Die Integrierte Software Berliner Jugendhilfe (ISBJ)

ISBJ Anleitungen

Das Trägerportal – Die Schaltzentrale von ISBJ

Das Trägerportal ist eine zugangsgeschützte Website. Voraussetzung ist die Beantragung eines Administrator-Zugangs. Der Administrator kann eine beliebige für den Träger agierende Person sein. Der Administrator erhält postalisch Zugangsdaten für die Benutzerverwaltung (auch Self-Service genannt) und kann darüber sogenannte Portalbenutzer einrichten, mit denen man im Portal arbeiten kann. Benutzer können träger- oder einrichtungsspezifisch mit den notwendigen Rechten versehen werden.

Eine ausführliche Anleitung für Administratoren finden Sie unter https://www.berlin.de/sen/jugend/traegerservice/isbj/zugang.

An- und Abmelden von Kindern

Über das Trägerportal müssen die betreuten Kinder in ISBJ-Kita angemeldet, Betreuungsumfänge reduziert und Vertragsbeendigungen gemeldet werden. Letzteres ist bei Kindern, die regulär eingeschult werden, nicht notwendig. Voraussetzung dafür ist die Installation des Trägerzertifikats und die Anmeldung als Benutzer, der für diese Kindertageseinrichtung das Recht zur Vertragsregistrierung besitzt. Außerdem brauchen Sie vom Kitagutschein bzw. Bedarfsbescheid des Kindes folgende Angaben:

  • Vorname,
  • Familienname,
  • Geburtsdatum und
  • Gutscheinnummer.

Anschließend melden Sie sich als Benutzer im Trägerportal an und geben im Suchfeld die Gutscheinnummer ein. Ist der Gutschein freigegeben oder auf die eigenen Kita bzw. Kooperation registriert, kann das Kind an- bzw. abgemeldet werden.

Vormerkungen

Sie können über das Trägerportal Ihre eigenen Wartelisten führen. Vorteil dabei ist, dass ISBJ-Kita meldet, wenn ein auf der Warteliste befindliches Kind einen Gutschein bekommt oder einen Vertrag abgeschlossen hat. Die Warteliste wird also automatisch angereichert und bereinigt. Das Land Berlin bekommt hierüber eine anonymisierte Übersicht über die “Nettoanmeldungen”, kann also besser sehen, wie viele Kinder wirklich nach einem Platz suchen. Voraussetzung ist auch hier das Trägerzertifikat und die Anmeldung als mit einem Vormerkrecht versehener Benutzer.

Zentrale Platz- und Stellenbörse, Kitadatenbank pflegen

Es ist ebenfalls möglich, über das Trägerportal freie Plätze und zu besetzende Stellen zu verwalten. Diese werden in die Kita-Datenbank übertragen und im Kita-Navigator des Landes Berlin angezeigt. Außerdem können Sie über das Trägerportal ergänzende Angaben zu Ihrer Kita machen, die dann im Kita-Verzeichnis den suchenden Eltern angezeigt werden. So pflegen Sie beispielsweise Informationen wie Öffnungszeiten, Ansprechpartner, konzeptionelle Schwerpunkte und den Link zu Ihrer Webseite.

Monatliche Träger-Abrechnung

Aus ISBJ-Kita heraus erfolgt die monatliche Abschlagzahlung aus den Bezirkshaushalten, die wiederum eine Abrechnung für jeden Kita-Träger und Träger für die ergänzende Förderung und Betreuung an Schulen erzeugt. Immer zum Monatsanfang überprüft das System, welche Kitagutscheine und Bedarfsbescheide mit welcher Kita- bzw. Kooperationseinrichtung vertraglich verknüpft sind. Aus dieser Information wird die monatliche Zahlung zusammengestellt.

Wegen hinzukommender, weggehender und älter werdender Kinder, aber auch wegen wechselnder Betreuungsumfänge und gelegentlich notwendigen Korrekturen wird sich diese Zahlung fast immer von Monat zu Monat ein wenig ändern. Es ist eine wichtige Aufgabe der Geschäftsführung, kontinuierlich nachzuvollziehen, ob auch wirklich alle betreuten Kinder im System richtig erfasst sind. Zu diesem Zweck gibt es eine monatliche Abrechnung, in der die Zahlungssumme des Landes Berlin kindgenau aufgeschlüsselt wird.

Die Kita- und EFöB Abrechnungen werden für jeden Träger im ISBJ-Dokumententresor bereitgestellt. Im Dokumententresor melden Sie sich mit Ihrem ISBJ-Portalbenutzerzugang an und können dort die entsprechenden Abrechnungen direkt herunterladen. Nutzen Sie hierfür die

Dokumente zu Finanzierung und Abrechnung

  • Erst-/Änderungsmitteilung E-Mail und Kontoverbindung für Kita und EFöB

    Bitte den Vordruck erst speichern und anschließend öffnen. Erst-/Änderungsmeldungen werden ausschließlich in Papierform (Unterschriftsprüfung) entgegengenommen!

    PDF-Dokument (145.5 kB) - Stand: März 2022

  • Erst-/Änderungsmitteilung E-Mail und Kontoverbindung für Ersatzschulzuschuss/Schulgeldersatz

    Bitte den Vordruck erst speichern und anschließend öffnen. Erst-/Änderungsmeldungen werden ausschließlich in Papierform (Unterschriftsprüfung) entgegengenommen!

    PDF-Dokument (142.4 kB) - Stand: März 2022

  • Erst-/Änderungsmitteilung E-Mail und Kontoverbindung für Ganztag

    Bitte den Vordruck erst speichern und anschließend öffnen. Erst-/Änderungsmeldungen werden ausschließlich in Papierform (Unterschriftsprüfung) entgegengenommen!

    PDF-Dokument (135.7 kB) - Stand: März 2022

  • Anleitung ISBJ-Dokumententresor

    Hier finden Sie die Anleitung zur Öffnung der Abrechnungen im Dokumententresor. Die übrigen ISBJ-Dokumente werden sukzessive ebenfalls in den Dokumententresor überführt.

    PDF-Dokument (751.3 kB)

  • Dokumentation Abrechnungsübersicht

    Um die Abrechnung für alle Beteiligten transparent zu gestalten, erhalten die Träger eine Abrechnungsübersicht in Form einer Exceldatei. Diese besteht aus Abrechnungs-, Korrektur-, Einrichtungs-, Vertrags- und Änderungsübersicht.

    PDF-Dokument (454.9 kB)

Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket abrechnen

Über das Trägerportal können auch die Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT), darunter Mittagessenermäßigung und Ausflugskosten (nur Kita) übertragen werden.

Rechtliche Hintergründe

Für Kita-Träger gilt: In § 8 Abs. 3 der VOKitaFöG steht: “Der Datenaustausch zwischen den Trägern und den Jugendämtern soll durch eine Internet gestütztes zentrales IT-Fachverfahren erfolgen. Die damit verbundenen Kommunikationswege (Meldungen auf elektronischem Wege) stellen den Regelfall dar und dienen der Unterstützung der notwendigen Arbeitsabläufe.” Das Land Berlin hat die Kitaträger also verpflichtet, das Trägerportal zu nutzen.

Für die Schulträger gilt: In § 14 SchülerFöVO steht: “Die Feststellung des Bedarfes und die Ermittlung der Kostenbeteiligung der Erziehungsberechtigten sowie die Registrierung der Betreuungsverträge erfolgen über ein zentrales IT-Verfahren entsprechend § 8 der Verordnung über das Verfahren zur Gewährleistung eines bedarfsgerechten Angebotes von Plätzen in Tageseinrichtungen und Kindertagespflege […]” Somit besteht auch hier die Pflicht, sich über das Trägerportal zu registrieren.

Trägerinformationen

  • 1. Trägerinformation zum Start der KiTa 2.0 und zum Trägerportal 2.0

    PDF-Dokument (377.9 kB)

  • 2. Trägerinformation zum Start der KiTa 2.0 und zum Trägerportal 2.0

    PDF-Dokument (467.4 kB)

  • 3. Trägerinformation zum Start der KiTa 2.0 und zum Trägerportal 2.0

    PDF-Dokument (950.0 kB)

  • 4. Trägerinformation zum Start der KiTa 2.0 und zum Trägerportal 2.0

    PDF-Dokument (75.1 kB)

  • Anlage zur 4. Trägerinformation zum Start der KiTa 2.0 und zum Trägerportal 2.0

    PDF-Dokument (197.9 kB)

  • 5. Trägerinformation zum Start der KiTa 2.0 und zum Trägerportal 2.0

    PDF-Dokument (55.4 kB)

  • 6. Trägerinformation zum Start der KiTa 2.0 und zum Trägerportal 2.0

    PDF-Dokument (321.4 kB)

  • Anlage zur 6. Trägerinformation zum Start der KiTa 2.0 und zum Trägerportal 2.0

    PDF-Dokument (405.7 kB)

  • 7. Trägerinformation zum Start der KiTa 2.0 und zum Trägerportal 2.0

    PDF-Dokument (77.6 kB)

Aktuelles

  • Januar 2026

    Bei der Erfassung der eFöB-Verträge für die 5./6. Klasse sowie 5./6. Klasse Ferien über das Trägerportal kam es in den vergangenen Monaten zu folgenden Problem:
    Aufgrund eines technischen Fehlers konnte bei der Erfassung mehrerer zeitgleich gültiger eFöB-Verträge für dasselbe Kind nur der zuerst eingegebene Vertrag erfolgreich registriert werden. Ein weiterer, parallellaufender Vertrag wurde durch die Anwendung Kita abgelehnt und ist nicht im System angelegt worden.

    Aktueller Stand
    Mit einer Auslieferung vom gestrigen Tag wurde eine erste Korrektur umgesetzt. Damit ist die Registrierung von parallellaufenden eFöB-Verträgen (5./6. Klasse und 5./6. Klasse Ferien) wieder möglich. Neue Eingaben über das Trägerportal werden korrekt verarbeitet.

    Weiteres Vorgehen (technische Nachverarbeitung)

    Die bereits erzeugten, aber nicht verarbeiteten Postings befinden sich weiterhin in der Datenbank. Zeitnah wird eine weitere Auslieferung erfolgen, in deren Rahmen ein technischer Job (durch ISBJ ausführbar) bereitgestellt wird. Dieser Job arbeitet die bestehenden Postings erneut ab und prüft dabei:
    • ob der entsprechende Vertrag inzwischen bereits im System registriert wurde
      • in diesem Fall wird das Posting übersprungen
    • ob noch kein Vertrag vorhanden ist
      • der Vertrag wird automatisch angelegt

    Hinweise für die Träger

    Die Träger können wie folgt vorgehen:

    1. Noch nicht registrierte Verträge
    Alle bislang noch nicht im System vorhandenen eFöB-Verträge für die 5./6. Klasse und 5./6. Klasse Ferien können ab sofort wieder regulär über das Trägerportal erfasst werden.

    2. Bereits erfasste, aber nicht verarbeitete Verträge Für diese Verträge gibt es zwei Möglichkeiten:
    • erneute Eingabe der Verträge über das Trägerportal oder
    • Abwarten der technischen Umsetzung des Jobs, der die bestehenden Postings automatisch nachverarbeitet
  • Dezember 2025

    Kalenderwoche 50

    • Im 5. Newsletter vom 19.11.2025 (Kalenderwoche 47) baten wir um eine strukturierte Meldung aller Gutscheine/ Bedarfsbescheide, die sich nicht registrieren ließen. Die Mails mit dem Betreff „Kita 2.0 Vertragsregistrierung bis 30.11.2025“ gehen seit diesem Aufruf kontinuierlich im Helpdesk ein. Wie Sie an der Dezemberabrechnung und an den Mitteilungen im Dokumententresor sehen können, erfolgt kontinuierlich Abarbeitung.
      • Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass aktuell noch nicht alle Meldungen abschließend bearbeitet wurden, und dass vorrangig die gemeldeten Gutscheine registriert werden.
      • Daher ist noch nicht in allen Fällen eine schriftliche Rückmeldung am Ticket erfolgt. Diese werden wir nachholen, sobald die noch ausstehenden Vertragsregistrierungen abgeschlossen sind.
      • Zudem wurden in Einzelfällen die fehlerhaft einbehaltenen BuT-Zuschläge in der Dezemberabrechnung noch nicht nachgezahlt. Der Fehler ist bekannt und wird behoben. Wir benötigen diesbezüglich keine Einzelfallmeldungen.
    Verbesserungen und Anpassungen, an denen wir arbeiten:
    • In mehreren Fällen wurden in der Kita Abrechnung 11/2025 ungerechtfertigt BuT-Zuschläge abgezogen! Der Fehler wird behoben und mit der Abrechnung für 12/2025 werden die Beträge nachgezahlt.
    • Die gemeldeten Gutscheinnummern (s. 5. Newsletter vom 19.11.2025, KW 47) werden kontinuierlich abgearbeitet
    • Personalmeldungen über die DSS
    • Bei Nutzung der Dienstschnittstelle kommt es zu einem Fehler bei der Übertragung der Wochenarbeitszeit. Es wird teilweise eine Wochenarbeitszeit von 0 Stunden in der Listenansicht nach EuD Personal übertragen
  • November 2025

    Kalenderwoche 45

    Wegen der Verlängerung des Eingabezeitraums für eFöB-Verträge (s. 3. Newsletter KW 44) wird die Einführung des neuen Trägerportals 2.0 voraussichtlich erst am 03.12.2025 erfolgen. Dies soll eine Eingabe auf den gewohnten Oberflächen ermöglichen und damit Verzögerungen verhindern.

    Was jetzt (wieder) funktioniert:
    • Mit der Kita-Abrechnung 11/2025 wurde die Finanzierung der BuT-Zuschläge ab 08.2025 korrigiert. Da es in den vergangenen Monaten (08/2025 bis 10/2025) bei der Finanzierung der BuT-Zuschläge teilweise zu Überzahlungen gekommen ist, wurden mit der Abrechnung 11/2025 die überzahlten Beträge einbehalten.
      • Bitte beachten Sie dazu den Hinweis weiter unten – In einigen Fällen gab es Fehler bei der Einbehaltung an denen wir noch arbeiten
    • Erstellung von Dokumenten mit Sonderzeichen (diakritischen Zeichen) ist wieder möglich
    • Vertragsregistrierung von eFöB Verträgen an GGB-Schulen mit OGB-Bedarfsbescheiden ist wieder möglich. Gleiches gilt für OGB-Schulen die bisher keine GGB-Bedarfsbescheide registrieren konnten.
      • Hinweis: Der Schultyp wird nicht im Text ausgewiesen, ist aber im Hintergrund hinterlegt und verhinderte bisher eine erfolgreiche Registrierung.
    • Das Fehlerbild „Verträge verschwinden im Nirgendwo“ wurde damit behoben. Die ausstehenden eFöB-Verträge können jetzt erfasst werden.
    Verbesserungen und Anpassungen, an denen wir arbeiten:
    • In mehreren Fällen wurden in der Kita Abrechnung 11/2025 ungerechtfertigt BuT-Zuschläge abgezogen! Der Fehler wird behoben und mit der Abrechnung für 12/2025 werden die Beträge nachgezahlt. Eine Darstellung des Fehlerbildes finden Sie in der Anlage zu diesem Newsletter (rot markiert)
    • Fehlerbereinigungen bei der Vertragsregistrierung
      • Einlösbarkeit bei Vorlage von mehreren Gutscheinen
      • Problematik bei der Vertragsregistrierung von der 5. und 6. Klasse mit zwei Bescheiden

    Kalenderwoche 47

    • Die wesentlichen Fehler bei der Vertragsregistrierung wurden inzwischen behoben. Es gibt aber noch Einzelfälle, die beispielsweise im Bezirk zur Bearbeitung liegen oder einen Einzelfall darstellen. Im Hinblick auf die anstehende Schulstatistik (Ende der Erfassung am 30.11.2025) und um eine vollständige Finanzierung aller Verträge mit einer Laufzeit in 2025 zu garantieren, möchten wir Sie bitten, bisher nicht registrierbare Gutscheinnummern nach dem folgenden Schema gesondert zu melden.
    • Bitte senden Sie so schnell wie möglich eine Mail an ISBJ-Helpdesk@senbjf.berlin.de mit dem Betreff Kita 2.0 Vertragsregistrierung bis 30.11.2025. Bitte verwenden Sie zur Meldung der Gutscheinnummern folgende Angaben:
      • Träger, Trägernummer, Trägername
      • Einrichtung, Einrichtungsnummer, Einrichtungsname (Horte geben hier bitte ihre Kooperationsnummer und freie Schulen die Schulnummer an)
      • bei Rückfragen: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
      • Gutscheinnummer, Vorname des Kindes, Bezirk, Problembeschreibung
    • Bitte ungeachtet von bestehenden Tickets die Gutscheine auflisten, bei denen noch Korrekturbedarf besteht.
      • Bitte NICHT die Gutscheine eintragen, bei denen im November ein ungerechtfertigter But-Abzug vorgenommen wurde (wird automatisch mit Dezember verrechnet)
    Verbesserungen und Anpassungen, an denen wir arbeiten:
    • In mehreren Fällen wurden in der Kita Abrechnung 11/2025 ungerechtfertigt BuT-Zuschläge abgezogen! Der Fehler wird behoben und mit der Abrechnung für 12/2025 werden die Beträge nachgezahlt.
    • Personalmeldungen über die DSS
    • Bei Nutzung der Diensteschnittstelle kommt es zu einem Fehler bei der Übertragung der Wochenarbeitszeit. Es wird teilweise eine Wochenarbeitszeit von 0 Stunden in der Listenansicht nach EuD Personal übertragen

    Kalenderwoche 48

    • Die ISBJ-Abrechnungstermine sind wie folgt vorgesehen:
      • 01.12.2025 Kita
      • 02.12.2025 eFöB und ESZ
      • 04.12.2025 Teilanrechnung und Anleitungsbudget
    • Bitte prüfen Sie, ob mit der Abrechnung für 12/2025 etwaige Außenstände bereits nachfinanziert wurden, bevor Anträge auf Abschlagszahlungen gestellt werden. In diesem Kontext möchten wir darauf hinweisen, dass die Bearbeitung von Abschlagszahlungen im Vorfeld der Abrechnungen aktuell ausgeschlossen ist.
    • Wir möchten Sie zudem darüber informieren, dass die Produktivsetzung vom neuen Trägerportal wegen der Jahresabschlussarbeiten für 2025 und wegen der anstehenden Abrechnungen für „Teilanrechnung und Anleitungsbudget“ erneut verschoben wurde. Wir planen eine Produktivsetzung im Februar 2026
    Verbesserungen und Anpassungen, an denen wir arbeiten:
    • In mehreren Fällen wurden in der Kita Abrechnung 11/2025 ungerechtfertigt BuT-Zuschläge abgezogen! Der Fehler wird behoben und mit der Abrechnung für 12/2025 werden die Beträge nachgezahlt.
    • Die gemeldeten Gutscheinnummern (s. 5. Newsletter vom 19.11.2025) werden kontinuierlich abgearbeitet
    • Personalmeldungen über die DSS
    • Bei Nutzung der Dienstschnittstelle kommt es zu einem Fehler bei der Übertragung der Wochenarbeitszeit. Es wird teilweise eine Wochenarbeitszeit von 0 Stunden in der Listenansicht nach EuD Personal übertragen
  • Oktober 2025

    Kalenderwoche 41

    Was jetzt (wieder) funktioniert:
    • Trägermitteilung werden an den Dokumententresor gesandt
    • Trägerabrechnungen werden an den Dokumententresor gesandt
    • Die Berechtigungen für den Dokumententresor und die Dokumentation wurden
      angepasst
    • QM/NDH Zuschläge werden in der Abrechnung korrekt abgebildet
      Woran wird unter anderem gearbeitet
    • Korrektur der Abrechnung hinsichtlich der BuT-Finanzierung (Essensgeld)
    • Fehlerbereinigungen bei der Vertragsregistrierung
      • Einlösbarkeit bei Vorlage von mehreren Gutscheinen
      • Bedarfsbescheide mit hinterlegten Schulen
      • Problematik bei der Vertragsregistrierung von der 5. und 6. Klasse mit zwei Bescheiden
    Praktische Tipps

    Kalenderwoche 43

    Was jetzt (wieder) funktioniert:
    • Vertragsregistrierungen im Portal:
      • Gutscheine für Kinder die ein Sonderzeichen im Namen haben müssen i.d.R. im Bezirk nicht mehr manuell freigegeben werden, es erfolgt automatische Freigabe der Gutscheine und BuT-Zuschläge
      • Die fehlerhafte Anzeige der Zahlungskategorien bei eFöB-Kooperationen (z.B. „nicht finanziert“) wurde behoben, die Gutscheine können ab sofort registriert werden
    Verbesserungen und Anpassungen, an denen wir arbeiten:
    • Korrektur der Abrechnung hinsichtlich der BuT-Finanzierung (Essensgeld)
    • Fehlerbereinigungen bei der Vertragsregistrierung
      • Einlösbarkeit bei Vorlage von mehreren Gutscheinen
      • Bedarfsbescheide mit hinterlegten Schulen – Anpassung wird voraussichtlich ab Montag den 27.10.2025 zur Verfügung stehen
      • Problematik bei der Vertragsregistrierung von der 5. und 6. Klasse mit zwei Bescheiden

    Kalenderwoche 44

    Wichtiger Hinweis für die Erfassung von eFöB-Verträgen im Portal
    Aufgrund der bestehenden Arbeitsrückstände, die in Folge der durch die Migration von ISBJ ausgelösten Probleme entstanden sind, wurde entschieden, dass der Zeitraum zur Erfassung von eFöB-Verträgen für den Stichtag 01.11.2025 bis Ende November verlängert wird. Auf diese Weise steht mehr Zeit einerseits für die weitere Behebung von Problemen im Fachverfahren und andererseits für die Eingabe von Verträgen zur Verfügung.

    Was jetzt (wieder) funktioniert:
    • eFöB- Vertragsregistrierungen für Bedarfsbescheide mit bereits hinterlegter Schule sind ab sofort uneingeschränkt möglich.

    Behoben wurden zwei Fehlerbilder:
    1. Der Button „Kooperationsvertrag registrieren“ wird jetzt wieder bei allen einlösbaren eFöB-Bedarfsanerkennungen angezeigt
    2. Im Feld „Schule“ werden in der Auswahlliste alle Schulen für die Sie berechtigt sind angezeigt und können ausgewählt werden.

    Verbesserungen und Anpassungen, an denen wir arbeiten:
    • Korrektur der Abrechnung hinsichtlich der BuT-Finanzierung (Essensgeld)
    • Fehlerbereinigungen bei der Vertragsregistrierung
      • Einlösbarkeit bei Vorlage von mehreren Gutscheinen
      • Problematik bei der Vertragsregistrierung von der 5. und 6. Klasse mit zwei Bescheiden
      • Umgang mit abweichenden Schreibweisen (diakritische Zeichen)

Hier erreichen Sie die Trägerhotline

Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie