Datenschutzerklärung-Beistandschaft, Amtspflegschaft oder Amtsvormundschaft

Hinweise zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin - Jugendamt

1.Verantwortliche Stelle für den Datenschutz ist:
Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin
Abteilung Schule, Sport, Jugend und Familie
Bezirksstadtrat Herr Lemm
Email: poststelle@ba-mh.berlin.de

2. Den Datenschutzbeauftragten des Bezirks erreichen Sie wie folgt:
Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin
Behördlicher Beauftragter für Datenschutz
Herr Walzendorf
Anschrift: Alice-Salomon-Platz 3, 12627 Berlin
Email: datenschutz@ba-mh.berlin.de
Für die Abteilung – Jugendamt
Email: angela.thieme@ba-mh.berlin.de

3. Wir verarbeiten Ihre Daten und die Daten Ihres Kindes bzw. Ihrer Kinder auf Grundlage der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (VO EU 2016/679 vom 27.04.2016), des § 35 SGB I, der §§ 61 ff. SGB VIII, der §§ 67 ff. SGB X, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Berliner Datenschutzgesetzes.

4. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt, um die im Rahmen der Beistandschaft, Amtspflegschaft oder Amtsvormundschaft (§ 55 SGB VIII), Beratung und Unterstützung gem. §§ 18, 52a SGB VIII oder im Rahmen der Beurkundung (§ 59 SGB VIII) übernommenen Aufgaben und Verpflichtungen erfüllen zu können. Zur Erfüllung dieser gesetzlich übertragenen Aufgaben nutzen wir keine vollautomatisierten Entscheidungsfindungsverfahren. Es findet kein Profiling statt.

5. Eine Weitergabe Ihrer Daten innerhalb des zuständigen Fachbereichs im Jugendamt erfolgt, soweit das zur Erfüllung der unter 4. genannten Aufgaben und Verpflichtungen notwendig und erforderlich ist.
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Empfänger außerhalb des zuständigen Fachbereichs im Jugendamt dürfen wir nur vornehmen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, Sie eine Einwilligung erteilt haben oder eine gesetzliche Bestimmung die Weitergabe erlaubt. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger Ihrer Daten beispielsweise sein: Andere öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Gerichte, Bezirksämter und deren Behörden, Rentenversicherungsträger, Krankenversicherungsträger, Finanzämter, Jobcenter, Agentur für Arbeit, Berliner Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie, Bundesamt für Justiz) oder nicht öffentliche Stellen und Personen (z.B. von Ihnen beauftragte Rechtsanwälte bzw. Interessenvertreter, gesetzliche Vertreter Ihres Kindes, der andere Elternteil Ihres Kindes, Arbeitgeber, Banken).
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Stellen außerhalb der Europäischen Union oder an internationale Organisationen dürfen wir nur vornehmen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, Sie eine Einwilligung erteilt haben oder eine gesetzliche Bestimmung die Weitergabe erlaubt. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger Ihrer Daten beispielsweise sein: Botschaften, Konsulate, für die Abwicklung und Ausführung internationaler Abkommen zuständige Behörden und Gerichte (z.B. Haager Unterhaltsübereinkommen).
In der Regel beruht unsere Befugnis zur Weitergabe Ihrer Daten auf einer gesetzlichen Bestimmung. Sofern die Befugnis auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Das hier eingesetzte Computerprogramm (IT-Fachverfahren) zur Abwicklung des Fall- und Zahlungsmanagements wird durch die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie bereitgestellt und betreut.
Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ist in diesem Zusammenhang Auftragsdatenverarbeiterin.

6. Ihre personenbezogenen Daten werden hier solange gespeichert, wie es zur Erfüllung der unter 4. genannten Aufgaben und Verpflichtungen erforderlich ist. Für abgeschlossene Vorgänge gelten Aufbewahrungsfristen, zu deren Einhaltung wir verpflichtet sind. Nach Ablauf der entsprechenden Fristen werden die Daten gelöscht. Nach den Ausführungsvorschriften über Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften für Kinder und Jugendliche (AV-VormBeist) und Ausführungsvorschriften für die Tätigkeit der Urkundspersonen des Jugendamts (AV-Beurk) der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft vom 10.11.2016 gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Akten über bestellte Vormundschaften, Personensorgerechtspflegschaften, Vermögenspflegschaften (30 Jahre) bei Fremdunterbringung des Kindes (40 Jahre); Akten über gesetzliche Vormundschaften und Ergänzungspflegschaften (10 Jahre); bei Fremdunterbringung des Kindes (40 Jahre); Adoptionsakten (100 Jahre). Die Aufbewahrungsfristen beginnen in dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem das Kind volljährig geworden ist.
  • Akten über Beistandschaften (§§ 1712 ff. BGB) werden 10 Jahre aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfristen beginnen in dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem das Kind volljährig geworden ist.
  • Beratungs- und Unterstützungsvorgänge (§§ 18, 52a SGB VIII) werden 3 Jahre aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Beratung und Unterstützung beendet wurde.
  • Urschriften von Urkunden und die beglaubigten Erklärungen sowie das Beurkundungsregister sind 100 Jahre lang aufzubewahren, die vor dem 1. Januar 1950 entstandenen Unterlagen bis auf weiteres dauernd.

7. Sie haben bezogen auf Ihre hier gespeicherten personenbezogenen Daten grundsätzlich das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Widerspruch sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Im Einzelfall kann es Einschränkungen dieser Rechte geben, sofern überwiegende Interessen Dritter vorliegen, ein zwingendes öffentliches Interesse an einer Einschränkung dieser Rechte besteht oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung der Daten verpflichtet.
Wenn Sie annehmen, bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer persönlichen Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, können Sie sich an die zuständige Datenaufsichtsbehörde wenden. Diese geht der Beschwerde nach und unterrichtet Sie über das Ergebnis. Zuständige Datenaufsichtsbehörde ist: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, Telefon: 030 13889-0; Telefax: 030 2155050, mailbox@datenschutz-berlin.de.

8. Ihre personenbezogenen Daten werden hier zur Erfüllung einer durch Gesetz übertragenen Aufgabe und der sich daraus ergebenden Verpflichtungen erhoben. Sofern die Daten von Ihnen nicht bereitgestellt werden, kann das dazu führen, dass wir die uns übertragene Aufgabe nicht erfüllen können und Ihnen bspw. bestimmte Leistungen nicht gewährt werden können. In bestimmten, durch Gesetz vorgegebenen Fällen, haben wir die Möglichkeit, die erforderlichen Daten bei Dritten zu erheben, sofern die Daten von Ihnen nicht bereitgestellt werden.