Drucksache - 0732/VI
Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin 11.12.2007 Vorlage zur Kenntnisnahme
für die Sitzung der
Bezirksverordnetenversammlung am 24.01.08 1. Gegenstand der Vorlage: Zielvereinbarung zwischen der Leitung des
Bezirksamtes von Marzahn-Hellersdorf und dem Steuerungsdienst 2. Die BVV wird um
Kenntnisnahme gebeten: Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat in seiner Sitzung am 11.12.2007 beschlossen, die BA-Vorlage Nr. 0408/III der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen. Die Vorlage ist in der Anlage beigefügt. Dagmar Pohle Bezirksbürgermeisterin Anlage Bezirksamt
Marzahn-Hellersdorf von Berlin 11.12.2007 Vorlage für das
Bezirksamt
- zur
Beschlussfassung – Nr. 408/III A. Gegenstand
der Vorlage: Zielvereinbarung zwischen der Leitung des Bezirksamtes
von Marzahn-Hellersdorf und dem Steuerungsdienst B. Berichterstatter: Bezirksbürgermeisterin
Frau Dagmar Pohle C.1 Beschlussentwurf: Das Bezirksamt beschließt die
Unterzeichnung der als Anlage beigefügten Zielvereinbarung mit dem
Steuerungsdienst. C.2 Weiterleitung an die BVV zugleich
Veröffentlichung: Das Bezirksamt
beschließt weiterhin, diese Vorlage der BVV vorzulegen und zu veröffentlichen. D. Begründung: Im
Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz in der Fassung vom 21. Dezember 2005,
Abschnitt I, § 2 ist geregelt, dass der Steuerungsdienst auf der Basis einer
mit ihm abzuschließenden Zielvereinbarung das Bezirksamt und jedes Mitglied
berät und unterstützt. Dabei steht die Erschließung von Steuerungsmöglichkeiten
im Sinne eines optimalen und den betriebs- und finanzwirtschaftlichen
Erfordernissen angepassten Ressourceneinsatzes zur Realisierung der fach- und
finanzpolitischen Ziele der Bezirksverwaltung Marzahn-Hellerdorf im
Vordergrund. E. Rechtsgrundlage: VGG in der Fassung vom
21.12.2005, Abschnitt I, § 2; §§ 15, 36 Abs. 2b, f BezVG F. Haushaltsmäßige Auswirkungen: keine G. Gleichstellungsrelevante
Auswirkungen: keine H. Behindertenrelevante
Auswirkungen: keine I. Migrantenrelevante
Auswirkungen: keine Dagmar Pohle Bezirksbürgermeisterin Anlage ZIELVEREINBARUNG
1.
Vereinbarungspartner Struktureinheit: Steuerungsdienst vertreten durch den/die Leiter/in Frau Dr. Christine Haupt und Leitung des
Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin vertreten
durch die Frau Dagmar Pohle schließen für
die Jahre 2008 bis
2009 nachfolgende
Zielvereinbarung ab. 2.
Leistungsinhalte/Produktmengen Allgemeines Die Einrichtung des Steuerungsdienstes als Struktureinheit des
Bezirksamtes ist im Bezirksverwaltungsgesetz (in der Fassung vom 14. Dezember
2005, Abschnitt 4, § 37) sowie im Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz (in der
Fassung vom 21. Dezember 2005, Abschnitt I, § 2) geregelt und dient in erster
Linie der Beratung und Unterstützung des Bezirksamtes und jedes Mitglieds auf
der Basis einer mit ihm abzuschließenden Zielvereinbarung. Dabei steht die
Erschließung von Steuerungsmöglichkeiten im Sinne eines optimalen und den
betriebs- und finanzwirtschaftlichen Erfordernissen angepassten
Ressourceneinsatzes zur Realisierung der fach- und finanzpolitischen Ziele der
Bezirksverwaltung Marzahn-Hellerdorf im Vordergrund. Darüber hinaus berät und unterstützt der Steuerungsdienst die Leistungs-
und Verantwortungszentren (LuV) sowie die Serviceeinheiten (SE) insbesondere
durch die betriebswirtschaftliche Begleitung bei der Erfüllung der
Zielvereinbarungen. Bei Abweichungen von verabredeten Leistungs- und
Finanzzielen unterstützt der Steuerungsdienst die LuV und SE bei der
Erarbeitung von Lösungsvorschlägen unter Nutzung aller zur Verfügung stehenden
betriebswirtschaftlichen Instrumentarien. Der Steuerungsdienst wurde per Beschluss der BA-Vorlage Nr. 4/I vom
13.02.2001 im fusionierten Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf durch Zusammenführung
der entsprechenden Struktureinheiten eingerichtet und mit dem Beschluss der
BA-Vorlage Nr. 874/II vom 20.04.2004 sind die Struktur, Funktionsweise und die
Aufgaben des Steuerungsdienstes den aktuellen Bedingungen und Erfordernissen
angepasst worden. Im Zusammenhang mit der Beschlussfassung der BA-Vorlage Nr.
315/III vom 18.09.2007 „Einrichtung der Serviceeinheit Immobilienmanagement“ ist die Erweiterung des
Steuerungsdienstes mit Auswirkungen auf das Leistungsprofil, die
Aufbauorganisation und Stellenausstattung verbunden. Leistungsprofil Die Vereinbarungspartner gehen in Anlehnung an den
Geschäftsverteilungsplan von folgenden Leistungszielen und fachlichen
Schwerpunktsetzungen des Steuerungsdienstes aus: 1.
Sicherstellung der im Land Berlin einheitlich umzusetzenden
betriebswirtschaftlichen Verfahren der Kosten- und Leistungsrechnung
(KLR): -
Koordinierung, Überwachung und Stammdatenpflege der Module KLR
innerhalb des Verfahrens ProFiskal für das gesamte BA; Abstimmung mit der
Senatsverwaltung für Finanzen als Verfahrensbetreiber und der bezirksinternen
Anwendungssystembetreuung für ProFiskal der SE Fin. Speziell sind zu nennen: -
Modul DKR-X (Zusammenführung der Module, Umlageverfahren) -
Modul DPV-X (Mengenstatistik,
einschl. Preisbildung für interne Verrechnungen) -
Modul DLE-X (Personalkostenerfassung) -
Modul DAB‑X (Anlagenbuchhaltung) -
Modul DAS-X (Anwendersteuerung, Kostenarten-Titel-Zuordnungen) -
Modul DPK-X (Produktkatalog) -
Anwendungsbetreuung für die Module sowie das Berichtswesen
BussinesObjects zur KLR gegenüber den Kostenstellenleitern/innen, den
Sachbearbeitern/innen für Kostenrechnung (SBK) und den Anlagenbuchhaltern/innen -
Koordinierung der Aktivitäten zwischen der Hauptverwaltung SenFin,
dem Finanzservice des BA, der SE Imm und dem Steuerungsdienst zur Pflege der
Bauwertbestandsliste; Realisierung der Anlagenbuchhaltung einschl. der
Bewegungsdaten für alle Immobilien des Fachvermögens des BA -
Ausübung der Rolle als "begleitende/r Controller/in" in
den Produktmentorengruppen für die Produktbereiche 76 - Musikschule, 80 -
Weiterbildung und 1032 - Soziale Dienste, Angebote, Einrichtungen und
Betreuungsstellen (Soz) sowie Mitwirkung im Aktualisierungsverfahren zum
Berliner Produktkatalog 2.
Einführung, Implementierung und Weiterentwicklung der Budgetierung
(Phase 1 und 3) -
Bereitstellung der Jahresabschlussdaten in der KLR unter
Einhaltung der zentral vorgegebenen Fristen und der Qualitätsstandards, die als
Teilnahmekriterien für das Budgetierungsverfahren festgelegt sind (Phase 1) -
Aufbereitung der dem Bezirk übergebenen Budgetdaten für die
jeweiligen Planjahre auf der Basis der KLR; Dezentralisierung des zugewiesenen
Produktsummenbudgets auf die Struktureinheiten sowie Zusammenführung und
Verarbeitung der budgetierungsrelevanten Plandaten für die im Steuerungsdienst
entwickelte Access-Anwendung zur Phase 3 der Budgetierung -
Nutzung der Fachkompetenzen aus den Bereichen Finanzen,
Personalmanagement, Immobilienmanagement, Organisation und zentrales
Controlling sowie der Amtsleitungen mit dem Ziel, abgestimmte Vorschläge und
Entscheidungsvarianten für die Grundsatzentscheidungen zur
Finanzmittelverteilung im BA zu unterbreiten -
Schaffung von Voraussetzungen und Koordinierung der Aktivitäten
zur produktorientierten Darstellung des Haushaltsplanes; Mitwirkung in der AG
und bei Bedarf im Lenkungsgremium Bürgerhaushalt sowie in der AG zum Thema
Genderbudgeting -
Vertretung der Interessen des BA als stimmberechtigtes Mitglied in
dem vom Rat der Bürgermeister berufenen und durch die Senatsverwaltung für
Finanzen geleiteten Projektteams Budgetierung; Mitarbeit in den
Unterarbeitsgruppen "Verfahrensfragen", "Datenanalyse" und
"Transferbudgetierung" 3.
Wahrnehmung der Aufgaben des strategischen und operativen Controllings
für das Bezirksamt unter Anwendung der betriebswirtschaftlichen Instrumentarien
-
Durchführung von anlassbezogenen betriebswirtschaftlichen Analysen
und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen mit dem Ziel, Steuerungsimpulse zur
Erhöhung der Effizienz der Bezirksverwaltung auszulösen; Erarbeitung von
Methodiken zur Ergebnisanalyse in Zusammenarbeit mit den LuV und SE -
Prognose der Gewinn- und Verlusterwartung im Kontext der
Budgetierung; Ausübung einer Frühwarnfunktion bei gravierenden Abweichungen von
Leistungs- und Finanzzielen; Unterstützung der LuV und SE bei der Erarbeitung
von Problemlösungsansätzen -
Beratende Unterstützung des BA sowie der LuV und SE bei der
Umsetzung der Maßnahmen im Rahmen des Konsolidierungskonzeptes zur Entschuldung
des Haushaltes; Unterstützung durch spezielle Informationsaufbereitung bei der
Berichterstattung an die Senatsverwaltung für Finanzen; Mitwirkung in
bezirklichen Arbeitsgremien wie z.B. in der AG BIM 4.
Implementierung und Weiterentwicklung eines bedarfsgerechten zentralen
und dezentralen Berichtswesens als Grundlage für die systematische
Informationsversorgung der Behördenleitung sowie der LuV und SE zur
Verbesserung der Steuerungsfähigkeit der Verwaltung; Schaffung von
Kostentransparenz durch die Bereitstellung von komprimierten KLR-Daten zur
Wettbewerbssituation des BA im Berliner Vergleich. Hierzu gehören
schwerpunktmäßig folgende Berichtsformen bzw.
‑inhalte: -
Jährlicher Geschäftsbericht zur KLR und Budgetierung -
Gewinn- und Verlustprognose im Kontext der Budgetierung
flächendeckend für alle Produkte nach jedem Quartalsabschluss, beginnend mit
dem II. Quartal als Grundlage sowohl für die unterjährige Verbesserung der
Datenqualität als auch die Ressourcensteuerung im Rahmen der Möglichkeiten -
Identifizierung der finanziell relevanten Produkte (ABC-Analyse)
und produktbezogenen Kostenanalyse nach jedem Quartalsabschluss, beginnend mit
dem II. Quartal; Detailanalyse für Produkte mit hoher Abweichung vom Berliner
Median 5.
Optimierung und ggf. Implementierung der Aufbau- und
Ablauforganisation der Struktureinheiten der Bezirksverwaltung (kurz- und
mittelfristige Aufgaben) -
Qualifizierung der ersten Feinstruktur der Serviceeinheit
Immobilienmanagement bis Ende 2008 -
Erstellung von Aufgabenkreisbeschreibungen für Arbeiter/-innen und
Angestellte nach BAT/ BAT-O und BMTG / BMTG-O -
Dienstpostenbewertungen für Beamte/innen und Bewertungsgutachten
entsprechend § 49 LHO und AV LHO -
Prüfung der Geschäftsverteilungspläne der Ämter, Serviceeinheiten
und Stabsstellen des Bezirksamtes -
Allgemeine Beratungen und Information der Struktureinheiten des
Bezirkes zu fachübergreifenden Organisationsaufgaben; ggf. Koordination und
Führungsunterstützung -
Organisationsuntersuchungen bzw. -betrachtungen insbesondere beim
Aufbau neuer Strukturen sowie bei Maßnahmen der Aufgabenkritik, inkl. Leitung
und Moderation von bezirklichen Arbeitsgruppen -
Grafische Darstellung der Organisationsstrukturen der
Bezirksverwaltung und Veröffentlichung -
Erstellung und Prüfung von bezirkseigenen Vordrucken und
Formularen (Druckvorlagen, Visitenkarten) 6.
Wahrnehmung der Aufgaben des/der IT-Sicherheitsbeauftragten gemäß
der Vorgaben der Senatsverwaltung für Inneres und Sport zu den IT-Sicherheitsgrundsätzen der Berliner
Verwaltung (kurz- und mittelfristige Aufgaben) -
Aufbau und Leitung des IT-Sicherheitsmanagementteams im Bezirksamt
Marzahn-Hellersdorf bis Ende 2008 -
Aktualisierung des/der IT-Sicherheitskonzeptes/-richtlinie
des Bezirksamtes inkl. Erarbeitung der Vorlage zur Beschlussfassung für das
Bezirksamt bis Ende 2008 -
Organisation der Zusammenarbeit mit anderen Bereichen der Behörde,
die sicherheitsrelevante Aufgaben wahrnehmen (z.B. Brandschutzbeauftragte/r;
Datenschutzbeauftragte/r usw.) -
Unterweisung der IT-Koordinatoren der Abteilungen zu Fragen der
IT-Sicherheit und zur Erarbeitung der dezentralen IT-Sicherheitskonzepte -
Koordination und Kontrolle des Zusammenspiels zwischen den
verfahrensspezifischen IT-Sicherheitskonzepten und dem behördlichen
IT-Sicherheitskonzept -
Moderation der Beratungen des IT-Sicherheitsmanagementteams des
Bezirksamtes 7.
Weiterentwicklung der bezirksinternen Rahmenvorgaben für den
Abschluss von Ziel- und Servicevereinbarungen; Beratung und Unterstützung der
Vertragspartner in den verschiedenen Phasen des Ziel- und
Servicevereinbarungsmanagements (Erarbeitung, Verhandlung, Abrechnung); im
Bedarfsfall Ausübung einer Moderations- oder Schlichtungsfunktion 8.
Auf der Grundlage des jeweils aktuellen Berliner Produktkataloges
wird durch den Steuerungsdienst im Bedarfsfall das Produkt 78348 -
Ausbildung in Abstimmung mit der Ausbildungsstelle des Bezirksamtes erstellt.
Darüber hinaus wird im
Rahmen der Anlagenbuchhaltung für Immobilien des Fachvermögens des BA das
interne Standardprodukt 78350 - Anlagenbuchhaltung herangezogen und
entsprechend der Verfahrensregelung verursachungsgerecht verrechnet. Im Ergebnis der Beschlussfassung
zum Bezirklichen Immobilienmanagement ist der Fachbereich Organisation mit dem
Produkt 78580 - Organisationsuntersuchung/‑beratung neu dem
Steuerungsdienst zugeordnet und verfahrenskonform in der Kosten- und
Leistungsrechnung berücksichtigt. Der Steuerungsdienst
nimmt vertretungsweise für die SE Finanzen die Aufgaben der
Anwendungssystembetreuung für die Kosten- und Leistungsrechnung mit dem
Produkt 79459 -
Anwendungssystembetreuung NBR innerhalb von ProFiskal wahr. Im Rahmen der zu realisierenden Fachaufgaben
gelten bezüglich der Entscheidungskompetenzen der Vereinbarungspartner folgende
Regelungen: -
die geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften des Landes
Berlin -
das Tarifrecht -
die fachlichen und politischen Vorgaben der
Selbstverwaltungsorgane des Bezirkes (BA
und BVV) -
die dem Bezirksamt zustehenden Kontroll- und Eingriffsrechte Zur
Wahrnehmung der im VGG verankerten Beratungspflicht gegenüber dem Bezirksamt
nimmt der Leiter/die Leiterin des Steuerungsdienstes regelmäßig an den
Sitzungen des Bezirksamtes sowie des Hauptausschusses der BVV und im
Bedarfsfalle auf Wunsch einzelner Bezirksamtsmitglieder an weiteren
Fachausschüssen teil. Sonderaufträge
einzelner Bezirksamtsmitglieder, die über das beschriebene Aufgabenspektrum
hinausgehen und erhebliche personelle Ressourcen über einen längeren Zeitraum
im Steuerungsdienst binden, sind mit Zustimmung des Bezirksamtskollegiums zu
erteilen. Damit ist nicht ausgeschlossen, dass jedes Bezirksamtsmitglied
individuell Leistungen des Steuerungsdienstes im Rahmen der unter Punkt 1 bis 5
aufgeführten Fachaufgaben, die nicht ausschließlich in der Verantwortung der
Ämter und Serviceeinheiten liegen, in Anspruch nehmen kann. 3.
Budgetplanung und Ressourcenbewirtschaftung Auf der Grundlage des
unter Punkt 1 vereinbarten Leistungsumfanges und der Beschlussfassung Nr.
874/II vom 20.04.2004 und Nr. 315/III vom 18.09.2007 zur Struktur- und Funktionsbeschreibung
des Steuerungsdienstes stehen ab dem Geschäftsjahr 2008 in Übereinstimmung mit
der Beschlussfassung zum Doppelhaushalt 2008/2009 folgende Ressourcen zur
Verfügung: Personelle Ausstattung Insgesamt 11 Stellen; davon: -
1 Stelle Leiter/in des Steuerungsdienstes/Leitende/r Controller/in -
1 Stelle Angestellte/r, zugleich Schreibkraft -
1 Stelle Fachbereichsleiter/in
Org/Controller/in/IT-Sicherheitsbeauftragte/r -
2 Stellen Controller/innen -
6 Stellen Sachbearbeiter/innen Der Steuerungsdienst
verpflichtet sich, die nach der Erweiterung des Aufgabenspektrums in Folge der
Beschlussfassung zum bezirklichen Immobilienservice zur Verfügung stehenden
Personalressourcen nach Abschluss der Aufbau- und Werkstattphase zu optimieren.
Ziel ist es, die durch die Inanspruchnahme von Altersteilzeit freiwerdenden 2
Stellen ab 2009/2010 durch interne Umsteuerung und die Nutzung verschiedener
Personalmanagementinstrumente nicht neu zu besetzen. Sachmittelausstattung Der Steuerungsdienst
benötigt keine separate Sachmittelausstattung, die über den Rahmen der zentral
veranschlagten Mittel der SE für allgemeinen Geschäftsbedarf, IT-Beschaffung
etc. hinausgeht. Im Sinne der dezentralen Fach- und
Ressourcenverantwortung werden folgende Festlegungen getroffen: -
Der Leiter/die Leiterin des Steuerungsdienstes entscheidet
eigenverantwortlich - soweit nicht durch Vorschriften oder Verwaltungsvorgaben
festgelegt - über die organisatorische und personelle Aufbau- und
Ablaufstruktur sowie im Rahmen der Kostenstellenverantwortung über die
Ressourcenverteilung auf die Leistungsprozesse innerhalb des
Steuerungsdienstes. -
Der Steuerungsdienst ist verpflichtet, die Kosten
verursachungsgerecht im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung abzubilden.
Als Kostenträger stehen der Gemeinkostenträger des Steuerungsdienstes sowie die
Produkte 78348 - Ausbildung, 78350 - Anlagenbuchhaltung und 78580 -
Organisationsuntersuchung/-beratung und ggf. das Produkt 79459 -
Anwendungssystembetreuung NBR zur Verfügung. 4. Produktqualität Die Aufgaben des
Steuerungsdienstes lassen sich überwiegend nicht über Produkte abbilden, so
dass auf berlineinheitliche Qualitätsziele oder -indikatoren nicht
zurückgegriffen werden kann. Unabhängig davon verpflichtet sich der
Steuerungsdienst, hohe Maßstäbe an die Qualität der Leistungsprozesse
anzulegen, insbesondere hinsichtlich der zeitlichen Abläufe, der
Zuverlässigkeit und der Nachfrageorientierung im Informationsmanagement. Zur Überprüfung der
Zielerreichung im Sinne der Qualitätsanforderungen wird ein weiterer Kundenmonitor, voraussichtlich 2009 unter
Einbeziehung der Bezirksamtsmitglieder, der Führungskräfte mit
Ergebnisverantwortung, der Sachbearbeiter/innen für Kostenrechnung, der
Anlagenbuchhalter/innen u.a. Mitarbeiter/innen der Verwaltung, die mit dem
Steuerungsdienst zusammenarbeiten bzw. Leistungen des Steuerungsdienstes
nachfragen, durchgeführt. Die Ergebnisse werden in geeigneter Weise
veröffentlicht. Für die
Anlagenbuchhaltung, die Ausbildung, die Anwendungssystembetreuung und die
Organisationsuntersuchungen und -beratungen gelten als Minimalziele die in den
Produktblättern des Berliner Produktkataloges enthaltenen
Qualitätsanforderungen als vereinbart. 5. Erfolgskontrolle/Berichtswesen Der Steuerungsdienst
berichtet im Rahmen der BA-Sitzungen regelmäßig über die Qualitätssicherung in
der KLR, den Stand des Budgetierungsverfahrens und anlassbezogen über den
Realisierungsstand terminbezogener Aufgabenstellungen. 6. Laufzeit Die Laufzeit der Zielvereinbarung erstreckt sich
auf die Geschäftsjahre 2008 - 2009. Sie beginnt am 02.01.2008 und endet am 31.12.2009. Die Einhaltung der
Zielvereinbarung wird gemäß Punkt 5 laufend überwacht. Die Zielvereinbarung
kann durch Beschlussfassung des Bezirksamtskollegiums um jeweils ein weiteres
Jahr (ggf. mit Änderungen oder Zusätzen) verlängert werden. 7.
Eingriffsmöglichkeiten/Neuverhandlungen Die Notwendigkeit zur Nach- oder Neuverhandlung der
Zielvereinbarung ist gegeben im Falle -
von neuen politischen Richtungsentscheidungen und -
des Eintritts der Veränderung von Rahmenbedingungen. Änderungen und Ergänzungen sind in beidseitigem
Einvernehmen möglich. Berlin, 11.12.2007 ........................................................ ............................................................... Leiter/in des Steuerungsdienstes BzBmin |
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Legende
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Bezirk | Aktenmappe | Drucksachenlebenslauf | |||
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Kommunalpolitiker/in | Auszug | Realisierung | |||
Anwesenheit | Kleine Anfragen |
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