Frage 1: Wann und durch wen wurden die Anforderungen an die einzelnen Standorte der Bürgerämter letztmalig überprüft und welche externen Kriterien, wie ÖPNV-Anbindung, Parkplätze etc., wurden dabei berücksichtigt?

Eine fachliche Prüfung der Mietobjekte liegt nicht im Verantwortungsbereich von FM OM. Es liegt ein Anforderungskatalog vom Amt für Bürgerdienste, bezogen auf ein neues Mieterangebot, vor sowie eine Stellungnahme zum gegenwärtigen Standort in Biesdorf. Darüber hinaus gehende externe Kriterien, wie ÖPNV Anbindungen, Parkplätze etc., waren hierin nicht enthalten.

2: Frage: Wann und durch wen wurden im Sommer 2017 Verhandlungen mit dem Vermieter des derzeitigen Standorts des Bürgeramts zur Situation der Temperaturen / des Sonnenschutzes geführt?

Die letzten Verhandlungen zum bestehenden Mietverhältnis wurden im Zeitraum März bis Oktober 2018 geführt. Diese wurden durch das Facility Management unter Einbeziehung des Amtes für Bürgerdienste geführt.

Frage 3: Welche konkreten Vorschläge wurden seitens des Vermieters und des Bezirksamts insoweit inhaltlich und finanziell jeweils gemacht?

Im März 2018 wurden mit dem bisherigen Vermieter erste Gespräche hinsichtlich einer Verbesserung des Raumklimas durch den Einbau einer Klimaanlage geführt. Im Juni 2018 übersandte der Vermieter in diesem Zusammenhang einen gänzlich neuen Mietvertrag zu. Die darin enthaltenen Regelungen entsprachen jedoch nicht den geführten inhaltlichen Ansprachen hinsichtlich der Ausführung des Einbaus der Klimaanlage. Im September 2018 wurde ein neuer Mietvertragsentwurf vorgelegt. Die Mietkonditionen waren jedoch um ca. 52% höher, das zu einer Mehrbelastung für den geplanten Vertragszeitraum (5 Jahren) in Höhe von ca. 154,0 T€ geführt hätte. Weiterhin wurden neue zusätzliche Kostenpositionen aufgeführt, die im bisherigen Vertrag nicht enthalten waren. Eine Reduzierung der Miethöhe und somit Verhandlungsspielraum wurde seitens des Vermieters nicht in Aussicht gestellt. Das Angebot wurde daher im Oktober 2018 abgelehnt. Im Dezember 2018 trat der Vermieter an das Facility Management heran und erklärte sich bereit, neue Verhandlungen zur Fortführung des bisherigen Vertrages aufzunehmen. Dazu sind Gespräche Ende Januar 2019 vorgesehen.

Frage 4: Wann und durch wen erfolgte die Erarbeitung der Kriterien für die Anforderungen an einen neuen Standort im Biesdorf Center und wann sowie durch wen wurden diese erstmalig mit dem dortigen Vermieter besprochen?

Aus dem hier vorliegenden Schriftverkehr ist zu entnehmen, dass entsprechende Kriterien am 03.12.2018 vom BzStR BürgWohn, Herrn Braun, an BzStRin WeiKultSozFM, Frau Witt, übermittelt worden sind.

Frage 5: Wann und durch wen wurde die Wirtschaftlichkeitsberechnung und Gegenüberstellung der Angebote/Vorschläge entsprechend der Antworten zu 3. und 4. im Hinblick auf den aktuellen Mietvertrag sowie auch im Vergleich mit etwaigen direkten Investitionen in den derzeitigen Standort durch den Bezirk als Mieter erstellt?

Die Grundlage für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist z.Z. noch nicht gegeben, da mit Stand vom 18.01.2019 von beiden Vermietern  keine nachgebesserten und  finalen Angebote vorlagen.  

Juliane Witt

BzStRin WeiKultSozFM