Wissensmanagement

Warum sich Wissensmanagement lohnt!

In den nächsten Jahren werden vermehrt Mitarbeitende altersbedingt ausscheiden. Es ist unabdinglich, in Zukunft nicht nur die “Weggehenden” und “Neuen” im Wissensmanagement zu betrachten, sondern vor allem die “Bleibenden” zu erreichen.

Wissensmanagement und -transfer sollen in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport (SenInnSport) dabei unterstützen:

• Qualität zu sichern,
• Erfahrungs- und Fachwissen zu bewahren und zugänglich machen.

Grundprinzip der Wissensbewahrung

Die dokumentierte Wissensbewahrung gilt als besonders wirksam. Da die Aufgabenbereiche in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Stamm) vielfältig sind, erfordert die Wissenssicherung einen individuellen Mix aus Dokumentationsarten, der auf die jeweiligen Bedarfe zugeschnitten ist.

Maßnahmen im Überblick

Im Rahmen des Wissenstransfers können folgende Punkte abgestimmt werden:

• Einmalige Methoden, z. B.: Transfer von Erfahrungswissen bei Ausscheiden von Beschäftigten oder Aufgabenübertragung (z. B. durch eine kleine Wissenslandkarte, Wissensmappe Aufgabengebiet, Wissenstransfer Light).
• Dauerhafte Wissensmanagement-Lösungen, z. B.: Beratung zu spezifischen Tools oder Prozesse für den Wissenstransfer.
• Eigenverantwortlicher Wissenstransfer, z. B. durch: Bereitstellung von Checklisten oder standardisierten Vorlagen zur Selbsthilfe.

In diesem Zusammenhang berät und begleitet die Wissensmanagerin Führungskräfte sowie Beschäftigte der Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Stamm).

Wissenstransfer

Für Wissenstransferprozesse (Dialogbegleitung) bietet das Wissensmanagement der SenInnSport Beratung und Prozessbegleitung an, welche Methoden und Maßnahmen zu jedem Wissenstransfer eignen.

Wenn Beschäftigte ihren Arbeitsplatz bzw. die Behörde wechseln oder verlassen, muss einiges beachtet werden. Das Wissensmanagement bietet Hilfe und Beratung bei der Wissensdokumentation und Weiteres durch eine Dialogbegleitung an. Nachfolgend sind einige Methoden aus der Praxis aufgeführt:

• die kleine/große Wissenslandkarte,
• Prozesssteckbriefe,
• Stellen- bzw. Aufgabenkompasse,
• Mikroartikel,
• Offboarding- und Urlaubsvertretungslisten,
• Einarbeitungspläne sowie Mindmaps.

Teammaßnahmen

Zentralfinanzierte Maßnahme im Wissensmanagement

Im Wissenstransfer werden auch Teams, Gruppen und Referate berücksichtigt. Beispielsweise bietet sich eine Wissenstransfermaßnahme im Teamformat an, wenn sich dieses aufgrund organisatorischer Veränderungen neu gebildet hat oder Aufgaben umverteilt wurden. Mit dem “Transfer im Team” können Teamentwicklungsprozesse angestoßen, um dem Team die Möglichkeit zu geben, sich und die neuen Aufgaben zu reflektieren: Strukturierungen von Laufwerken/einheitlichen Dateinamen-Systematik Mitarbeitende schulen sich gegenseitig, Expertenkreise (Communties of Practice) sowie Prozess-/Projektauswertung (Teamlernen). In einem Team von Spezialisten ist die Prozess-/Projektauswertung in Form eines Workshops eine gute Möglichkeit, um zum Beispiel der fachlichen Vereinzelung entgegenzuwirken und das Team lernen zu fördern.

Aus der Praxis

Exklusiv für die Führungskräfte und Beschäftigten der Senatsverwaltung für Inneres und Sport wurden der Leitfaden “Wissenstransfer – Wissensicherung und -bewahrung in der Praxis” sowie das Konzept “Verabschiedung managen” erstellt.