Beihilfestelle: Über uns, das Referat VB B

Vier weiße Figuren halten jeweils einen roten Buchstaben vor sich und bilden damit das Wort: TEAM
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Im Landesverwaltungsamt Berlin wird die Beihilfebearbeitung durch das Referat VB B im Leistungs- und Verantwortungszentrum (LuV) Personalservice – Versorgung und Beihilfe – wahrgenommen.

Wir sind rd. 150 Kolleginnen und Kollegen, die – in 13 Arbeitsgruppen aufgeteilt – sich täglich um Ihre Anträge, Anfragen, Widersprüche und das “Drumherum” der Beihilfe im Land Berlin kümmern.

Wir sind damit das größte Referat im Landesverwaltungsamt Berlin und stellen zusammen mit unserem “Schwesterreferat” Versorgung auch die größte Abteilung bzw. das größte LuV in unserer Behörde dar.

Im Kalenderjahr 2016 betrug der Antragseingang rd. 480.000 Beihilfeanträge. Zu den Zeiten der sogenannten Antragswellen erreichen uns bis zu mehr als 2.500 Anträge am Tag. Das Zahlungsvolumen aller Beihilfeerstattungen im Jahr 2016 belief sich insgesamt auf rd. 408 Mio. Euro.

Eine der größten Herausforderungen ist für uns die seit Jahren stetig steigende Anzahl der eingehenden Anträge von rd. +3% jährlich. Damit ist allein in den letzten 5 Jahren das jährliche Antragsvolumen um mehr als 40.000 Anträge angestiegen.

Neben der rechtlich einwandfreien Bearbeitung Ihrer Anträge ist unsere oberste Priorität die möglichst rasche Zahlung der Beihilfe an Sie. Um dies zuletzt genannte Ziel zu erreichen, haben wir uns entschlossen, verschiedene organisatorische Maßnahmen zu treffen, die Sie ggf. auch als nachteilig einschätzen könnten.

So haben Sie z.B. keinen festen Sachbearbeiter für Ihre Beihilfeangelegenheiten und auch keine direkte telefonische Erreichbarkeit desjenigen, der Ihren Beihilfeantrag bearbeitet hat.

Aufgrund der enornem Antragswellen, die die Beihilfestelle insb. zum Zeitpunkt des Jahreswechsels und den regelmäßigen Schulferien verzeichnet, sind leider temporäre Schließzeiten des Telefon-Service und der Beratung im Service-Punkt unvermeidbar.

Mit diesen dauernden und den stets eng begrenzten temporären Maßnahmen haben wir erreicht, dass die Bearbeitungsdauer der Beihilfeanträge seit dem Herbst 2010 bis auf kurze Ausnahmen zu den Antragswellen stabil unterhalb von 20 Arbeitstagen liegt.

Die Entwicklung der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer der Beihilfeanträge stellt sich für die vergangenen Jahre wie folgt dar:

  • 2010: 23,98 Arbeitstage
  • 2011: 15,23 Arbeitstage
  • 2012: 16,25 Arbeitstage
  • 2013: 14,62 Arbeitstage
  • 2014: 16,19 Arbeitstage
  • 2015: 17,83 Arbeitstage
  • 2016: 17,33 Arbeitstage

Die Kolleginnen und Kollegen werden bei ihrer Arbeit maßgeblich durch den Einsatz von Informationstechnik unterstützt. Zur Berechnung und Zahlbarmachung wird das Datenverarbeitungsverfahren BABSY eingesetzt. Dieses Verfahren wurde ursprünglich in der Landesverwaltung von Baden-Württemberg entwickelt und befindet sich seit 1993 in Berlin im Einsatz. Dienstkräfte des Referats haben es für die Berliner Verhältnisse angepasst und entwickeln es ständig weiter. Ursprünglich auf Großrechnertechnologie basierend wird es seit dem 27.02.2012 auf Linux-Systemen im IT-Dienstleistungszentrum Berlin betrieben.