Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin                                                         11.12.2007

 

 

Vorlage zur Kenntnisnahme

 

für die Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung am 24.01.08

 

 

1. Gegenstand der Vorlage:     Zielvereinbarung zwischen der Leitung des Bezirksamtes von Marzahn-Hellersdorf und dem Steuerungsdienst

 

 

2. Die BVV wird um Kenntnisnahme gebeten:

 

Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat in seiner Sitzung am 11.12.2007 beschlossen, die BA-Vorlage Nr. 0408/III der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen.

 

Die Vorlage ist in der Anlage beigefügt.

 

 

 

Dagmar Pohle                                                         

Bezirksbürgermeisterin                                           

 

 

Anlage

 

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin                                                                11.12.2007

StD L                                                                                                                                     -2070

 

Vorlage für das Bezirksamt

- zur Beschlussfassung –

Nr. 408/III

 

A. Gegenstand der Vorlage:          Zielvereinbarung zwischen der Leitung des Bezirksamtes von Marzahn-Hellersdorf und dem Steuerungsdienst

 

B. Berichterstatter:                        Bezirksbürgermeisterin Frau Dagmar Pohle

 

C.1 Beschlussentwurf:                 Das Bezirksamt beschließt die Unterzeichnung der als Anlage beigefügten Zielvereinbarung mit dem Steuerungsdienst.

 

C.2 Weiterleitung an die BVV

      zugleich Veröffentlichung:       Das Bezirksamt beschließt weiterhin, diese Vorlage der BVV vorzulegen und zu veröffentlichen.

 

D. Begründung:                             Im Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz in der Fassung vom 21. Dezember 2005, Abschnitt I, § 2 ist geregelt, dass der Steuerungsdienst auf der Basis einer mit ihm abzuschließenden Zielvereinbarung das Bezirksamt und jedes Mitglied berät und unterstützt. Dabei steht die Erschließung von Steuerungsmöglichkeiten im Sinne eines optimalen und den betriebs- und finanzwirtschaftlichen Erfordernissen angepassten Ressourceneinsatzes zur Realisierung der fach- und finanzpolitischen Ziele der Bezirksverwaltung Marzahn-Hellerdorf im Vordergrund.

 

E. Rechtsgrundlage:                     VGG in der Fassung vom 21.12.2005, Abschnitt I, § 2; §§ 15, 36 Abs. 2b, f BezVG

 

F. Haushaltsmäßige                     

    Auswirkungen:                           keine

 

G. Gleichstellungsrelevante

     Auswirkungen:                          keine

 

H. Behindertenrelevante

     Auswirkungen:                          keine

 

I.  Migrantenrelevante

    Auswirkungen:                           keine

 

Dagmar Pohle

Bezirksbürgermeisterin

 

Anlage

 

 

ZIELVEREINBARUNG

 

 

1. Vereinbarungspartner

 

Struktureinheit:                                                Steuerungsdienst

vertreten durch den/die Leiter/in

Frau                                                                 Dr. Christine Haupt

und

Leitung des Bezirksamtes                              Marzahn-Hellersdorf von Berlin

vertreten durch die
Bezirksbürgermeisterin

Frau                                                                 Dagmar Pohle

 

schließen für die Jahre                                   2008 bis 2009                        

nachfolgende Zielvereinbarung ab.

 

2. Leistungsinhalte/Produktmengen

Allgemeines

Die Einrichtung des Steuerungsdienstes als Struktureinheit des Bezirksamtes ist im Bezirksverwaltungsgesetz (in der Fassung vom 14. Dezember 2005, Abschnitt 4, § 37) sowie im Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz (in der Fassung vom 21. Dezember 2005, Abschnitt I, § 2) geregelt und dient in erster Linie der Beratung und Unterstützung des Bezirksamtes und jedes Mitglieds auf der Basis einer mit ihm abzuschließenden Zielvereinbarung. Dabei steht die Erschließung von Steuerungsmöglichkeiten im Sinne eines optimalen und den betriebs- und finanzwirtschaftlichen Erfordernissen angepassten Ressourceneinsatzes zur Realisierung der fach- und finanzpolitischen Ziele der Bezirksverwaltung Marzahn-Hellerdorf im Vordergrund.

Darüber hinaus berät und unterstützt der Steuerungsdienst die Leistungs- und Verantwortungszentren (LuV) sowie die Serviceeinheiten (SE) insbesondere durch die betriebswirtschaftliche Begleitung bei der Erfüllung der Zielvereinbarungen. Bei Abweichungen von verabredeten Leistungs- und Finanzzielen unterstützt der Steuerungsdienst die LuV und SE bei der Erarbeitung von Lösungsvorschlägen unter Nutzung aller zur Verfügung stehenden betriebswirtschaftlichen Instrumentarien.

Der Steuerungsdienst wurde per Beschluss der BA-Vorlage Nr. 4/I vom 13.02.2001 im fusionierten Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf durch Zusammenführung der entsprechenden Struk­tureinheiten eingerichtet und mit dem Beschluss der BA-Vorlage Nr. 874/II vom 20.04.2004 sind die Struktur, Funktionsweise und die Aufgaben des Steuerungsdienstes den aktuellen Bedingungen und Erfordernissen angepasst worden. Im Zusammenhang mit der Beschlussfassung der BA-Vorlage Nr. 315/III vom 18.09.2007 „Einrichtung der Serviceeinheit Immobilienmanagement“ ist die Erweiterung des Steuerungsdienstes mit Auswirkungen auf das Leistungsprofil, die Aufbauorganisation und Stellenausstattung verbunden.

Leistungsprofil

Die Vereinbarungspartner gehen in Anlehnung an den Geschäftsverteilungsplan von folgenden Leistungszielen und fachlichen Schwerpunktsetzungen des Steuerungsdienstes aus:

1.      Sicherstellung der im Land Berlin einheitlich umzusetzenden betriebswirtschaftlichen Verfahren der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR):

-            Koordinierung, Überwachung und Stammdatenpflege der Module KLR innerhalb des Verfahrens ProFiskal für das gesamte BA; Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Finanzen als Verfahrensbetreiber und der bezirksinternen Anwendungssystembe­treuung für ProFiskal der SE Fin. Speziell sind zu nennen:

-            Modul DKR-X (Zusammenführung der Module, Umlageverfahren)

-            Modul DPV-X (Mengenstatistik,  einschl. Preisbildung für interne Verrechnungen)

-            Modul DLE-X (Personalkostenerfassung)

-            Modul DAB‑X (Anlagenbuchhaltung)

-            Modul DAS-X (Anwendersteuerung, Kostenarten-Titel-Zuordnungen)

-            Modul DPK-X (Produktkatalog)

-            Anwendungsbetreuung für die Module sowie das Berichtswesen BussinesObjects zur KLR gegenüber den Kostenstellenleitern/innen, den Sachbearbeitern/innen für Kostenrechnung (SBK) und den Anlagenbuchhaltern/innen

-            Koordinierung der Aktivitäten zwischen der Hauptverwaltung SenFin, dem Finanzservice des BA, der SE Imm und dem Steuerungsdienst zur Pflege der Bauwertbestandsliste; Realisierung der Anlagenbuchhaltung einschl. der Bewegungsdaten für alle Immobilien des Fachvermögens des BA

-            Ausübung der Rolle als "begleitende/r Controller/in" in den Produktmentorengruppen für die Produktbereiche 76 - Musikschule, 80 - Weiterbildung und 1032 - Soziale Dienste, Angebote, Einrichtungen und Betreuungsstellen (Soz) sowie Mitwirkung im Aktualisierungsverfahren zum Berliner Produktkatalog

2.      Einführung, Implementierung und Weiterentwicklung der Budgetierung (Phase 1 und 3)

-            Bereitstellung der Jahresabschlussdaten in der KLR unter Einhaltung der zentral vorgegebenen Fristen und der Qualitätsstandards, die als Teilnahmekriterien für das Budgetierungsverfahren festgelegt sind (Phase 1)

-            Aufbereitung der dem Bezirk übergebenen Budgetdaten für die jeweiligen Planjahre auf der Basis der KLR; Dezentralisierung des zugewiesenen Produktsummenbudgets auf die Struktureinheiten sowie Zusammenführung und Verarbeitung der budgetierungsrelevanten Plandaten für die im Steuerungsdienst entwickelte Access-Anwendung zur Phase 3 der Budgetierung

-            Nutzung der Fachkompetenzen aus den Bereichen Finanzen, Personalmanagement, Immobilienmanagement, Organisation und zentrales Controlling sowie der Amtsleitungen mit dem Ziel, abgestimmte Vorschläge und Entscheidungsvarianten für die Grundsatzentscheidungen zur Finanzmittelverteilung im BA zu unterbreiten

-            Schaffung von Voraussetzungen und Koordinierung der Aktivitäten zur produktorientierten Darstellung des Haushaltsplanes; Mitwirkung in der AG und bei Bedarf im Lenkungsgremium Bürgerhaushalt sowie in der AG zum Thema Genderbudgeting

-            Vertretung der Interessen des BA als stimmberechtigtes Mitglied in dem vom Rat der Bürgermeister berufenen und durch die Senatsverwaltung für Finanzen geleiteten Projektteams Budgetierung; Mitarbeit in den Unterarbeitsgruppen "Verfahrensfragen",  "Datenanalyse" und "Transferbudgetierung"

3.      Wahrnehmung der Aufgaben des strategischen und operativen Controllings für das Bezirksamt unter Anwendung der betriebswirtschaftlichen Instrumentarien

-            Durchführung von anlassbezogenen betriebswirtschaftlichen Analysen und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen mit dem Ziel, Steuerungsimpulse zur Erhöhung der Effizienz der Bezirksverwaltung auszulösen; Erarbeitung von Methodiken zur Ergebnisanalyse in Zusammenarbeit mit den LuV und SE

-            Prognose der Gewinn- und Verlusterwartung im Kontext der Budgetierung; Ausübung einer Frühwarnfunktion bei gravierenden Abweichungen von Leistungs- und Finanzzielen; Unterstützung der LuV und SE bei der Erarbeitung von Problemlösungsansätzen

-            Beratende Unterstützung des BA sowie der LuV und SE bei der Umsetzung der Maßnahmen im Rahmen des Konsolidierungskonzeptes zur Entschuldung des Haushaltes; Unterstützung durch spezielle Informationsaufbereitung bei der Berichterstattung an die Senatsverwaltung für Finanzen; Mitwirkung in bezirklichen Arbeitsgremien wie z.B. in der AG BIM

4.      Implementierung und Weiterentwicklung eines bedarfsgerechten zentralen und dezentralen Berichtswesens als Grundlage für die systematische Informationsversorgung der Behördenleitung sowie der LuV und SE zur Verbesserung der Steuerungsfähigkeit der Verwaltung; Schaffung von Kostentransparenz durch die Bereitstellung von komprimierten KLR-Daten zur Wettbewerbssituation des BA im Berliner Vergleich. Hierzu gehören schwerpunktmäßig folgende Berichtsformen bzw.  ‑inhalte:

-            Jährlicher Geschäftsbericht zur KLR und Budgetierung

-            Gewinn- und Verlustprognose im Kontext der Budgetierung flächendeckend für alle Produkte nach jedem Quartalsabschluss, beginnend mit dem II. Quartal als Grundlage sowohl für die unterjährige Verbesserung der Datenqualität als auch die Ressourcensteuerung im Rahmen der Möglichkeiten

-            Identifizierung der finanziell relevanten Produkte (ABC-Analyse) und produktbezogenen Kostenanalyse nach jedem Quartalsabschluss, beginnend mit dem II. Quartal; Detailanalyse für Produkte mit hoher Abweichung vom Berliner Median

5.      Optimierung und ggf. Implementierung der Aufbau- und Ablauforganisation der Struktureinheiten der Bezirksverwaltung (kurz- und mittelfristige Aufgaben)

-            Qualifizierung der ersten Feinstruktur der Serviceeinheit Immobilienmanagement bis Ende 2008

-            Erstellung von Aufgabenkreisbeschreibungen für Arbeiter/-innen und Angestellte nach BAT/ BAT-O und BMTG / BMTG-O

-            Dienstpostenbewertungen für Beamte/innen und Bewertungsgutachten entsprechend  § 49 LHO und AV LHO

-            Prüfung der Geschäftsverteilungspläne der Ämter, Serviceeinheiten und Stabsstellen des Bezirksamtes

-            Allgemeine Beratungen und Information der Struktureinheiten des Bezirkes zu fachübergreifenden Organisationsaufgaben; ggf. Koordination und Führungsunterstützung

-            Organisationsuntersuchungen bzw. -betrachtungen insbesondere beim Aufbau neuer Strukturen sowie bei Maßnahmen der Aufgabenkritik, inkl. Leitung und Moderation von bezirklichen Arbeitsgruppen

-            Grafische Darstellung der Organisationsstrukturen der Bezirksverwaltung und Veröffentlichung

-            Erstellung und Prüfung von bezirkseigenen Vordrucken und Formularen (Druckvorlagen, Visitenkarten)

6.      Wahrnehmung der Aufgaben des/der IT-Sicherheitsbeauftragten gemäß der Vorgaben der Senatsverwaltung für Inneres und Sport zu den  IT-Sicherheitsgrundsätzen der Berliner Verwaltung (kurz- und mittelfristige Aufgaben)

-            Aufbau und Leitung des IT-Sicherheitsmanagementteams im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf bis Ende 2008

-            Aktualisierung des/der IT-Sicherheitskonzeptes/-richtlinie des Bezirksamtes inkl. Erarbeitung der Vorlage zur Beschlussfassung für das Bezirksamt bis Ende 2008

-            Organisation der Zusammenarbeit mit anderen Bereichen der Behörde, die sicherheitsrelevante Aufgaben wahrnehmen (z.B. Brandschutzbeauftragte/r; Datenschutzbeauftragte/r usw.)

-            Unterweisung der IT-Koordinatoren der Abteilungen zu Fragen der IT-Sicherheit und zur Erarbeitung der dezentralen IT-Sicherheitskonzepte

-            Koordination und Kontrolle des Zusammenspiels zwischen den verfahrensspezifischen IT-Sicherheitskonzepten und dem behördlichen IT-Sicherheitskonzept

-            Moderation der Beratungen des IT-Sicherheitsmanagementteams des Bezirksamtes

7.      Weiterentwicklung der bezirksinternen Rahmenvorgaben für den Abschluss von Ziel- und Servicevereinbarungen; Beratung und Unterstützung der Vertragspartner in den verschiedenen Phasen des Ziel- und Servicevereinbarungsmanagements (Erarbeitung, Verhandlung, Abrechnung); im Bedarfsfall Ausübung einer Moderations- oder Schlichtungsfunktion

8.      Auf der Grundlage des jeweils aktuellen Berliner Produktkataloges wird durch den Steuerungsdienst im Bedarfsfall das Produkt 78348 - Ausbildung in Abstimmung mit der Ausbildungsstelle des Bezirksamtes erstellt.

Darüber hinaus wird im Rahmen der Anlagenbuchhaltung für Immobilien des Fachvermögens des BA das interne Standardprodukt 78350 - Anlagenbuchhaltung herangezogen und entsprechend der Verfahrensregelung verursachungsgerecht verrechnet.

Im Ergebnis der Beschlussfassung zum Bezirklichen Immobilienmanagement ist der Fachbereich Organisation mit dem Produkt 78580 - Organisationsuntersuchung/‑beratung neu dem Steuerungsdienst zugeordnet und verfahrenskonform in der Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigt.

Der Steuerungsdienst nimmt vertretungsweise für die SE Finanzen die Aufgaben der Anwendungssystembetreuung für die Kosten- und Leistungsrechnung mit dem Produkt  79459 - Anwendungssystembetreuung NBR innerhalb von ProFiskal wahr.

Im Rahmen der zu realisierenden Fachaufgaben gelten bezüglich der Entscheidungskompetenzen der Vereinbarungspartner folgende Regelungen:

-            die geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften des Landes Berlin

-            das Tarifrecht

-            die fachlichen und politischen Vorgaben der Selbstverwaltungsorgane des Bezirkes (BA  und BVV)

-            die dem Bezirksamt zustehenden Kontroll- und Eingriffsrechte

Zur Wahrnehmung der im VGG verankerten Beratungspflicht gegenüber dem Bezirksamt nimmt der Leiter/die Leiterin des Steuerungsdienstes regelmäßig an den Sitzungen des Bezirksamtes sowie des Hauptausschusses der BVV und im Bedarfsfalle auf Wunsch einzelner Bezirksamtsmitglieder an weiteren Fachausschüssen teil.

Sonderaufträge einzelner Bezirksamtsmitglieder, die über das beschriebene Aufgabenspektrum hinausgehen und erhebliche personelle Ressourcen über einen längeren Zeitraum im Steuerungsdienst binden, sind mit Zustimmung des Bezirksamtskollegiums zu erteilen. Damit ist nicht ausgeschlossen, dass jedes Bezirksamtsmitglied individuell Leistungen des Steuerungsdienstes im Rahmen der unter Punkt 1 bis 5 aufgeführten Fachaufgaben, die nicht ausschließlich in der Verantwortung der Ämter und Serviceeinheiten liegen, in Anspruch nehmen kann.

3. Budgetplanung und Ressourcenbewirtschaftung

Auf der Grundlage des unter Punkt 1 vereinbarten Leistungsumfanges und der Beschlussfassung Nr. 874/II vom 20.04.2004 und Nr. 315/III vom 18.09.2007 zur Struktur- und Funktionsbeschreibung des Steuerungsdienstes stehen ab dem Geschäftsjahr 2008 in Übereinstimmung mit der Beschlussfassung zum Doppelhaushalt 2008/2009 folgende Ressourcen zur Verfügung:

Personelle Ausstattung

Insgesamt 11 Stellen; davon:

-            1 Stelle Leiter/in des Steuerungsdienstes/Leitende/r Controller/in

-            1 Stelle Angestellte/r, zugleich Schreibkraft

-            1 Stelle Fachbereichsleiter/in Org/Controller/in/IT-Sicherheitsbeauftragte/r

-            2 Stellen Controller/innen

-            6 Stellen Sachbearbeiter/innen

Der Steuerungsdienst verpflichtet sich, die nach der Erweiterung des Aufgabenspektrums in Folge der Beschlussfassung zum bezirklichen Immobilienservice zur Verfügung stehenden Personalressourcen nach Abschluss der Aufbau- und Werkstattphase zu optimieren. Ziel ist es, die durch die Inanspruchnahme von Altersteilzeit freiwerdenden 2 Stellen ab 2009/2010 durch interne Umsteuerung und die Nutzung verschiedener Personalmanagementinstrumente nicht neu zu besetzen.

Sachmittelausstattung

Der Steuerungsdienst benötigt keine separate Sachmittelausstattung, die über den Rahmen der zentral veranschlagten Mittel der SE für allgemeinen Geschäftsbedarf, IT-Beschaffung etc. hinausgeht.

Im Sinne der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung werden folgende Festlegungen getroffen:

-            Der Leiter/die Leiterin des Steuerungsdienstes entscheidet eigenverantwortlich - soweit nicht durch Vorschriften oder Verwaltungsvorgaben festgelegt - über die organisatorische und personelle Aufbau- und Ablaufstruktur sowie im Rahmen der Kostenstellenverantwortung über die Ressourcenverteilung auf die Leistungsprozesse innerhalb des Steuerungsdienstes.

-            Der Steuerungsdienst ist verpflichtet, die Kosten verursachungsgerecht im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung abzubilden. Als Kostenträger stehen der Gemeinkostenträger des Steuerungsdienstes sowie die Produkte 78348 - Ausbildung, 78350 - Anlagenbuchhaltung und 78580 - Organisationsuntersuchung/-beratung und ggf. das Produkt 79459 - Anwendungssystembetreuung NBR zur Verfügung.

4. Produktqualität

Die Aufgaben des Steuerungsdienstes lassen sich überwiegend nicht über Produkte abbilden, so dass auf berlineinheitliche Qualitätsziele oder -indikatoren nicht zurückgegriffen werden kann. Unabhängig davon verpflichtet sich der Steuerungsdienst, hohe Maßstäbe an die Qualität der Leistungsprozesse anzulegen, insbesondere hinsichtlich der zeitlichen Abläufe, der Zuverlässigkeit und der Nachfrageorientierung im Informationsmanagement.

Zur Überprüfung der Zielerreichung im Sinne der Qualitätsanforderungen wird ein weiterer  Kundenmonitor, voraussichtlich 2009 unter Einbeziehung der Bezirksamtsmitglieder, der Führungskräfte mit Ergebnisverantwortung, der Sachbearbeiter/innen für Kostenrechnung, der Anlagenbuchhalter/innen u.a. Mitarbeiter/innen der Verwaltung, die mit dem Steuerungsdienst zusammenarbeiten bzw. Leistungen des Steuerungsdienstes nachfragen, durchgeführt. Die Ergebnisse werden in geeigneter Weise veröffentlicht.

Für die Anlagenbuchhaltung, die Ausbildung, die Anwendungssystembetreuung und die Organisationsuntersuchungen und -beratungen gelten als Minimalziele die in den Produktblättern des Berliner Produktkataloges enthaltenen Qualitätsanforderungen als vereinbart.

 

5. Erfolgskontrolle/Berichtswesen

Der Steuerungsdienst berichtet im Rahmen der BA-Sitzungen regelmäßig über die Qualitätssicherung in der KLR, den Stand des Budgetierungsverfahrens und anlassbezogen über den Realisierungsstand terminbezogener Aufgabenstellungen.

 

6. Laufzeit

Die Laufzeit der Zielvereinbarung erstreckt sich auf die Geschäftsjahre 2008 - 2009.

Sie beginnt am 02.01.2008 und endet am 31.12.2009.

Die Einhaltung der Zielvereinbarung wird gemäß Punkt 5 laufend überwacht.

Die Zielvereinbarung kann durch Beschlussfassung des Bezirksamtskollegiums um jeweils ein weiteres Jahr (ggf. mit Änderungen oder Zusätzen) verlängert werden.

 

7. Eingriffsmöglichkeiten/Neuverhandlungen

Die Notwendigkeit zur Nach- oder Neuverhandlung der Zielvereinbarung ist gegeben im Falle

-          von neuen politischen Richtungsentscheidungen und

-          des Eintritts der Veränderung von Rahmenbedingungen.

Änderungen und Ergänzungen sind in beidseitigem Einvernehmen möglich.

 

 

 

Berlin, 11.12.2007

 

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Leiter/in des Steuerungsdienstes                                  BzBmin