Zeitschiene und Geschäftsgang
Aufgrund des Geschäftsgangs der Sondermittelanträge sind diese so früh wie möglich einzureichen. Bei termingebundenen Veranstaltungen, für die ein Zuschuss erbeten wird, sollte der Antrag mindestens vier Monate vorher gestellt werden; falls die Parlamentarischen (d.h. die Sommer-) Ferien in diesen Zeitraum fallen, ist eine noch frühere Antragstellung ratsam.
Diese zeitliche Verzögerung bis zur Entscheidung über einen Sondermittelantrag ist vor allem auf die folgenden drei Punkte zurückzuführen: Um der BVV die Bewertung eines Antrags auf Sondermittel zu ermöglichen, wird zunächst die jeweils zuständige Fachabteilung des Bezirksamt um eine Stellungnahme gebeten (bei Anträgen von Sportvereinen wäre dies z.B. das Sportamt). Hierzu tritt die Fachabteilung an den Antragsteller heran und erbittet weitere Informationen, Unterlagen, ggf. Kostenvorschläge usw. Bis diese eingehen und bewertet werden können, vergeht erfahrungsgemäß einige Zeit. In den eingangs genannten Kriterien des Ältestenrats werden hierfür bis zu sechs Wochen veranschlagt.
Nach Eingang der Stellungnahme der Fachabteilung im BVV-Büro wird der Sondermittelantrag auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Haushaltsausschusses gesetzt, der darüber berät. Falls sich der Haushaltsausschuss die Bitte um Sondermittel zu eigen macht, stellt er seinerseits für die die nächste Sitzung der BVV den Antrag, dem Antragsteller Sondermittel in einer bestimmten Höhe zur Verfügung zu stellen. Da sowohl der Haushaltsausschuss wie auch die Bezirksverordnetenversammlung nur einmal im Monat tagen, ergibt sich hier ebenfalls eine gewisse zeitliche Verzögerung bis zur Abstimmung über den Sondermittelantrag durch die BVV. Erst nach der Bewilligung der Sondermittel durch die Bezirksverordnetenversammlung stehen diese dem Antragsteller zur Verfügung. (Vgl. hierzu auch den nächsten Punkt „Konsequenzen“.)
Nach einer Bewilligung von Sondermitteln durch die BVV nimmt die Fachabteilung Kontakt mit dem Antragsteller auf und führt mit diesem die weitere finanzielle Abwicklung durch. Nach dem Projektschluss ist mit der Fachabteilung auch die Endabrechnung durchzuführen. Dabei sind Mittel, die für das Projekt bewilligt, aber nicht ausgegeben wurden, zurückzuzahlen.
(Falls sich der Haushaltsausschuss die Bitte um Sondermittel nicht zu eigen macht und keinen Ausschussantrag für die BVV stellt, ist der Antrag bereits in diesem Stadium der Beratung erledigt. Der Antragsteller erhält eine entsprechende Mitteilung des BVV-Büros.)
Konsequenzen aus der Zeitschiene
Anträge sind möglichst frühzeitig zu stellen (mindestens vier Monate vor einem Termin). Die frühzeitige Kenntnis der Entscheidung der BVV ermöglicht dem Antragsteller auch eine bessere Weiterplanung seines Projekts.
- Sehr kurzfristig gestellte Anträge, bei denen sich die Zeitschiene schon rein technisch nicht einhalten lässt, müssen vom BVV-Büro zurückgewiesen werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn eine zu bezuschussende Veranstaltung bereits vor der BVV stattfindet, die über die finanzielle Förderung zu entscheiden hätte, da eine nachträgliche Finanzierung bereits durchgeführter Projekte unzulässig ist.
- Sondermittel können erst ab dem Zeitpunkt verausgabt werden, an dem sie von der BVV bewilligt wurden. D.h., bei der nach Projektschluss durchgeführten Endabrechnung dürfen keine Quittungen vorgelegt werden, die vor dem Sitzungsdatum der BVV ausgestellt wurden. Dies gilt auch dann, wenn der Haushaltsausschuss sich bereits für die Vergabe von Sondermitteln an den Antragsteller ausgesprochen und einen entsprechenden Ausschussantrag für die BVV gestellt hat.
- Ein Bezirkshaushalt gilt immer nur für das laufende Jahr. Die am Anfang dieser Seite genannten 50.000 Euro, die jährlich als BVV-Sondermittel zur Verfügung stehen, sind Teil des Bezirkshaushalts und müssen daher nach ihrer Bewilligung von den Antragstellern noch im selben Haushaltsjahr ausgegeben werden. Auch die Endabrechnung mit der Fachabteilung ist noch vor Ende des Haushaltsjahres durchzuführen. Dies ist vor allem für diejenigen Antragsteller von Bedeutung, deren Anträge auf Sondermittel erst im Herbst von der BVV bewilligt wurden, da sie die Mittel anschließend möglichst rasch für den beantragten Zweck ausgeben und abrechnen müssen.
- Da Sondermittel Teil des Bezirkshaushalts sind und sich Sondermittelanträge daher auf diesen beziehen, gelten die Anträge – genau wie der Bezirkshaushalt – immer nur für das jeweils laufende Jahr. D.h., Sondermittelanträge, über die die Bezirksverordnetenversammlung am Ende des Jahres noch nicht entschieden hat, verfallen mit Ablauf des Jahres. Sie können aber durch ein formloses Schreiben des Antragstellers für das neue Haushaltsjahr wiederbelebt werden und bleiben dann im Geschäftsgang.
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