Drucksache - 0644/XXI  

1.  Wie bewertet das Bezirksamt seine Leistung als Arbeitgeber in digitalen Zeiten generell und welche Schritte wurden/werden unternommen und/oder geplant, um die Performance als attraktiver und moderner Arbeitgeber hinsichtlich Digitalisierung der Verwaltung zu steigern?

2.  Wie viel Prozent der gesamten Mitarbeitenden des Bezirksamts verfügen über ausreichend mobile Ausstattung (Hardware und VPN-Verbindung), um bei der alternierenden Telearbeit und/oder mobilen Telearbeit arbeitsfähig zu sein?

3.  Wie viel Prozent der gesamten Mitarbeitenden des Bezirksamts mit ausreichender Ausstattung nutzen derzeit die Möglichkeit der alternierenden Telearbeit und/oder mobilen Telearbeit?

4.  Nach welcher Strategie oder nach welchem Konzept wird die mobile Ausstattung für die Mitarbeitenden des Bezirksamts angeschafft?

4.1.  Gibt es hierbei Prioritäten, wenn ja welche – bzw. worauf wird hierbei besonderes Augenmerk gelegt?

5.  Wird die Zufriedenheit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Spandauer Verwaltung mit der technischen Ausstattung sowie modernen Arbeitsmethoden regelmäßig evaluiert?

5.1.  Wenn ja, wie oft?

5.2.  Wenn ja, was sind die Ergebnisse?

5.3.  Wenn ja, welche Schlüsse und Schritte wurden hieraus gezogen?

5.4.  Wenn nein, wieso nicht?

6. Welche Formen des kollaborativen Arbeitens, die sowohl physische als auch virtuelle Austauschmöglichkeiten schaffen und Potenziale für die zeitgemäße (silounabhängige) Arbeitsweisen der Verwaltungsmitarbeitenden ergeben, bietet das Bezirksamt aktuell an?

7.  Wie steht das Bezirksamt Spandau generell zu modernen Arbeitsformen und wie plant es diese weiterzuentwickeln?

8.  Inwiefern ermutigt es seine Mitarbeitenden Möglichkeiten der alternierenden Telearbeit und/oder mobilen Telearbeit zu nutzen und schafft hierfür bedarfsindividuelle Voraussetzungen?

(Bitte vollständig auflisten.)

9.  Kann bei der Weiterleitung von im Büro eingehenden und auf das Diensthandy der/des Bezirksamtsmitarbeitenden weitergeleiteten Anrufe die Nummer des Anrufenden angezeigt werden?

9.1  Wenn ja, was sind die Voraussetzungen hierfür und sind diese allen Mitarbeitenden des Bezirksamts gleichermaßen zugänglich?

9.2  Wenn nein, warum nicht?

9.3  Wenn nein, wann und wie kann dieser Umstand zu einer Verbesserung der Rückrufsituation behoben werden?

Schriftliche Beantwortung der Großen Anfrage der Fraktion Bündnis '90/Die Grünen vom 12.01.2023

Drucksache 0644/XXI „Willkommen in 2023 – hat die Digitalisierung auch das Spandauer Bezirksamt erreicht?“

Antwort des BA vom 09.02.2023 auf Große Anfrage

Eingang im BVV-Büro: 09.02.2023

1. Wie bewertet das Bezirksamt seine Leistung als Arbeitgeber in digitalen Zeiten generell und welche Schritte wurden/werden unternommen und/oder geplant, um die Performance als attraktiver und moderner Arbeitgeber hinsichtlich Digitalisierung der Verwaltung zu steigern?

Antwort:

Das Bezirksamt Spandau ist bestrebt, die Digitalisierung der Verwaltung zu verwirklichen und voranzubringen. Hierzu besteht bereits jetzt die Möglichkeit der Wahrnehmung des Angebots alternierender Telearbeit und/oder des mobilen Arbeitens. Dienstmobiltelefone sowie Laptops werden auf Wunsch jedem Beschäftigten zur Verfügung gestellt, der aufgrund seines/ihres Aufgabengebietes die Möglichkeit hat, diese zu nutzen. Des Weiteren wurde das Bewerbungsmanagement durch die Einführung des Fachverfahrens rexx fast vollständig digitalisiert. Das Intranet des BA Spandau erfährt fortlaufend Aktualisierungen und dient dabei nicht nur als Informationsportal, sondern stellt zudem Formulare zur Bearbeitung zur Verfügung. Seit Beginn der Pandemie wurde darüber hinaus die Möglichkeit geschaffen, Auswahlverfahren, Dienstbesprechungen, Fortbildungen, Workshops u.ä. in digitaler Form durchzuführen.

Um den Erfordernissen des EGovG Bln[1] gerecht zu werden, wurden Pilotbereiche des BA Spandau beauftragt, die Einführung der digitalen Akte vorzubereiten, welche perspektivisch im gesamten BA Spandau eingeführt werden soll. Die Einführung der digitalen Akte wird hierbei nicht nur zur Nachhaltigkeit im Rahmen des Umweltschutzes beitragen, vielmehr wird dies zu einer Prozessoptimierung und -beschleunigung führen und die Mitarbeiterinnen/-erzufriedenheit steigern.

2. Wie viel Prozent der gesamten Mitarbeitenden des Bezirksamts verfügen über ausreichend mobile Ausstattung (Hardware und VPN-Verbindung), um bei der alternierenden Telearbeit und/oder mobilen Telearbeit arbeitsfähig zu sein?

Antwort:

Von insgesamt 1.562 Mitarbeitenden, die eine aktive Nutzerkennung zum Netz des Bezirksamts Spandau haben, verfügen 1.205 über ausreichende mobile Ausstattung. Dies entspricht einem Prozentsatz von ca. 77%.

Insgesamt arbeiten beim Bezirksamt 2.085 Beschäftigte, dabei wurden auch duale Studierende und Auszubildende mitgezählt.

3. Wie viel Prozent der gesamten Mitarbeitenden des Bezirksamts mit ausreichender Ausstattung nutzen derzeit die Möglichkeit der alternierenden Telearbeit und/oder mobilen Telearbeit?

Antwort:

Über die regelmäßige Nutzung der mobilen bzw. alternierenden Telearbeit lassen sich keine konkreten Angaben machen. Aufgrund der Vielzahl an Anträgen auf mobiler und alternierender Telearbeit kann man von einer hohen regelmäßigen Nutzung ausgehen.

4. Nach welcher Strategie oder nach welchem Konzept wird die mobile Ausstattung für die Mitarbeitenden des Bezirksamts angeschafft?

Antwort:

Das Bezirksamt unterstützt ausdrücklich die Formen der mobilen Arbeit bei Vereinbarkeit mit den dienstlichen Erfordernissen. Hierfür wurden die Dienstanweisung über die Durchführung alternierender Telearbeit sowie die Dienstvereinbarung zur Ausübung mobiler Telearbeit im Bezirksamt Spandau geschlossen. Nach den dort beschriebenen Antragsprozessen wird die mobile Ausstattung für die Mitarbeitenden des Bezirksamts beschafft.

4.1        Gibt es hierbei Prioritäten, wenn ja welche – bzw. worauf wird hierbei besonderes Augenmerk gelegt?

Antwort:

Eine Priorisierung findet nicht statt.

5. Wird die Zufriedenheit der Arbeitnehmer*innen der Spandauer Verwaltung mit der technischen Ausstattung sowie modernen Arbeitsmethoden regelmäßig evaluiert?

Antwort:

Die Zufriedenheit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Spandauer Verwaltung mit der technischen Ausstattung wird in diesem Jahr durch eine Mitarbeitenden Befragung für das gesamte Bezirksamt evaluiert. Darüber hinaus gab es 2022 Mitarbeitenden Befragungen in einzelnen Ämtern, wie beispielsweise im Bürgeramt und im Standesamt. Auch hier wurde die Zufriedenheit mit der technischen Ausstattung abgefragt.

5.1        Wenn ja, wie oft?

Antwort:

Die Mitarbeitenden Befragung für das gesamte Bezirksamt Spandau soll in circa 2 Jahren wiederholt werden.

5.2        Wenn ja, was sind die Ergebnisse?

Antwort:

Die Evaluationen des Bürger- und Standesamtes ergaben jeweils, dass störungsfreie Technik und effektive Hilfe bei technischen Störungen nicht in ausreichendem Maß zur Verfügung stehen.

5.3        Wenn ja, welche Schlüsse und Schritte wurden hieraus gezogen?

Antwort:

Da die Ergebnisse den Mitarbeitenden derzeit erst vorgestellt werden, wurden noch keine Maßnahmen daraus abgeleitet.

5.4        Wenn nein, wieso nicht?

Antwort:

Antwort entfällt.

6. Welche Formen des kollaborativen Arbeitens, die sowohl physische als auch virtuelle Austauschmöglichkeiten schaffen und Potenziale für die zeitgemäße (silounabhängige) Arbeitsweisen der Verwaltungsmitarbeitenden ergeben, bietet das Bezirksamt aktuell an?

Antwort:

Neben der Bereitstellung des Videokonferenzsystems BigBlueButton können die im Land Berlin verfügbaren Plattformen OfficeNet (Verfahrensbetrieb bei der Senatsverwaltung für Finanzen) und BSCW (Verfahrensbetrieb im IT-Dienstleistungszentrum Berlin) genutzt werden. Beide IT-Dienste dienen der digitalen Kollaboration und ermöglichen behördenübergreifende Zugriffe auf Dateien bzw. Dokumente.

7. Wie steht das Bezirksamt Spandau generell zu modernen Arbeitsformen und wie plant es diese weiterzuentwickeln?

Antwort:

Das Bezirksamt Spandau ist sehr aufgeschlossen gegenüber modernen Arbeitsformen. Durch die zunehmende Raumverdichtung und den Wunsch der Beschäftigten nach stärkerer Flexibilisierung von Arbeitsort und –zeit sollen neue Konzepte und Ansätze im Rahmen von „New Work“ vorangebracht werden. „New Work“ versteht sich als die Gesamtheit der modernen und flexiblen Formen der Büroarbeit bzw. der Arbeitsorganisation. In Anlehnung an das Projekt „Arbeit x anders“ der Senatsverwaltung für Finanzen wurde eine Arbeitsgruppe zum Thema „New Work“ gegründet, welche die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für ein Pilotprojekt prüft und vorbereitet. In diesem geht es insbesondere um die Einrichtung von Desksharing und mobiler Arbeit. Eine vertiefende Auseinandersetzung zu diesem Thema wird dann im Rahmen des Amts- und SE-Leitungs-Workshops Ende September 2023 stattfinden. Dabei sollen auch psychologische und soziale Aspekte einer veränderten Arbeitsumgebung und –weise berücksichtig und entschieden werden, inwieweit auch ein Kulturwandel im Bezirksamt Spandau für die erfolgreiche Umsetzung von „New Work“-Ansätzen notwendig ist.

8. Inwiefern ermutigt es seine Mitarbeitenden Möglichkeiten der alternierenden Telearbeit und/oder mobilen Telearbeit zu nutzen und schafft hierfür bedarfsindividuelle Voraussetzungen? (Bitte vollständig auflisten.)

Antwort:

Die Möglichkeit der Nutzung mobiler und alternierender Telearbeit wurde und wird auf den Intranetseiten des Bezirksamts Spandau kommuniziert. Außerdem wurden diese Informationen auch mittels eines Newsletters allen Mitarbeitenden des Bezirksamts gegenüber bekannt gemacht. Die seit April 2020 deutlich gestiegene Anzahl an Nutzenden mobiler und alternierender Telearbeit zeigt, dass die Mitarbeitenden Kenntnis über diese Arbeitsformen erlangt haben und diese auch nutzen.

9. Kann bei der Weiterleitung von im Büro eingehenden und auf das Diensthandy der/des Bezirksamtsmitarbeitenden weitergeleiteten Anrufe die Nummer des Anrufenden angezeigt werden?

Antwort:

Nein, diese Möglichkeit besteht nicht.

9.1        Wenn ja, was sind die Voraussetzungen hierfür und sind diese allen Mitarbeitenden des Bezirksamts gleichermaßen zugänglich?

Antwort:

Siehe Antwort zu Frage 9.

9.2        Wenn nein, warum nicht?

Antwort:

Durch das ITDZ wird diese Funktion (Clip- Funktion) nicht freigegeben.

9.3        Wenn nein, wann und wie kann dieser Umstand zu einer Verbesserung der Rückrufsituation behoben werden?

Antwort:

Der Einfluss des Bezirksamts Spandau auf das ITDZ ist nicht vorhanden, sodass hier keine Aussage zu einer Umsetzung dieser für sinnvoll gehaltenen Funktion getroffen werden kann.

Berlin-Spandau, den 9. Februar 2023

Dr. Carola Brückner

Bezirksbürgermeisterin

[1] E-Government-Gesetz Berlin - EGovG Bln.