Nachweisgesetz

Das deutsche Nachweisgesetz verpflichtet die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrages aufzuzeichnen, die Niederschrift zu unterzeichnen und den Beschäftigten auszuhändigen. Die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber mussten schon immer die wichtigsten Bedingungen des Arbeitsvertrages schriftlich niederlegen und ihren Beschäftigten spätestens einen Monat nach ihrer Einstellung aushändigen.

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
• Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
• Arbeitsort
• Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
• Arbeitszeit
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• Kündigungsfristen
• Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union haben am 20. Juni 2019 die Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union (“Arbeitsbedingungenrichtlinie”) veröffentlicht. Aufgrund neuer Arbeitsformen besteht eine größere Notwendigkeit für Beschäftigte, umfassend, zeitnah und schriftlich in einer leicht zugänglichen Form über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet zu werden. Die Frist für die Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie lief am 31. Juli 2022 aus.

Die „Arbeitsbedingungenrichtlinie“ wurde hauptsächlich durch Änderungen des Nachweisgesetzes umgesetzt, aber auch andere Gesetze wie zum Beispiel das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz oder das Teilzeit- und Befristungsgesetz wurden geändert. Die Neuregelungen treten zum 1. August 2022 in Kraft. Der Anwendungsbereich des Nachweisgesetzes wurde zudem auf vorübergehend beschäftigte Aushilfen sowie Praktikantinnen und Praktikanten erweitert.

• Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
• Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen können, sofern vereinbart
• Dauer der Probezeit, sofern vereinbart
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind
• Fälligkeit des Arbeitsentgelts und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird
• Vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
• Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, sofern vereinbart
• Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen, sofern vereinbart
• Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung, sofern vereinbart
• Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird (die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist)
• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
• und das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgebern und Mitarbeitenden einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

Für den Nachweis der im Nachweisgesetz gelisteten Vertragsbedingungen ist die Schriftform einzuhalten, die elektronische Form ist nicht ausreichend.

Die neuen Nachweispflichten gelten unmittelbar gegenüber allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die ihr Beschäftigungsverhältnis am 1. August 2022 beginnen. Im Gegensatz zur früheren Regelung muss bereits am ersten Arbeitstag den Beschäftigten die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise (insbes. Beginn des Arbeitsverhältnisses, ggf. Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung und Überstunden) müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden. Für die übrigen Informationen hat die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber einen Monat Zeit.

Auch für Arbeitsverhältnisse, die begründet wurden bevor die Änderungen des Nachweisgesetzes in Kraft getreten sind, gelten die Neuregelungen. Beschäftigte können von ihren Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern verlangen, dass die im Nachweisgesetz genannten wesentlichen Arbeitsbedingungen innerhalb von einer Woche ausgehändigt werden. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Tarif-, Betriebs- und Dienstvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Den Arbeitergeberinnen und Arbeitgebern drohen zukünftig unmittelbar finanzielle Sanktionen, wenn sie gegen ihre Informationspflichten verstoßen. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro geahndet werden, wer die im Nachweisgesetz wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt.