Kleine Anfrage - KA-0534/IX  

Laut der Gemeinsame Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung, Allgemeiner Teil (GGO I) sind alle „Eingänge zügig zu bearbeiten, Unklarheiten unverzüglich zu klären“ (§ 32). Weiter heißt es, dass „In Verfahren, in denen zu übersehen ist, das die abschließende Bearbeitung länger als zwei Wochen dauern wird, soll unverzüglich eine Eingangsbestätigung mit einem Hinweis auf die voraussichtliche Dauer des Verfahrens und die Gründe für die Verzögerung erteilt werden. Nach Ablauf eines Monats oder der mitgeteilten voraussichtlichen Bearbeitungsdauer ist ein Zwischenbescheid zu erteilen.“ (§ 33)

Dazu hieß es schon vor 20 Jahren vom Bundesverwaltungsamt: „Wer einen Antrag oder ein anderes Schreiben an eine Behörde geschickt hat, wartet meist ungeduldig auf eine Antwort. Man möchte wissen, ob das Schreiben bei der Behörde angekommen ist und wann es bearbeitet wird. Eine Eingangsbestätigung der Behörde wirkt in diesem Zusammenhang beruhigend. Der Bürger oder die Bürgerin weiß dann, dass das Schreiben an der richtigen Stelle ist und vertraut darauf, dass die Angelegenheit zügig bearbeitet wird.“ (Bundesverwaltungsamt: Bürgernahe Verwaltungssprache. Arbeitshandbuch, 4. Aufl. 2002, S.51)

Aus eigener Erfahrung und etlichen Hinweisen von Bürger*innen weiß ich, dass auf auf E-Mails an Mitarbeiter*innen des Bezirksamt Pankow z.T. gar nicht geantwortet wird, Eingangsbestätigungen gar nicht verschickt werden und Anfragende oft wochenlang auf eine Antwort warten, ohne zu wissen, ob ihre E-Mail überhaupt angekommen ist.

1)      Findet das GGO I im Bezirksamt Pankow Anwendung? Wenn Nein, warum nicht?

2)      Wenn Frage 1 ja: Warum wird auf eingehende E-Mails von Bürger*innen, auf die nicht innerhalb von zwei Wochen geantwortet werden kann, nicht standardmäßig mit einer Eingangsbestätigung geantwortet?

3)      Wenn Frage 1 ja: Wie gewährleistet das Bezirksamt die Einhaltung der GGO I zu diesem Thema in Pankow?

4)      An wen können sich Bürger*innen wenden, wenn sie auf E-Mails an das Bezirksamt keine Antworten erhalten?

5)      Wie beurteilt das Bezirksamt die Option, dass jedes Fachamt des Bezirksamtes regelmäßig – 1-2 Stunden jede Woche oder zweiwöchentlich – eine Sprechstunde anbietet (unabhängig von den Sprechstunden der Bezirksstadträt*innen, welche abhängig von den Vorlieben der jeweiligen Person ist), in der eine persönliche Vorsprache möglich ist, wenn man keine Antwort aus dem Amt erhält oder das Anliegen nicht per Mail zufriedenstellend geklärt werden kann?

6)      Auch bei Hinweisen zu mehrmonatigem Wohnungsleerstand im Online-Hinweisformular erhält man weder eine Eingangsbestätigung noch Informationen über das Prüfungsergebnis. Hinweisgebende wissen aus diesem Grund nicht, ob ihr Hinweis überhaupt bearbeitet wurde. Ein solcher Fall, bei dem das Bezirksamt Pankow zwei Hinweise von einer Person gar nicht bearbeitete, was dieser wiederum ohne Eingangsbestätigung nicht wusste, wird im aktuellen MieterMagazin 03/2023, S.9 beschrieben.

a)      Aus welchem Grund werden keine Eingangsbestätigungen nach Eingabe von Hinweisen auf Wohnungsleerstand verschickt?

b)      Aus welchem Grund werden keine Informationen über das Prüfungsergebnis nach Eingabe von Hinweisen auf Wohnungsleerstand verschickt?

c)      Welche Möglichkeiten sieht das Bezirksamt dies zu ändern?