Es gelten die nachfolgend dargestellten technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen:
1. E-Mail-Verschlüsselung (S/MIME):
Das Bezirksamt Lichtenberg ist technisch in der Lage, verschlüsselte E-Mails entgegen zu nehmen. Voraussetzung für eine verschlüsselte Kommunikation ist allerdings die vorherige Einrichtung der Kommunikationsbeziehung und der Austausch der öffentlichen Schlüssel und Zertifikate zwischen beiden Kommunikationspartnern.
2. Dateianhänge:
Dateien, die mit einem Kennwort geschützt und/oder verschlüsselt oder als selbstextrahierende (*.exe)
Dateien umgewandelt wurden, werden nicht an das Empfängerpostfach weitergeleitet. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten.
Sollte ein Dateianhang abgelehnt werden, werden Absender und Empfänger darüber informiert.
Sofern den E-Mails Dateianhänge beigefügt werden ist zu beachten, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:
- PDF/A-1 Adobe Acrobat (*.pdf)
- Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen im TXT-Format (*.txt)
- Microsoft Office 2010 Formate für Word, Excel, Powerpoint (*.docx; *.xlsx; *.pptx)
- für Bilder die Formate (*.jpg; *.gif; *.tiff)
Alle genannten Dateiformate können auch in 7-ZIP-komprimierter Form (*.7z) eingereicht werden.
Aus technischen Gründen können E-Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 100 Megabyte (entspricht einer E-Mail mit etwa 65 Megabyte großem Anhang) nicht entgegen genommen werden.
3. E-Mails mit Viren und Umgang mit SPAM-Mails:
E-Mails mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe; *.bat) werden intern nicht an den Empfänger weitergeleitet. E-Mails mit einem Virus werden ungelesen gelöscht. In allen genannten Fällen erfolgt eine Information über den nicht bewirkten Zugang für den Empfänger bzw. Absender im Bezirksnetz.
E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert.
4. WebFomulare
Der Datenaustausch bei der Bearbeitung von WebFormularen erfolgt verschlüsselt unter Nutzung der SSL-Technologie mit einem 256 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus. Zur Nutzung dieser WebFormulare wird ein Browser benötigt, der die Verschlüsselung unterstützt (beispielsweise Internet Explorer, ab Version 11 oder Firefox ESR).
5. Eröffnung von Zugängen für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation
Als Gegenstück zur papierbezogenen Post kann das Bezirksamt Lichtenberg De-Mails empfangen. Die Adressliste der teilnehmenden Ämter ist unter http://www.berlin.de/ba-lichtenberg/allgemeine-seiten/artikel.684025.php abrufbar. Für den Versand und den Empfang wird vom Kommunikationspartner ein De-Mail-Postfach benötigt. Informationen zur De-Mail und weitere Voraussetzungen zur Nutzung und den Versandoptionen sind bei der zuständigen Senatsverwaltung unter https://www.berlin.de/moderne-verwaltung/buergerservice/im-netz/elektronische-identifizierung/de-mail/artikel.977122.php verfügbar.
