Drucksache - DS/0124/VIII  

 
 
Betreff: Situation bei Wohngeld- und WBS-Anträgen schnell entschärfen
Status:öffentlich  
 Ursprungaktuell
Initiator:Fraktion SPD, DIE LINKE.Bezirksamt
  BzStRin FamJugGesBüD,
Drucksache-Art:DringlichkeitsantragVorlage zur Kenntnisnahme (Zwb.)
Beratungsfolge:
Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin Entscheidung
16.02.2017 
5. Sitzung in der VIII. Wahlperiode der Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin ohne Änderungen in der BVV beschlossen   
Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin Entscheidung
15.06.2017 
9. Sitzung in der VIII. Wahlperiode der Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Anlagen:
Dringlichkeitsantrag SPD, DIE LINKE. PDF-Dokument
VzK (Zwb.) PDF-Dokument

Das Bezirksamt wurde ersucht,

 

schnellstmöglich Maßnahmen zu ergreifen, um die langen Wartezeiten bei der Bearbeitung von Anträgen für Wohngeld bzw. Wohnberechtigungsscheinen deutlich zu senken. Sofern dabei neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt werden, sollen diese nach Möglichkeit unbefristete Arbeitsverträge erhalten.

 

Hierzu berichtet das Bezirksamt wie folgt:

 

Die erhöhten Bearbeitungszeiten bei Wohngeld- und WBS-Anträgen sind auf die schon länger vorliegenden personellen Engpässe, krankheits-und schwangerschaftsbedingte Fehlzeiten sowie die zunehmend steigenden Antragszahlen zurückzuführen.

 

Die Zahl der eingegangenen Wohngeldanträge ist von 5.008 (im Jahr 2015) auf 6.867 (im Jahr 2016) gestiegen. Die Zahl der Antragseingänge im WBS-Bereich steigerte sich von 3.491 (im Jahr 2015) auf 4.667 (im Jahr 2016).

 

Allein die krankheitsbedingten Personalausfälle betrugen im Jahr 2016 für den Wohngeldbereich 18,6 % sowie im WBS-Bereich 11,6 %.

 

Als problematisch erweist sich zudem die Ausschreibung von befristeten Stellen, da dies zur Folge hat, dass neu eingestellte Mitarbeiter*innen sich zum Teil noch während der Einarbeitungsphase auf unbefristete Stellen bewerben und ausscheiden.

 

Anzumerken ist, dass aufgrund der komplexen Gesetzgebung sowohl im Wohngeld- als auch im WBS-Bereich bei neu eingestellten Mitarbeiter*innen von einer Einarbeitungszeit von bis zu 6 Monaten ausgegangen werden muss, um in allen Teilbereichen der Bearbeitung einsetzbar zu sein.

 

Um die Bearbeitungszeiten zu vermindern und die Effektivität zu steigern, wurden bereits folgende personelle und ablauforganisatorische Maßnahmen ergriffen:

 

In der Wohngeldstelle erfolgte zum 01.03.2017 zunächst die Besetzung von zwei freigewordenen unbefristeten Stellen mit bereits eingearbeiteten Sachbearbeiterinnen, die zuvor nur ein befristetes Arbeitsverhältnis innehatten. Die zwei, durch die Senatsverwaltung für Finanzen bis zum Ende des Jahres bewilligten befristeten Stellen, wurden zum 01.03.2017 neu besetzt.

 

Eine weitere Mitarbeiterin wurde befristet als Schwangerschaftsvertretung eingestellt. Allerdings schied diese Mitarbeiterin zum 01.04.2017 aus, da sie außerhalb des Wohnungsamtes auf eine unbefristete Stelle wechseln konnte. Die erneute Besetzung der Stelle erfolgte zeitnah zum 01.05.2017. Als weitere Maßnahme wurde eine zusätzliche unbefristete Stelle ausgeschrieben, die voraussichtlich zum 01.07.2017 neu besetzt wird.

 

Zusätzlich zur personellen Aufstockung wurden auch Veränderungen in der Ablauforganisation vorgenommen.

 

Da die Priorität auf der Bearbeitung der Anträge liegt, werden derzeit die Bearbeitung von Rückforderungsbescheiden (mit Wiedervorlage vor Verjährungseintritt) und die Digitalisierung der archivierten Akten zurückgestellt. Darüber hinaus erfolgt bei unvollständig eingereichten Anträgen nur noch ein einmaliges Anschreiben an die Antragstellenden, um die fehlenden Unterlagen anzufordern.

 

Durch die Einschränkung der Telefonsprechzeiten ist eine durchgehende ungestörte Bearbeitung der Anträge möglich.

Zusätzlich haben die Mitarbeiter*innen eine freiwillige Mehrarbeit im Rahmen der Gleitzeit angeboten.

 

Mit der Ausgliederung der Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten und Kosteneinziehungsfällen in die Zentralen Dienste des Amtes erfolgt eine weitere Entlastung der Mitarbeiter*innen.

 

Zudem werden zusätzliche Handzettel zur Verbesserung der Qualität der Anträge entwickelt, um je nach Personenkreis vereinfacht die notwendig beizubringenden Unterlagen aufzuzeigen. Diese Handzettel werden bereits bei der Ausgabe der Anträge in den Bürgerämtern mitgegeben.

 

Im Wohngeldbereich werden zudem auf Antrag Abschlagszahlungen bewilligt, so dass dies zur deutlichen Entlastung der antragstellenden Haushalte beiträgt und sich dadurch kaum Beschwerden ergeben.

 

Für den WBS-Bereich wurde zunächst versucht, ehemalige Mitarbeiter*innen zu gewinnen, die derzeit entweder in anderen Abteilungen eingesetzt sind oder sich bereits im Ruhestand befinden. Diese Maßnahmen blieben jedoch ohne Erfolg.

 

Zudem wurde eine Auszubildende vom 21.02.2017 bis 01.04.2017 als Aushilfe eingesetzt und unterstützte die anderen Mitarbeiterinnen bei der Antragserfassung.

 

Die Bearbeitung von Wohnberechtigungsscheinen erfolgte bisher von lediglich zwei Mitarbeiterinnen. Um die langen Bearbeitungszeiten zu verkürzen, wurden amtsintern zwei Personalstellen in den WBS-Bereich verlagert. Eine Stelle konnte sofort Ende Februar mit einer ehemaligen Auszubildenden besetzt werden. Derzeit befindet sie sich in der Einarbeitungsphase. Die zweite Stelle wird voraussichtlich zum 01.07.2017 besetzt.

 

Am Anfang des Jahres erfolgte eine Anfrage an alle Berliner Bezirke mit der Bitte um personelle Unterstützung durch in der WBS-Bearbeitung erfahrene Mitarbeiter*innen. Dadurch konnte zum 01.03.2017 im Zuge der Abordnung eine bereits eingearbeitete Mitarbeiterin aus dem Wohnungsamt Marzahn-Hellersdorf gewonnen werden.

 

Mit einer Verdopplung der Mitarbeiterinnenzahl von ehemals zwei auf nunmehr vier wird beständig versucht, eine Reduzierung der Bearbeitungszeiten mittelfristig zu erreichen.

 

Zusätzlich wurden weitere ablauforganisatorische Maßnahmen eingeleitet. Gegenwärtig wird geprüft, ob und welche Unterlagen für eine vereinfachte Bearbeitung verzichtbar sind. Zusätzlich werden die neuen Mitarbeiter*innen derzeit vorwiegend zur Bearbeitung der „einfachen“ Fälle eingesetzt. Die Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter*innen zur zügigen Bearbeitung der WBS-Anträge zeigt sich auch durch die freiwillige Mehrarbeit im Rahmen der Gleitzeitausnutzung.

 

Neben den Gesprächen mit Vereinen und Frauenhäusern über die Verbesserung der Qualität der Anträge werden auch für den WBS-Bereich zusätzliche Handzettel mit der Auflistung der notwendigen Unterlagen ausgegeben, um dadurch eine schnellere abschließende Bearbeitung zu erreichen. Durch den Abschluss des Kooperationsvertrages der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen mit den städtischen Wohnungsbaugesellschaften wird zudem ein Rückgang von Antragseingängen erwartet.

 

Nach Einschätzung des Fachamtes werden sich die Bearbeitungszeiten jedoch erst nach der kompletten Einarbeitung der neuen Mitarbeiter*innen, d. h. voraussichtlich im IV. Quartal, spürbar reduzieren.

 

Für beide Bereiche erfolgt ein amtsinternes monatliches Controlling, um zu überprüfen, ob die getroffenen Maßnahmen erfolgreich sind und ggf. angepasst oder ausgeweitet werden müssen.

 

 
 

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