Drucksache - V-0321  

Siehe Anlage

Bezirksamt Pankow von Berlin                                                                        31.03.2006

 

 

 

 

            An die

Bezirksverordnetenversammlung                                               Drucksache-Nr.:

in Erledigung der Drs.V 0321/2002

 

 

Vorlage zur Kenntnisnahme

für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG

 

Zentrale Inkassostelle des Bezirkes

Schlussbericht

 

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

 

In Erledigung des in der 12. Sitzung am 29.01.2003 angenommenen Ersuchens der Bezirksverordnetenversammlung – Drucksache Nr.: V – 0321/02

 

Das Bezirksamt wird ersucht zu prüfen, inwieweit die Schaffung einer zentralen Inkassostelle zur Beitreibung von Forderungen des Bezirkes zu schaffen ist.

 

Hierbei ist Folgendes zu beachten:

-          durch die Bildung einer zentralen Inkassostelle kann Personal von den betroffenen  Fachabteilungen zur Inkassostelle wechseln. Es gilt der Grundsatz: Personal folgt Aufgabe. Weiterhin sollen Überhangkräfte ergänzend eingesetzt werden.

-          eine enge Zusammenarbeit mit dem Rechtsamt ist sicherzustellen.

Der BVV ist zu ihrer 13. Tagung hierüber Bericht zu erstatten.

 

wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz berichtet:

 

Das Bezirksamt folgt dem Ersuchen der BVV Ds. V 0321/2002  Möglichkeiten zur Schaffung einer zentralen Inkassostelle des Bezirksamtes Pankow zu prüfen und hat hierzu in seiner Sitzung am 04.04.06 folgende Beschlüsse gefasst:

 

1. Das Umsetzungskonzept (Anlage) für eine zentralisierte Aufgabenwahrnehmung der Inkassoaufgaben des Bezirksamtes Pankow wird beschlossen.

 

2. Das Konzept ist in Abstimmung mit den Organisationseinheiten über den konkreten Aufgaben- und Aktentransfer bis zum 01.08.06 umzusetzen.

 

Der Bereich Organisation der SE Innere Dienste hat die Organisation der Inkassoaufgaben des Bezirksamtes untersucht. Auf dieser Grundlage erfolgt eine Organisationsänderung gemäß des Umsetzungskonzeptes für eine zentralisierte Aufgabenwahrnehmung (Anlage) mit dem Ziel einer nach einheitlichen Grundsätzen organisierten und konsequent durchgeführten Vollstreckungs­tätigkeit.

 

Haushaltsmäßige Auswirkungen

 

Erwartet wird eine Erhöhung der Einnahmen bei erfolgreicher Vollstreckung in späteren Haushaltsjahren sowie eine perspektivische Senkung der Personalausgaben.

 

Die für die Aufgabenerfüllung notwendigen Stellenbeschreibungen (Anforderungsprofile) werden kurzfristig erarbeitet und interessierten Dienstkräften des Bezirksamtes mit der Bitte um eine entsprechende Interessenbekundung zur Verfügung gestellt.

Es werden Auswahlverfahren unter Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen durchgeführt. Nach der Auswahl von zwei geeigneten Dienstkräften (je eine für Fin und RA) werden diese dort entsprechend dem Konzept eingesetzt.

Die von diesen Dienstkräften besetzten Stellen werden im Rahmen der nächsten Haushaltsplanaufstellung (2008) in die entsprechenden Kapitel (3303 und 3305) verlagert.

Zwischen den Organisationseinheiten, aus denen Aufgaben weggehen und den Organisationseinheiten, aus denen die ausgewählten Bewerber/innen und deren Stellen stammen, ist ein personalwirtschaftlicher Ausgleich herzustellen.

Die Wertigkeit der Aufgabengebiete wird zwischen den Besoldungsgruppen A7 - A8 bzw. den vergleichbaren Vergütungsgruppen für Angestellte liegen.

 

Durch die SE Finanzen und das Rechtsamt werden die Beschreibungen der Aufgabenkreise (BAK) erarbeitet, um die sachgerechte Bewertung der Aufgabengebiete vornehmen zu können.

 

Gleichstellungsrelevante Auswirkungen

 

Keine

 

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

 

Keine

 

Kinder- und Familienverträglichkeit

 

Keine Auswirkungen

 

 

 

 

 

Burkhard Kleinert                                            

Bezirksbürgermeister

           

Anlage:

Umsetzungskonzept für eine zentralisierte Aufgabenwahrnehmung

 

Anlage

Abt. Finanzen, Personal und Verwaltung                                                                                                          28.02.2006

SE Innere Dienste – Bereich Organisation                                                                                              Tel.: (9295) 7546

 

 

 

 

Organisation von Inkassoaufgaben im Bezirksamt Pankow von Berlin

Umsetzungskonzept für eine zentralisierte Aufgabenwahrnehmung

 

 

 

Ausgehend von den Ergebnissen und Empfehlungen der Organisationsuntersuchung zur Organisation von Inkassoaufgaben und in Absprache mit den Leitern des Rechtsamtes und des Finanzservices soll eine Zentralisierung der bisher in den einzelnen Fachabteilungen wahrgenommenen Inkasso­aufgaben des Bezirksamtes in einem stufenweisen Verfahren wie folgt umgesetzt werden.

 

 

1.       Stufe

 

Die erste Stufe umfasst zwei wesentliche organisatorische Veränderungen:

 

a)       Bearbeitung der privatrechtlichen Inkassovorgänge - mit Ausnahme der  Kosteneinziehungsstellen der Bereiche Soziales und Jugend - zentral im Rechtsamt

Die Fachämter, welche bisher die Durchsetzung berechtigter Forderungen in eigener Verantwortung wahrzunehmen hatten, übergeben den Vorgang an das Rechtsamt zur weiteren Bearbeitung, nachdem vom Zahlungspflichtigen nach der 1. Mahnung keine Zahlung geleistet wurde.

 

Das Rechtsamt führt über das Fachverfahren RA-Micro eine Schuldnerkartei für alle dort bearbeiteten Fälle.

 

Gemäß dem Grundsatz "Personal folgt Aufgabe" wird das Rechtsamt in Stufe 1 um eine Stelle des mittleren nichttechnischen Verwaltungs­dienstes (A7/ A8 oder vergleichbare Vergütungsgruppe) verstärkt. Der zusätzliche Personalbedarf des Rechtsamtes wird kompensiert durch Einsparung von Stellenanteilen in den Fachämtern, deren Aufgabe von der Verlagerung betroffen ist.

 

Die räumliche Unterbringung der zusätzlichen Dienstkraft im Rechtsamt ist übergangs­weise gewährleistet. Eine dauerhafte Lösung muss noch gefunden werden.

 

 

b)       Bearbeitung der öffentlich-rechtlichen Inkassovorgänge - mit Ausnahme des Bereiches Soziales - zentral in der SE Finanzen (Bezirkskasse) bzw. im Rechtsamt nach erstem erfolglosen Vollstreckungsversuch. Im Bereich Jugend zentrale Bearbeitung der Inkassovorgänge nur für komplett abgeschlossene Fälle (keine Hilfe für kein Familienmitglied im Jugendamt).

 

Die Bearbeitung des Inkassoverfahrens erfolgt weitestgehend IT-gestützt im Verfahren Profiskal durch die Bezirkskasse. Diese übernimmt die Bearbeitung der Vorgänge und erteilt Vollstreckungsaufträge an das Finanzamt. Nach Durchführung des Verfahrens erfolgt eine Rückmeldung des Finanzamtes gegenüber der Bezirkskasse. Konnte danach eine Forderung nicht beigetrieben werden, erfolgt die Weiterleitung des Vorgangs von der Bezirkskasse an das Rechtsamt. Dort erfolgt für derartige Fälle die Endbearbeitung und ggf. die Empfehlung hinsichtlich von Maßnahmen nach §59 LHO.

 

In der Bezirkskasse besteht aufgrund der kapitelübergreifenden Zugriffsrechte in Profiskal ein Überblick über sämtliche öffentlich-rechtliche Forderungen an einen Schuldner. Über das Fachverfahren RA-Micro ist im Rechtsamt eine Schuldnerkartei für dorthin zur Bearbeitung öffentlich-rechtlicher Forderungen abgegebene Vorgänge zu erstellen.

 

In Stufe 1 wird die Bezirkskasse mit 1 Dienstkraft des mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienstes (A7/ A8 oder vergleichbare Vergütungsgruppe) personell verstärkt. Die Verstärkung erfolgt aus Stellenanteilen der Bereiche, in denen diesbezügliche Aufgaben entfallen.

 

Insbesondere die Ermittlungstätigkeit und der persönliche Kontakt zu dem Schuldner sollen verstärkt betrieben werden, um bessere Erfolge bei der Schuldenbeitreibung zu erzielen.

 

Die räumliche Unterbringung der zusätzlichen Dienstkraft in der Bezirkskasse ist gewähr­leistet.

 

Eine weitere personelle Verstärkung des Rechtsamts wegen der Bearbeitung öffentlich-rechtlicher Inkassovorgänge ist nach dem gegenwärtigen Kenntnisstand nicht erforderlich, die Aufgaben werden vorerst von der zusätzlichen Dienstkraft für die Bearbeitung privatrechtlicher Inkassovorgänge abgedeckt

 

Bereits in der 1. Stufe sind verschiedene flankierende Maßnahmen, die zu einer effektiveren Inkassobearbeitung führen, umzusetzen:

 

F      Erarbeitung allgemeingültiger Anforderungen an die Aufbereitung von Vorgängen vor Abgabe an das Rechtsamt durch das Rechtsamt

F      Schaffung einer Zugriffsmöglichkeit auf das Meldesystem Meso für alle Dienstkräfte in den Fachabteilungen, die mit der Erhebung privatrechtlicher und öffentlich-rechtlicher Forderungen befasst sind, und den Inkassostellen der Bezirkskasse und des Rechtsamts sowie die Schaffung einer Datenabfragemöglichkeit im System Profiskal in der Inkassostelle des Rechtsamts

F      in der Einführungsphase begleitende Fortbildung der Inkasso-Dienstkräfte (vgl. VAk-Programm 2006)

 

 

2.       Stufe

 

Die in Stufe 1 geschaffene neue Organisation - insbesondere die personelle Ausstattung - ist etwa 1 Jahr nach Einführung einer kritischen Betrachtung zu unterziehen. Hierbei ist insbesondere festzustellen, inwieweit die personelle Ausstattung noch den Aufgaben angemessen ist. Bis zu diesem Zeitpunkt lassen sich dann sowohl Aussagen über die eingetretenen Synergieeffekte als auch über die Fallzahlentwicklung nach der Zentralisierung treffen.

 

Des Weiteren ist dann zu prüfen, ob nunmehr sinnvollerweise eine Einbeziehung der öffentlich-rechtlichen Inkassovorgänge von Soziales und weitere privatrechtliche Inkasso­vorgänge von Jugend und Soziales in die zentralisierte Bearbeitung erfolgen kann.