Rundschreiben Soz Nr. 02/2020 über den Umgang mit COVID-19 im Rahmen des IT-Fachverfahrens Soziales für Einzelfallbearbeitung SGB XII und AsylbLG sowie mit Telearbeit

vom 16.03.2020 mit Ergänzungen vom 30.03.2020

Das Rundschreiben trifft Festlegungen aufgrund der Pandemie mit Covid-19 bzw. durch den Corona-Virus SarS-CoV-2 im Rahmen des IT-Fachverfahrens Soziales (BASIS) für den Bereich der Einzelfallbearbeitung zu SGB XII und AsylbLG sowie für den Einsatz in Telearbeit. Es soll daher dazu beitragen, dass die Pandemie sich nicht weiter ausbreitet.
Dieses Rundschreiben ist für die Anwendung des IT-Fachverfahrens Soziales (BASIS) im Geltungsbereich der Ämter für Soziales in den Bezirksämtern sowie das LAF und das LAGeSo bestimmt.

  • Rundschreiben Soz Nr. 02/2020 über den Umgang mit COVID-19 im Rahmen des IT-Fachverfahrens Soziales für Einzelfallbearbeitung SGB XII und AsylbLG sowie mit Telearbeit in der ab 30.03.2020 aktuell gültigen Fassung
  • Version in der ab 16.03.2020 gültigen Fassung

I. Zahlbarmachung von Leistungen gem. SGB XII und AsylbLG

Zur Sicherstellung einer unterbrechungsfreien Zahlbarmachung sollten in OPEN/PROSOZ die Ende-Daten für laufende Leistungen sowie das Ende-Datum des Falles mindestens 6 Monate in der Zukunft liegen, soweit keine konkreten Anhaltspunkte für eine Einstellung vorliegen. Die Leistungen sind zudem, soweit noch nicht geschehen, auf Vorauszahlung umzustellen.

Für Leistungen des 7. Kapitels des SGB XII gelten dazu folgende besonderen Regelungen:
Für vollstationäre Pflegeeinrichtungen ist das bereits verbindlich anzuwendende Vorauszahlungsverfahren weiterhin gültig. Leistungen für das Arbeitgebermodell und das persönliche Budget sind, soweit noch nicht geschehen, auf Vorauszahlung umzustellen.

Für die anderen Leistungen des 7. Kapitels SGB XII können die Adressaten des Rundschreibens Hilfe zur Pflege im, zur Aufrechterhaltung des ordnungsgemäßen Dienstbetriebes dringend notwendigen, Bedarfsfall – unter Bezug und ausdrücklich befristet auf die aktuelle Pandemielage – die eingehenden Rechnungen vorbehaltlich einer späteren Prüfung zunächst in voller Höhe erstatten. In diesen Fällen hat sich das Bezirksamt die Rückerstattung der sich ggf. aus der späteren Prüfung ergebenden zu viel gezahlten Beträge ausdrücklich vorzubehalten. Sofern die Abrechnung wie bisher nach Abrechnung erbrachter Leistungen erfolgt, ist insbesondere die Einhaltung der vereinbarten und weiterhin geltenden Frist zur Rechnungsbearbeitung und Zahlbarmachung sicherzustellen.

Bei laufenden Leistungen, die absehbar innerhalb des Krisenzeitraums auslaufen, ist grundsätzlich von Amts wegen davon auszugehen, dass ein Folgeantrag gestellt wird. Aufgrund dieser Vermutung können Folgebewilligungen im IT-Fachverfahren zahlbar gemacht werden.
Für die Zahlbarmachung ist der Dienstbetrieb so zu gestalten, dass ein Zugriff auf das IT-Fachverfahren jederzeit gesichert ist, unabhängig davon, ob die eigentlich für den Fall zuständige Dienstkraft im Dienst ist. Unabdingbar ist, dass die bewilligten Zahlungen gewährleistet werden können.

II. Einsatz des IT-Fachverfahrens in Telearbeit

Aktuell wird das verfahrensbezogene IT-Sicherheitskonzept für das IT-Fachverfahren Soziales (BASIS) überprüft; dabei wird u.a. die Zielsetzung verfolgt, unter Herausarbeitung der erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) die Freigabe des ITFachverfahrens Soziales für den Einsatz in Telearbeit erklären zu können. Eine endgültige Freigabe kann nur nach ordnungsgemäßem Abschluss dieser Arbeiten erklärt werden. Hierzu wird auch auf die Vorlage an die Arbeitsgruppe der Amtsleitungen Soziales (SOZ-AL) für die (abgesagte) Sitzung am 19.03.2020 hingewiesen.

Unter Hintanstellung von Bedenken und aufgrund von summarischer Prüfung wird das Verfahren mit folgenden Maßgaben hiermit vorläufig für die Dauer der Krisensituation für den Einsatz in Telearbeit zugelassen:

  • Es wird vorausgesetzt, dass die einsetzende Behörde mit dem ITDZ beim Anschluss von Außenstandorten oder einzelnen Endgeräten an das Landesnetz die gültigen Vorschriften des Landes Berlin berücksichtigt (z.B. die IT-Sicherheitsrichtlinie oder neuere Vorschriften) und für die IT-Infrastruktur ein Sicherheitskonzept erstellt, welches in keinem Widerspruch zum IT-Sicherheitskonzept des IT-Fachverfahrens Soziales steht
    und insbesondere den Schutzbedarf „hoch“ vorsieht.
  • Dies gilt entsprechend für Telearbeit in einer außerbetrieblichen (meist häuslichen) Arbeitsstätte, sofern das Endgerät von der für die Behörde zuständigen Infrastrukturbetreuung administriert wird und der Zugang zum Landesnetz über die ITInfrastruktur des ITDZ erfolgt. Insbesondere ein Einsatz auf sog. „Berlin-PC“ kann daher aktuell befürwortet werden.
  • Das mobile Arbeiten (i.d.R. mit Notebooks via Mobilfunk) stellt technisch gleiche, wenn nicht höhere, Anforderungen an die IT-Sicherheit. Da mobiles Arbeiten im Prinzip an beliebigen Orten erfolgen kann, fehlen hier allerdings die definierten Rahmenbedingungen eines häuslichen Telearbeitsplatzes. Daher kann einer Telearbeit in „mobilem Arbeiten“ nur zugestimmt werden, sofern
    • das Endgerät und die Anbindung an das Landesnetz den Vorgaben der IKTArchitektur
      des Landes Berlin entsprechen und
    • die jeweils einsetzende, fachlich verantwortliche Behörde es übernimmt, die betreffenden Dienstkräfte auf geeignete Weise auf die Gefahren der Nutzung hinzuweisen. Diese Gefährdungslage schließt in der Regel aus, dass als Arbeitsplatz nicht ein häuslicher Telearbeitsplatz, sondern fremde oder öffentliche Räume genutzt werden (insbesondere Gefahr des Ausspähens von Tastatureingaben und Bildschirminhalten).
  • Eine entsprechend sichere Anbindung des Endgerätes (s.o.) vorausgesetzt, findet die Arbeit mit dem IT-Fachverfahren Soziales am Telearbeitsplatz nach den gleichen Regeln (insbes. Sozialdatenschutz) wie im Dienstgebäude statt.
  • Lokales Drucken ist nicht zulässig.
  • Ferner obliegt es der einsetzenden Dienststelle, die weiteren Voraussetzungen für den Einsatz des IT-Fachverfahrens Soziales vor Ort herzustellen (ggf. z.B. Beteiligungen), geeignete organisatorische Regelungen zu erlassen sowie auf die Einhaltung ergonomischer Voraussetzungen zu achten.

III. Geltungsdauer

Die Regelungen dieses Rundschreibens gelten bis auf Weiteres, längstens jedoch bis 30. September 2020.