Die Integrierte Software Berliner Jugendhilfe (ISBJ)

Monatliche Träger-Abrechnung

Aus ISBJ-Kita heraus erfolgt die monatliche Abschlagzahlung aus den Bezirkshaushalten, die wiederum eine Abrechnung für jeden Kita-Träger und Träger für die ergänzende Förderung und Betreuung an Schulen erzeugt. Immer zum Monatsanfang überprüft das System, welche Kitagutscheine und Bedarfsbescheide mit welcher Kita- bzw. Kooperationseinrichtung vertraglich verknüpft sind. Aus dieser Information wird die monatliche Zahlung zusammengestellt.

Wegen hinzukommender, weggehender und älter werdender Kinder, aber auch wegen wechselnder Betreuungsumfänge und gelegentlich notwendigen Korrekturen wird sich diese Zahlung fast immer von Monat zu Monat ein wenig ändern. Es ist eine wichtige Aufgabe der Geschäftsführung, kontinuierlich nachzuvollziehen, ob auch wirklich alle betreuten Kinder im System richtig erfasst sind. Zu diesem Zweck gibt es eine monatliche Abrechnung, in der die Zahlungssumme des Landes Berlin kindgenau aufgeschlüsselt wird.

Jeder Träger, der dem ISBJ Träger-Service seine E-Mailadresse genannt hat, bekommt diese Abrechnung per E-Mail zugsandt. Dies geschieht aus Datenschutzgründen in verschlüsselter Form. Zur Entschlüsselung wird ein Programm benötigt, Decrypter genannt, sowie ein trägerspezifisches Passwort. Sollte Ihnen das Passwort nicht oder nicht mehr vorliegen, melden Sie sich beim Träger-Service. Eine Anleitung zur Installation und Anwendung des Decrypters finden Sie auf unserer Internetseite.

Das Trägerportal – Die Schaltzentrale von ISBJ

Die meisten Funktionen von ISBJ für Träger können nur über das Trägerportal bedient und in Anspruch genommen werden. Eine Ausnahme bildet die erwähnte monatliche Abrechnung. Jedoch ist auch hier geplant, diese nur noch über das Trägerportal zur Verfügung zu stellen.

Das Trägerportal ist eine zugangsgeschützte Website. Voraussetzung für den Zugang ist ein im jeweiligen Internetbrowser installiertes Zugangszertifikat. Dieses Zertifikat ist eine elektronische Datei, die Sie auf Antrag vom ISBJ Träger-Service übermittelt bekommen und die für jeden Träger spezifisch ist. Beantragt wird das Zertifikat für den Administrator, das kann eine beliebige für den Träger agierende Person sein. Der Administrator erhält dann das Zertifikat durch die Benutzerverwaltung des ISBJ Trägerportals per E-Mail übermittelt und zusätzlich per Post ein Installationskennwort. Liegt beides vor, kann das Zertifikat im Internetbrowser (z.B. Firefox, Internet-Explorer, Google Chrome, Safari) installiert werden. Der Zugang zur Portalseite ist dann eingerichtet.

Ein Zertifikat kann auch auf mehreren Rechnern gleichzeitig installiert sein. Eine Anleitung zur Installation finden Sie auf unserer Internetseite. Der Administrator kann die Funktionen von ISBJ nicht selbst bedienen, sondern richtet ausschließlich Benutzer ein, die er mit den notwendigen Rechten versieht. Als einen solchen Benutzer kann sich der Administrator auch selbst einrichten. Die Benutzer werden träger- oder einrichtungsspezifisch mit den notwendigen Rechten versehen.

An- und Abmelden von Kindern

Über das Trägerportal müssen die betreuten Kinder in ISBJ-Kita angemeldet, Betreuungsumfänge reduziert und Vertragsbeendigungen gemeldet werden. Letzteres ist bei Kindern, die regulär eingeschult werden, nicht notwendig. Voraussetzung dafür ist die Installation des Trägerzertifikats und die Anmeldung als Benutzer, der für diese Kindertageseinrichtung das Recht zur Vertragsregistrierung besitzt. Außerdem brauchen Sie vom Kitagutschein bzw. Bedarfsbescheid des Kindes folgende Angaben:

  • Vorname,
  • Familienname,
  • Geburtsdatum und
  • Gutscheinnummer.

Anschließend melden Sie sich als Benutzer im Trägerportal an und geben im Suchfeld die Gutscheinnummer ein. Ist der Gutschein freigegeben oder auf die eigenen Kita bzw. Kooperation registriert, kann das Kind an- bzw. abgemeldet werden.

Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket abrechnen

Über das Trägerportal können auch die Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT), darunter Mittagessenermäßigung und Ausflugskosten (nur Kita) übertragen werden.

Vormerkungen

Seit April 2014 ist es möglich, über das Trägerportal Ihre eigenen Wartelisten zu führen. Vorteil dabei ist, dass ISBJ-Kita meldet, wenn ein auf der Warteliste befindliches Kind einen Gutschein bekommt oder einen Vertrag abgeschlossen hat. Die Warteliste wird also automatisch angereichert und bereinigt. Das Land Berlin bekommt hierüber eine anonymisierte Übersicht über die “Nettoanmeldungen”, kann also besser sehen, wie viele Kinder wirklich nach einem Platz suchen. Voraussetzung ist auch hier das Trägerzertifikat und die Anmeldung als mit einem Vormerkrecht versehener Benutzer.

Zentrale Platz- und Stellenbörse, Kitadatenbank pflegen

Seit April 2014 ist es ebenfalls möglich, über das Trägerportal freie Plätze und zu besetzende Stellen zu verwalten. Diese werden in die Kita-Datenbank übertragen und im Online Kita-Verzeichnis des Landes Berlin angezeigt. Außerdem können Sie über das Trägerportal ergänzende Angaben zu Ihrer Kita machen, die dann im Kita-Verzeichnis den suchenden Eltern angezeigt werden. So pflegen Sie beispielsweise Informationen wie Öffnungszeiten, Ansprechpartner, konzeptionelle Schwerpunkte und den Link zu Ihrer Webseite.

Muss das sein?

Für Kita-Träger gilt:
In § 8 Abs. 3 der VOKitaFöG steht: “Der Datenaustausch zwischen den Trägern und den Jugendämtern soll durch eine Internet gestütztes zentrales IT-Fachverfahren erfolgen. Die damit verbundenen Kommunikationswege (Meldungen auf elektronischem Wege) stellen den Regelfall dar und dienen der Unterstützung der notwendigen Arbeitsabläufe.” Das Land Berlin hat die Kitaträger also verpflichtet, das Trägerportal zu nutzen.

Für die Schulträger gilt:
In § 14 SchülerFöVO steht: “Die Feststellung des Bedarfes und die Ermittlung der Kostenbeteiligung der Erziehungsberechtigten sowie die Registrierung der Betreuungsverträge erfolgen über ein zentrales IT-Verfahren entsprechend § 8 der Verordnung über das Verfahren zur Gewährleistung eines bedarfsgerechten Angebotes von Plätzen in Tageseinrichtungen und Kindertagespflege […]” Somit besteht auch hier die Pflicht, sich über das Trägerportal zu registrieren.