Auszug - Vorstellung FB Personalmanagement und FB Organisation  

Der Fachbereich Personalmanagement wird durch Fr. Mouget (Fachbereichsleitung in Vertretung) und Fr. Thiel vorgestellt.

-          Der Fachbereich ist in die zwei Gruppen Personalmanagement sowie Personalgewinnung und Qualifizierung unterteilt (siehe Organigramm).

-          Querschnittsaufgaben: 1) Fachliche Beratungsfunktion für die Amts- und SE-Leitungen, für die Führungskräfte und Büroleitungen, für die Beschäftigten und Beschäftigen-Vertretungen sowie für interne und externe Kooperationspartner*innen. 2) Etablierung von möglichst standardisierten Verfahren. 

-          Die sechs nachgeordneten fachlichen Schwerpunktthemen werden vorgestellt:

• Personalentwicklung: Konzeption und Durchführung von Auswahlverfahren, Verantwortung für Frauenförderplan und Diversität, Berichtswesen und Controlling - Herausforderung: 1) Umsetzung der vorhandenen Personalführungsinstrumente durch die Führungskräfte 2) Übergang von isolierten Einzelmaßnahmen hin zu einem schlüssigen Gesamtkonzept Personalmanagement gem. der Rahmendienstvereinbarung (RBV) Personalmanagement 3) Identifizierung und Entwicklung von Führungspotentialen unter besonderer Berücksichtigung des demographischen Wandels.
• Wissensmanagement: On-Boarding neuer Beschäftigter unterstützen (z.B. Willkommensmappe und Willkommensveranstaltungen), Bereitstellen von Instrumenten zur Sicherung des fachlichen Wissens im BA vor dem Hintergrund der personellen Fluktuation (z.B. Stellendoppelbesetzung, Seniorexperten, Wissenstransfer im Team, Dialogbegleitung) - Herausforderung: Viel Energie ging in das Reporting (z.B. Fluktuationsanalysen), die Zahlen, Daten und Fakten sind nun vorhanden, jetzt müssen konkrete Maßnahmen folgen, z.B. sind Klausurtagungen mit den einzelnen Ämtern und der Personalentwicklung in diesem Jahr geplant.
• Gesundheitsmanagement: Arbeitsschutz, gesundheitsfördernde Maßnahmen anbieten, betriebliches Eingliederungsmanagement mit Büroleitungen umsetzen, Inklusion in Zusammenarbeit mit Schwerbehindertenvertretung sicherstellen, Steuerung für den externen Dienstleister - Herausforderung: 1) Bisher auf Präventionsfeld der Bewegung konzentriert, Fokus nun auf Suchtprävention und psychische Gesundheit 2) Abschluss Dienstvereinbarung zum Unterbringungsmanagement (Mitarbeiter, die ihre bisherige Stelle aus gesundheitlichen Gründen nicht wahrnehmen können, sollen an einer anderen Stelle im BA untergebracht werden).
• Recruiting: Projekte und Maßnahmen zur Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität - Herausforderung: 1) Corona (z.B. fehlende Messen) 2) Prozesszeiten bei Besetzung von Stellen weiter verkürzen und Besetzungsprozess optimieren.
• Bewerbermanagement: Bearbeitung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement (z.B. Kommunikation mit Bewerber*innen, Vorauswahl und Begleitung der Auswahl).
• Aus- und Fortbildung: Büroleiterfunktion für alle Auszubildenden und Nachwuchskräfte, Stellenbesetzungsverfahren aller Ausbildungs- und Nachwuchsstellen sowie Praktika, Fortbildungsmaßnahmen – Herausforderungen: Fortbildungsplanungsprozess überarbeiten und transparenter gestalten, Aktualisierung der Dienstvorschrift Fortbildung, Grundsatz Aus- und Fortbildung für alle Mitarbeiter*innen soll trotz Haushaltssperre aufrechterhalten werden.

Diskussion und Nachfragen:

-    Fluktuation – In welchen Bereichen haben wir besonders hohe Fluktuationen und welche Instrumente haben die Bereiche, um die Fluktuation zu bekämpfen? Antwort BA: Altersbedingte Fluktuation wird zweimal im Jahr erhoben. Es findet eine Befragung statt, wann die Mitarbeiter*innen planen, in Rente zu gehen. Der Prozess zur Nachbesetzung von freiwerdenden Stellen soll bereits 18 Monate vorher beginnen. Führungskräfte sind angehalten, mit über 60-jährigen Mitarbeiter*innen Personalgespräche zum Thema zu führen. Fluktuation durch Bewegung im Arbeitsmarkt kann nicht durch BA beeinflusst werden. Gegenwirken zum Beispiel durch die Anwendung geeigneter Führungs- und Personalinstrumente (z.B. gutes On-Boarding, Personalgespräche). Eine Antwort zu den Bereichen/Ämtern mit besonders hoher Fluktuation wird nachgereicht. 

-    Personalgewinnung: Voraussetzungen in Bewerbungen sind hinderlich. Wie gehen wir mit geeigneten Bewerber*innen um, die die formalen Voraussetzungen scheinbar nicht erfüllen (Seiten-/Quereinsteiger*innen)? Antwort BA: Verwaltungserfahrung ist wichtig, aber mit gezielter Aus- und Fortbildung existiert die Möglichkeit für Quereinsteiger*innen, gut im Bezirksamt anzukommen. Ist ein Kulturthema, das sich langsam verändert.

-    Berichtswesen: Welche Kennzahlen werden zur Personalberichtserstattung genutzt? Antwort BA: Es wird versucht, das landesweite und das eigene Berichtswesen effizient zusammenzuführen. Kein Reporting um des Berichtswillens. Es sollen die in der Rahmendienstvereinbarung Personalmanagement formulierten Anforderungen beobachtet und kontrolliert werden (z.B. Durchführung der Gesprächsformate (Begrüßungs-, Orientierungs-, Jahresgespräch, etc), Nutzung der Instrumente im Wissensmanagement, Durchführung von Dialogbegleitung, Beschäftigtenstruktur).

-    E-Learning: Wird E-Learning im BA genutzt? Antwort BA: Ja, über den Hauptkooperationspartner VAK (Verwaltungsakademie).

-    Prozesszeiten für Stellenbesetzung: Wie lange dauert die Stellenbesetzung? Gibt es Unterschiede zwischen den Ämtern? Antwort BA: Gemäß Stellenbesetzungsreporting liegt die durchschnittliche Zeit bei 5,2 Monaten. Schwankungen zwischen den Bereichen sind groß. Das Ziel des BA ist eine Besetzungszeit 3 bis 3 ½ Monate. Das aktuelle Stellenbesetzungsreporting wird den Ausschussmitgliedern mit dem Bericht aus dem BA zur Verfügung gestellt.

-    Attraktivität des Bezirksamts: Wie attraktiv sind die Bezirksämter im Vergleich zu Unternehmen? Antwort BA: Die Attraktivität steigt, wenngleich sie Sektor abhängig ist. In Mangelberufen (z.B. ingenieurtechnischen Berufen) und in den unteren Gehaltsgruppen gibt es weiterhin Herausforderungen. Vorteile der öffentlichen Verwaltung sind gute Arbeitsbedingungen wie unbefristete Verträge, Familienfreundlichkeit, Gesundheitsmanagement, etc. Die gegenwärtige bauliche Arbeitsumgebung ist dagegen nachteilhaft für die Attraktivität.

-    Wie bekommen wir Quereinsteiger*innen an Bord? Antwort BA: Die formalen Anforderungen müssen durch das Land Berlin insbesondere bei Mangelberufen ggf. nochmal überdacht werden. Bezahlen/Eingruppieren kann das BA gleichwohl nur nach formalen Kriterien. Daher sind formale Anforderungen notwendig.

-    Befristung: Welche Gründe sprechen dafür, dass im BA Verträge befristet werden? Antwort BA: Eine Befristung erfolgt z.B. bei Elternzeitvertretung. Bei Führungskräften wird in der Regel auf 2 Jahre befristet eingestellt. Eine Entfristung erfolgt nach Bewährung.

Der Fachbereich Organisation wird durch Hr. Lange (kommissarische Fachbereichsleitung) vorgestellt.

-          Der Fachbereich Organisation gehört in den Bereich des Steuerungsdienstes.

-          Der Fachbereich ist in die zwei Gruppen Organisation/Geschäftsprozessmanagement und Stellenbewertung unterteilt (siehe Organigramm).

-          Die drei nachgeordneten fachlichen Schwerpunktthemen/Sachgebiete werden vorgestellt:

• Organisation (O): Interne Beratung für die Ämter und Einheiten in allen Organisationsfragen, Durchführung von Organisationsuntersuchen zur Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation, Anlass für Beauftragung von O-Untersuchungen sind z.B. Integration neuer Aufgaben oder Überlastungen in einzelnen Fachbereichen. Ergebnis sind Berichte mit konkreten Handlungsempfehlungen, deren Umsetzung immer Sache des Auftragsgebers ist. Sachgebiet unterstützt auch bei Change-Management, Pflege des Organigramms/Organisationsplans, Ämterübergreifende organisatorische Angelegenheiten (z.B. Gleitzeit), Sammelbecken für Anfragen/Stellungnahmen, die sich nicht klar einem Amt zuordnen lassen.
• Geschäftsprozessmanagement: Dienstleistung für alle Bezirke, jeder Bezirk ist für ein bestimmtes Politikfeld verantwortlich, BA Pankow für Facility-Management (seit Februar 2019), Abbildung der Prozesse in einer Prozesslandkarte und Prüfung, welche Prozesse durch Digitalisierung optimiert werden können, Darstellung und Modellierung von Prozessen, Ziel ist die Abbildung eines Standardprozesses, der in einer berlinweiten Prozessdatenbank veröffentlicht wird, Geschäftsprozessmanagement wird durch Digitalisierungsmanagement (Fachbereich IKT im Facility-Management) ergänzt - Herausforderung: 1) Digitalisierungsverantwortung, Einführung von neuen Fachverfahren (Software) liegt in der Verantwortung der zuständigen Senatsverwaltung. Bei Facility-Management gibt es aber keine explizite Senatsverwaltung, die sich verantwortlich fühlt. Der Bezirk wäre bei Digitalisierung allein überfordert. 2) Gegenwärtig Finalisierung der Prozesslandkarte, zukünftig systematisches Geschäftsprozessmanagement, 3) Bereich stark eingebunden in das Krisenmanagement, personelle Kapazitäten werden gebunden.
• Stellenbewertung: Ermittlung der Eingruppierung von Aufgabengebieten anhand einer Beschreibung eines Aufgabenkreises (BAK - Stellenbeschreibung), Anlass können fehlende Stellenbewertung, neue Stellen oder Antrag von Beschäftigten auf Bewertungsüberprüfung sein, In der Umsetzung wird BAK auf Plausibilität geprüft, Ergebnis ist eine gutachterliche Stellungnahme und das Bewertungsergebnis, Auskunftsersuchen an Senatsverwaltung für Finanzen z.B. bei Zweifeln, Für Berlin wird eine Datenbank zur Vergleichbarkeit von Stellen erstellt, Beraten der Bereiche bei der Erstellung bewertungsfähiger Unterlagen.

Diskussion und Nachfragen:

-    Organisationsuntersuchung: Wie lange dauert eine Untersuchung? Wie viele Anfragen kommen pro Jahr? Inwieweit ist die Umsetzung der Empfehlungen verbindlich? Antwort BA: Die Untersuchungszeiträume sind stark unterschiedlich (z.B. von vier Wochen bis zu einem ¾ Jahr). Sachgebiet hat mehrere Anfragen im Jahr, die auch parallel bearbeitet werden. Die Empfehlungen sind nicht verbindlich. Die Quote der Umsetzung ist allerdings hoch.

-    Geschäftsprozesse-/Digitalisierungsmanagement: Machen wir die Informations- und Kommunikationstechnik (IKT)-Beratung für die anderen Bereiche? Antwort BA: Das Politikfeld IKT hat sich Senatsverwaltung für Inneres und Sport vorbehalten. Es gibt keine bezirkliche Geschäftsprozessmanagementeinheit, die hier zuständig ist.  

-    Stellenbewertung: Was passiert bei einer Stelle, die durch eine Mitarbeiter*in besetzt ist und die Stelle soll runterdotiert werden? Gab es schon Anträge auf Bewertungsüberprüfung und es wurde anschließend herunterbewertet? Antwort BA: Im Bereich der Tarifbeschäftigten gibt es eine Tarifautomatik. Die Beschäftigten sind eingruppiert nach ihrer Tätigkeit. Daher führt eine schlechtere Bewertung zu einer Herunterdotierung. Bei Beamten gibt es Bewertungsüberhänge, daher kommt es hier zu keinen direkten Auswirkungen.