Das Bezirksamt wurde mit der o.g. Drucksache ersucht, eine E-Government-Strategie für ein “Virtuelles Rathaus Lichtenberg” zu erarbeiten. Hierzu bittet das Bezirksamt die BVV, folgendes zur Kenntnis zu nehmen:

 

I.Vorbemerkung

 

Es besteht Übereinstimmung zur Forderung der BVV, dass als Grundlage für die Erarbeitung einer Strategie zur Einführung von E-Government-Lösungen im Bezirksamt Lichtenberg eine umfassende Analyse der Verwaltungsprozesse unter den Gesichtspunkten der Abbildung in E-Government-Lösungen sowie des Zugangs und der Akzeptanz von E-Government-Angeboten in der Verwaltung und vor allem bei Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft (Verwaltungskunden) notwendig ist.

 

Hierfür sind jedoch gegenwärtig in der Berliner Verwaltung weder die strukturellen und personellen, noch finanziellen Bedingungen gegeben. Hinzu kommt, dass Insellösungen von Bezirken nicht den Erfordernissen entsprechen. In den anderen Bezirksämtern fallen gleicher Maßen Aufgaben an, die im Rahmen von E-Government einer Lösung zuzuführen sind. Abgesehen von der prekären finanziellen Situation ist es jedoch unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit nicht zu verantworten, dass Bezirke parallel Geld für gleichartige Lösungen aufwenden. Es sind daher überwiegend zentrale Lösungen zu entwickeln, bei denen natürlich in sinnvollem Umfang auch eine Abstimmung mit den Bezirken zu erfolgen hat. Diese Vorgehensweise deckt sich mit der Forderung der BVV, in Berlin eine gemeinsame IT-Infrastruktur zu nutzen, Parallelentwicklungen zu vermeiden und wiederverwendbare Konzepte und Anwendungen auszutauschen.

 

Zu den zentral bereit zu stellenden Lösungen sind aus Sicht des BA Lichtenberg insbesondere zu rechnen:

 

¨       Nutzbarmachung des Stadtportales Berlin.de für E-Government-Anwendungen. Das derzeitige Modell ist allenfalls geeignet für die augenblickliche Phase der PRÄSENTATION von Inhalten, für die in qualitativer Hinsicht anschließenden Phasen der INTERAKTION und TRANSAKTION ist eine Weiterentwicklung des Betreiberkonzeptes notwendig.

¨       Software-Lösungen für Plattformen für Chats ("virtuelle Bürgersprechstunde" insbesondere der Politik oder auch von Expertenrunden) sowie Foren, die bspw. als Beitrag zu eDemocracy bzw. eCommunity für Bürgerbeteiligungen, Meinungsumfragen etc. genutzt werden können,

¨       Formularserver: Es ist – insbesondere auch im Hinblick auf notwendige Personalreduzierungen im Land Berlin - nicht zu rechtfertigen, dass inhaltsgleiche Vordrucke an mehreren Stellen sowohl im Internet, als auch im Intranet angeboten werden. Die Ergebnisse von seit Jahren erfolgenden Tests im Intranet werden bisher nicht  kommuniziert. Das anfängliche Problem bei Online-Formularen ist nicht das Angebot an sich, sondern der Aufwand der massenweisen Umarbeitung herkömmlicher Formulare in eine für das Internet geeigneten Form.

¨       Online-Zahlverfahren

¨       Schaffung von Möglichkeiten zur Nutzung von Signaturkarten in der Berliner Verwaltung.

¨       Herstellung der Online-Fähigkeit der IT-Fachverfahren.

 

Das Bezirksamt Lichtenberg schließt sich der vorherrschenden wissenschaftlichen Meinung an, nach der eine einfache “Elektrifizierung” bisheriger Verwaltungsprozesse nicht zu umfassenden neuen Wertschöpfungen führt, so dass sich weder der Investitionsaufwand amortisiert, noch ein deutlich größerer Nutzen für die Bürgerinnen und Bürger ergibt. Die bei der Einführung von eGovernment geforderte Reorganisation von Verwaltungsvorgängen  kann sich nicht nur auf das Bezirksamt Lichtenberg beziehen, sondern muss die gesamte Berliner Verwaltung in beiden Stufen umfassen. Ein Prozess, der überwiegend nur zentral angestoßen und gesteuert werden kann.

Im Allgemeinen wird ein “virtuelles Rathaus” als Möglichkeit beschrieben, zwischen Bürgern und Unternehmen sowie Ämtern und Behörden rechtsverbindlich über das Internet zu kommunizieren. Dafür sind die Voraussetzungen im Land Berlin bislang unzureichend.

 

Voraussetzung für die Erarbeitung einer bezirklichen eGovernment-Strategie ist also die Schaffung eines landesweiten Rahmens durch eine Berliner eGovernment-Strategie.

Ansätze hierfür sind mit dem Masterplan eGovernment des Senates gegeben. Die Vorlage zur Kenntnisnahme des Senats an das Abgeordnetenhaus vom 21. November 2002 (Drs. 15/1049) vertieft die Ziele und Handlungsfelder  (http://www.berlin.de/Verwaltungsmodernisierung/e-government.html).

 

Unabhängig von dieser Einschätzung will das Bezirksamt Lichtenberg eigene Schritte auf dem Weg zur Schaffung eines “virtuellen Rathauses” einleiten und konsequent an deren Realisierung arbeiten.

 

 

II.Die Strategie des Bezirksamtes Lichtenberg

 

Die Entwicklung von eGovernment im BA Lichtenberg soll stufenweise erfolgen. Unabhängig von der Herstellung notwendiger Rahmenbedingungen gebietet der sorgsame Umgang mit den knappen finanziellen Mitteln, die Entwicklungen “nur” in dem Umfang voran zu treiben, in dem auch ein Mehrwert zu erwarten ist. Untersuchungen deuten darauf hin, dass Bürgerinnen und Bürger aktuell vor allem an guten Vorinformationen interessiert sind und bspw. bequem von zu Hause aus Formulare aus dem Internet herunter laden wollen, um einen persönlichen Gang zur Behörde zu vermeiden. Die vollständige digitale Abwicklung von Verwaltungsvorgängen erwarten Bürgerinnen und Bürger derzeit noch nicht, zumal auch noch rechtliche und technische Probleme (z.B. digitale Signatur) zu lösen sind und angesichts des Durchschnittes von etwas mehr als einem Verwaltungskontakt pro Jahr und BürgerIn die Bereitschaft, die damit zusammen hängenden Investitionen zu tätigen, nicht sehr ausgeprägt ist.

 

Auf Grundlage dieser Einschätzung hat das Bezirksamt beschlossen:

1. Die aktuell an den Amtsstrukturen orientierte Darstellung von Informationen des Bezirksamtes Lichtenberg im Internet wird zu einer im wesentlichen dem “Lebenslagenprinzip” entsprechenden Darstellung weiterentwickelt.

Dabei soll

¨       das aktuelle Informationsangebot über eine Einstiegsseite auf Portale aufgeteilt, zielgruppengerecht präsentiert und weiter entwickelt werden und

¨       ein Bürgerportal (allgemeine BürgerInnenangelegenheiten, Senioren, Jugend, Kinder, Kultur, Sport etc.) und ein Wirtschaftsportal (Angelegenheiten von Unternehmen, “WirtschaftsbürgerInnen”) entwickelt werden.

 

Für die Erarbeitung der Portallösung wird eine Arbeitsgruppe gebildet, die unter Zugrundelegung vorhandener Lösungsansätze (bspw. der Projektgruppe Bürgerdienste/AG Themenindex bei der Senatsverwaltung für Inneres) Vorschläge zur inhaltlichen sowie personellen und finanziellen Umsetzung erarbeitet. Als Mitglieder der AG werden bestimmt:

¨       für das Bürgerportal: die Leitung des LuV Bürgerdienste,

¨       für das Wirtschaftsportal: die Leitung des Wirtschaftsamtes,

¨       für grundsätzliche technische Fragen: die Leitung der SE LogIT,

¨       zur Abstimmung der Arbeit mit der Web-Redaktion: die Leiterin der Web-Redaktion.

 

Die AG wird einberufen und geleitet vom BzStR WiImm.

 

2. Neben dem angestrebten Aufbau von Portalen ist das vorhandene Internetangebot in Verantwortung der WEB-Redaktion bis Mitte des Jahres 2004 wie folgt weiter zu qualifizieren und zu vereinheitlichen:

¨       Zu jeder Organisationseinheit ist in einer für die Bürgerinnen und Bürger verständlichen Sprache so umfassend wie möglich darzulegen,

-          welche Verwaltungsleistungen angeboten werden,

-          welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und

-          welche Unterlagen vorzulegen sind.

¨       Jede Organisationseinheit schafft eine geeignete Möglichkeit zur elektronischen Kontaktaufnahme, bspw. formularunterstützt.

¨       Als Beitrag zur Partizipation der Bürger an Verwaltungsentscheidungen sowie zur Erhöhung der Transparenz von Verwaltungshandeln wird die Aufbereitung von Informationen in Internet und Intranet neu geordnet. Künftig werden alle Informationen, die nicht ausdrücklich nur zur verwaltungsinternen Veröffentlichung bestimmt sind, durch die Web-Redakteure auch im Internet verfügbar gemacht. Dies schließt die Internet-Veröffentlichung sämtlicher Broschüren und sonstigen Publikationen ein. Das derzeit in Einzelfällen im Intranet höhere Informationsangebot (mit Bürgerbezug) wird zu Gunsten des Internets verändert. Das Intranet soll künftig konsequent nur noch der verwaltungsinternen (ergänzenden) Information dienen.

 

3. Es werden personelle, verwaltungsorganisatorische und informationstechnische 

    Grundlagen für eGovernment geschaffen. Hierzu wird

¨       der Personal- und Finanzservice beauftragt, ein Konzept zur IT-Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorzulegen, um die personellen Voraussetzungen für eGovernment im BA Lichtenberg zu verbessern. Dabei sind v.a. eigene Schulungskapazitäten zu entwickeln.

¨       das LuV Bürgerdienste beauftragt, ein Konzept für ein “virtuelles Bürgeramt” zu erarbeiten und unter diesem Gesichtspunkt Vorschläge für Veränderungen der Stellung und Einbindung der Bürgerämter in die Arbeitsorganisation und Struktur des Bezirksamtes sowie zur Einbindung der verschiedenen IT-Fachverfahren vorzulegen. Vordringlich sind dabei die innovativen Möglichkeiten des Start-Informationssystems für Bürgerdienste zu Grunde zu legen.

¨       das LuV Bürgerdienste federführend beauftragt, ein Konzept für die kurzfristige Einführung eines Lichtenberger Bürgertelefons als Teil des “BerlinTelefon” (Beschluss des Abgeordnetenhauses Drucksache 15/778) zu erarbeiten.

¨       der Logistik- und Informationstechnik-Service wird beauftragt, die infrastrukturellen Voraussetzungen für die Einführung von eGovernment-Elementen im Datennetz Lichtenberg zu schaffen.

 

 

 

 Weitere Aspekte des Ersuchens der BVV aus Drucksache V/655

 

Zum Ersuchen der BVV aus Drs. V/655 wird ergänzend folgendes berichtet:

 

Ø      Verbesserung von Bürgernähe und Kundenorientierung

¨       zielgruppenorientierte, ggf. mehrsprachige Bereitstellung von Informations- und Dienstleistungsangeboten

 

Als Zielgruppen einer Strategie “Virtuelles Rathaus” werden vorrangig “Bürgerinnen und Bürger” (allgemeine Bürgeranliegen) sowie die “Wirtschaft” (Anliegen von Unternehmen, Wirtschaftsbürgern) bestimmt.

 

Die Ziele der im Kapitel “Partizipation der Bürger” des kommunalen Handlungsprogramms “besser leben – kinder- und familienfreundlicher Bezirk” beschriebenen Aufgaben (Transparenz politischer Entscheidungen gewährleisten, neue Mitwirkungsmöglichkeiten erschließen) sollen dabei berücksichtigt werden.

 

Die Mehrsprachigkeit von Informations- und Dienstleistungsangeboten wird als Bestandteil der Strategie zur interkulturellen Öffnung im BA Lichtenberg auch in eine E-Government-Strategie einfließen. Für die Mehrsprachigkeit von Internetangeboten bestehen jedoch absehbar keine hinreichenden Voraussetzungen im BA Lichtenberg. Der Arbeitsaufwand (insbesondere fehlende Übersetzungsmöglichkeiten) ist unter den personellen Bedingungen eines Bezirksamtes kaum leistbar. Mittel für externe Unterstützung für den einmaligen Erstellungsaufwand und die laufende Pflege stehen nicht zu Verfügung. Vorstellbar ist derzeit allenfalls eine programmgesteuerte automatische Übersetzung; dabei müssten allerdings Defizite in der Qualität akzeptiert werden. Hierzu sind Festlegungen zu den gewünschten Sprachen zu treffen. Das Ersuchen wird Gegenstand bei den o.g. Überlegungen zur Qualifizierung des Internetangebotes.

 

Mittel- bis langfristig ist vorgesehen, das Bürgerportal in weitere Portale zu spezifizieren (Jugend, Senioren, Kultur usw.).

 

¨       umfassende und aktuelle Information von Bürgern und Unternehmen rund um die Uhr über Dienstleistungen, Formulare, Vorschriften und Gesetzestexte

 

Durch die Einbindung des Internetangebotes des BA Lichtenberg in das Stadtportal “berlin.de” ist bereits ein weitreichendes Informationsangebot vorhanden. Im Rahmen der Weiterentwicklung ist zu entscheiden, was sinnvoller Weise dezentral anzubieten ist. Zentrale Angebote werden ständig ergänzt. Die Umstellung des Internetangebotes auf o.g. Portale soll das Auffinden vorhandener Informationen erleichtern.  Eine erste Orientierung hierfür bietet das aktuelle Angebot des Standesamntes Lichtenberg (http://www.berlin.de/ba-lichtenberg/Verwaltung/ Buergeramt/standesamt.html)

 

¨       Kommunikationsangebote außerhalb von Öffnungszeiten, z. B. durch Kontaktformulare und Erreichbarkeit der Mitarbeiter über E-Mail

¨       richtige Ansprechpartner ohne Wartzeiten auffindbar

 

Die Erreichbarkeit aller Organisationseinheiten durch E-Mail ist gegeben. Dadurch ist es möglich, Mitarbeiter der Verwaltung schnell zu erreichen. Ein Angebot, das es Nutzern gestattet, stets den “richtigen” Ansprechpartner zu erreichen, scheint nicht praktikabel (u.a. müsste hierfür der Nutzer wissen, wer im Falle eines Anliegens der “richtige” Ansprechpartner ist). Grundsatz ist deshalb, dass eingehende Anfragen per Mail vom Empfänger angesichts des Gegenstands des Anliegens an den “richtigen” Ansprechpartner weitergeleitet und eine zeitnahe Bearbeitung gewährleistet wird. Die Notwendigkeit spezieller Kontaktformulare wird im Einzelfall überprüft.

 

¨       Dienstleistungen schneller und mit weniger Aufwand für alle Beteiligten erbringen

¨       Behördengänge vermeiden bzw. reduzieren

 

Der E-Mail-Kontakt und eine Reihe von – zur Zeit nur druckbaren Formularangeboten – tragen hierzu schon jetzt bei. Durch das Fehlen interaktiver Formulare und von Signatur-Lösungen als zentrale Angebote in der Berliner Verwaltung ist es jedoch noch nicht möglich, Verwaltungsakte, Anträge etc. papierlos bzw. ohne persönlichen Behördenkontakt zu erledigen.

 

Ø      Förderung von Bürgerengagement zur Stärkung des Gemeinwesens und Verbesserung des Gemeinwohls durch

¨       Steigerung von Verwaltungstransparenz

¨       Schaffung neuer Partizipationsmöglichkeiten

 

Neben den bereits gegebenen umfassenden Informationsmöglichkeiten zu Verwaltungsentscheidungen sollen im Zusammenhang mit der Neukonzipierung des Internetangebotes Angebote für Umfragen, Foren, Chats etc. geschaffen werden. Hierzu sind zunächst die Möglichkeiten des Stadtportals “berlin.de” zu prüfen.

 

Ø      Ausbau der verwaltungsübergreifenden Zusammenarbeit durch

¨       fachübergreifende Nutzung von Daten- und Informationsbeständen

¨       Anschluss an überregionale Intranets

¨       Nutzung zentraler Dienstleistungen, wie Verzeichnisdienste

¨       Vorrang von E-Mail vor dem Austausch von Papierdokumenten (papierarmes Büro)

 

Die Voraussetzungen für die fachübergreifende Nutzung von Daten- und Informationsbeständen sind durch die Intranet- und Internetangebote im Land Berlin sowie im Rahmen von Fachverfahren gegeben. Unter Beachtung des Datenschutzes, die der jeweilige Verfahrensverantwortliche vorgesehen hat, können verwaltungsübergreifend Daten eingesehen und ausgetauscht werden.

 

Die Verbindung von überregionalen Intranets ist zwischen Berlin und Brandenburg vorhanden und wird Anfang nächsten Jahres ergänzt durch die Verknüpfung zu den Intranets von Bund, anderen Ländern und der EU-Verwaltung.

 

Zentrale Verzeichnisdienste werden genutzt, soweit sie bereit gestellt werden.

 

Die Nutzung von E-Mail anstelle des Postaustausches auf Papierdokumenten ist technisch für alle knapp 1.600 Nutzer im Bereich des Datennetzes BA Lichtenberg gewährleistet. Wegen bisher nicht gelöster Fragen der digitalen Signatur und elektronischen Archivierung konnte jedoch der Papierverbrauch noch nicht nachhaltig reduziert werden.

 

Ø      Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit in der Verwaltung

¨       Steigerung der internen Informiertheit und Motivation

¨       Verbesserung der Arbeitssituation und Entwicklungsmöglichkeiten

¨       Schaffung neuer Arbeitsformen, wie z. B. Telearbeit

 

Die hier eingeforderten Ziele sind nur in einem ständigen Prozess zu erreichen. Nach der in den letzten Jahren überwiegend erfolgten Konzentration auf den Aufbau und Zusammenschluss der beiden WindowsNT-Netze (Lichtenberg und Hohenschönhausen) sollen die Anwender in den nächsten zwei Jahren durch gezielte (In-House-)Schulungsmaßnahmen verstärkt auf die im Rahmen von E-Government erwarteten Anforderungen vorbereitet werden.

 

Das derzeitige Intranet- und Internetangebot hat bereits wesentlich zur Verbesserung der Informiertheit beigetragen.

 

Für neue Arbeitsformen, z.B. Telearbeit, liegt im BA Lichtenberg keine Analyse zum Bedarf, zu den damit verbundenen Rahmenbedingungen sowie zum damit erwarteten Nutzen vor. Es wird eingeschätzt, dass für die Nutzung von Datenbeständen etc. des verwaltungsinternen Intranet außerhalb des Verwaltungsnetzes (am privaten PC)  erhebliche Kosten verbunden sind, um den Sicherheitsstandards zu genügen. Im BA Lichtenberg werden solche Ansätze absehbar nicht verfolgt.

 

Ø      Prägung eines modernen Images und Standortmarketing für Lichtenberg

 

Die Prägung eines modernen Images und Standortmarketing für Lichtenberg muss das Ergebnis aller Bemühungen um eine E-Government-Strategie sein. Dabei können Pilotprojekte des Bezirkes zu ausgewählten Fragen eine große Rolle spielen. Von besonderer Bedeutung ist die Vernetzung des Verwaltungsangebotes mit Angeboten, die im Rahmen von Projekten sowie anderen privaten und gesellschaftlichen  Akteuren im Bezirk bereitgestellt werden. 

 

Beachtet werden soll aber auch, dass Konzepte für eine bürgernahe Verwaltung nicht der Versuchung unterliegen dürfen, durch Strategien eines “virtuellen Rathauses” die personelle Präsenz von Verwaltung und den persönlichen Kontakt zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung erheblich zu reduzieren. Trotz ggf.  vorhandener Online-Fähigkeit von  angebotenen Dienstleistungen dürfen diese nicht allein darauf reduziert werden. Modernität sollte keine Kategorie für den Grad der Technisierung (“Virtualisierung”) von Verwaltungsvorgängen bzw. des Austauschs zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung sein, genauso wie ein erfolgreiches Standortmarketing unverändert stärker vom persönlichen Engagement und der Ansprechbarkeit von Verwaltungspersonal abhängt, als von einer brillanten Darstellung von Standortpotentialen im Internet.

 

Die im weiteren Text des Beschlusses der BVV genannten Anforderungen an die E-Government-Strategie des BA Lichtenberg sollen Bestandteil der konzeptionellen Arbeit im Rahmen der hier erläuterten Möglichkeiten werden. 

 

Die ständige Aktualisierung der E-Government-Strategie wird durch die o.g. Organisationsentscheidungen gewährleistet. Eine Veröffentlichung von Aspekten der E-Government-Strategie auf der Homepage des Bezirksamtes Lichtenberg wird im Zuge weiterer Präzisierungen erfolgen können.

 

 

 

 

 

 

Emmrich

Bezirksbürgermeisterin