Drucksache - 0578/III  

Die Bezirksverordnetenversammlung möge beschließen:

Die Bezirksverordnetenversammlung Steglitz-Zehlendorf unterstützt das Bestreben des Bezirksamtes, die Arbeit der Verwaltung auf allen Ebenen effektiver, kostengünstiger und dabei bürgerfreundlicher zu gestalten.

Die Bürgerinnen und Bürger treten beim Bürgeramt direkt mit der staatlichen Verwaltung in Kontakt. Das Bürgeramt ist somit Dienstleister am Bürger als Kunde vor Ort. Das Auftreten der jeweiligen Bezirksverwaltung ist im Bürgeramt im besonderen Maße von Bedeutung für die Akzeptanz staatlichen Verwaltungshandelns

1. Folgende Ziele sollen in einem Leitfaden verdeutlicht werden:

-           Der Zugang der Bürgerinnen und Bürger zu öffentlichen Dienstleistungen im Bezirk Steglitz-Zehlendorf ist kontinuierlich zu überprüfen, ggf. zu verbessern und auszubauen.

-           Das Leistungsspektrum der Bürgerämter ist auf die konkrete Nachfragesituation im jeweiligen Stadtteil (Kiezbezogen) sowohl inhaltlich als auch hinsichtlich des Umfangs weiter zu entwickeln.

-           Die Bürgerämter sind so zu organisieren, dass möglichst viele Angelegenheiten abschließend und in einer Zuständigkeit bearbeitet werden (Prinzip der Allzuständigkeit).

-           Der Einsatz mobiler Bürgerämter ist zur Ergänzung oder Alternative der stationären Ämter zu prüfen.

-           Die Wartezeit in den Bürgerämtern ist durch eine angemessene Personalausstattung oder organisatorische Maßnahmen, wie z. B. Terminvergaben, auf höchstens 60 Minuten zu reduzieren

-           Moderne Technik (z. B. Internet) ist zur Information der Bürgerinnen und Bürger sowie zur Vereinfachung und Beschleunigung von Verwaltungsvorgängen verstärkt nutzbar zu machen.

-           Die elektronische Unterschrift soll umfassender ermöglicht werden.

-           Die Öffnungszeiten sind den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger anzupassen (z. B. unterschiedliche Öffnungszeiten an verschiedenen Wochentagen, Spätöffnung, Einbeziehung des Sonnabend in das Beratungsangebot).

-           Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bürgeramtes sind durch Ausbildung, regelmäßige Schulungen und Fortbildungen den Bedürfnissen des Arbeitsplatzprofils entsprechend zu qualifizieren.

Weitgehend übereinstimmende Arbeitsinhalte und Qualifikationen sind Voraussetzung für eine zu realisierende einheitliche Bewertung der Aufgabengebiete in Berlin.

2. Bezirkliche Handlungsstrategie

Das Bezirksamt wird ersucht, eine bezirkliche Handlungsstrategie für die Bürgerämter hinsichtlich der Ausstattung und Fortentwicklung vorzulegen.

Der Bezirksverordnetenversammlung ist bis zum 30. Juni 2008 zu berichten.

3. Evaluierung

Das Bezirksamt wird ersucht, im Rahmen des Handelns zur Verbesserung der Bürgerfreundlichkeit im Bürgeramt und wegen des unmittelbaren Bezuges der Tätigkeit des Standesamtes in regelmäßigen Abständen Bürgerbefragungen (Evaluierung) durchzuführen. Ziel ist es, die Arbeitsweise und das Image dieser bezirklichen Verwaltungsbereiche zu verbessern.

Der konkreten Fragen sollen mit den betroffenen Beschäftigten und dem Personalrat abgestimmt werden.

4. Bürgertelefon

Das Bezirksamt wird ersucht, die materiellen und personellen Voraussetzungen der Einrichtung eines Bürgertelefons, als Ergänzung der stationären Bürgerämter, für telefonische Beratungen zu prüfen. Organisatorisch ist dieses von der direkten Beratung des "front-office" Bürgeramtes zu trennen.

Das Bürgertelefon sollte eine leicht einprägsame Nummer haben, über eine einfache Durchwahl zu erreichen sein und einen Anrufbeantworter haben.

Folgende Aufgaben soll das Bürgertelefon mindestens wahrnehmen (nicht abschließend):

-           Erstkontakt

-           Erstberatung

-           Terminvereinbarung

-           Verwaltungslotse

5. E-Government

E-Government als moderne und kostengünstige Form der Verwaltung ist in Steglitz-Zehlendorf auf zu bauen und weiter zu entwickeln.

Das Bezirksamt wird ersucht, anhand des "Masterplans E-Government" des Berliner Senates zu prüfen, welche Angebote für das Bürger- und Standesamt im Internet kurz- bzw. mittelfristig zur Verfügung gestellt werden können.

Der Bezirksverordnetenversammlung ist bis zum 30. Juni 2008 zu berichten.

Folgende Angebote sind unabhängig des Masterplans umzusetzen (nicht abschließend):

-           Aufbau eines Informationsportals "Bürgeramt und Standesamt"

-           Aufbau eines Formularservices

-           Online-Bestellung von Urkunden

-           Online-Terminvergabe

-           Erstberatung per E-Mail

-           Unbarer Zahlungsverkehr per ec-Lastschriftverfahren

Das Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf soll sich künftig in der Entwicklung des E-Government auf Landesebene verstärkt einbringen und für noch festzulegende Projekte eine Vorreiterrolle, z. B. in Zusammenhängen als Hochschulstandort übernehmen. Dabei sind auch andere Pilotversuche und Testphasen in den Bezirk zu holen.

6. Arbeitsabläufe optimieren

In regelmäßigen Abständen möge das Bezirksamt Organisationsuntersuchungen zur Optimierung der Arbeitsabläufe durchführen. Soweit erforderlich, sind Veränderungen wegen des Erfordernisses gleichwertiger Angebote Berlinweit abzustimmen.

Die Bezirksverordnetenversammlung ist hierüber zeitnah zu informieren.

7. Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Das Bezirksamt möge regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchführen, welche u.a. zum Ziel haben,

-           die Motivation der Mitarbeiter zu erfragen,

-           Hinweise auf Unzulänglichkeiten jedweder Art zu formulieren und

-           ggf. Verbesserungsvorschläge zu erhalten.

-           Die Anonymität der Befragung ist zu garantieren. 

Der jeweilige Fragebogen soll mit den Beschäftigten und dem Personalrat abgestimmt werden.

8. Ausstattung der Bürgerämter

Die Ausstattung der Bürgerämter erfolgt unter dem Gesichtspunkt der Gewährleistung des Datenschutzes der zu beratenden Bürgerinnen und Bürger.

Die technische Ausstattung, insbesondere im Bereich der Kommunikation hat sicher zu stellen, dass eine uneingeschränkte Aufgabenerfüllung der Bürgerämter möglich ist. . Der Zugang zum Internet ist sicherzustellen.

Eine Überprüfung der Anforderungen auf Grund der sich verändernden Aufgabenstellungen und der damit verbundenen Änderungen der technischen Ausstattung ist regelmäßig vorzunehmen.

Das Bezirksamt möge prüfen, inwieweit der Aufbau eines Hotspots in den Bürgerämtern den Service für die Bürgerinnen und Bürger verbessern kann.

Der Bezirksverordnetenversammlung ist bis zum 30. Juni 2008 zu berichten.

Begründung:

Eine bürgerfreundliche Verwaltung trägt ganz entscheidend zum Image des Bezirkes Steglitz-Zehlendorfs bei. Das Thema "Bürgerfreundliche Verwaltung" kann nicht isoliert verstanden werden, sondern ist eine Querschnittsaufgabe, die einem ständigen Prozess der Erneuerung und Verbesserung unterliegt. Öffentliche Verwaltung hat nur dann eine Zukunft, wenn sie von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als modernes, öffentliches Dienstleistungsunternehmen verstanden und von den Bürgerinnen und Bürgern als solches akzeptiert wird.

Die positive und konstruktive Grundhaltung gegenüber dem Bürger kommt nicht von selbst, sondern setzt eine gründliche, optimal strukturierte und als Daueraufgabe verstandene Aus- und Fortbildung voraus. Voraussetzung für die ständige Verbesserung der Dienstleistungen der Bürgerämter in qualitativer und quantitativer Hinsicht sind persönlich und fachlich qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese Qualifikation ermöglicht es auch, finanzielle Belastungen der Bezirke durch Fehlentscheidungen z.B. in Organisationsfragen zu vermeiden.

Zu den Voraussetzungen einer optimierten Aufgabenerfüllung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bürgerämter im Interesse der Bürgerinnen und Bürger zählt auch eine ständige Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch ein adäquates, qualifiziertes Personalmanagement.

Qualifiziertes und bürgerfreundliches Verwaltungshandeln kann nur mit einem Bündel von unterschiedlichen Maßnahmen erreicht werden.

Berlin Steglitz-Zehlendorf, den 14. Januar 2008

Für die SPD-Fraktion

KarnetzkiMüller

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Der Antrag wurde am 17.04.2008 in der 13. Sitzung des Ausschusses für Bildung, Kultur und Bürgerdienste beraten und bei einer Abstimmung mit 5 Ja-Stimmen und 7 Nein-Stimmen bei keiner Enthaltung abgelehnt.

Dem federführenden Ausschuss wird die Ablehnung des Antrags empfohlen.

Ehrhardt

Ausschussvorsitzender

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Der Antrag wurde am 24.04.2008 in der 22. Sitzung des Haushaltsausschusses beraten und bei einer Abstimmung mit 5 Ja-Stimmen und 8 Nein-Stimmen bei keiner Enthaltung abgelehnt.

Der Bezirksverordnetenversammlung wird die Ablehnung des Antrags empfohlen.

Müller

Ausschussvorsitzender

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Die BVV hat in ihrer 19. Sitzung am 21.05.2008 beschlossen: 

Der Antrag ist abgelehnt.

Rögner-Francke

BVVorsteher