Frage 1: Wird bei der Umsetzung des OZG mit den Bezirken und/oder dem Senat kooperiert? Wenn ja, in welcher Form? Wenn nein, welche Gründe sprechen dagegen?

Die Frage kann mit „Ja“ beantwortet werden. Die IKT-Steuerung, die in der Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport angesiedelt ist, sowie die Ressort-Digitalisierungsbeauftragten sind verantwortlich für die Entwicklung und den Einsatz der IT-Fachverfahren und Digitalisierungsmaßnahmen innerhalb der Politikfelder ihrer Senatsfachverwaltung und damit federführend in Bezug auf die Umsetzung des OZG im Land Berlin. 

Die Bereiche Geschäftsprozessmanagement in den Steuerungsdiensten der Bezirke arbeiten eng mit den für die Politikfelder zuständigen Senatsverwaltungen bzw. der Senatskanzlei zusammen. Sie bilden die Schnittstelle zwischen der Landesebene und den Bezirken. Die OE GPM im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf ist für das Politik Stadtentwicklung tätig und arbeitet hier gemeinsam mit der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen in verschiedenen Digitalisierungsprojekten zusammen.

Frage 2: Gibt es eine zentrale Zuständigkeit für die Digitalisierungen der Verwaltungsleistungen entsprechend des OZG? Wenn ja, wo ist diese verortet? Wenn nein, warum nicht?

Die Zuständigkeiten für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen zwischen dem Bund und den Bundesländern erfolgt arbeitsteilig, sodass es verschiedene Zuständigkeiten gibt. Das Land Berlin betreut federführend das Themenfeld der Querschnittsleistungen. An diesem Themenfeld sind weiterhin die Bundesländer Brandenburg, Hamburg und Thüringen beteiligt.

Im Land Berlin steuert und unterstütz die Abteilung V „IKT-Steuerung, Digitalisierung der Verwaltung, Bürgerdienste und Ordnungsämter“ der Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport (SenInnDS) die Umsetzung der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen entsprechend des OZG.

Frage 3: Wie gedenkt das Bezirksamt Digitalisierungsprozesse in Zukunft zu beschleunigen?

Der Bereich Geschäftsprozessmanagement im Steuerungsdienst ist für das Politikfeld Stadtentwicklung überbezirklich zuständig und arbeitet intensiv mit den Berliner Stadtentwicklungsämtern und der für Digitalisierung federführenden Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen zusammen. Im Fokus steht die Optimierung der Geschäftsprozesse durch die Entwicklung neuer IT-Verfahren.

Darüber hinaus wird gegenwärtig in der Bezirksverwaltung die Einführung des IKT-Basisdienstes Digitale Akte vorbereitet, da ab 2025 alle Akten elektronisch zu führen sind. Die Bezirksverwaltung bereitet sich organisatorisch und technisch seit zwei Jahren auf diesen Prozess im Rahmen des Projektes „E-Akte Ready Marzahn-Hellersdorf“ vor und wird in diesem Jahr als einer der ersten vier Bezirke mit dem Rollout des IKT-Basisdienstes Digitale Akte schrittweise beginnen. Es handelt sich hier um ein sehr anspruchsvolles Digitalisierungsvorhaben, angefangen von der Ertüchtigung der Poststellen zur Digitalisierung des gesamten Posteingangs, über die technische Einrichtung jedes PC-Arbeitsplatzes bis hin zur Schulung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihren verschiedenen Rollen. Der Einführungsprozess wird in diesem und auch noch im nächsten Jahr viele Ressourcen binden. Die elektronischen Aktenführung und Bearbeitung mit Hilfe der Digitalen Akte wird jedoch auf lange Sicht die Verwaltungsprozesse in allen Bereichen optimieren.

Frage 4: Gibt es bereits Pläne/eine Strategie seitens des Bezirkes, wie weiter im Prozess verfahren werden soll, wenn bis 2022 nicht alle OZG-Verwaltungsleistungen angeboten werden können (bspw. Priorisierung von bestimmten Verwaltungsleistungen o.ä.)? Wenn ja, wie genau gestalten sich diese?

Die nach dem OZG vorgeschriebene Digitalisierung von Verwaltungsleistungen liegt maßgeblich im Verantwortungsbereich der Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Senatsfachverwaltungen, da diese in der Regel die Verantwortung für die IT-Fachverfahren in ihren Ressorts tragen. Sowohl das Abgleichen der Vorgaben des OZG mit den Berliner Vorhaben und Prioritäten als auch die Festlegung der daraus resultierenden Strategien für das Land Berlin liegen im Verantwortungsbereich der Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport.

Beispielsweise entwickelt die Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport aktuell das „Programm Digitalisierung Bürgerdienste“ u. a. mit den Zielsetzungen der Evaluation des Digitalisierungsstandes sowie der Priorisierung der Digitalisierungsvorhaben im Politikfeld Ämter für Bürgerdienste. Die Ämter für Bürgerdienste sind hier auf Ebene der Amts- und Fachbereichsleitungen eingebunden und wirken hier gemäß den Vorgaben zum gesamtstädtischen Geschäftsprozessmanagement fortlaufend mit. Im Rahmen dieses Programmes wird die Frage der Entwicklung von Onlinedienstleitungen über das Jahr 2022 hinaus, unter Berücksichtigung der aktuellen Entwicklung auf Bundesebene zur Fortentwicklung des OZG, zu prüfen sein.

Frage 5: Plant das Bezirksamt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung eine systematische und passgenaue Fort- und Weiterbildungsoffensive für digitale Kompetenzen und hat diese in Teilen schon stattgefunden? Wenn ja, welche und wie genau gestaltet sich diese?

Den Mitarbeitenden stehen verschiedene Formate und Inhalte zu diversen Weiterbildungen zur Verfügung, beispielsweise an der VAk Berlin. Das Angebot umfasst neben Präsenz-Schulungen auch Formate für Online-Schulungen bis hin zu diversen Selbstlernangeboten via „eLearning“.

Die Einführung der Digitalen Akte muss von bedarfsgerechten Weiterbildungsmaßnahmen begleitet werden. Im Mittelpunkt stehen die Kompetenzen der Beschäftigten in allen Belangen des digitalen Arbeitens rund um die Digitale Akte. Im Rahmen des Projektes „E-Akte Ready Marzahn-Hellersdorf“ wurde über eine Online-Befragung der Qualifizierungsbedarf zu den Office-Produkten ermittelt. Die Befragung wurde über einen Zeitraum von 4 Monaten über das B-Portal allen Beschäftigten der Bezirksverwaltung zur Verfügung gestellt. Die Beteiligung an der Fragebogen-Aktion war anonym und freiwillig und wurde mittels einer Tagesmeldung beworben. Die Ergebnisse sind in einem Bericht zusammengefasst und werden nach Abschluss des Projektes den für Weiterbildung zuständigen Bereichen zur Verfügung gestellt, um die Angebote entsprechend ausrichten zu können.

Zusätzlich wird ein umfassendes Schulungsprogramm zum IKT-Basisdienst Digitale Akte zu allen Rollen von der Landesebene angeboten, z.B. für die nutzenden Kolleginnen und Kollegen, die Fachadministration oder Multiplikatoren. Die Schulungen sind eine wesentliche Voraussetzung für die Einführung der Digitalen Akte und die Schulungen wurden bereits von vielen Dienstkräften genutzt.

Gordon Lemm

Bezirksbürgermeister