auf geht’s!
Ich hoffe, Sie haben damit einen guten Überblick gewonnen, worauf Sie bei der Projektdurchführung achten müssen. Bitte lesen Sie sich den Zuwendungsbescheid und seine Anlagen noch einmal sorgfältig durch und wenn Sie Fragen haben, scheuen Sie sich nicht, sich an mich zu wenden.

Und nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg für Ihr Projekt!