Fragen und Antworten zur Transparenzdatenbank

Datenbank

• Warum und für wen ist eine Registrierung erforderlich?

  Die Transparenzdatenbank soll der Öffentlichkeit, als leicht zugängliches Medium, mehr Transparenz über die Arbeitsweise, innerorganisatorischer Strukturen und zu Teilen wirtschaftlicher Handlungsweisen, derjenigen Organisationen/Institutionen dienen, die vom Land Berlin öffentliche Zuwendungen erhalten.

  Dazu müssen sich sämtliche juristische Personen vor Bewilligung einer Zuwendung registrieren lassen. Hierunter zählen u.a.:

  • Kapitalgesellschaften (wie z.B. GmbH, UG, AG)
  • Kommanditgesellschaften, dessen Komplementär ausschließlich in Form einer juristischen Person agiert und die Firma keine Rückschlüsse auf personenbezogene Daten zulässt
  • eingetragene Vereine
  • Genossenschaften
  • Stiftungen
  • Körperschaften
  • Anstalten

  Von der Pflicht zur Eintragung ausgenommen sind alle natürlichen Personen und andere Personengesellschaften (z.B. Einzelunternehmen, e. K., OHG, KG, GbR, n. e. V.).

• Wie erstelle ich einen Auszug aus der Transparenzdatenbank?

  Oft möchten die zuwendungsgebenden Stellen einen Auszug aus der Transparenzdatenbank für das Antragsverfahren haben. Es handelt sich hierbei um einen Ausdruck der gesamten Angaben Ihrer Organisation/Institution in der Transparenzdatenbank.

  Hierzu geben Sie in die Suchmaske der Transparenzdatenbank den Namen oder unter der erweiterten Suche die Registrierungsnummer Ihrer Organisation/Institution ein und wählen diese aus dem Ergebnisfeld aus. Jetzt sehen Sie all Ihre eingegebenen Daten und können sich diese über die Schaltfläche “Drucken” ausdrucken.

• Gibt es einen Unterschied zwischen der Transparenzdatenbank und dem Transparenzregister des Bundes?

  Die Transparenzdatenbank Berlin und das Transparenzregister des Bundes stehen in keinem Zusammenhang zueinander und haben unterschiedliche Erhebungszwecke.

  In der Transparenzdatenbank werden jene juristischen Personen, die vom Land Berlin Zuwendungen erhalten bzw. erhalten möchten registriert, um hier Transparenz im Umgang mit Fördermitteln zu gewähren. Die Eintragungen sind Gebührenfrei. Rechtsgrundlage sind die Ausführungsvorschriften zu § 44 der Landeshaushaltsordnung Berlin.

  Das Transparenzregister des Bundes, als Instrument der Verhinderung von Geldwäsche sowie der Unterbindung und Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung und Steuerflucht, registriert die wirtschaftlich Berechtigten nach § 3 Geldwäschegesetz.
  Die Eintragungen sind mit einigen Ausnahmen gebührenpflichtig.

Registrierungsprozess / Zugangsdaten

• Was ist eine Registrierungsnummer und wofür brauche ich sie?

  Jede registrierte Organisation/Institution erhält nach der Registrierung in der Transparenzdatenbank einmalig eine ihr eindeutig zugeteilte Registrierungsnummer.

  Ausnahmen bestehen in Fällen, die eine Änderung der eigenen Registernummer des Amtsgerichts (HRA, HRB, VR, GnR) begründen, z.B. aufgrund einer Hauptsitzverlegung in ein anderes Bundesland oder durch Änderung der Rechtsform. In solchen Fällen ist nach Erhalt der neuen Registernummer des Amtsgerichts, auch eine Neuregistrierung in der Transparenzdatenbank erforderlich.

  Die Registrierungsnummer ist der gesamten Organisation zugeteilt – unabhängig vorhandener Zweigstellen.
  Die Registrierungsnummer ist zu jeder Förderung (Projektförderung oder institutioneller Förderung) im Zuwendungsantrag erneut anzugeben.

• Wie erfolgt die Beantragung der Registrierungsnummer?

  Die Beantragung einer Registrierungsnummer erfolgt elektronisch auf der Internetseite der Transparenzdatenbank. Sie können entweder über die Menüführung oben rechts zur Registrierung gelangen oder direkt über den Link zur Anmeldung in der Transparenzdatenbank im ersten Hinweistextblock.

  Zur Registrierung füllen Sie nun das elektronische Anmeldeformular aus.
  Nach Absendung des Anmeldeformulars, wird die Bearbeitung Ihrer gemachten Angaben in der Regel 1 bis 2 Tage in Anspruch nehmen.
  Im Anschluss erhalten Sie eine E-Mail, in der Ihnen die Registrierungsnummer, die Zugangsdaten und weitere Informationen zugehen.

  Ihre Organisation/Institution ist nun mit den angegebenen und mit den öffentlichen Registern abgeglichenen Rohdaten registriert.

• Wie erhalte ich meine Zugangsdaten?

  Die Zugangsdaten zu Ihrem Datensatz werden Ihnen bei der Erstanmeldung per E-Mail zugesandt.
  Nach dem Erstlogin sollten Sie das das ersterteilte Passwort individualisieren.

• Kann ich meinen Benutzernamen ändern?

  Nein, der Benutzername ist Ihnen dauerhaft zugeteilt.

• Wie kann ich mein Passwort ändern?

  Ihr Passwort können Sie im Login- Bereich nach der Registrierung ändern.
  Im Register Basisdaten unter der Rubrik “Ansprechpartner”, gehen Sie über den Link “Verwaltung Ihrer Ansprechperson”. Hier können neue Ansprechpartner eingerichtet oder geändert werden.

  Ein Klick auf einen vorgeblendeten Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin führt zu dem persönlichen Datensatz.

  Hier können Sie im unteren Bereich das Passwort ändern.

• Ich habe mein Passwort vergessen – Was nun?

  In der Anmeldemaske über den Link Passwort vergessen, haben Sie die Möglichkeit, einer neuen Passwortvergabe.

  Zunächst werden Sie aufgefordert, eine E-Mailadresse anzugeben. Hier geben Sie die E-Mailadresse an, an die jetzt die Zugangsdaten gesandt werden sollen.

  Sollte es sich dabei nicht, um die im System hinterlegte E-Mailadresse handeln, füllen Sie bitte die nun geforderten Angaben aus.

  Sie erhalten nach Absenden der E-Mailadresse bzw. dem Ausfüllen des elektronischen Formulars, innerhalb der nächsten Werktage, Ihren Nutzernamen und einen Link zur Passwortänderung.

Dateneingaben und Datenpflege

• Wie verwalte ich meine Angaben?

  Nach der Anmeldung sehen Sie im Login-Bereich drei Registerkarten:

  • Basisdaten
  • Bürgeraktiv
  • Transparenz

  Die Registerbereiche sind mit sogenannten Pflichtfeldern versehen, welche durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet sind.
  Eine Speicherung der gemachten Angaben am Ende jedes Registers erfolgt nur nach Vervollständigung aller Pflichtfelder.

  Zunächst füllen Sie die “Basisdaten” aus.

  Prüfen und ergänzen Sie nun die dortigen Angaben.

  Die Felder “Name der Organisation” und “Rechtsform” können durch Sie nicht eingegeben oder angepasst werden.

  Sollte sich der Name oder die Rechtsform Ihrer Organisation/Institution ändern, wenden Sie sich bitte formlos per E- Mail an die Senatsverwaltung für Finanzen und geben sowohl die Angabe der alten, als auch der neuen Bezeichnung bzw. Rechtsform Ihrer Organisation/Institution an.

  Der Bereich “Bürgeraktiv” ist hier nicht weiter auszufüllen

  Im Bereich Transparenz werden die Angaben in 3 Schritten abgefragt.

  • Die zu machenden Angaben differenzieren sich nach
    • gemeinnützig und
    • nicht gemeinnützig

  Gemeinnützigkeit in diesem Sinne besteht dann, wenn diese durch das Finanzamt festgestellt wurde.
  Bitte sortieren Sie sich entsprechend zu.

  • Angaben zur Tarifgebundenheit – ja/nein
    Es besteht die Möglichkeit mehrere Angaben zu tätigen.

  • Transparenzlogo – ja/nein
    Hier haben Sie die Möglichkeit, mehr Angaben über Ihre Organisation/Institution zu tätigen, als es die Pflichtangaben erfordern.
    Dies ist gänzlich freiwillig und steht in keinem Zusammenhang mit der Zuwendungsbearbeitung und -gewährung.
    Das Transparenzlogo wird nach einer Plausibilitätsprüfung dieser Angaben durch die Senatsverwaltung für Finanzen freigegeben und erscheint als Erkennungszeichen in der Ergebnissuche über dem Namen Ihrer Organisation/Institution.

  Die aufgeführten Eingabefelder orientieren sich an den Leitlinien der Initiative Transparente Zivilgesellschaft. Der Umfang der freiwilligen Informationen hängt davon ab, ob es sich um eine gemeinnützige oder nicht gemeinnützige juristische Person handelt.

  Haben Sie alle Bereiche vollständig befüllt, loggen Sie sich aus.

• Darf ich das Transparenzlogo z.B. auf meinen Internetseiten oder Briefköpfen weiterverwenden?
  

  Das Logo ist rechtlich geschützt und darf durch Sie nicht weiterverwendet werden. Sie dürfen lediglich auf das Logo verweisen.

• Wie kann ich PDF-Dateien hochladen/löschen/ersetzen?

  Sollen oder möchten Sie eine PDF-Datei hochladen, dann tragen Sie zunächst den Titel des Dokumentes ein. Dieser Titel sollte kurz und aussagekräftig sein, da er später auf der Webseite angezeigt wird.

  In einem weiteren Schritt wählen Sie über “Durchsuchen…” die gewünschte PDF- Datei aus der Struktur Ihrer eigenen PC-Umgebung aus und öffnen die Datei.
  Die Speicherung in der Transparenzdatenbank erfolgt erst, wenn Sie am Ende der Seite auf “speichern” klicken.
  Nun können Sie sich die Datei über den Link “PDF”-anzeigen ansehen.

  Bitte beachten Sie, dass Dateien nur im PDF-Format hochgeladen werden können und eine maximale Dateigröße von 4MB nicht überschritten wird.

  Möchten Sie eine vorhandene PDF-Datei aus der Transparenzdatenbank löschen, klicken Sie das Eingabefeld PDF löschen an und speichern Sie.
  Die Datei ist nun von der Seite gelöscht.

  Möchten Sie eine vorhandene PDF-Datei durch eine neue ersetzen, löschen Sie zunächst die vorhandene Datei und laden im Anschluss die neue Datei hoch.

• Wie oft muss ich meine Daten aktualisieren?

  Aktualisieren Sie Ihre Daten stets dann, wenn sich Veränderungen ergeben.
  Ebenso sollte mindestens einmal jährlich eine Überprüfung durch Sie stattfinden. Erfolgt dies nicht, werden Sie mittels einer automatisierten E-Mail dazu aufgefordert.

  Sie haben hiernach nun die Möglichkeit, Ihre Angaben im Login-Bereich nach Aktualität zu prüfen. Findet auch innerhalb dieser Zeit keine Aktualisierung statt,
  wird Ihr Datensatz mittels eines Labels “letzte Datenaktualisierung TT.MM.JJJJ” gekennzeichnet und darüber hinaus bis auf die Pflichtangaben automatisch gelöscht.