Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden – Welche sind dies?

Mann berüht einen Kreis aus diversen Symbolen mit Lupe im Zentrum

Es ist die zentrale Verpflichtung nach dem GwG, dass Sie wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Hierfür müssen Sie Ihre Kunden nicht nur identifizieren, sondern auch prüfen, ob die von diesen gemachten Angaben stimmen.

„Know your customer“ – Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kunden kennen!

Im Wesentlichen sind folgende allgemeine Sorgfaltspflichten zu beachten:

  1. die Identifizierung des Vertragspartners bzw. ggf. der für diesen auftretenden Person einschließlich der Prüfung, ob diese Person dazu berechtigt ist,
  2. die Abklärung, ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt und ggf. die Ermittlung und Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten,
  3. grundsätzlich die Einholung und Bewertung von Informationen über Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung,
  4. die Feststellung, ob es sich bei dem Vertragspartner oder dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person handelt und
  5. die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.

Der konkrete Umfang dieser Kundensorgfaltspflichten muss dem jeweiligen Geldwäscherisiko in Bezug auf den Vertragspartner, die Geschäftsbeziehung oder die Transaktion entsprechen. So können sich Abweichungen von den allgemeinen Sorgfaltspflichten ergeben, wenn in einem Bereich ein eher geringes bzw. ein eher höheres Geldwäscherisiko zu erwarten ist. Entsprechend können aufgrund des risikobasierten Ansatzes des neuen GwG unter bestimmten Voraussetzungen vereinfachte bzw. verstärkte Sorgfaltspflichten bestehen. Dies kann von der Aufsichtsbehörde geprüft werden.

Sind Sie nicht in der Lage, die oben genannten Sorgfaltspflichten (§ 10 Absatz 1 Nummer 1 bis 4 GwG) zu erfüllen, dürfen Sie die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen bzw. die Transaktion nicht durchführen und bestehende Geschäftsbeziehungen müssen dann beendet werden. Ein Verstoß hiergegen kann mit einer Geldbuße geahndet werden.

Anlass für die Erfüllung von Sorgfaltspflichten können je nach Unternehmen und Verpflichtetengruppe unterschiedliche Geschäftsvorfälle bieten z.B.

  • Die Begründung einer Geschäftsbeziehung,
  • Transaktionen über Güter (außer Edelmetalle), bei welchen Barzahlungen über mindestens 10.000 € selbst oder über Dritte getätigt oder entgegengenommen werden
  • Transaktionen über Edelmetalle, bei welchen Barzahlungen über mindestens 2.000 € selbst oder über Dritte getätigt oder entgegengenommen werden.
  • Transaktionen im Wert von mindestens 10 000 Euro über Kunstgegenstände, unabhängig davon ob bar oder unbar, geltend sowohl für Güterhändler, als auch für Kunstvermittler und Kunstlagerhalter.
  • Ernsthaftes Interesse einer Vertragspartei bei der Vermittlung von Immobilienkaufverträgen unabhängig von der Zahlungsart.
  • Ein Einsatz oder Gewinn von 2.000 € bei der Veranstaltung und Vermittlung von Wetten unabhängig von der Zahlungsart.
  • Regelmäßig zur Überwachung einer laufenden Geschäftsbeziehung oder bei wesentlichen Änderungen der Daten des Geschäftspartners.
  • Weitere Gründe (Dies ist keine abschließende Aufzählung).

Identifizierung

Eine ordnungsgemäße Identifizierung im Sinne des Gesetzes besteht aus der Feststellung der Identität durch das Erheben von Angaben und der Überprüfung der Identität und der gemachten Angaben anhand von geeigneten, vertrauenswürdigen Dokumenten.

Die von Ihnen erhobenen Angaben und eingeholten Informationen zur Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflichten müssen dann aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Ein Beispiel:

Sie erheben die erforderlichen Daten einer natürlichen Person mittels eines Dokumentationsbogens und überprüfen die Angaben durch Vorlage des originalen (keine Kopie!) Personalausweises. Anschließend dokumentieren Sie die Prüfung, indem Sie beide Seiten des Personalausweises kopieren und zu Ihren Unterlagen nehmen.

Quelle: Lokaler Server
Formate: video/mp4

Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten

§ 3 Absatz 1 GwG definiert, dass wirtschaftlich Berechtigter diejenige natürliche Person ist, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht, oder auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird. Der wirtschaftlich Berechtigte ist also die natürliche Person im Hintergrund. Es kann sich auch um mehrere natürliche Personen, die Kontrolle oder Einfluss über den Vertragspartner haben, handeln. Dies bedeutet, dass bei einer juristischen Person oder bei einer Personengesellschaft diese Person, also der wirtschaftlich Berechtigte, festgestellt werden muss. Um einen wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln, ist oft ein Blick ins Handelsregister bzw. dessen Anlagen nicht ausreichend. Gerade bei verschachtelten Beteiligungen ist oft eine mehrstufige Abklärung notwendig.

Aus diesem Grund wurde das Transparenzregister eingeführt, welches den wirtschaftlich Berechtigten schneller und einfacher ermittelbar machen soll.

Wer kann ein wirtschaftlich Berechtigter bei juristischen Personen und Personengesellschaften sein?

Dies regelt § 3 Absatz 2 GwG für juristische Personen und Personengesellschaften sehr ausführlich:
Bei juristischen Personen außer rechtsfähigen Stiftungen und bei sonstigen Gesellschaften, die nicht an einem organisierten Markt nach § 2 Absatz 11 des Wertpapierhandelsgesetzes notiert sind und keinen dem Gemeinschaftsrecht entsprechenden Transparenzanforderungen im Hinblick auf Stimmrechtsanteile oder gleichwertigen internationalen Standards unterliegen (gemeint sind vor allem Aktiengesellschaften, die an einer innergemeinschaftlichen Börse oder an einer Börse mit vergleichbaren Standards gehandelt werden), zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar 1. mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, 2. mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder 3. auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Hieraus folgt, dass als wirtschaftlich Berechtigter einer juristischen Person oder Personengesellschaft derjenige Gesellschafterin Frage kommt, welcher mehr als 25 % der Kapitalanteile oder Stimmrechte besitzt oder auf vergleichbare Art die Kontrolle ausübt. Damit ist nicht der gesetzliche Vertreter gemeint. Oft wird die Figur des wirtschaftlich Berechtigten mit der Figur des gesetzlichen Vertreters verwechselt.

Wer ist wirtschaftlich Berechtigter in einer Stiftung?

rechtsfähige Stiftungen und Rechtsgestaltungen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet oder verteilt oder die Verwaltung durch Dritte beauftragt wird
Bei rechtsfähigen Stiftungen und Rechtsgestaltungen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet oder verteilt oder die Verwaltung oder Verteilung durch Dritte beauftragt wird, oder bei diesen vergleichbaren Rechtsformen zählt nach § 3 Absatz 3 GwG zu den wirtschaftlich Berechtigten:

  1. jede natürliche Person, die als Treugeber (Settlor), Verwalter von Trusts (Trustee) oder Protektor, sofern vorhanden, handelt,
  2. jede natürliche Person, die Mitglied des Vorstands der Stiftung ist,
  3. jede natürliche Person, die als Begünstigte bestimmt worden ist,
  4. die Gruppe von natürlichen Personen, zu deren Gunsten das Vermögen verwaltet oder verteilt werden soll, sofern die natürliche Person, die Begünstigte des verwalteten Vermögens werden soll, noch nicht bestimmt ist,
  5. jede natürliche Person, die auf sonstige Weise unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf die Vermögensverwaltung oder Ertragsverteilung ausübt, und
  6. jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf eine Vereinigung ausüben kann, die Mitglied des Vorstands der Stiftung ist oder die als Begünstigte der Stiftung bestimmt worden ist.

Und wenn sich kein wirtschaftlich Berechtigter ermitteln lässt?

Sollte man den wirtschaftlich Berechtigten nicht nach § 3 Absatz 1 oder Absatz 2 Sätze 1 bis 4 GwG nicht selbst ermitteln können (etwa weil keine natürliche Person mehr als 25% Stimmanteile hält oder die fragliche juristische Person ihren Sitz in einem Staat oder einer Jurisdiktion hat, die über wirtschaftlich Berechtigte keine Auskunft geben), so gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner des Vertragspartners (§ 3 Absatz 2 Satz 5 GwG). Jedoch hat der Vertragspartner generell eine Mitwirkungspflicht bei der Ermittlung. Sollte dieser sich weigern, so ist dies bereits ein Verdachtsmoment, welcher die Abgabe einer Verdachtsmeldung rechtfertigt.

Muss der gesetzliche Vertreter als fiktiver wirtschaftlich Berechtigter eingesetzt werden, so ist die Abklärung umfassend zu dokumentieren. Aus der Dokumentation muss deutlich werden, bei welcher juristischen Person eine Abklärung nicht mehr möglich gewesen ist.

Verstärkte Sorgfaltspflichten - Wann gelten verstärkte Sorgfaltspflichten?

Als Verpflichteter müssen Sie gemäß § 15 Abs. 1 GwG neben den allgemeinen Sorgfaltspflichten die verstärkten Sorgfaltspflichten einhalten. Die konkreten Pflichten sind in § 15 Absatz 4 bis 6 GwG geregelt.
§ 15 Absatz 2 GwG besagt:

„Verpflichtete haben verstärkte Sorgfaltspflichten zu erfüllen, wenn sie im Rahmen der Risikoanalyse oder im Einzelfall unter Berücksichtigung der in den Anlagen 1 und 2 genannten [nicht abschließenden] Risikofaktoren feststellen, dass ein höheres Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung bestehen kann. Die Verpflichteten bestimmen den konkreten Umfang der zu ergreifenden Maßnahmen entsprechend dem jeweiligen höheren Risiko der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung.“

Sie entscheiden somit selbst über den konkreten Umfang der zu treffenden Maßnahmen, die sich für die jeweilige Risikosituation eignen und mit welchen Sie dieser Risikosituation ausreichend entgegenwirken. Es können aber auch aufgrund des festgestellten Risikos zusätzliche verstärkte Sorgfaltspflichten angebracht sein.

Die konkreten verstärkten Sorgfaltspflichten für die jeweiligen Fallgruppen befinden sich sowohl im nachfolgenden Text als auch in der nachfolgenden Tabelle zusammengefasst.

Die verstärkten Sorgfaltspflichten sind bei den folgenden Fallgruppen für Sie einzuhalten:

1. Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter als politisch exponierte Personen, deren Familienmitglieder oder eine bekanntermaßen nahestehenden Personen (§ 15 Abs. 3 Nr. 1 GwG)

Wenn Ihr Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter eine politisch exponierte Person, ein Familienmitglied oder eine bekanntermaßen nahestehende Person darstellt, könnte ein höheres Geldwäscherisiko bestehen. Dies bezieht sich auch auf die Situation, wenn Sie im Laufe der Geschäftsbeziehung auf die Tätigkeit Ihres Vertragspartners oder des wirtschaftlich Berechtigten in einem hochrangigen wichtigen öffentlichen Amt aufmerksam werden. Entsprechendes gilt, wenn der Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigte erst im Laufe der Geschäftsbeziehung ein derartiges öffentliches Amt ausübt. Die verstärkten Sorgfaltspflichten haben Sie bei ehemaligen politisch exponierten Personen für mindestens weitere 12 Monate einzuhalten (§ 15 Absatz 4 Satz 3 GwG).

2. Drittstaaten mit hohem Risiko (§ 15 Abs. 3 Nr. 2 GwG)

Ist ein Drittstaat mit hohem Risiko an einer Geschäftsbeziehung oder Transaktion beteiligt oder ein Vertragspartner oder ein wirtschaftlich Berechtigter ist in einem solchen Drittstaat ansässig, besteht wiederum ein höheres Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungsrisiko. Der Vertragspartner oder der wirtschaftlich Berechtigte als Person muss nicht in einem Drittstaat mit erhöhtem Risiko niedergelassen sein, um von einem höheren Risiko ausgehen zu können. Vielmehr reicht es aus, wenn die Vermögenswerte einer Transaktion sich in so einem Drittstaat befinden. Dann finden in diesem Fall ebenfalls die verstärkten Sorgfaltspflichten Anwendung. Zweigstellen und Tochterunternehmen sind von der Regelung § 15 Absatz 3 Nummer 2 GwG ausgenommen, wenn ein Verpflichteter nach dem GwG gemäß Art. 2 Absatz 1 der Vierten EU-Geldwäscherichtlinie in der EU niedergelassen ist und eine gruppenweite Strategie in seinem Unternehmen aufweisen kann (vgl. § 9 GwG).

Die zuständige Aufsichtsbehörde kann nach § 15 Absatz 5a GwG auch weitere dort enthaltene verstärkte Sorgfaltspflichten anordnen.
Darüber hinaus kann das Bundesministerium der Finanzen durch Rechtsverordnung (vgl. § 15 Absatz 10 Nr. 2 GwG) konkrete verstärkte Sorgfaltspflichten und Gegenmaßnahmen auferlegen, welche Sie als Verpflichtete bei Drittstaatenbezug ggf. anwenden müssen.

3. Hochrisiko Transaktionen (§ 15 Abs. 3 Nr. 3 GwG)

Ein erhöhtes Risiko wird außerdem bei einer besonders komplexen oder großen Transaktion, die keinen offensichtlichen oder rechtmäßigen Zweck verfolgt, oder bei einem ungewöhnlichen Transaktionsmuster angenommen.

Sobald Sie Ihrer Erfahrung nach ein unübliches Verhalten des Kunden oder ungewöhnliche Abwicklungsformen feststellen, müssen verstärkte Sorgfaltspflichten angewendet werden, und nicht erst, wenn aufgrund von Abweichungen oder Auffälligkeiten ein Grund für eine Verdachtsmeldung besteht.

4. Grenzüberschreitende Korrespondenzbeziehungen (§ 15 Abs. 3 Nr. 4 GwG)

Wenn Sie ein Finanzunternehmen oder Versicherungsvermittler sind, für welche die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe (SenWiEnBe) die zuständige Aufsichtsbehörde ist und eine grenzüberschreitende Korrespondenzbeziehung eingehen, dann können Sie von einem erhöhten Risiko ausgehen. Hierbei muss Ihr Vertragspartner in einem Drittstaat mit hohem Risiko oder in einem Staat des Europäischen Wirtschaftsraums, welcher Ihrer Beurteilung nach mit hohem Risiko zu qualifizieren wäre (§ 15 Absatz 3 Nummer 4 GwG ), ansässig sein.

5. Anordnungen der Aufsichtsbehörde

§ 15 Absatz 8 GwG enthält dazu folgenden Inhalt:

„Liegen Tatsachen, einschlägige Evaluierungen, Berichte oder Bewertungen nationaler oder internationaler für die Verhinderung oder Bekämpfung der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung zuständiger Stellen vor, die die Annahme rechtfertigen, dass über die in Absatz 3 genannten Fälle hinaus ein höheres Risiko besteht, so kann die Aufsichtsbehörde anordnen, dass die Verpflichteten die Transaktionen oder Geschäftsbeziehungen einer verstärkten Überwachung unterziehen und zusätzliche, dem Risiko angemessene Sorgfaltspflichten sowie erforderliche Gegenmaßnahmen zu erfüllen haben.“

Wenn mindestens einer dieser Punkte vorliegt, dann kann Ihre zuständige Aufsichtsbehörde anordnen, dass Sie verstärkte Sorgfaltspflichten in bestimmten Fällen einzuhalten haben.

6. Verordnungsermächtigung, § 15 Absatz 10 GwG

Durch Rechtsverordnungen kann das Bundesministerium der Finanzen nach § 15 Absatz 10 Nr. 1 GwG bestimmte Fallkonstellationen mit potenziell höherem Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungsrisiko festlegen, bei denen die betroffenen Verpflichteten verstärkte Sorgfaltsmaßnahmen und Gegenmaßnahmen beachten müssen.

Am 29.09.2021 erließ das Bundesministerium der FInanzen die Verordnung über verstärkte Sorgfaltspflichten bei dem Transfer von Kryptowerten

7. Verstöße gegen Einhaltung verstärkter Sorgfaltspflichten

Besteht Ihrerseits nicht die Möglichkeit zur Einhaltung der verstärkten Sorgfaltspflichten, so dürfen Sie keine Geschäftsbeziehung eingehen oder fortführen sowie keine Transaktion tätigen. Falls bereits eine Geschäftsbeziehung vorhanden ist, müssen Sie diese ohne Rücksicht auf andere gesetzliche oder vertragliche Vereinbarungen durch Kündigung oder auf andere Weise auflösen (§ 15 Absatz 9 i.V.m. § 10 Absatz 9 GwG, siehe auch die Ausführungen unter Ziffer 5.).
Verstöße gegen die Anforderungen der verstärkten Sorgfaltspflichten des Geldwäschegesetzes sind Ordnungswidrigkeiten und können nach § 56 GwG von der Aufsichtsbehörde mit einem Bußgeld geahndet werden.

Voraussetzung: Feststellung eines höheren Risikos der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

  • Fallkonstellation

    Maßnahmen, die vorzunehmen sind

  • Politisch exponierte Personen, als auch deren Familienangehörige und ihnen bekanntermaßen nahestehenden Personen
    (§ 15 Abs.3 Nr. 1 GwG)

    § 15 Absatz 4 GwG:

    • Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene für die Begründung oder Fortführung einer Geschäftsbeziehung (§ 15 Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 GwG) und auch bei späterer Feststellung des öffentlichen Amtes des Vertragspartners/Wirtschaftlich Berechtigten (§ 15 Absatz 4 Satz 2 GwG).
    • qualitative und quantitative verstärkte kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung gemäß § 15 Absatz 4 Satz 1 Nummer 3 GwG (Art der Geschäftsbeziehung sowie die Höhe der eingesetzten Vermögenswerte).
  • Drittstaaten mit hohem Risiko
    (§ 15 Abs. 3 Nr.2 GwG)

    § 15 Absatz 5 GwG:

    zusätzliche Informationen zu:
    • formell Beteiligten (z.B. Beruf)
    • wirtschaftlich Berechtigten (z. B. Wohnsitz, Geburtsdatum)
    • Informationen über die Herkunft der Vermögenswerte und des Vermögens des Vertragspartners/ des wirtschaftlich Berechtigten mit Ausnahme des wirtschaftlich Berechtigten nach § 3 Absatz 2 Satz 5
    • Gründe für die geplante und durchgeführte Transaktion
    • geplante Verwendung der Vermögenswerte
    • Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene für die Begründung oder Fortsetzung einer Geschäftsbeziehung
    • verstärkte kontinuierliche Überwachung einer Geschäftsbeziehung
  • Hochrisiko Transaktionen
    (§ 15 Abs.3 Nr.3 GwG)

    § 15 Absatz 6 GwG:

    • Prüfung der Transaktion in Hinsicht auf Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungsrisiken. sowie der Pflicht, Verdachtsmeldungen abzugeben (§ 43 Absatz 1 GwG)
    • verstärkte kontinuierliche Überwachung die der Transaktion zugrunde liegenden Geschäftsbeziehung
  • Grenzüberschreitende Korrespondenzbeziehungen
    (§ 15 Abs. 3 Nr. 4 GwG)

    § 15 Absatz 7 GwG:

    • Einholung ausreichender Informationen über den Vertragspartner
    • vor Begründung einer Geschäftsbeziehung: Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene sowie Bestimmung der jeweiligen Verantwortlichkeiten der Beteiligten bezüglich der Erfüllung der verstärkten Sorgfaltspflichten
    • Ergreifung der Maßnahmen zur Gewährleistung keiner Nutzung einer Bank- Mantelgesellschaft oder von Durchlaufkonten seitens des Vertragspartners
  • Anordnungen der Aufsichtsbehörde
    (§ 15 Abs. 8 GwG)

    § 15 Abs. 8 GwG:

    • verstärkte Überwachung der Transaktionen/ Geschäftsbeziehungen
    • Erfüllung erforderlicher Gegenmaßnahmen

Weitergehende Informationen zu den Sorgfaltspflichten sowie weiteren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten finden Sie in unserem Downloadbereich.