Drucksache - DS/0847/VIII  

 
 
Betreff: Einführung der elektronischen Vergabe im unterschwelligen (nationalen) Vergaberecht und Ausweitung der zentralen Zuständigkeit der Vergabestelle in der SE Facility Management auf unterschwellige (nationale) Vergabeverfahren
Status:öffentlich  
 Ursprungaktuell
Initiator:BezirksamtBezirksamt
Verfasser:BzBm/PersFinImmKultBzBm/PersFinImmKult,
Drucksache-Art:Vorlage zur KenntnisnahmeVorlage zur Kenntnisnahme
Beratungsfolge:
Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin Entscheidung
30.08.2018 
21. Sitzung in der VIII. Wahlperiode der Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin überwiesen   
Haushalt und Personal Entscheidung
12.09.2018 
22. Sitzung in der VIII. Wahlperiode des Ausschusses Haushalt und Personal zur Kenntnis genommen (Beratungsfolge beendet)   

Sachverhalt
Anlagen:
VzK PDF-Dokument

Das Bezirksamt bittet die Bezirksverordnetenversammlung, Folgendes zur Kenntnis zu nehmen:

 

Mit Beschluss Nr. 5/265/02 vom 17.12.2002 hat das Bezirksamt festgelegt, dass alle Wettbewerbe nach dem IV. Teil des GWB (EU-Verfahren) für Liefer- und Leistungsverträge in einer zentralen Vergabestelle durchzuführen sind.

 

Mit Senatsvorlage Nr. S-1004/2018 hat der Senat die Schaffung von zentralen Vergabestellen in jeder Behörde als Voraussetzung für die Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren beschlossen. Dabei wurde für Mitte des Jahres 2018 das Inkrafttreten der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für das Bundesland Berlin angekündigt, in deren Folge mit deutlich mehr elektronischen Vergabeverfahren für Lieferungen und Leistungen zu rechnen ist. Gleichzeitig wurde für die unterschwelligen Vergaben von Bauleistungen eine – in der VOB/A nicht vorgeschriebene – eVergabepflicht angekündigt.

 

Zusammengefasst ist festzuhalten, dass noch in diesem Jahr eine generelle Pflicht eintreten wird, Vergabeverfahren für Bau-, Dienst- und Lieferleistungen (eu-weit und national) elektronisch durchzuführen. Dies gilt sowohl für Auftraggeber als auch Auftragnehmer nahezu ausnahmslos.

 

Dafür stellt der Senat den Dienststellen eine Vergabeplattform zur Verfügung. Für dieses IT-Verfahren wird aber nur ein Mandant je Behörde zugelassen. Daher ist es nötig, mindestens die Kernprozesse einer Vergabestelle in jeder Behörde zu zentralisieren.


Anlage

 

BA Lichtenberg8. Mai 2018

FM E – Herr Schwarzrock90296-7901

 

 

Organisation der Einführung der elektronischen Vergabe im Bezirksamt Lichtenberg von Berlin

unter Berücksichtigung der rechtlichen Änderungen

nach Einführung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

 

 

 

1. Rechtlicher Rahmen

In den vergangenen Jahren wurden die Regelungen zu oberschwelligen Vergabeverfahren kontinuierlich weiter ausgebaut, dadurch sind die Anforderungen an mit Vergabeaufgaben betrautes Personal gewaltig gestiegen. Jetzt soll in leicht abgeschwächter Form EU-Vergaberecht auch auf nationale Vergabeverfahren ausgedehnt werden. Aus all dem resultiert ein kontinuierlicher Schulungsbedarf. Im Grunde ist eine ordnungsgemäße Aufgabenerledigung ohne spezialisiertes Personal nicht mehr zu gewährleisten.

Die Veränderungen im Oberschwellenbereich haben im Bereich der Konzessionen erstmals zu konkreten Regelungen geführt. Welche Maßnahmen der Behörden konkret Konzessionen darstellen, ist bisher noch nicht untersucht, es ist aber eher wahrscheinlich, dass viel mehr Maßnahmen als bisher dem formalen Vergaberecht unterliegen.

Die Anforderungen steigen aber nicht nur aufgrund der rechtlichen Entwicklungen, zeitgleich wird auch die elektronische Vergabe eingeführt. E-Vergabe bedeutet die vollständige elektronische Abwicklung der Vergabeverfahren von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag als vollständiger Ersatz (!) der bisher papiergestützten Verfahren. Dabei sind besondere technische Anforderungen an die Kommunikation festgelegt, die am Standardarbeitsplatz in der Berliner Verwaltung nicht erfüllt werden können. Ferner ist als problematisch zu sehen, dass aktuell so gut wie keine Übergangsfristen geplant sind.

Mit dem angestrebten Inkrafttreten der zweiten Stufe der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zum 1.1.2019 werden alle Vergabestellen verpflichtet sein, elektronische Angebote anzunehmen. Technische, förmliche und rechtliche Voraussetzungen dafür können nur auf der Vergabeplattform erfüllt werden, daher müssen alle Vergaben ab 1.1.2019 elektronisch auf der Vergabeplattform angelegt werden. Dabei entsteht eine elektronische Vergabeunterlage, die den rechtlichen Anforderungen genügt und es werden dadurch die Voraussetzungen für eine rechtskonforme Annahme verschlüsselter Angebote geschaffen. Alle Vergaben sind demgemäß bis zur Angebotsöffnung elektronisch durchzuführen.

Ab 1.1.2020 sind dann alle Vergabeverfahren für beide Seiten verbindlich und über alle Vergabephasen vollständig elektronisch durchzuführen, oberschwellige Vergabeverfahren bereits ab 19.10.2018.

Ausnahmen von der eVergabepflicht können nach § 38 Abs. 4 UVgO nur für Aufträge bis zu 25.000,- (ohne MwSt) sowie in einzelnen weiteren Fällen festgelegt werden.

 

2. Organisatorischer und fachlicher Rahmen

Die vom Senat jetzt angestrebte konsequente Zentralisierung der Vergabestellenaufgaben in jeder Behörde ist sinnvoll und für eine reibungslose Arbeit auf der Vergabeplattform in bestimmten Phasen auch unbedingt notwendig. Die Fragen, welche konkreten Aufgaben der zentralen Vergabestelle zugeordnet werden und wer wofür Verantwortung trägt, werden in diesem Konzept detailliert beantwortet.

Wesentlich für die veränderte Aufgabenzuordnung ist ein neuer Fokus hinsichtlich der dezentralen Ressourcenverantwortung. Streng genommen unterliegt die Durchführung formaler Vergabeverfahren nicht dem Grundsatz der dezentralen Ressourcenverantwortung. Die auf Vergaberecht bezogenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten (also nicht deren fachliche Anteile) sind immer gleich, ob sie in einem Fachamt erledigt werden oder in einer Serviceeinheit. Wie ein Vergabeverfahren konkret durchgeführt wird, richtet sich nach rechtlichen Regelungen und wirtschaftlichen Kriterien, hat also nicht unmittelbar mit der fachlichen Aufgabenstellung einer jeden Organisationseinheit zu tun. Perspektivisch werden die Vorteile einer zentralen Vergabestelle, die mit den vergaberechtlichen Regelungen ebenso gut vertraut ist wie mit den (technischen) Anforderungen, die durch die Vergabeplattform gestellt werden, stetig an Bedeutung zunehmen.

Demgemäß ist also künftig im weitaus größeren Umfang eine organisatorische Trennung zwischen fachlichen und formalen (also vergaberechtlichen) Aufgaben vorzunehmen. Diese neue Aufteilung von Verantwortlichkeiten verbunden mit der Einrichtung einer zentralen Vergabestelle hat folgende Vorteile:

  • Bündelung von vergaberechtlichem und vergabetechnischem Fachwissen und dadurch mehr rechtliche Sicherheit in den einzelnen Vergabeverfahren,
  • Übersicht über alle Vergabeverfahren der Behörde,
  • Vermeidung unkoordinierter Mehrfachverfahren in den verschiedenen Organisationseinheiten und
  • Steigerung der Sicherheit im Ablauf der Vergabeverfahren

Alle fachlichen Sachverhalte müssen beim jeweiligen Bedarfsträger geklärt und entschieden werden. Die Bedarfsträger haben im Rahmen ihrer Aufgabenstellung immer den fachlichen Teil in jedem Vergabeverfahren auszufüllen.

Die reinen vergaberechtlichen und formalen Tätigkeiten können dagegen sinnvoll in einer zentralen Vergabestelle gebündelt werden. Diese differenzierten Zuständigkeiten müssen im IT-Verfahren über ein Rollen- und Rechtekonzept abgebildet werden. Ein Rollen- und Rechtekonzept greift sehr nachhaltig in die Gestaltung der Arbeitsprozesse ein, oftmals mit sehr weitreichenden technischen Hintergründen, die für die Anwender kaum nachvollziehbar sind. Berlinweit gibt es dazu weder Untersuchungen noch Festlegungen oder gar Unterstützungsangebote; man muss diese administrativen Instrumente so nutzen wie sie angeboten werden. Das ist an verschiedenen Stellen nur durch Festlegungen in Form von Arbeitsanweisungen möglich, weil das Rollen- und Rechtekonzept dafür nicht fein genug differenziert. Der Vergabestelle liegen dazu entsprechende Erfahrungen aus drei Jahren Probeechtbetrieb vor; ebenso Strategien für notwendige Weiterentwicklungen (Testverfahren usw.).

 

3. Aufgaben und Verantwortlichkeiten der zentralen Vergabestelle

Die zentrale Vergabestelle ist zuständig für alle vergaberechtlichen Grundsatzfragen. In komplizierten Fällen ist dabei eine juristische Unterstützung erforderlich, in der Regel durch das Rechtsamt. Ferner wird in allgemeinen Verfahrensfragen und zu einer wirtschaftlichen Vorgehensweise beraten.

Alle Arbeitsschritte von der formalen Einleitung einer elektronischen Vergabe bis zur Angebotsöffnung werden allein in der Vergabestelle durchgeführt; in diesen Phasen erhalten keine anderen Stellen Zugang zur Plattform.

Weitere übergeordnete Aufgaben einer zentralen Vergabestelle:

  • Einheitliche Gestaltung der behördeninternen Vergaberegelungen (keine unterschiedlichen Verfahrensweisen zu an sich gleichen Sachverhalten in einer Behörde),
  • Einführung eines laufenden behördeninternen Supports und Weiterentwicklung der E-Vergabe (Gerade in der Einführungsphase ist es besonders wichtig eine zentrale Kompetenz aufzubauen, um bei auftretenden Problemen schnell reagieren zu können. Im laufenden Prozess werden kleinere OE mit Vergabeverfahren mehr Unterstützung benötigen als größere OE, die ohnehin spezialisiertes Personal einsetzen können),
  • Gestaltung und Weiterentwicklung der elektronischen Vergabeakte und des zugehörigen Workflows,
  • Unterstützung des zentralen Verfahrensverantwortlichen bei der Weiterentwicklung des Verfahrens mit dem Ziel dezentrale Anforderungen besser abzubilden,
  • Bearbeitung von Vergaberügen und -beschwerden einschließlich Nachprüfungsverfahren,
  • optimale Information aller am Verfahren beteiligten Mitarbeiter/innen,
  • mehr rechtliche Sicherheit in jedem einzelnen Vergabeverfahren,
  • Nutzung von Informationen aus ähnlichen Verfahren und
  • Schutz vor Manipulation und rechtswidrigen Verfahrenseingriffen
  • Als einzig zuständige Stelle in der Behörde obliegt es der zentralen Vergabestelle den Mandanten BA Lichtenberg auf der Vergabeplattform des Landes Berlin zu administrieren, alle dazu notwendigen Festlegungen zu treffen sowie die Behörde gegenüber dem Verfahrensverantwortlichen und dem externen Dienstleister des Verfahrensverantwortlichen zu vertreten. Dazu wird zu gegebener Zeit noch eine gesonderte Regelung erlassen.

 

4. Die Zusammenarbeit auf der Vergabeplattform

Die zentrale Vergabestelle hat in einem mehrjährigen Prozess die eVergabe in der SE FM eingeführt. Dabei existieren unterschiedliche Arbeitsstände für die Bereiche VOL und VOB, was hauptsächlich daran liegt, wie umfassend jeweils die Möglichkeiten der Plattform aktiv nutzbar sind.

Aufgrund der Komplexität bei der technischen Umsetzung ist es nicht möglich, die Zusammenarbeit auf der Plattform individuell mit jeder Organisationseinheit einzeln auszuhandeln und abzubilden. Es können daher nur zwei Grundmodelle angeboten werden:

  1. Vollständiges Leistungsangebot

Die Vergabestelle in der SE Facility Management führt alle operativen Tätigkeiten auf der Plattform aus, die Bedarfsträger bekommen allenfalls Leserechte[1].

  • Die Vergabestelle erhält alle fachlichen Zuarbeiten in elektronischer Form, jeweils im entsprechenden Dateiformat, ohne gesetzte Sicherheitseinstellungen und ohne Passwortschutz. Ggf. sind fachlich notwendige Formulare zur Aufnahme in die Vergabeunterlage durch Bedarfsträger technisch korrekt vorzubereiten.
  • Die Vergabestelle legt die Vergabe auf der Plattform an und stellt die Vergabeunterlage zusammen.
  • Solange auf der Plattform noch keine eAkte bzw. Workflowfunktionalität existiert, wird die Vergabeunterlage ausgedruckt und mit Verfügung herkömmlich in den Umlauf gegeben. Die schlussgezeichnete Verfügung wird eingescannt und auf die Vergabeplattform zur Vergabeakte hochgeladen.
  • Dann wird die Vergabe formal eingeleitet, geöffnet, geprüft und gewertet. Bei bestimmten Vergabeverfahren werden die Angebote in anonymisierter Form den Bedarfsträgern zur fachlichen Wertung übergeben.
  • Der Vergabevermerk wird wieder ausgedruckt und mit Verfügung zur Zuschlagserteilung in Umlauf gegeben. Die schlussgezeichnete Verfügung wird eingescannt und auf die Vergabeplattform zur Vergabeakte hochgeladen.
  • Auf Basis einer schlussgezeichneten Verfügung veranlasst die Vergabestelle dann auf der Plattform den Versand der Zuschlags- und Absageschreiben.

Dieses Modell ist eher für Dienst- und Lieferleistungen geeignet.

oder

  1. Kernleistungen

Die Bedarfsträger legen Maßnahmen und Vergaben selbst auf der Plattform an und laden alle fachlichen Unterlagen in die Vergabeakte hoch. Dann übernimmt die Vergabestelle die weitere Bearbeitung, prüft die Unterlagen vergaberechtlich und ergänzt diese um notwendige vergaberechtliche Formulare. Dann führt die Vergabestelle den Wettbewerb bis zur Angebotsöffnung durch und übernimmt erste Arbeitsschritte der Prüfphase. Anschließend prüft und wertet der betreffende Bedarfsträger weiter. Die Vergabestelle übernimmt nur noch einzelne weitere vergaberechtliche Aufgaben.

Dieses Modell ist hauptsächlich für Baudienststellen geeignet (VOB-Vergabe), könnte aber auch von Organisationseinheiten mit spezialisierten Dienstkräften für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen genutzt werden.

Die Aufgaben der Vergabestelle in diesem Modell:

  • Die Vergabestelle prüft den von den Bedarfsträgern angelegten Vorgang in vergaberechtlicher Hinsicht und vervollständigt die Vergabeunterlage.
  • Solange auf der Plattform noch keine eAkte bzw. Workflowfunktionalität existiert, wird die Vergabeunterlage ausgedruckt und mit Verfügung herkömmlich in den Umlauf gegeben. Die schlussgezeichnete Verfügung wird eingescannt und auf die Vergabeplattform zur Vergabeakte hochgeladen.
  • Dann wird die Vergabe formal durchgeführt, geöffnet und erste Prüfaufgaben übernommen.
  • Anschließend erfolgt die weitere Bearbeitung auf der Plattform bis zum Vorschlag zur Zuschlagserteilung beim Bedarfsträger.
  • Der Vergabevermerk wird wieder ausgedruckt und mit Verfügung zur Zuschlagserteilung in Umlauf gegeben. Die schlussgezeichnete Verfügung wird eingescannt und auf die Vergabeplattform zur Vergabeakte hochgeladen.
  • Auf Basis einer schlussgezeichneten Verfügung veranlasst die Vergabestelle dann auf der Plattform den Versand der Zuschlags- und Absageschreiben.

Sollen externe Firmen (bspw. Büros) anstelle von Dienstkräften in Rollen auf der Vergabeplattform tätig werden, sind zum Umfang der Befugnisse und zur Haftung sowie zur Gestaltung der Zusammenarbeit eindeutige vertragliche Regelungen zu treffen. Dies beinhaltet bspw. auch die Verpflichtung zur Anwenderschulung für die Vergabeplattform, Einhaltung von Vergaberecht, ggf. Nachweis entsprechender Schulungen. Externe Firmen sind keine öffentlichen Auftraggeber und dürfen nur eingeschränkte Rechte erhalten (bspw. keine Zuschlagserteilung/Auftragserteilung). Externe Firmen sind besonders zur Korruptionsprävention und zur Verschwiegenheit zu verpflichten und darauf, dass jede direkte Bieterkommunikation unzulässig ist. In vergaberechtlicher Hinsicht trägt die Verantwortung für das Handeln Externer die jeweils zuständige Dienstkraft des Bedarfsträgers.

Jede Organisationseinheit muss sich zu Beginn der Zusammenarbeit auf eines der beiden Modelle festlegen. Das gilt für alle durchzuführenden Verfahren; es kann nicht von Fall zu Fall gewechselt werden. Jedes Modell hat sein eigenes Rollen- und Rechtekonzept und ist aufwändig auf der Plattform einzupflegen.

Im Großen und Ganzen dürfte das 2. Modell nur für das SGA, ggf. auch das Schul- und Sportamt in Frage kommen. Alle anderen Organisationseinheiten werden aufgrund der geringen Zahl von mit Vergabeaufgaben befassten Dienstkräften und des hohen Einarbeitungs- und Betreuungsaufwandes mit der 1. Variante besser versorgt sein.


 

5. Die Arbeitsschritte im Vergabeverfahren

5.1 – Vorbereitung eines Vergabeverfahrens

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Allgemeine Vorbereitung des Vergabeverfahrens (Sicherstellung der Finanzierung, Herbeiführung politischer Beschlüsse usw.)

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

 

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

X

 

X

 

 

X

 

 

Teil der Vergabevorbereitung ist die sorgfältig erstellte Kostenschätzung (mit Angabe des Erstellers, Datum und Unterschrift). Die Aufstellung der Kostenschätzung ist anhand der aktuell vorhandenen fachlichen Erkenntnisse, ggf. den Ist-Ausgaben sowie einer Einschätzung zur Erhöhung/Minderung von Bedarfen unter Berücksichtigung der Planungen zu fertigen. Aus der Kostenschätzung soll die Grundlage der Zahlenerhebung zu entnehmen sein, auszuweisen pro Jahr in € gesondert in brutto und netto, hochzurechnen auf den gesamten Leistungszeitraum ab Leistungsbeginn. Skonto ist nicht zu berücksichtigen.

Bei unbestimmter Dauer des beabsichtigten Vertrages/der auszuschreibenden Leistung sind die Bestimmungen der LHO zu beachten (Laufzeit von drei Jahren wird in der Regel zugrunde gelegt, Nr. 6.2 Satz 3 AV § 55 LHO), eu-rechtlich ist der Wert für maximal 4 Jahre anzusetzen.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Fachliche Vorbereitung des Vergabeverfahrens (Bedarfsfeststellung nach Umfang, Zeitpunkt und Qualität)

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

 

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

X

 

X

 

 

 

 

 

In komplexen Vergabeverfahren sowie zu besonderen oder erstmaligen Bedarfen kann es sinnvoll sein, sich bereits frühzeitig zum weiteren Vorgehen abzustimmen.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Leistungsbeschreibung

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

 

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

X

 

X

 

 

X

 

 

Der Auftragsgegenstand ist so eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, dass es jedem Bieter gleichermaßen anhand dieser Beschreibung möglich ist, sein Angebot zu erstellen, ohne weitere Nachfragen stellen zu müssen. Ist es unerlässlich, Markennamen zu verwenden, ist dies nur mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zulässig.

 

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Ggf. Unterlagen externer Sachverständiger

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

 

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

X

 

X

 

 

X

 

 

In komplexen Vergabeverfahren kann es notwendig werden Gutachter, Berater oder Sachverständige mit Voruntersuchungen zu beauftragen. Es ist zu beachten, dass dafür in der Regel wiederum Vergabeverfahren durchzuführen sind.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Aufteilung in Teil- und Fachlose, Loslimitierung

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

 

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

X

 

X

 

 

X

X

 

Von einem Teillos spricht man, wenn eine mengenmäßige Aufteilung des Auftragsgegenstandes erfolgt, bspw. im Rahmen der Mittelstandsförderung. Fachlose sind bspw. in verschiedene Gewerke aufgeteilte Baumaßnahmen.

Es ist zulässig die Zahl von Angebote für verschiedene Lose oder die Zahl zu bezuschlagender Angebote für Lose zu begrenzen.

Die Prüfung der Losbildung ist vergaberechtlich verpflichtend, fachliche Gründe, die dagegen sprechen, sind vom Bedarfsträger zu dokumentieren. Dieser trägt dafür die Verantwortung. Die Vergabestelle prüft Begründung und Dokumentation auf die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften und trägt dafür die Verantwortung.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

 

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

X

 

X

 

 

X

X

 

Die Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien ist Teil der fachlichen Verantwortung; der Bedarfsträger trägt dafür die Verantwortung. Hinsichtlich der vergaberechtlichen Aspekte, bspw. Vermeidung der Verwechslung von Eignungs- und Zuschlagskriterien bzw. ob mit den definierten Kriterien die gewünschten Ziele erreicht werden können, berät die Vergabestelle und übernimmt dafür die Verantwortung.


 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Zuschlagskriterien /
Bewertungsmatrix

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

 

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

X

 

X

 

 

X

 

 

Sofern das Zuschlagskriterium nicht 100% Preis lautet, sind weitergehende Angaben nötig und – ggf. gemeinsam mit der Vergabestelle - sinnvoll auswertbare Kriterien z.B. zur Qualität oder zum Umweltschutz zu erarbeiten.

Die Definition der Anforderungen an von Bietern ggf. geforderter fachlicher Konzepte und der Erwartungsparameter zur Auswertung von Angeboten ist als Teil der Leistungsbeschreibung vom Bedarfsträger zu erstellen, die Vergabestelle unterstützt und berät.

Vor Einleitung der Vergabe muss durch den Bedarfsträger festgelegt werden, welche einzelnen Aspekte mit welchem Gewicht in die Wertung einfließen. Eine optimal auswertbare Matrix kann nur im Zusammenwirken unter Federführung der Vergabestelle entstehen.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Sicherheitsleistungen

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

 

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

X

 

X

 

 

X

 

 

Die Festlegung von Sicherheitsleistungen, bspw. nach § 9c bzw. 9c EU VOB/A ist ein fachlicher Aspekt. U.U. kann die Vergabestelle zu wettbewerblichen Auswirkungen beraten.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Allgemeine und besondere Vertragsbedingungen

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

 

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

X

X

X

 

X

X

X

 

Die Vergabestelle fügt dem Vorgang die landesrechtlich geregelten Vertragsbedingungen bei, die fachlichen Vertragsbedingungen (einschließlich ggf. gewünschter besonderer Vertragsurkunden) arbeitet der Bedarfsträger zu. Landeseinheitliche Vorgaben bei Musterverträgen werden durch die Vergabestelle vorgegeben (sofern bekannt). Wenn keine landeseinheitlichen Muster vorhanden sind, sind vom Auftraggeber rechtzeitig vor Einleitung des Vergabeverfahrens gewünschte Vertragsmuster fachlich anzufertigen und dem Rechtsamt zur rechtlichen Prüfung zu übergeben. Ältere Muster sind insbesondere in haftungs-, versicherungs- und tarifrechtlicher Hinsicht sowie zu den Kündigungsmodalitäten zu aktualisieren. Honorar-, Dienstleistungs-, Werk- und Lieferverträge, sind eindeutig voneinander abzugrenzen. Die Vergabestelle prüft (nur) die Übereinstimmung der Vertragsinhalte mit den vergaberechtlichen Anforderungen und ggf. bestehende Widersprüche bspw. zu Ausführungen in der Leistungsbeschreibung.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Festlegung der Verfahrensart

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

 

 

 

X

X

 

X

 

Die zu wählende Verfahrensart (GWB & VOL/A bzw. zukünftig UVgO) bzw. Vergabeart (VOB/A) richtet sich nach den rechtlichen Erfordernissen. Soll eine Verfahrens-/Vergabeart vorgesehen werden, die sich nicht aufgrund einer Wertgrenze ergibt, prüft die Vergabestelle die Stichhaltigkeit der Begründung. Das kann zu Nachbesserungen oder weiteren Beratungen führen.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Festlegung Bieterliste

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

 

 

 

X

X

 

X

 

Für Vergabeverfahren, bei denen keine unbestimmte Zahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird, können Bedarfsträger Firmenvorschlagslisten einreichen. Aus Gründen der Korruptionsprävention und zur Einhaltung der Vorgabe eines regelmäßigen Wechsels des Bieterkreises[2] obliegt der Vergabestelle die endgültige Entscheidung. So wird die Vergabestelle ggf. Firmen, die in der Vergangenheit regelmäßig zum Zuge kommen, streichen bzw. die Vorschlagsliste um weitere Firmen ergänzen. Im Übrigen werden die Vorschläge der Bedarfsträger berücksichtigt.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Festlegung des zeitlichen Ablaufs (Veröffentlichungsplanung, Öffnungstermin, Zuschlags- und Bindefrist)

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

 

 

 

X

X

 

X

 

Es erfolgt rechtzeitig eine Abstimmung zur Terminplanung.


 

5.2 – Formale Durchführung des Wettbewerbs

Alle Aufgaben in diesem Abschnitt liegen allein in der Verantwortung der zentralen Vergabestelle; in dieser Phase hat kein Bedarfsträger Zugang zur eVergabeplattform.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Veröffentlichungstext, Endfassung der Vergabeunterlage, Veröffentlichung

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

 

 

 

X

X

 

X

 

Vor der Veröffentlichung erfolgt durch die Vergabestelle eine intensive vergaberechtliche Qualitätskontrolle hinsichtlich Vollständigkeit, Richtigkeit und (vergaberechtlicher) Konformität. Die durch die Vergabestelle elektronisch auf der Vergabeplattform erstellte Vergabeunterlage ist als Verfügung/Ausdruck durch den Bedarfsträger abschließend fachlich zu prüfen und nach Klärung offener Punkte verbindlich anzuerkennen.

Voraussetzung für die formale Einleitung eines Vergabeverfahrens durch die Vergabestelle ist die Übermittlung einer entsprechend von einem Berechtigten schlussgezeichnete Verfügung zur Vergabeunterlage.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Bearbeitung von Bieteranfragen, Bieterkommunikation

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

 

X

 

 

X

 

X

 

Direkte Kommunikation mit Bietern ist nur über die Vergabestelle zulässig. Fachfragen werden in anonymisierter Form mit dem Bedarfsträger geklärt und unter vergaberechtlichen Gesichtspunkten von der Vergabestelle bearbeitet.

Eine elektronische Kommunikation mit Bietern ist aus technischen Gründen ausschließlich über die Vergabeplattform zulässig.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Änderung der Vergabeunterlage

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

 

X

 

 

X

 

X

 

Fachfragen werden mit dem Bedarfsträger geklärt, unter vergaberechtlichen Gesichtspunkten von der Vergabestelle bearbeitet und über die Vergabestelle mit den Bietern kommuniziert.

 

 

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Angebotsöffnung

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

 

 

 

 

X

 

X

 

Dieser Arbeitsschritt umfasst neben der formalen Öffnung und Protokollierung auch die erste Durchsicht sowie die rechnerische Prüfung und Erstellung eines Preisspiegels sowie ggf. die Feststellung des Ausschlusses von Bietern aus formalen Gründen.

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Prüfen und Werten, Teil I

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

 

 

 

 

X

 

X

 

Obligatorisch werden in der zentralen Vergabestelle die ersten Aufgaben der Phase Prüfen und Werten durchgeführt: Prüfung der Angebote auf formale Vollständigkeit und Richtigkeit sowie rechnerische Richtigkeit. Zur rechnerischen Prüfung gehört übergangsweise auch die Nacherfassung der Einzelpreise aus Papierangeboten. Ferner erfolgt die Vollständigkeitsprüfung inkl. Nachforderung fehlender Unterlagen.

Mit Abschluss dieser Schritte kann der Bedarfsträger wieder Zugang zum elektronischen Vergabevorgang erhalten.

 

5.3 Prüfen und Werten, Zuschlagserteilung

Von hier an kann die Bearbeitung wahlweise im Fachbereich erfolgen oder in der zentralen Vergabestelle (je nach vereinbartem Modell).

 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Prüfen und Werten, Teil II

(insbes. Eignung und Auskömmlichkeit sowie Vergabevermerk)

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

durch Vergabestelle

 

X

 

 

X

 

X

 

durch Bedarfsträger

X

 

X

 

 

X

 

 

Vergaberechtliche Begleitung beim Führen von ggf. erforderlichen, vergaberechtlich zulässigen Verhandlungen durch den Bedarfsträger; ebenso bei Jurysitzungen in Qualitätswettbewerben.


 

Arbeitsschritt

Bedarfsträger

Vergabestelle

Zuschlagserteilung, Absageschreiben, Bekanntmachungen, sonstige Mitteilungen

Bearbeitung

Zuarbeit

Verantwortung

Vorschlag

Bearbeitung

Beratung

Verantwortung

 

durch Vergabestelle

 

X

 

 

X

 

X

 

durch Bedarfsträger

 

X

 

 

X

 

X

 

Voraussetzung für die Veranlassung des Versands des Zuschlagsschreibens durch die Vergabestelle ist die Übermittlung einer entsprechend von einem Berechtigten schlussgezeichnete Verfügung.

Vor weiterer Veranlassung überprüft die Vergabestelle die Einhaltung des Vergaberechts und Vollständigkeit der Dokumentation für alle Arbeitsschritte[3], die nicht bei der Vergabestelle liegen. Bei Beanstandungen muss vor Zuschlagserteilung eine Korrektur durch den Bedarfsträger erfolgen.

Ggf. erforderliche Vertragsurkunden werden in der Organisationseinheit unterzeichnet.

Die Vertragsdurchführung ist Sache des Auftraggebers, einschließlich der stichprobenartigen Kontrolle nach § 5 BerlAVG durch die öffentlichen Auftraggeber, zur Umsetzung wird auf das Rundschreiben WEB II G Nr. 1/2016 (Beauftragung der zentrale Kontrollgruppe des Landes Berlin, Jacqueline.Mueller@senweb.berlin.de) hingewiesen.

 

 

Schwarzrock

 

 


[1] Derzeit sind die Möglichkeiten auf der Plattform Nutzern nur Leserecht einzuräumen eingeschränkt umgesetzt, da Leserechte teilweise an ausführende Rechte gebunden sind. Die Vergabestelle wird beim Verfahrensverantwortlichen auf eine Änderung hinwirken, damit wesentliche Vorteile der eVergabe, wie bspw. einen jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugang zu den laufenden Vergabeverfahren und Einsicht in den Arbeitsstand, realisiert werden.

[2] § 11 (4) UVgO, Nr. 1.2 IV-200 ABau

[3] Ergibt sich aus der Transparenzpflicht § 97 (1) GWB, § 2 (1) S. 1 UVgO, § 2 (1) VOB/A bzw. EU-VOB/A, § 2 (1) VOL/A sowie § 20 VOL/A bzw., VOB/A, § 6 UVgO, § 20 EU_VOB/A, § 8 VgV, § 6 KonzVgV

 
 

Legende

Ausschuss Tagesordnung Drucksache
Bezirksparlament Aktenmappe Drucksachenlebenslauf
Fraktion Niederschrift Beschlüsse
Kommunalpolitiker Auszug Realisierung
   Anwesenheit Kleine Anfragen