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Grundlagen des koordinierten bezirksübergreifenden Geschäftsprozessmanagements

Der Rat der Bürgermeister beschloss am 14.08.2014 die Einrichtung der Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Berliner Bezirke (GstGPM). Dem Beschluss lag ein Organisationsmodell zugrunde, mit dem das Verfahren eines bezirksübergreifenden Geschäftsprozessmanagements („Geschäftsprozessanalyseverfahren“) definiert und die Rollen der beteiligten Akteure festgelegt wurden.

Organisationsmodell GSt GPM

Kernaufgabe der Geschäftsstelle war danach die zentrale organisatorische Verantwortung des bezirksübergreifenden Geschäftsprozessanalyseverfahrens. Einen Bezugsrahmen für die Auswahl der zu optimierenden Prozesse bot ein durch die Innenverwaltung erarbeitetes Portfolio von 100 Prozessen der Berliner Verwaltung („Katalog TOP 100 Prozesse“), deren Optimierung vor allem aufgrund hoher Personalkosten und Fallzahlen prioritär erschien.

Katalog TOP 100 Prozesse

Mit Inkrafttreten des Berliner E-Government-Gesetzes zum 10. Juni 2016 erweitert und verändert sich die Aufgabenstellung der Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement derzeit wesentlich, da mit dem Gesetz grundlegende Neuregelungen im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung in der Berliner Verwaltung verbunden sind. § 4 Abs. 6 in Verbindung mit § 10 EGovG Bln legt fest, dass Antragsverfahren künftig in der Regel in elektronischer Form abzuwickeln sind und der „Elektronifizierung“ eine Dokumentation, Analyse, und Optimierung der Geschäftsprozesse vorzuschalten ist. Die gesetzlichen Anforderungen bedingen, dass hierzu über Verwaltungsebenen hinweg gedacht und gearbeitet werden muss, wofür sich als passender organisatorischer Rahmen die Projektform anbietet.
Zur Erläuterung, wie genau die Zusammenarbeit der Verwaltungsebenen im Rahmen von Digitalisierungsprojekten aussehen wird, hat der IKT-Lenkungsrat in seiner Sitzung am 19. Juni 2017 ein “Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement“ verabschiedet.

Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement

An diesem Konzept richtet sich die Tätigkeit der GstGPM aktuell aus. Vorrangiges Ziel ist es, über die Schaffung adäquater organisatorischer, struktureller und personeller Voraussetzungen für die neue Aufgabe der Bezirks- und Verwaltungsebenen übergreifenden Geschäftsprozessoptimierung schnellstmöglich Digitalisierungsprojekte anzustoßen.