Werkstattgespräch "Pflege digital entlasten – Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Umsetzung"

Im Werkstattgespräch „Pflege digital entlasten“ am 22. Mai 2025 tauschten sich Vertreterinnen und Vertreter aus Pflege, Politik und Wirtschaft zur verpflichtenden TI-Anbindung (Telematikinfrastruktur) aus. Ziel war es, Herausforderungen zu benennen und praxistaugliche Lösungen für eine entlastende Digitalisierung zu entwickeln.

Einführung und Vorträge

• Einleitung

  Ab Juli 2025 ist die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) für alle Pflegeeinrichtungen verpflichtend. Als digitales Netzwerk des Gesundheitswesens soll die TI eine sichere Kommunikation zwischen Pflege, Ärzteschaft, Apotheken und Krankenkassen ermöglichen. Richtig eingesetzt, kann sie Prozesse erleichtern – doch sie bringt auch neue Anforderungen für Pflegekräfte mit sich. Um sicherzustellen, dass Digitalisierung zur Arbeitsentlastung und nicht zur Mehrbelastung führt, lud das Projektteam von Fachkräftesicherung in der Pflege gemeinsam mit Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie sowie dem Berliner Landeskompetenzzentrum Pflege 4.0 am 22.05.2025 zum Werkstattgespräch „Pflege digital entlasten – Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Umsetzung“ ein. Die Veranstaltung fand bei unserem Bündnispartner Vivantes Hauptstadtpflege im Haus Wilmersdorf statt. Wir danken allen Teilnehmenden für den produktiven Austausch und stellen Ihnen hier die Dokumentation zur Verfügung.

• Begrüßung und Eröffnung

  Nach der Begrüßung durch Katrin Mauch, Mitarbeiterin des Projektträgers ArbeitGestalten GmbH und Ulrike Braeter, Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie, wird das Werkstattgespräch zum Thema „Pflege digital entlasten – Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Umsetzung“ eröffnet.

• Vortrag Michaela Evans-Borchers: "Auf der Suche nach der digitalen Dividende in der Pflege – wie kommt sie an?"

  In ihrem Vortrag geht Michaela Evans-Borchers, Direktorin Arbeit und Wandel am Institut für Arbeit und Technik, unter anderem auf aktuelle Analysen ein, die verdeutlichen, dass Digitalisierung nur dann einen echten Mehrwert für Pflegekräfte bringt, wenn die Lösungen praxisorientiert sind und sie in einem strukturierten und partizipativen Prozess eingeführt werden. Des Weiteren konstatiert sie, dass nur eine aktive Mitgestaltung digitaler Anwendungen eine tatsächliche Erleichterung im Arbeitsalltag mit sich bringt.

  Präsentation zum Vortrag

• Vortrag Simon Blaschke: "Die Telematikinfrastruktur – Anschlusspflicht steht vor der Tür – Wie können Entlastungspotenziale der TI genutzt werden?"

  In seinem Beitrag stellt Simon Blaschke, Leiter des Landeskompetenzzentrums Pflege 4.0, die Telematikinfrastruktur und deren verbindliche Anbindung für alle Pflegeeinrichtungen vor. Deutlich wird hierbei vor allem, dass sich durchaus viele Potentiale aus der Pflicht erschließen können. Neben der besseren Zusammenarbeit mit Praxen, Apotheken, Krankenhäusern und Kostenträgern, sollen optimierte Prozesse in Zukunft vor allem die Versorgungsqualität verbessern. Neben den technischen Voraussetzungen stellt Simon Blaschke zudem gezielt einige der möglichen Anwendungen vor. In der Präsentation finden Sie alles nochmal zum Nachlesen.

  Präsenation zum Vortrag

• Vortrag Wolfgang Hünnekens: "Menschenzentrierte Forschung und Technikerprobung im (Pflege)Quartier"

  Wolfgang Hünnekens, Digital Urban Center for Aging & Health (DUCAH), stellt im dritten Fachbeitrag DUCAH ein Netzwerk zur Förderung digitaler und sozialer Innovationen in der Sozial- und Gesundheitswirtschaft vor. Das Publikum bekommt dabei einen Überblick über die Mitglieder und die Arbeitsweisen von DUCAH.

  Präsentation zum Vortrag

Werkstattphase World-Café

• 1. Gute Arbeit und Digitalisierung: Rahmenbedingungen für Arbeitsentlastung statt -verdichtung

  Moderation: Sandra Tausch und Katrin Mauch (ArbeitGestalten GmbH)

  Wenn es um Digitalisierungsprozesse in der Pflegebranche geht, muss das Rad nicht komplett neu erfunden werden. Anhand bestehender Handlungshilfen wurden in dieser World Café Station sechs Prozessphasen herausgearbeitet, die während der Gestaltung eines Digitalisierungsprozesses auf betrieblicher Ebene auszumachen sind.

  Digitale Transformation in Pflegeeinrichtungen

  In der Werkstattphase reflektierten die Teilnehmenden eigene Erfahrungen mit bereits durchlaufenen Digitalisierungsprozessen und tauschen sich hierzu aus. Positive wie auch herausfordernde Erlebnisse wurden gesammelt und den einzelnen Phasen eines Veränderungsprozesses zugeordnet.

  Auffällig war, dass insbesondere in der Anfangsphase eines Digitalisierungsprozesses viele Teilnehmende gute Erfahrungen gemacht hatten – sie fühlten sich informiert, beteiligt und unterstützt. Spätestens jedoch in der Phase der Auswertung gerieten viele Prozesse ins Stocken und konnten nicht mehr erfolgreich und nutzbringend in die Organisationsabläufe eingebunden werden. Als zentrale Ursachen für das Stocken von Veränderungsprozessen wurden unter anderem eine unzureichende technische Infrastruktur (z. B. fehlendes WLAN, ungeeignete Software oder Endgeräte), das Ausbleiben von Erprobungsphasen sowie eine mangelnde Einbindung der Mitarbeitenden genannt. Die Partizipation der Beschäftigten wurde insgesamt als ein besonders wichtiger Erfolgsfaktor in Veränderungsprozessen benannt. Positiv hervorgehoben wurden zudem Beispiele interner Peer-to-Peer-Fortbildungsformate, die digitale Kompetenzen praxisnah und kollegial vermitteln und so den Wandel konstruktiv begleiten können. Aus dem Austausch wurde deutlich, dass es Mut und Ressourcen braucht, um bei Bedarf auch einzelne Schritte im Prozess zurückzugehen, um das angestrebte Ziel dennoch erfolgreich zu erreichen.

  Ein effektives Change Management wurde als zentraler Erfolgsfaktor hervorgehoben – insbesondere bei größeren Veränderungsvorhaben. Es hilft, den Überblick zu behalten, Prozesse transparent zu gestalten und eine möglichst diverse Beteiligung partizipativ und kommunikativ zu sichern.

  Anbei finden Sie eine Auswahl an spannenden und weiterführenden Links:

  • Handlungshilfe: Digitale Transformation in Pflegeeinrichtungen. Wie sich der Transformationsprozess gestalten lässt
  • Beratungsnetzwerk Plusnetz MuTiG
  • Übersicht: Forschungsprojekte zu Pflege und Digitalisierung
  • GKV-Spitzenverband: Fördermöglichkeiten für Digitalisierung in der Langzeitpflege
• 2. Von der Pflicht zur Entlastung – Die Telematikinfrastruktur-Anbindung strategisch und effizient umsetzen

  Moderation: Simon Blaschke, Projektleiter Berliner Landeskompetenzzentrum Pflege 4.0 und Michaela Wetzel, Referentin Berliner Landeskompetenzzentrum Pflege 4.0

  Das Berliner Landeskompetenzzentrum Pflege 4.0 gestaltet einen interaktiven Thementisch zur strategischen Umsetzung der TI-Anbindung in Pflegeeinrichtungen.

  Aufbauend auf einem idealtypischen Projektverlauf können die Teilnehmenden in drei aufeinanderfolgenden Gruppen zentrale Schritte der Anbindung mithilfe eines methodischen „Projektplan-Puzzles“ gemeinsam strukturieren und reflektieren. Der
  ursprünglich intendierte Erfahrungsaustausch zwischen den Einrichtungen rückt zugunsten des Fokus von Orientierung und Klärung grundlegender Fragen in den Hintergrund, da viele Einrichtungen sich noch am Beginn des TI-Prozesses befinden.

  Zum Inhalt: Der Projektplanungsprozess gliedert sich in drei Phasen und berücksichtigt sowohl eine organisatorische als auch eine technische Prozessebene:

  In der Planungs- und Vorbereitungsphase ist die Erstellung eines strukturierten Projektplans ein wichtiger Faktor für das Gelingen einer erfolgreichen Einbindung in die TI, die über das Ziel, der verpflichtenden Anbindung zum 1. Juli 2025 hinaus den Mehrwert der TI-Anwendungen im Blick hat. Hier wurde von den Teilnehmenden vor allem der elektronische Medikationsplan (eMP) genannt. Die Finanzierung des TI-Vorhabens, die Integration von KIM (Kommunikation im Medizinwesen) und die Datenschutzfolgeabschätzung sowie die Beantragung des elektronischen Heilberufeausweises (eHBA) und der Institutionskarte (SMC-B) wurden als weitere wichtige Themen in der Vorbereitungsphase genannt.

  In der Phase der technischen Umsetzung & Implementierung steht die Anschaffung der technischen Grundausstattung im Vordergrund wie stabiles Internet, Kartenlesegerät, Konnektor, VPN-Zugangsdienst und KIM-Client-Modul. Neben der Integration in das Primärsystem und ein Systemupdate wurden hier Schulungen der Mitarbeitenden, insbesondere der Führungskräfte für einen nachhaltigen Umgang mit den TI-Anwendungen, hervorgehoben.

  In der letzten Phase des Rollouts & der Nutzung im Alltag sehen die Teilnehmenden vor allem in der Nutzung der ePA, der vollelektronischen Leistungsabrechnung und des TI-Messengers einen gewinnbringenden Mehrwert. Gleichzeitig wurde die Notwendigkeit einer digitalen Verwaltung deutlich für weitere effektivere Prozesse.

  Die Rückmeldungen aus den Gruppen bestätigen, dass das methodische Vorgehen und der geschützte Austauschrahmen einen hohen praktischen Mehrwert boten.

  Weiterführende Links:

  • Webseite des Berliner Landeskompetenzzentrums Pflege 4.0 – Telematikinfrastruktur
  • Informationsseite der Gematik zur Telematikinfrastruktur
  • Elektronisches Gesundheitsberuferegister – eGBR
  • Antragsportal des GKV-Spitzenverbandes zur Refinanzierung der TI-Pauschale
• 3. Partizipative Technikentwicklung: Bedarfsgerechte Lösungen durch einen frühzeitigen Austausch von Technikentwickelnden und Pflegepraxis

  Moderation: Ulrike Braeter und Thao Nguyen, Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie

  Diese Station widmete sich der Frage, was es braucht, damit gute und praxistaugliche digitale Lösungen für die Pflege entstehen. Dabei wurden die Perspektiven von Technikenwickler:innen, Pflegepraxis und Wissenschaft diskutiert. Hierfür waren neben den Moderatorinnen die Unternehmen NursIT Institute (Heiko Mania) und voize (Katja Schwabe) sowie eine wissenschaftliche Mitarbeiterin des Projekts CoCreHIT (Karin Osterheider) durchgängig an der Station vertreten und tauschen sich mit den Teilnehmenden aller drei Gruppen des World Cafés aus.

  Im Mittelpunkt der Diskussion stand die Notwendigkeit eines kontinuierlichen und strukturierten Austauschs zwischen Technikentwickelnden und Pflegepraxis. Dafür braucht es auch auf Seiten der Pflege zeitliche und personelle Ressourcen, um zum Beispiel strukturiertes Feedback zu digitalen Anwendungen zu geben oder Problembeschreibungen zu erstellen. Hilfreich ist es, wenn eine Ansprechperson kontinuierlich als Brücke zwischen Pflegepraxis und Technikentwickelnden agiert. Dies ist umso wichtiger, da es in Deutschland keinen Studiengang „Pflegeinformatik“ gibt, wie er in anderen Ländern existiert.

  Neben dem Pflegemanagement sollten stets auch unmittelbar Pflegende in den Dialog einbezogen werden. Nur dann können ihre Bedarfe angemessen berücksichtigt werden. Zudem braucht es eine ehrliche und wertschätzende Kommunikation zwischen beiden Seiten. Technikentwickelnde benötigen Feedback aus der Pflegepraxis, was gebraucht wird, was gut funktioniert und was geändert werden muss. Umgekehrt sollten Technikentwickelnde offen kommunizieren, wenn ein Produkt noch in Erprobung ist und mithilfe von Praxisfeedback verbessert werden soll. So sind die Erwartungen auf Seiten der Pflege realistischer und die Akzeptanz größer. Auch umgesetzte Anpassungen sollten immer an die Pflegekräfte rückgekoppelt werden.

  Hilfreich für das Pflegemanagement wäre ein zentraler Überblick darüber, welche digitalen Anwendungen es wofür gibt und welche Erfahrungen damit bereits gemacht wurden. Unterstützen könnte dabei ein Austausch zwischen Anwenderinnen und Anwender unterschiedlicher Einrichtungen bzw. Standorte. Wünschenswert wäre zudem ein „Pflegetechnik-Truck“, der digitale Lösungen in die Einrichtungen bringt und vor Ort erfahrbar macht.

  Bei der Entwicklung und Einführung digitaler Anwendungen sollte zudem die Möglichkeit von Ausfällen und Fehlfunktionen mitgedacht und Strategien dafür entwickelt werden („Desastermanagement“). Auch die Themen Datenschutz und regulatorische Anforderungen sind jeweils vor Projektbeginn zu berücksichtigen.

  Website CoCreHIT

Abschluss der Veranstaltung

• Verabschiedung und Ausblick

  Zum Abschluss der Veranstaltung wurden die Teilnehmenden verabschiedet und auf die bevorstehende Dokumentation des Werkstattgesprächs hingewiesen, in der zentrale Erkenntnisse und Impulse zusammengefasst werden.

  Um die Veranstaltung künftig noch zielgerichteter gestalten zu können, wird der Dokumentation eine kurze Feedbackumfrage beigefügt. Die gesammelten Rückmeldungen fließen in die Weiterentwicklung der Veranstaltungsformate ein – auch im Hinblick auf den fortlaufenden Diskurs zur Digitalisierung in der Pflege.