Drucksache - VI-0905  

Siehe Anlage

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Bezirksamt Pankow von .              .03.2011

An die

Bezirksverordnetenversammlung              Drucksache-Nr.:

              in Erledigung der

              Drucksache Nr.VI-0905

Vorlage zur Kenntnisnahme

für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG

Schlussbericht

Betreff: Maßnahmeplan „Bürgerfreundliche Verwaltungssprache“

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

In Erledigung der in der 30.Sitzung am 27.01.2010 angenommenen Beschlussempfehlung der Bezirksverordnetenversammlung – Drucksache Nr.:

VI-0905 -

Betreff: Maßnahmeplan „Bürgerfreundliche Verwaltungssprache“

„Die BVV möge beschließen:

A. Das Bezirksamt wird ersucht, die folgenden Maßnahmen umzusetzen:

1.  Das Bezirksamt setzt sich dafür ein, die Sprache der Verwaltung bürgerfreundlicher zu gestalten und Anglizis­men weitgehend zu vermeiden.

     Jedes Bezirksamtsmitglied ist in seinem Zuständigkeitsbereich dafür verant­wortlich, entsprechende Schritte zu unternehmen.

2.   Eine wesentliche Arbeitsgrundlage und Orientierungshilfe bei der Verbesserung der Verwaltungssprache soll insbesondere das Handbuch „Bürgernahe Verwaltungssprache“ des Bundesverwaltungsamts darstellen.

3.   Das Bezirksamt ermuntert seine Beschäftigten zum Gebrauch einer bürgerfreundlichen Verwaltungssprache. Mit den Beschäftigten sollen Gespräche geführt werden, um sie für das Anliegen zu sensibilisieren.

4.   Das Bezirksamt setzt sich dafür ein, seinen Beschäftigten die Teilnahme an Weiterbildungsveranstaltungen zur Verbesserung der Verwaltungssprache zu      ermöglichen. Das Bezirksamt informiert sich über die in diesem Bereich bestehenden Angebote und deren Kosten.

5.   Zusammen mit dem für Gleichstellung zuständigen Ausschuss der BVV erarbeitet das Bezirksamt eine einheitli­che Sprachregelung zur Durchsetzung einer geschlechtergerechten Verwaltungssprache im Bezirk Pankow. Eine wesentliche Arbeitsgrundlage und Orientierungshilfe hierfür soll insbesondere das Handbuch „Sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern“ des Bundesverwaltungsamts darstellen. Die zu fin­dende Sprachregelung soll in Einklang mit dem natürlichen Sprachgefühl sowie den amtlichen Regeln der deutschen Rechtschreibung stehen.

6.   Das Bezirksamt überprüft die von ihm verwendeten Formulare und Bescheide daraufhin, ob sie bürgerfreund­lich formuliert sind, und nimmt gegebenenfalls entsprechende Anpassungen vor. Bei Formularen und Be­scheiden, die vom Bezirksamt nicht in eigener Regie verändert werden können, wendet sich das Bezirksamt an die zuständige Stelle oder Ebene und empfiehlt dieser, entsprechend tätig zu werden.

7.   Das Bezirksamt bemüht sich um externen Sachverstand bei der Verbesserung der Verwaltungssprache und informiert den Ausschuss über die Konditionen einer solchen Zusammenarbeit.

8.   Das Bezirksamt unterrichtet die Öffentlichkeit über die von ihm ergriffenen Maßnahmen zur Verbesserung der Verwaltungssprache (z.B. auf der Internetseite, in Pressemitteilungen).

9.  Der BVV wird jährlich über den erreichten Stand bei der Abarbeitung des vorliegenden Maßnahmeplans berichtet.

B. Die BVV stellt fest:

Der Ausschuss für Bürgerbeteiligung, Eingaben, Wohnen, Bürgerdienste und Geschäftsordnung ist auch in Zu­kunft der zuständige Ausschuss der BVV für das Anliegen der bürgerfreundlichen Verwaltungssprache. Andere Ausschüsse sind zu beteiligen, sofern ihre Geschäftsbereiche betroffen sind.“

 wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz berichtet:

Der Maßnahmeplan wurde allen Geschäftsbereichen zur Verfügung gestellt. Entsprechend erfolgten Hinweise, Vorschläge und Stellungnahmen. Schwerpunkt in allen Bereichen war die kritische Betrachtung der Bescheide. Die Überprüfung der in den Geschäftbereichen verwendeten Formulare und Bescheide auf Bürgerfreund-lichkeit und Verständlichkeit und die entsprechenden Änderungsmöglichkeiten erfolgen in den Bereichen selbst.

Zur fachlichen Unterstützung durch externen Sachverstand erfolgten Sondierungs-gespräche mit der Firma IDEMA/NOVATEC GmbH und der Gesellschaft für deutsche Sprache (GfdS). Im Ergebnis der Gespräche präsentierte die Firma IDEMA/ NOVATEC GmbH ihre Erfahrungswerte allen Luv- und SE- Leiterinnen und Leitern.

Es wurde vereinbart, dass zwei bis drei Bescheide aus den Fachabteilungen zur kostenlosen Überarbeitung an die IDEMA gesandt werden. Im Nachhinein zog

IDEMA aber ihr Angebot zurück und verlangte für die Überarbeitung der Texte und Bescheide  950 € (nach ihren Aussagen ein ermäßigter Tagessatz). Weiterhin unterbreitete die IDEMA das Angebot einer Mitgliedschaft für einen Teilnahmebetrag in Höhe von 3.600 €/Jahr sowie  für Weiterbildungskurse mit bis zu zehn Teilnehmern  zwischen 1.800 € und 4.500 €.

Letztendlich musste festgestellt werden, dass sowohl eine Mitgliedschaft bei der IDEMA / NOVATEC GmbH als auch bei der GfdS sehr kostenintensiv sind.

Aufgrund der anfallenden Kosten bei einer Nutzung von externem Sachverstand empfahl die SE Finanzen die angebotenen Schulungen der VAK Berlin zu prüfen, die für die Mitarbeiter/innen des Landes Berlin kostenfrei sind, und ggf. Inhouse-schulungen durchzuführen. Zu  bürgerfreundlichen Verwaltungsbescheiden, also der schriftlichen Kommunikation, wird an der VAK Berlin nur der Kurs „Verwaltungssprache verständlich und wirkungsvoll formulieren“ angeboten. Dieser wird auf der Grundlage des BBB-Arbeitshandbuches des Bundesverwaltungsamtes „Bürgernahe Verwaltungssprache“ durchgeführt.

Zur Klärung des Stellenwertes  Anwendung der bürgerfreundlichen Verwaltungs-sprache in der  Berliner Verwaltung  wurde am 27.09.2010 eine schriftliche Anfrage an den Senator für Inneres und Sport, Herrn Körting, gerichtet. Im Antwortschreiben vom 15.10.2010, hier eingegangen am 25.10.2010, wurden das Vorhaben unseres Bezirksamtes und die Intention des Beschlusses unserer BVV begrüßt. Eine landesweite Initiative wird jedoch nicht als notwendig erachtet, da es den Berliner Bezirken im Rahmen ihrer dezentralen Fachverantwortung freistehe, weitere Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen. Außerdem werde dieses Ansinnen durch entsprechende Fortbildungsangebote an der VAK Berlin unterstützt.

Im Ergebnis der Untersuchungen und im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten des Bezirks Pankow werden jetzt folgende Schritte eingeleitet:

1.       Im Jahr 2011 werden zwei Inhouseschulungen für alle Geschäftsbereiche durchgeführt, die durch die SE Personal organisiert werden.

2.       Nach jeder Schulung erfolgt eine entsprechende Auswertung auf der Basis eines vom GB Bürgerdienste und Wohnen entwickelten Formulars.

3.       An die BVV erfolgt jährlich, beginnend ab dem 30.06.2011, ein Bericht über die erzielten Ergebnisse.

4.       Vorschläge und Hinweise aus den Inhouseschulungen hinsichtlich einer geschlechtergerechten Verwaltungssprache sind gemäß dem Punkt 5. des Maßnahmeplans dem Ausschuss für Gleichstellung der BVV vorzulegen und zu beraten.

5.       Den Mitarbeitern/innen wird der Zugriff auf das  BBB-Arbeitshandbuch „Bürgernahe Verwaltungssprache“ und das BBB-Merkblatt „Sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern“ des Bundesverwaltungsamtes auf der Intranetseite des Bezirksamtes Pankow von Berlin ermöglicht.

6.       Unterrichtung der Öffentlichkeit über die ergriffenen Maßnahmen, Punkt 8. des Maßnahmeplanes, erfolgt in der zweiten Jahreshälfte, nach Durchführung der ersten Schulungen der Mitarbeiter/innen und auf der Basis des erstellten Berichts.

Haushaltsmäßige Auswirkungen

keine

Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen

keine

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

keine

Kinder- und Familienverträglichkeit

entfällt

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Christine Keil               Martin Federlein

Stellv. Bezirksbürgermeisterin              Bezirksstadtrat für

              Bürgerdienste und Wohnen