Drucksache - 0107/XIX-21-01  

Sachverhalt:

Ich bitte zur Kenntnis zu nehmen:

In der Erledigung des Beschlusses der Bezirksverordnetenversammlung vom 14.03.2012 - Drucksache Nr. 0107/XIX – 21:

„Das Bezirksamt wird ersucht bis zum 30.09.2012 zu prüfen, gemeinsam mit dem Vorstand der Bezirksverordnetenversammlung, inwieweit eine Umsetzung eines papierlosen Büros für die Bezirksverwaltung möglich ist.

Es ist zu prüfen, welche Mehrausgaben für die einmalige Einrichtung (IT, Schulungen etc.) aufzubringen sind und welche Ersparnis (Toner, Kartuschen, Tinte etc.) im Haushalt erzielt werden kann.

Wie ist, auch in Bezug auf die Umstrukturierung des Bezirksamtes zu erklären, dass für IT-Bedarfsmaterial (Toner, Kartuschen, Tinte, CD’s etc.) im Jahr 2010 von 55.133 € der Ansatz für 2012 mit einer Steigerung von 30,82 % auf 79.700 € angesetzt ist und wie kann hier ein papierloses Büro für Einsparungen sorgen.“

wird gemäß § 13 BezVG berichtet:

Die Einführung des papierlosen Büros ist ein Organisationsprojekt, welches erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen bindet.

Am 16.08.2011 erhielt hierzu die Senatsverwaltung für Inneres und Sport vom Senat den Auftrag, ein Umsetzungskonzept zur landesweiten Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der unmittelbaren Berliner Verwaltung zu erarbeiten. Mit externer Unterstützung und Vertretern aus verschiedenen Senats- und Bezirksverwaltungen, nachgeordneten Behörden und dem ITDZ Berlin wurde ein Umsetzungskonzept erstellt, um innerhalb von fünf Jahren - bis Ende 2016 - eine elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung für 50 % der IT-gestützten Büroarbeitsplätze in der Berliner Verwaltung realisieren zu können. Die Einführung im Land Berlin sollte demnach zentral finanziert werden. Ein eigenes Reinickendorfer Projekt dazu hätte die landesweiten einheitlichen Vorgaben und Ziele ggf. unterlaufen und war daher aus gesamtstädtischer Sicht nicht angezeigt.

Aufgrund der im Projekt gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen sollte mit Senatsbeschluss vom 07.07.2015 die Einführung jedoch zunächst nur bei vier ausgewählten Pilot-Behörden (Senatsverwaltung für Inneres und Sport -Stammhaus ohne Abteilung Verfassungsschutz-, Polizeipräident in Berlin - Abteilung ZS E, LABO (Abt. II, III und V) sowie im Sozialamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin) erfolgen.

Zudem wurde ein landesweites Normenscreening gestartet mit dem Ziel zu prüfen, ob aus rechtlichen Gründen die Aufgabe bzw. der Verzicht auf die Schriftformerfordernis zu Gunsten einer elektronischen Beantragung, Aktenhaltung und Bescheidung zulässig ist.

Im zwischenzeitlich verabschiedeten Berliner E-Government-Gesetz (EGovG Bln) vom 30.05.2016 ist nunmehr in § 7 Abs. 1 – „Elektronische Akten“ – folgendes geregelt: „Die Berliner Verwaltung führt ihre Akten spätestens ab 01.01.2023 elektronisch. Hierbei ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass sie Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung  und die für die Berliner Verwaltung geltenden Standards, auch im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit, eingehalten werden. Die Behörden der Berliner Verwaltung nutzen den landeseinheitlichen IKT-Dienst für die elektronische Aktenführung, soweit nicht andere IKT-Systeme für konkrete Aufgaben zur Aktenführung eingesetzt werden müssen oder bei Inkrafttreten dieser Vorschrift schon eingesetzt waren.“

Die Einführung der elektronischen Akte setzt u.a. voraus, dass vorab gemäß EGovG Bln alle Geschäftsprozesse in der Berliner Verwaltung einheitlich gestaltet und optimiert werden. Dafür sollen alle Behörden voraussichtlich noch zu besetzende Beschäftigungspositionen erhalten.

Die Haushaltsansätze für Toner und anderes IT-Bedarfsmaterial sind in den Haushaltstiteln 51111 der jeweiligen Kapitel veranschlagt. Die Ansätze betrugen im Haushaltsjahr 2010 bezirksweit insgesamt 103.000 €. Die Ansätze für 2012 beliefen sich auf rd. 117.000 €. Die damit einhergehende Steigerung um knapp 14% war demnach deutlich niedriger als 30% und auf ein zwischenzeitliches Preishoch im Toner-Segment zurück zu führen.

Für den kommenden Doppelhaushalt 2018/2019 werden diese Mittel zentral bei Senatsverwaltung für Inneres und Sport im Kapitel 2542 etatisiert, wie alle voraussichtlichen Ausgaben für die verfahrensunabhängige IKT-Infrastruktur. Für Toner u.a. wurden 98.400 € jährlich im Titel 51111 veranschlagt. Weitere Tonerkosten in nicht bekannter Höhe sind enthalten im Titel 51813 – Mieten für Maschinen und Geräte für die verfahrens-unabhängige IKT (u.a. zentrale Multifunktionsgeräte). Hier liegen die Ansätze jährlich bei 77.800 €.

Ich bitte, die Drucksache Nr. 0107/XIX damit als erledigt zu betrachten.

Frank Balzer

Bezirksbürgermeister