Auszug - Verfahren zur Akteneinsicht  

Herr Farin (Rechtsamtsleiter) erläuterte zunächst die Genese des von ihm erarbeiteten Verfahrensvorschlags und ging dann auf die einzelnen Abschnitte ein.

In dem Vorschlag wird generell zwischen dem Recht der Ausschüsse und dem Recht von BVV – Mitgliedern zur Akteneinsicht unterschieden.

Ausschüsse: Erfordert einen Beschluss des Ausschusses, der dann dem Bezirksamt (BA) zugeleitet werden muss (da hier die interne Zuständigkeit geklärt und eine Prüfung der möglichen Rechte Dritter erfolgen muss. Diese Überprüfung wird zeitlich auf drei Wochen beschränkt.). Eine Verneinung des Antrags auf Akteneinsicht erfordert einen BA – Beschluss.

Eine Bestätigung des Antrags auf Akteneinsicht erfordert die Festlegung einer Ausschusssitzung, in der die Akteneinsicht erfolgen soll. In dieser Sitzung können Notizen gemacht werden, jedoch keine Kopien. Ein eventueller Folgetermin muss vereinbart werden. 

BVV – Mitglieder: Der Antrag des Verordneten geht über den Vorsteher wieder ans BA. Hier erfolgt zunächst das gleiche Prozedere wie bei den Ausschüssen. Es wird um die Prüfung einer möglichen Befangenheit des Antragstellers ergänzt. Bei der Verneinung ist diesmal kein BA – Beschluss erforderlich. Bei Zustimmung zur Akteneinsicht müssen Ort und Zeitpunkt vereinbart werden und es kann nur der Antragsteller die Akteneinsicht durchführen.

Nachfragen:

·         Die Festlegung auf drei Wochen ist keine Rechtsfrage. Sie ist als möglicher Zeitraum abgeschätzt worden.

·         Die Kontrollrechte der Ausschüsse und der Verordneten sind berechtigt. Die Verwaltung muss jedoch sichern, dass die Rechte Dritter nicht verletzt werden. Dies ist auch der Hauptzweck des  erarbeiteten Verfahrensvorschlags.

·         Für die Anfertigung von Kopien gibt es keine Rechtsgrundlage.

·         Ein Bezirksverordneter hat mindestens die gleichen Rechte wie ein sonstiger Bürger, in der Regel aber erweiterte Rechte, da er Teil der Verwaltung ist.

·         Die Regelungen im Informationsfreiheitsgesetz (IFG) sind ausführlicher als die entsprechenden Regelungen im Bezirksverwaltungsgesetz (BzVG): Es können danach von jedem Bürger Akten eingesehen werden mit genau aufgeführten Einschränkungen. Das Antragsverfahren ist ausführlich geregelt und Fristen zur Antragbearbeitung sind festgelegt.

·         Die Ansicht, dass bei fehlender Rechtsgrundlage kein Verbot besteht (wie z.B. bei der Anfertigung von Kopien oder der Beantragung der Akteneinsicht durch einen Bürgerdeputierten), wird nicht geteilt.

Der Bezirksstadtrat Herr Federlein erläuterte die Position des Rechtsamtsleiters. Dieser kann natürlich nicht für das Bezirksamt sprechen. Er hat lediglich eine ihm übertragene Aufgabe unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen erledigt und das Ergebnis nun dem Ausschuss vorgestellt. Der Ausschussvorsitzende Herr Schülke beschrieb die Situation, die zur Auftragserteilung führte. Der Ausschuss verständigte sich darauf, rechtzeitig vor der nächsten Ausschusssitzung Vorschläge für eine eventuelle Protokollnotiz zur Geschäftsordnung zum Problem Akteneinsicht an den Vorsitzenden zu senden.