Datenschutzerklärung zur Beihilfe-App

Präambel

Die Berliner Beihilfe-App (nachfolgend als „App“ bezeichnet) richtet sich ausschließlich an die beihilfeberechtigten Personen, für die das Landesverwaltungsamt Berlin als zentrale Beihilfestelle fungiert. Mit ihr können Sie Ihre Belege (Arztrechnungen, Rezepte, Verordnungen) formlos und digital über Ihr mobiles Endgerät einreichen. Sie ist eine Alternative zum herkömmlichen, papierhaften Antrag auf beamtenrechtliche Beihilfe. Bitte beachten Sie unbedingt die App-bezüglichen Einschränkungen.

Mit dieser App werden die besonders schützenswerten Gesundheitsdaten aus Ihren Belegen und den Belegen ihrer berücksichtigungsfähigen Angehörigen gespeichert und übertragen. Die Beihilfestelle legt größten Wert auf den Schutz dieser Daten und möchte Sie hier entsprechend den Artikeln 13 und 14 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bezüglich deren Verarbeitung informieren.

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist das

Landesverwaltungsamt Berlin
Beihilfestelle
Fehrbelliner Platz 1
10707 Berlin

E-Mail: [e-mail]

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist

Frau Zimmermann
Landesverwaltungsamt Berlin
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Fehrbelliner Platz 1
10707 Berlin

E-Mail: [e-mail]

3. Rechtsgrundlagen und Zweckbestimmung

Das Bearbeiten beamtenrechtlicher Beihilfeanträge der beschäftigen und der versorgungsberechtigten Personen des Landes Berlin und seiner Einrichtungen ist zentral dem Landesverwaltungsamt Berlin (Beihilfestelle) übertragen worden (§§ 76, 108 und 113 Landesbeamtengesetz des Landes Berlin – LBG). Hier wird diese Aufgabe im Referat VB B (nachfolgend als „Beihilfestelle“ bezeichnet) im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung wahrgenommen und verantwortet.

Die Gewährung von Beihilfe ist antragsbezogen. Der entsprechende Antrag kann schriftlich oder elektronisch gestellt werden. Dabei sind die dem Antrag zugrundeliegenden Belege vorzulegen oder elektronisch zu übermitteln (§ 51 Landesbeihilfeverordnung – LBhVO).

Mit dieser App können Sie auf der Grundlage der Nutzungsbedingungen Ihre Belege (z. B. Arztrechnungen, Rezepte oder Verordnungen) sicher an die Beihilfestelle übermitteln, ohne ein Antragsformular ausfüllen und unterschreiben zu müssen.

Ihre Daten werden nicht für ein Profiling oder eine automatisierte Entscheidungsfindung verwendet.

4. Arten der personenbezogenen Daten

4.1 bei Nutzung der App

Im Zusammenhang mit der Nutzung der App werden folgende, personenbezogene Daten verarbeitet:

Persönliche Identifikationsdaten

• Name
• Vornamen
• Geburtsdatum
• Anschrift
• Personalkennzeichen

Gesundheitsdaten (als „besondere Kategorien personenbezogener Daten” im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DSGVO)

• Diagnosen
• Behandlungen

4.2. bei der Bereitstellung der App

Die App steht für die Smartphones und Tablets der Plattformen iOS ¹ und Android ² kostenlos zur Verfügung. Sie ist über Apple iTunes Store ³ und Google Play ⁴ zu beziehen. Die Nutzung der Stores unterliegt der Vereinbarung zwischen Ihnen und den Stores.

Beim Herunterladen der App aus dem App-Store werden personenbezogene Informationen an den App-Store übermittelt. Dies umfasst insbesondere Ihre App-Store-Account-Informationen (z. B. Nutzername, E-Mail-Adresse und Kundennummer) und Ihr Gerätekennzeichen. Diese Datenerhebung und die anschließende Datenverarbeitung werden durch den Betreiber des App-Stores gesteuert und kann von der Beihilfestelle weder beeinflusst noch verantwortet werden.

5. Herkunft der Daten

Die IBM betreibt den Dienst „IBM Service Hub (ISH)“, über den Leistungserbringer, Abrechungsdienste, Versicherungen und Beihilfestellen die Abrechnungsdaten elektronische austauschen können. Mit dem ISH verbundene Rechnungen sind an zwei, mit „eA“ und „eP“ gekennzeichnete Barcodes erkennbar.

Wenn Sie die App-Funktion „Barcode Scannen“ verwenden, ermächtigen Sie die Beihilfestelle die der Rechnung zugrundeliegenden Daten elektronisch vom ISH abzurufen und für die Festsetzung der Beihilfe zu verwenden.

Bei der mit der App-Funktion „Beleg fotografieren“ eingereichten Abbilder stellen Sie die Daten selbst und unmittelbar zur Verfügung.

6. Empfänger personenbezogener Daten

6.1 Beihilfestelle

Empfänger Ihrer Daten ist die Beihilfestelle. Die Bearbeitung Ihrer per App eingereichten Belege unterscheidet sich nicht von einem in Papier übersandten Beihilfeantrag und erfolgt durch die Beschäftigten der Beihilfestelle.

6.2 Dienstleister

Für die Entwicklung und die Pflege der App, für den Transport der Daten und Dateien, für die Aufbereitung und die Datenextraktion der per App eingereichten Belege hat die Beihilfestelle Dienstleister mit der Auftragsverarbeitung beauftragt. Dies sind insbesondere die IBM Deutschland GmbH (nachfolgend als „IBM” bezeichnet) und das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (nachfolgend als „ITDZ” bezeichnet).

6.3 Dritte

Daten, die Sie durch Nutzung der App bereitstellen, werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt. Ausgenommen hiervon sind Fälle, in denen es gesetzlich vorgeschrieben oder durch ein Gericht entschieden ist. Weiterhin kann die Weitergabe im unmittelbaren Zusammenhang mit Angriffen auf die technische Infrastruktur der Beihilfestelle und ihrer Dienstleister bzw. mit Betrugsversuchen zur Rechts- oder Strafverfolgung notwendig werden.

6.4 Drittländer

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

7. Speicherdauer und Löschfristen

7.1 Identifikationsdaten

Die von Ihnen in die App eingegebenen Identifikationsdaten werden bei der erstmaligen Einrichtung der App zur Überprüfung Ihrer Teilnahmeberechtigung an die Server der IBM übertragen.

Die Informationen bleiben dauerhaft und unveränderbar in der App gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn Sie die App von Ihrem Mobilgerät entfernen oder wenn Sie die App in den Auslieferungszustand zurückversetzen.

7.2 Gesundheitsdaten

7.2.1 in der App

Belege, die noch nicht eingereicht wurden, können von Ihnen jederzeit gelöscht werden. Dies kann seitenweise oder für den kompletter Beleg erfolgen. Die App bietet entsprechende Löschfunktionen an.

Belege, die erfolgreich eingereicht wurden, werden dauerhaft in der App gespeichert. Diese Informationen können (bisher) nur komplett und zusammen mit den Identifikationsdaten gelöscht werden. Hierzu müssen Sie die App von Ihrem Mobilgerät deinstallieren oder die App in den Auslieferungszustand zurückversetzen.

7.2.2 auf Servern

Erfolgreich eingereichte Belege werden auf den Servern der IBM zwischengespeichert um anschließend die Aufbereitung der Dokumente und die Datenextraktion durchzuführen bzw. Belegdaten der als Barcode eingereichten Rechnungen aus dem „IBM Service Hub (ISH)“ abzurufen.

Zehn Arbeitstage nach der Übertragung der Belegabbilder und der ermittelten Abrechnungsdaten an die Beihilfestelle werden diese Daten und Dateien auf den IBM-Servern automatisiert gelöscht.

Die Beihilfestelle speichert die von der IBM übertragenen Daten auf Serversystemen des ITDZ. Die Daten und Dateien der App-Einreichung werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Beihilfebearbeitung benötigt werden und die personal-, beihilfe- und haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. In der Regel erfolgt die Löschung sechs Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres in dem die Beihilfe gewährt wurde.

8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Sie bei der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch die Beihilfestelle oder durch einen von ihr beauftragten Dienstleister in Ihren schutzwürdigen Interessen verletzt sind, können Sie Beschwerde bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen. Zuständigen Aufsichtsbehörde für das Landesverwaltungamt Berlin ist die:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin

Tel.: [phone]
Fax: [phone]
E-Mail: [e-mail]

9. Ihre Rechte

Als betroffene Person steht Ihnen nach Artikel 15 Absatz 1 DSGVO ein Auskunftsrecht zu. Die diesbezüglichen Angaben finden Sie bereits in den vorstehenden Erläuterungen.

Darüber hinaus haben Sie grundsätzlich

• das Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO),
• das Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO),
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO),
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO) sowie
• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21 DSGVO).

Die Bedingungen zur Inanspruchnahme dieser Rechte sind in den genannten Artikeln beschrieben.

Zur konkreten Geltendmachung Ihrer Rechte senden Sie Ihr Anliegen bitte an die Mailadresse [e-mail] .

10. Einwilligungserklärung und dessen Widerruf

Die Abgabe der Einwilligungserklärung ist freiwillig und erfolgt in der App durch das Akzeptieren der Nutzungsbedingungen. Liegt keine Einwilligungserklärung vor oder wird diese widerrufen, ist eine Nutzung der App nicht möglich. Sie können Ihre Anträge und Belege jedoch weiterhin jederzeit auf dem Postweg einreichen. Nachteile bei der Gewährung der Beihilfe entstehen Ihnen hierdurch nicht.

Ein Widerruf der Einwilligungserklärung ist jederzeit und ohne Angabe von Gründen möglich. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten bis zum Widerruf wird hierdurch nicht berührt.

11. Ergänzende Informationen zur App

11.1 Zugangsschutz

Die Ersteinrichtung der App ist mit der Vergabe eines individuellen Passworts zum Öffnen der App gekoppelt. Das Passwort muss mindestens acht Zeichen, einen Kleinbuchstaben, einen Großbuchstaben und eine Zahl enthalten. Für das einfache Entsperren der App kann zusätzlich die evtl. im Mobilgerät eingebaute Fingerabdruckerkennung aktiviert werden.

Unabhängig davon obliegt allein Ihnen die Verantwortung für das von Ihnen verwendete Mobilgerät und dessen Schutz vor Verlust und Missbrauch in jeder Form. Die Speicherung Ihrer Daten auf dem Mobilgerät und die Verwendung von Datensicherungen erfolgt auf eigene Gefahr.

11.2 Verschlüsselung

Sämtliche in der App erfassten, personenbezogenen Daten werden nach allgemein anerkannten Verfahren auf Ihrem Gerät verschlüsselt gespeichert, beim Einreichen verschlüsselt übertragen und in Sicherheitsrechenzentren gespeichert.

11.3 Berechtigungen der App

Die App benötigt für den vollen Funktionsumfang folgende Berechtigungen:

• Kamera
  • Bilder und Videos aufnehmen
    (zum Fotografieren Ihrer Belege bzw. zum Scannen von Barcodes)
• Sonstiges:
  • Auf alle Netzwerke zugreifen
    (zur Erstregistrierung und Belegeinreichung, zur Anzeige von Hilfethemen, Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung, Impressum und Kontaktformularen, zum Empfang und Versenden von Push-Nachrichten)
  • Netzwerkverbindungen abrufen
    (für die Kommunikation mit dem Server über das MQTT-Protokoll)
  • Ruhezustand deaktivieren
    (nur Android : vorrübergehend für das Versenden von Push-Nachrichten)
  • Play Install Referrer API
    (nur Android: für das Versenden von Push-Nachrichten)
  • WLAN-Verbindungen abrufen
    (für das verspätetes Hochladen von Einreichungen, für die evtl. Migration der App, für die Kommunikation mit dem Server, wenn WLAN verfügbar ist)
  • Fingerabdruckhardware nutzen
    (zur Authentisierung gegenüber der App statt eines Passworts)
  • Internetdaten erhalten
    (zum Empfang von Antworten des Servers und von Push-Nachrichten bezüglich des Status der Einreichung)

11.4 Verwendung von Cookies

Die App verwendet keine Cookies.

11.5 Hyperlinks

Die App enthält Hyperlinks (Internet-Verknüpfungen) zu Web-Seiten des Berliner Stadtportals www.berlin.de zur Anzeige von Hilfethemen, des Impressums, der Nutzungsbedingungen und von Kontaktmöglichkeiten zur Beihilfestelle.

Für diese Web-Seiten und Kontaktformulare gilt die allgemeine Datenschutzerklärung des Landesverwaltungsamts Berlin. Diese können Sie einsehen unter https://www.berlin.de/landesverwaltungsamt/ueber-uns/artikel.233168.php.

12. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Die Beihilfestelle behält sich vor, diese Datenschutzerklärung neuen Erkenntnissen und sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit aus der App heraus auf der Web-Seite unter der Adresse https://www.berlin.de/landesverwaltungsamt/beihilfe/allgemeines/wie-erhalte-ich-eine-beihilfe/artikel.755997.php gelesen, gespeichert und ausgedruckt werden.

Geschützte Markennamen

¹ iOS ist eine Marke von Apple Inc.
² Android ist eine Marke von Google LLC.
³ Apple iTunes Store ist eine Marke von Apple Inc.
⁴ Google Play ist eine Marke von Google LLC.