Michaela Malek berichtet aus Stockholm

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Michaela Malek
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Im August 2018 wechselte ich von der Wirtschaftlichen Jugendhilfe des Landratsamts Ostalbkreis in Baden-Württemberg in die Wirtschaftliche Jugendhilfe des Bezirksamts Lichtenberg von Berlin.
Bedingt durch die Größe des Bezirksamtes und die völlig andere Strukturierung innerhalb des Stadtstaates Berlin im Vergleich zum Flächenland Baden-Württemberg, fiel mir schon bald auf, dass die Gefahr des Auftretens von organisations-, kommunikations- und strukturbedingten Schwierigkeiten hier sehr viel höher einzustufen ist, als dies auf meiner früheren, viel beschaulicheren Arbeitsstelle der Fall war. Die Folgen könnten ein effizientes und dienstleistungsorientiertes Arbeiten schnell behindern, z. B. durch zu lange Arbeitswege sowie verzögertem Informationsfluss bzw. Informationsverlust. Dies könnte nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Ämtern bzw. Abteilungen erschweren, es könnte schlussendlich zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern und damit einem angespannten Arbeitsklima führen. Was kann man also tun, um das Auftauchen solcher Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu umgehen? Mit großem Interesse habe ich hierzu die Ausschreibung zur Beteiligung am Projekt „LoGo! Europe 2019“ gelesen. Die Chance, im Rahmen einer vierwöchigen Hospitation einen Vergleich zwischen der Stadt Berlin und einer ähnlich großen euro-päischen Stadt im Umgang mit den o. g. Schwierigkeiten ziehen zu können und dabei quasi nebenher meine interkulturelle Kompetenz zu verbessern und zu verfestigen, musste ich einfach nutzen.

Meine Wahl fiel hierfür auf Schwedens Hauptstadt Stockholm. Stockholm gehört zu den am stärksten wachsenden Städten Europas und gliedert sich in 14 Stadtbezirke – ähnlich also wie die Stadt Berlin, welche sich in 12 Bezirke gliedert. Stockholm ist mit ca. 960.000 Einwohnern auf einer Fläche von 187 km² zwar wesentlich kleiner als Berlin, dürfte jedoch im Arbeitsalltag in ähnlichem Umgang mit den o. g. Schwierigkeiten konfrontiert sein. Der Hauptgrund dafür, mich für Stockholm zu entscheiden, war jedoch, dass die Schweden bekannt sind für ihre Gelassenheit, Zufriedenheit und vor allem für eine gute Work-Life-Balance. Im „World Happiness Report 2017“ schafften es alle skandinavischen Länder unter die ersten zehn Plätze. Der World Happiness Report ist ein von den Vereinten Nationen veröffentlichter Bericht, der Ranglisten zur Lebenszufriedenheit in verschiedenen Ländern der Welt enthält. Deutschland schaffte es lediglich auf Platz 16, kann sich also von den Skandinaviern wirklich noch eine Scheibe abschneiden. Und genau diesen Plan verfolge ich mit meinem Projekt: Mir eine Scheibe abzuschneiden und sie am Ende meiner Hospitation mit nach Berlin zu bringen und an meine Kollegen zu verteilen.

Optimal wäre hierfür natürlich eine Entsendung ins Jugendamt der Stadt Stockholm gewesen, um den direkten Vergleich zu den Arbeitsabläufen im Berliner Jugendamt herzustellen. Doch es kam anders als geplant und ich erhielt die Nachricht, dass zwar nicht das Jugendamt, jedoch das Amt „Intro Stockholm“ mich als Hospitantin aufnehmen könne. Im Rahmen eines freundlichen Telefonats mit der Leitung des Amtes erhielt ich einen kurzen Überblick über die Tätigkeit von „Intro Stockholm“ und entschied in Absprache mit meiner Teamleitung, dass mein Projekt auch in diesem Bereich gut durchzuführen sei. Intro Stockholm ist ein spezielles Amt der Sozialverwaltung, welches für Menschen zuständig ist, die entweder das Asylverfahren durchlaufen haben oder durch das UNHCR Resettlement Programm von Schweden aufgenommen wurden und nun einen sicheren Aufenthaltsstatus in Schweden haben. Intro unterstützt sie bei den ersten Schritten in die Gesellschaft, z.B. bei der Beschaffung von Wohnraum und Betreuungsplätzen für Kinder, beim Erlernen der Sprache und beim Eintritt in die Arbeitswelt.

Hört sich spannend an, nicht wahr? Finde ich auch!

Mein Hauptaugenmerk liegt darauf zu erfahren, wie das Amt organisiert bzw. strukturiert ist, wie der interne und externe Informationsaustausch stattfindet, wie die Teambildung gefördert wird, was die Stadt Stockholm dafür tut, Mitarbeiter zu integrieren und zu motivieren und und und…

Ich bin schon sehr gespannt auf die neuen Erfahrungen, die ich sammeln werde!

„Välkommen till Stockholm!“ - Willkommen in Stockholm!

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Mein Empfang in Stockholm
Bild: Michaela Malek

Und schon ist er da: Mein erster Arbeitstag! Was sofort auffällt ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Diversität der Menschen, mit denen sie es in ihrem Arbeitsalltag zu tun haben, auch selbst abbilden. Das Team von Intro Stockholm ist sehr international; von indischen, koreanischen, syrischen, chilenischen bis afrikanischen Wurzeln ist alles vertreten. Sympathisch! Ich werde sehr herzlich empfangen und sofort mit Kaffee, Tee, Obst und sonstigen Annehmlichkeiten versorgt. Wie ich später erfahre, legt die Stadt Stockholm sehr viel Wert darauf, dass ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich wohl fühlen und vor allem gesund bleiben. Hierzu wird z.B. jeden Tag reichlich Obst kostenfrei zur Verfügung gestellt. Die Versorgung mit Kaffee und Tee ist ebenfalls selbstverständlich. Zusätzlich haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, eine Stunde ihrer wöchentlichen Arbeitszeit für sportliche Aktivitäten im hauseigenen Fitnessraum – in welchem u.a. auch Kurse wie Zumba und Yoga angeboten werden – zu nutzen. So kann aus einer 40 Stunden-Arbeitswoche im Sinne der Gesundheit problemlos eine 39 Stunden-Arbeitswoche gemacht werden – da steigt doch die Lust auf Sport, oder?

Das Motto ist: Der Arbeitnehmer verbringt die meiste Zeit seines Tages in der Arbeit, daher soll ihm die Anwesenheit an diesem Ort so angenehm wie möglich gemacht werden. Der Arbeitsplatz soll sich quasi wie ein zweites Zuhause anfühlen und kein Ort sein, an dem nur ungern Zeit verbracht wird. Glückliche und motivierte Arbeitnehmer leisten mehr und fühlen sich dem Arbeitgeber verbundener, als unglückliche. Wie wahr!

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Meinen Chip - Der Schlüssel zum Amt
Bild: Michaela Malek

Vorgestellt wird sich mir grundsätzlich mit dem Vornamen; alle duzen sich und selbst die Leiterin des Amtes stellt sich mir mit „Christine“ vor. Meine zwei Tutoren, die sich während meiner vierwöchigen Anwesenheit meine Ansprechpartner sein werden – Zaia und Abdoulie – führen mich anschließend im ganzen Gebäude herum und stellen mich jedem einzelnen Mitarbeiter vor. Ich erhalte sodann meinen Chip, welchen ich benötige, um morgens das Gebäude betreten zu können bzw. von einer Ebene zur nächsten zu gelangen. Sowohl die Eingangstür sowie sämtliche Türen zwischen den einzelnen Abteilungen innerhalb des Amtes sind nämlich aus Sicherheitsgründen verschlossen. In die Büroräume gelangen Klienten nur dann, wenn sie sich an der Rezeption – welche als einziger Raum frei betreten werden kann – angemeldet haben und diese dem zuständigen Sachbearbeiter deren Ankunft telefonisch gemeldet hat; sie werden sodann vom Sachbearbeiter persönlich abgeholt. Zielloses Herumirren von Klienten in den Fluren und Büros – wie ich es teilweise von Deutschland kenne – gibt es hier also schonmal nicht.

Was ebenfalls sofort ins Auge sticht ist, dass die Büros in Stockholm deutlich besser ausgestattet sind, als ich es von Berlin kenne. Zwar handelt es sich ebenfalls um eher alte Räumlichkeiten, doch die Ausstattung hat es in sich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben neben ihrem PC-Arbeitsplatz jeweils einen Laptop und ein Handy, um ein arbeitsplatzunabhängiges, flexibles Arbeiten zu ermöglichen. So gibt es viele Meeting-Räume, in denen u.a. auch sämtliche Kundenkontakte stattfinden und auf jeder Ebene findet man eine gemütliche Sofaecke, welche aufgesucht werden kann, wenn man in Ruhe arbeiten will oder mal eine Verschnaufpause nötig hat. Verschnaufpausen dürfen übrigens jederzeit eingelegt werden – ob zum Kaffee in der Sofaecke oder in Form eines Spaziergangs – und das ohne, dass diese Zeiten von der täglichen Arbeitszeit abgezogen werden müssen. Dies gilt übrigens auch für die Mittagspause; auch sie ist in den täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden inbegriffen. Voraussetzung ist natürlich: Die Arbeit darf nicht darunter leiden und die Aufgaben müssen zeitnah erledigt werden.

Jeden Morgen gibt es eine kurze „Lagebesprechung“ zwischen den Mitarbeitern und der Leitung. Diese dauert machmal 15, manchmal nur 5 Minuten. Je nachdem, was gerade so anfällt. Im Rahmen dieser Besprechung können Probleme geschäftlicher und privater Natur angesprochen werden, Informationen werden ausgetauscht, es wird weitergegeben, ob sich jemand aus dem Team für den heutigen Tag krank gemeldet hat und und und. Die letzte Information ist u.a. deswegen so wichtig, da jeder Kollege in einem regelmäßigen Turnus einen Tag lang Telefondienst für die Kollegen aus dem Team hat, die sich krank gemeldet haben. Die Vertretungsregelung, wie ich sie aus Deutschland kenne, gilt tatsächlich nur für die Abwesenheit im Rahmen eines geplanten Urlaubs. Damit wird u.a. verhindert, dass nur einzelne Kollegen einer Doppelbelastung ausgesetzt sind, z.B. im Fall der Vertretung eines länger ausfallenden Kollegen oder falls ein Kollege aufgrund chronischer Erkrankung öfter ausfällt, als dies im Normalfall der Fall wäre. Die Mehrbelastung wird auf alle Schultern verteilt, denn gemeinsam trägt sie sich leichter.

Die Mittagspause wird grundsätzlich zusammen verbracht, dazu sitzen nicht selten bis zu 20 Leute gemeinsam am Tisch. Hierfür gibt es einen großen Aufenthaltsraum mit mehreren Kühlschränken, Mikrowellen und einer Spülmaschine – ebenfalls alles von der Stadt Stockholm kostenfrei zur Verfügung gestellt. Fast jeder bringt sich Essen von zu Hause mit, außer Haus gegessen wird relativ selten. Hier fällt auf, dass die Schweden viel wert auf eine gesunde Ernährung legen. Es wird viel Gemüse und Obst gegessen, kaum Fleisch. Einige der Mitarbeiter ernähren sich sogar vegan – so wie ich übrigens auch. Ich bin hier also keine Ausnahme unter den Kollegen mehr, was sehr spannend ist. Die Kühlschränke sind voll mit Hafer- und Mandelmilch und von allen Seiten erhalte ich tolle Restauranttipps. Sehr stolz sind die Schweden auf ihre Greta Thunberg, Klimaschutz wird hier groß geschrieben – was für viele auch der ausschlaggebende Punkt gewesen ist, auf Fleisch und tierische Produkte zu verzichten. Sehr löblich, wie ich finde!

Ebenfalls sehr wichtig ist den Schweden ihre „Fika“. Das ist eine tägliche Kaffeepause bei Gebäck und anderen Snacks, welche meist morgens um 9 Uhr und nachmittags um 15 Uhr stattfindet. Auch diese wird gemeinsam mit dem gesamten Team verbracht. Der Teamgedanke spielt hier definitiv eine zentrale Rolle, das steht für mich bereits nach dem ersten Tag fest. Alle ziehen an einem Strang, unterstützen sich, arbeiten, diskutieren und lachen zusammen. Eine Atmosphäre zum Wohlfühlen!

„Vägen in i samhället“ - Wege in die Gesellschaft

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Amt Intro Stockholm
Bild: Michaela Malek

Schweden und Deutschland sind die beiden Länder, die in den vergangenen Jahren im europäischen Vergleich die meisten Flüchtlinge aufgenommen haben. Anders als in Deutschland werden Asylbewerberinnen und -bewerber in Schweden jedoch erst dann einer Kommune zugewiesen, wenn das Asylverfahren abgeschlossen ist und eine befristete bzw. unbefristete Aufenthaltsgenehmigung erteilt wurde. Für die Unterbringung und Versorgung der Personen, die sich noch im laufenden Asylverfahren befinden, ist allein die nationale Einwanderungsbehörde, das „Migrationsverket“ (vergleichbar mit dem BAMF in Deutschland) zuständig. Welch fundamentaler Unterschied in den Vorgehensweisen unserer beiden Länder!

Intro ist eine spezielles Amt der Sozialverwaltung Stockholms, die eigens für Menschen zuständig ist, die einen sicheren Aufenthaltstitel erhalten haben – indem sie entweder das Asylverfahren durchlaufen haben oder durch das UNHCR Resettlement Programm von Schweden aufgenommen wurden – und von der Einwanderungsbehörde der Stadt Stockholm zugewiesen wurden. Wie mir berichtet wird, kümmern sich die meisten dieser Menschen selbst um ihre Unterkunft bzw. suchen selbstständig nach einer Arbeit – oft mit der Unterstützung von Familienangehörigen oder Bekannten, die sich bereits im Land aufhalten. Diejenigen, denen das nicht möglich ist, werden von Intro bei den ersten Schritten in die Gesellschaft unterstützt. Dies beinhaltet neben der Organisation eines vorübergehenden Wohnsitzes in temporären Unterkünften auch Unterstützung beim Erlernen der Sprache und beim Eintritt in die Arbeitswelt. Die Kommune „Stockholms stad“, in welcher ich hospitiere, nimmt monatlich ca. 100 dieser Neuankömmlinge auf. Zum Thema „Kommune“ ein kurzer Einwurf zum besseren Verständnis: Schweden ist zur Durchführung regionaler Aufgaben der Staatsverwaltung in 21 Provinzen, sog. „län“, gegliedert. Die Provinz, die die Hauptstadt Stockholm und deren Ballungsraum umfasst, nennt sich „Stockholms län“und besteht aus 26 Kommunen, von denen „Stockholms stad“ die größte ist. Stockholms stad ist wiederum in insgesamt 14 Stadtbezirke gegliedert.

Intro Stockholm arbeitet auf Ebene von „Stockholms stad“ und besteht aus insgesamt 65 Mitarbeitern, welche sich auf die drei Abteilungen „Soziale Unterstützung“, „Empfang“, und „Controlling“ verteilen. Diese gliedern sich ihrerseits jeweils in 3-4 Unterabteilungen. Am heutigen Tag durfte ich den Kollegen der Abteilung „Soziale Unterstützung“, Unterabteilung „Wohnungsvermittlung“ über die Schultern schauen. Das Team besteht aus lediglich zwei Sachbearbeiterinnen. Diese sind die zentrale Anlaufstelle für das „Migrationsverket“. Dieses sendet ca. vier Wochen im Voraus eine elektronische Mitteilung an die Sachbearbeiterinnen, aus welcher hervorgeht, wieviele Personen Stockholms stad zugewiesen wurden und an welchem Tag bzw. um wie viel Uhr diese am Flughafen in Arlanda ankommen. Ungefähr zwei Wochen vor Ankunft der Neuankömmlinge werden sodann die genauen Personendaten übermittelt. Die Sachbearbeiter pflegen diese Daten ins System ein und weisen den Personen jeweils eine freie Unterkunft zu. Deren Größe variiert – je nachdem, ob es sich um eine Einzelperson oder eine Familie handelt – von einem gerade einmal 4 qm großem Zimmer in einer Wohngemeinschaft bis zu einer 50 qm großen eigenen Wohnung. Größere Wohnungen stehen der Stadt Stockholm für gewöhnlich nicht zur Verfügung – egal wie groß die Familie auch sein möge. Ähnlich wie Berlin hat auch Stockholm es mit einem extremen Wohnungsmangel zu tun. Die Wohnungen, welche durch die Stadt Stockholm belegt werden können, gehören Wohnungsbaugesellschaften, mit denen die Stadt Stockholm spezielle Verträge abgeschlossen hat. Zusätzlich werden bei Bedarf Wohnungen von Privatpersonen angemietet – zu sehr hohen Preisen, wie man mir mitteilt.

Wurde den Neuankömmlingen eine Wohnung zugewiesen, erhält sowohl die Leitung des Teams „Soziale Unterstützung“ als die Leitung des Teams „Empfang“ über den Neufall automatisch eine Mitteilung. Das Team „Soziale Unterstützung“ besteht aus Sozialarbeitern, welche u.a. dafür zuständig sind, die Neuankömmlinge vom Flughafen abzuholen, zu ihren Wohnungen zu begleiten und sie bei Behördengängen und bei Fragen bzw. Problemen jeglicher Art zu unterstützen. Das Team „Empfang“, welches aus sog. „social secretaries“, also Sozialsachbearbeitern, besteht, ist sodann für die Erstellung eines Aktionsplans – vergleichbar mit dem Hilfeplan in der deutschen Jugendhilfe – und die finanzielle Unterstützung der jeweiligen Personen zuständig. Die Leitung der beiden Ämter weist diese Neuankömmlinge jeweils einem Sozialarbeiter bzw. Sachbearbeiter zu. Eine Aufteilung nach Buchstaben wie in Berlin gibt es hier nicht – es wird entsprechend der vorhandenen Fallzahlen der einzelnen Mitarbeiter verteilt.

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Amt Intro Stockholm
Bild: Michaela Malek

Im Gespräch mit einer Kollegin erfahre ich, dass im Amt nicht immer alles so reibungslos und harmonisch ablief, wie das heute der Fall ist. Sie selbst sei erst vor kurzem aus dem Mutterschutz wieder an ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt und habe das Team fast nicht mehr wieder erkannt, da viele ihrer früheren Kollegen das Amt in der Zwischenzeit verlassen hatten. Es habe viel gemeinsames Umdenken bzgl. der internen Aufgabenabgrenzung, Organisation und Struktur gebraucht, um die Herausforderungen zu meistern, mit denen man sich konfrontiert sah. Hier werde ich natürlich sofort hellhörig! Welche Maßnahmen hat man denn ergriffen, welche letztendlich zu so einem großen Erfolg geführt haben?

Zu Beginn des Flüchtlingszustroms in den Jahren 2015 und 2016 seien dessen Auswirkungen auf die Stadt Stockholm bzw. das damit verbundene erweiterte Arbeitspensum der Mitarbeiter im öffentlichen Sektor nicht greifbar gewesen, weshalb man auch nicht in vollem Umfang darauf vorbereitet gewesen sei. Das kommt doch auch uns in Deutschland sehr bekannt vor, nicht wahr? Die Amt Intro Stockholm wurde damals neu ins Leben gerufen und die ersten Monate bzw. Jahre seien relativ holprig verlaufen. Man hatte noch keine richtige Struktur, keine ausgereifte interne Organisation. Die Aufgaben waren vielseitig und jeder Mitarbeiter war in gewisser Weise allzuständig; jeder hat also ein bisschen von allem gemacht. Insbesondere von Seiten der Mitarbeiter sei diese Zeit mit einem sehr hohen Arbeitsbelastung und viel Unsicherheit verbunden gewesen. Man erkannte bald, dass sich die Dinge grundlegend ändern mussten, um langfristig ein effektives Arbeiten in einer harmonischen Atmosphäre gewährleisten zu können. Der erste Schritt war die Erkenntnis, dass man den Beschäftigten zu viele unterschiedliche Aufgaben auf einmal zumutete. Es galt, die unterschiedlichen Aufgabengebiete zu definieren, unter prägnanten Oberbegriffen zu sammeln und zu strukturieren. So sei das Amt anfangs nicht in so viele Abteilungen und Unterabteilungen gegliedert gewesen, wie das heute der Fall ist. Stattdessen seien die Sozialsachbearbeiter u.a. auch für jene Aufgaben zuständig gewesen, die heute von den Sozialarbeitern erledigt werden. Als sich dies als zu komplex und arbeitsintensiv herausstellte und einige Mitarbeiter aufgrund der stetigen Überlastung sogar erkrankten, wurde schließlich mehr Personal eingestellt. Aufgrund der damaligen internen Organisation entstanden jedoch schon bald neue Schwierigkeiten: Obwohl keiner in der Hierarchie höher stand als der andere, waren es doch die Sozialsachbearbeiter, die damit betraut waren, intern Aufgaben an die Sozialarbeiter zu verteilen. Hier musste dringend am Ablauf gefeilt werden, um ein konfliktfreies Arbeiten zu gewährleisten. Im Ergebnis hat man für die Sozialarbeiter eine eigene Abteilung gebildet und auch eine eigene Leitungsperson eingestellt. Die Aufgaben werden nicht mehr von den Sozialsachbearbeitern selbst verteilt, sondern nur noch zentral über die Leitungspersonen beider Abteilungen. Diese Methode habe das Konfliktpotenzial zwischen den Kollegen quasi auf null reduziert. Die umfangreichen Aufgaben, mit welchen es Intro Stockholm zu tu hat, wurden entzerrt und die Spezialisierung auf bestimmte Rechts- und Themengebiete ermöglicht.

Zur stetigen Verbesserung der Arbeitsabläufe finden zudem regelmäßige Teammeetings statt, in welchen Probleme angesprochen und Lösungsansätze gemeinsam erarbeitet werden. Einem solchen Meeting durfte ich beiwohnen und war überrascht, wie aktiv und vor allem konstruktiv dieses ablief. U.a. wurde in Form von Gruppenarbeiten Verbesserungsvorschläge zum Umgang miteinander und mit den Klienten erarbeitet. Eine solche Vorgehensweise kenne ich eigentlich nur von Fortbildungen und Seminaren, nicht im Rahmen von „einfachen“ Dienstbesprechungen. Was ich besonders interessant finde: auch die internen und externen Kommunikationsmöglichkeiten wurden um ein vielfaches verbessert und gestalten sich meines Erachtens sehr viel flexibler, als ich das aus Deutschland gewohnt bin. Zur Vereinfachung der internen Kommunikation wurde z. B. der kostenlose Skype-Chat für alle Mitarbeiter eingeführt. Die herkömmliche E-Mail ist hier eher eine veraltete Form der Kommunikation. Der Chat geht schneller und ist effizienter; man sieht, ob der Kollege online – also am Arbeitsplatz – ist und kann sofort und in Echtzeit miteinander kommunizieren. Zur externen Kommunikation besteht die Möglichkeit, den Klienten Erinnerungs-E-Mails oder ähnliche kurze Mitteilungen – für welche übrigens wie bei uns in Berlin auch in Stockholm Microsoft Outlook genutzt wird – direkt als SMS aufs Handy zu senden. Dass Microsoft Outlook das kann, war mir ehrlich gesagt gar nicht bewusst. Nicht schlecht! Denn seien wir mal ehrlich: Die Erreichbarkeit per Handy ist heutzutage oft sehr viel besser gewährleistet, als die postalische Erreichbarkeit. Von den eingesparten Portokosten nicht zu Schweigen.

Sehr interessante und inspirierende Einblicke, wie ich finde. Ich freue mich jetzt schon auf all die weiteren Entdeckungen, die ich während meines Aufenthalts in diesem wundervollen Team machen werde!

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Supermarkt-Kasse in Stockholm
Bild: Michaela Malek

Heute hatte ich die Möglichkeit, die Sozialarbeiter der Abteilung „Soziale Unterstützung“, Unterabteilung „Sozialberatung“ zum Flughafen Arlanda zu begleiten. Dort werden der Stadt Stockholm zugewiesene Neuankömmlinge von den Sozialarbeitern von Intro Stockholm abgeholt und in ihre vorübergehenden Unterkünfte gebracht. Heute sind es insgesamt 12 Personen, die mit dem Flugzeug hier landen werden. Dabei handelt es sich um drei Familien und eine Einzelperson. Bevor es mit dem Taxi zum Flughafen geht – sowas wie einen Dienstwagen gibt es hier nämlich nicht – wird im Supermarkt das eingekauft, was die Familien als Erstversorgung für den heutigen Tag benötigen. Auch hier fällt auf, dass die Sozialarbeiter, die ich begleite, verstärkt auf gesunde, nachhaltige Lebensmittel achten. Gekauft werden fast ausschließlich Bio-Produkte und viel Obst und Gemüse. Für die Einkäufe steht pro Familie ein Budget von max. 800 Schwedischen Kronen zur Verfügung, also ca. 80 EUR. Wie ich erfahre, gibt es tatsächlich eine Richtlinie der Stadt Stockholm, wonach den Neuankömmlingen vorwiegend gesunde und ökologische Lebensmittel zur Verfügung gestellt werden sollen. Also kein billiges Fast Food und Fertiggerichte für die Neu-Stockholmer. Sehr vorbildlich, mal wieder!

Die Supermärkte in Stockholm unterscheiden sich in einem Punkt ganz gewaltig von denen in Deutschland: den Kassen. Wenn überhaupt, gibt es nur eine einzige Kasse, an der tatsächlich ein Kassierer sitzt. Dieser nimmt dann auch Bargeld an, was in Stockholm fast schon eine Rarität ist. An diesen Kassen, wie ich inzwischen aus Erfahrung weiß, stellen sich meistens nur Touristen an, die – wie ich – die Chance nutzen, ihre extra eingewechselten Schwedischen Kronen los zu werden oder sich mit dem automatisierten Bezahlverfahren einfach nicht auskennen. Standard sind nämlich die personenlosen Kassen, an denen man die Barcodes seiner Einkäufe selbst einscannt und anschließend mit Karte bezahlt.

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Supermarkt verlassen nur mit Kassenbon möglich
Bild: Michaela Malek

Den Supermarkt verlassen kann man grundsätzlich nur, wenn man den Kassenbon an dem extra dafür aufgestellten Gerät an der Ausgangstür einscannt. So wird sichergestellt, dass man nicht einfach ohne zu bezahlen raus spaziert. Wie man den Laden allerdings verlassen soll, wenn man das, was man wollte, nicht findet und ohne Einkäufe wieder raus möchte, erschließt sich mir noch nicht. Gezahlt wird – wie man mir berichtet – in ganz Schweden grundsätzlich bargeldlos, egal wie gering der zu zahlende Betrag auch sein möge. So gibt es viele Läden und Restaurants, in denen bereits an der Tür darauf hingewiesen wird, dass kein Bargeld angenommen wird. In Deutschland kenne ich das ehrlich gesagt eher andersrum, nämlich dass in bestimmten Restaurants nur Barzahlung möglich ist.

Am Flughafen angekommen, werden die Neuankömmlinge von den Mitarbeitern von Intro begrüßt und mit dem eigens angemieteten Bus zu ihren Unterkünften gebracht. Hier wartet bereits die Verwalterin der Unterkunft, welche die Neuankömmlinge zu ihren jeweiligen Wohnungen führt, diese mit ihnen kurz besichtigt und anschließend – in Anwesenheit der Mitarbeiter von Intro sowie einem Dolmetscher – den Mietvertrag mit ihnen Abschnitt für Abschnitt durchgeht. Der Mietvertrag läuft im Falle von Familien bzw. Eheleuten stets auf die Frau, welche in Schweden immer den Haushaltsvorstand darstellt. Für den nächsten Tag ist sodann bereits das Erstgespräch mit den Sozialsachbearbeitern von Into terminiert – auch hier werde ich dabei sein.

Die Wohnungen, welche an die Neuankömmlinge vermietet werden, sind übrigens nicht möbliert. Das sog. „Willkommenspaket“, das durch Intro Stockholm zur Verfügung gestellt wird, besteht lediglich aus Matratzen, Kissen und Decken. Es kann jedoch eine Möbelerstausstattung bei Intro beantragt werden, diese wird allerdings nur als Darlehen gewährt und ist nach Arbeitsaufnahme (in Raten) zurückzuzahlen. Die Wohnungen sind nur temporärer Art, dies wird bereits vor dem Unterschreiben des Mietvertrags deutlich zu verstehen gegeben. Ziel ist es, so bald wie möglich eine eigene, dauerhafte Unterkunft zu finden. Bis zu fünf Jahre darf diese Suche nach einer eigenen Wohnung dauern, spätestens dann muss die temporäre Wohnungen grundsätzlich verlassen werden. Wie man mir mitteilt, machen viele Kommunen hier tatsächlich kurzen Prozess und schicken die Leute nach Ablauf der fünf Jahre notfalls auch in die Obdachlosigkeit. Die Kommune „Stockholms stad“ tut dies jedoch nicht. „We are too nice to do that!“ wird mir mit einem Lächeln gesagt – zumal es im zentral gelegenen „Stockholms stad“ so schwer wie in sonst keiner Kommune ist, eine Wohnung zu finden. Waren die Neuankömmlinge auf dem Wohnungsmarkt also nicht erfolgreich und können ihre erfolglosen Bemühungen nachweisen, dürften sie weiterhin in der temporären Unterkunft verbleiben.

Nachdem die Familien also ihre Wohnungen bezogen haben und die Mietverträge unterschrieben sind, ist die Arbeit der Sozialarbeiter für den heutigen Tag erledigt. Da das Mittagessen aufgrund des strammen Arbeitsprogramms ausfiel, freue ich mich nun umso mehr auf den gemeinsamen Restaurantbesuch. In den meisten schwedischen Restaurants werden übrigens Wasser, Brot und verschiedene Brotaufstriche kostenlos zur Verfügung gestellt. Mann kann sich einfach bedienen und Durst und Hunger bereits ein wenig dämpfen, während das bestellte Essen in der Küche zubereitet wird. Bei den Toiletten handelt es sich ausschließlich um Gemeinschaftstoiletten – übrigens auch am Arbeitsplatz. Eine Aufteilung in Männer- und Frauentoiletten gibt es nur selten; während meines gesamten Aufenthalts hier in Stockholm habe ich das nur einmal erlebt. Das war für mich zu Beginn etwas gewöhnungsbedürftig, da ich das aus Deutschland einfach anders gewohnt bin. Aber was ist schon dabei? Das Thema Gleichbehandlung wird in Schweden eben ernst genommen – und zwar in allen Bereichen.

Doch in den Gesprächen mit den Kollegen nehme ich auch berufliche Zukunftsängste wahr. Aufgrund der rückläufigen Flüchtlingszahlen – und den damit verbundenen stetig sinkenden Fallzahlen – sind für das kommende Jahr deutliche Budgetkürzungen durch die Stadt Stockholm vorgesehen. Dies bedeutet, dass einige der Mitarbeiter von Intro Stockholm damit rechnen müssen, entweder gekündigt oder intern versetzt zu werden. Die Unsicherheit hierüber ist deutlich zu spüren, auch wenn die Schweden damit scheinbar sehr viel entspannter umgehen, als ich selbst das in einer solchen Situation tun würde. Irgendwie geht es eben doch immer weiter. Die skandinavische Leichtigkeit lässt grüßen!

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Meeting des Bereichs „Empfang“
Bild: Michaela Malek

Im Laufe dieser Woche durfte ich u.a. einem Meeting des Bereichs „Empfang“ beiwohnen. Mein Tutor Zaia hatte ein Erstgespräch mit einer vierköpfigen pakistanischen Familie, welche erst am Tag zuvor – nach Erhalt einer befristeten Aufenthaltserlaubnis – in Stockholm angekommen ist. Damit ich dem Gespräch folgen kann, welches natürlich auf Schwedisch bzw. mit einem Dolmetscher für die pakistanische Familie, welche nur Urdu spricht, geführt wird, wurde für mich eigens ein eigener deutscher Dolmetscher besorgt. Unglaublich zuvorkommend! Im Rahmen des Meetings wird zunächst ein Aktionsplan erarbeitet, an welchen die Neuankömmlinge sich halten müssen, um eine Anspruch auf die Unterstützung durch Intro Stockholm zu haben bzw. diesen Anspruch nicht zu verlieren. Das Meeting ist damit mit der Hilfekonferenz im Rahmen der Jugendhilfe vergleichbar, in welcher festgehalten wird, welches Ziel erreicht werden soll und was die Betreffenden zum Erreichen dieses Zieles zu tun haben.

Auf der To-Do-Liste steht insbesondere:
Die Anmeldung beim Finanzamt: Das Finanzamt ist in Schweden gleichzeitig auch für die einwohnermelderechtliche Anmeldung zuständig; sobald man in Schweden angemeldet ist, bekommt man eine persönliche Identifikationsnummer, die sog. „Personnummer“, zugewiesen. Diese ist in allen Lebensbereichen von elementarer Bedeutung. Sie wird nämlich nicht nur bei allen Behördengängen benötigt, sondern z.B. auch um einen Telefonvertrag abschließen oder ein Bankkonto eröffnen zu können.

Die Registrierung bei der Krankenversicherung: In Schweden ist grundsätzlich jeder Einwohner über den Staat krankenversichert. Finanziert wird dieses Krankensystem über die Einkommenssteuer. Doch auch die Neuankömmlinge, welche im Normalfall noch keine Steuern eingezahlt haben, haben Anspruch auf medizinische Versorgung. Nach dem Erhalt der Personennummer können sie sich bei der Krankenversicherung registrieren lassen und sodann jederzeit zum Arzt gehen. Medikamente und Arztbesuche müssen in Schweden jeweils bis zu einem Betrag von ca. 150,00 EUR (Eigenbeteiligung) selbst bezahlt werden, danach sind sie kostenfrei.

Das Absolvieren des Sprachkurs SFI (Swedish for immigrants) und die Kontaktaufnahme mit der „Arbetsförmedlingen“: Diese ist vergleichbar mit der deutschen Agentur für Arbeit; dort müssen sich die Neuankömmlinge als arbeitssuchend registrieren lassen. Vor einer Arbeitsaufnahme absolvieren sie dort zudem eine Art „Eingliederungslehrgang“, welcher sich über zwei Monate erstreckt.

Hilfe bei diesen Schritten erhalten Sie von den Sozialarbeitern der Abteilung „Soziale Unterstützung“, welche telefonisch und persönlich jederzeit zur Verfügung stehen.

Solange die Neuankömmlinge ihren Lebensunterhalt noch nicht selbst sicherstellen können, werden sie auch finanziell von Intro unterstützt. Diese finanzielle Unterstützung erfolgt durch Leistungen, die mit den Leistungen des deutschen Jobcenters vergleichbar sind; bestehend aus einem Regelsatz, der Miete und der Kosten einer Monatsfahrkarte für den ÖPNV. Die Leistungen werden entsprechend der finanziellen Situation der Familie vollständig oder nur aufstockend gewährt, mit dem Ziel, diese schnellstmöglich komplett einstellen zu können. Inwiefern ein Anspruch besteht, wird jeden Monat neu geprüft. Hierzu sei zu erwähnen, dass es in Schweden das sog. „Steuergeheimnis“ nicht gibt, d.h. jeder kann ohne Angabe von Gründen beim Finanzamt erfragen, welches Einkommen und Vermögen z.B. sein Nachbar hat und wie dieses versteuert wird. Ausgenommen von dieser Regelung ist lediglich das Einkommen des Königshauses. Intro Stockholm ist entsprechend so vernetzt, dass jeder Mitarbeiter mittels ein paar Mausklicks am Bildschirm prüfen kann, ob die Angaben, welche die Neuankömmlinge im Rahmen ihres Antrags bezüglich ihrer Einkommensverhältnisse machen, auch wirklich mit der Realität übereinstimmen. Erzielt die Person z.B. bereits ein Einkommen oder erhält sie von einer anderen Stelle Zuschüsse, sieht der Sachbearbeiter das und kann seine Zahlungen sofort entsprechend reduzieren oder einstellen. Überschneidungen und Doppelzahlungen aufgrund fehlender Kommunikation zwischen den Ämtern werden damit praktisch unmöglich gemacht.
Sobald die Sozialsachbearbeiter also berechnet haben, in welcher Höhe den Neuankömmlingen finanzielle Leistungen zustehen, erlassen Sie eine Verfügung, welche samt der Berechnungsnachweise an den Bereich Controlling weitergeleitet wird. Dieser Bereich prüft u.a. gegen, ob die Beträge stimmen, die richtige Bankverbindung angegeben wurde usw. Die Zahlung wird sodann über eine spezielle Software angewiesen und im Rahmen des 2-Augen-Prinzips von der Abteilungsleitung freigegeben.
Haben die Neuankömmlinge noch keine Bankverbindung, was oftmals der Fall ist, erhalten sie eine sog. „ICA-kort“. Das ist eine Art temporäre Bankkarte, welche durch Intro Stockholm übergangsweise ausgestellt werden kann. Auf diese Karte werden die finanziellen Leistungen des Amtes über das Onlinesystem der „ICA-Bank“ direkt angewiesen. Den Neuankömmlingen wird die Karte bei Bedarf direkt nach ihrem Erstgespräch mit der Abteilung „Empfang“ ausgehändigt. Sie können sodann sofort damit in den nächsten Supermarkt gehen und ihre Einkäufe tätigen. Ganz schön kundenfreundlich!

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Michaele Malek
Bild: Michaela Malek

Obwohl ich nur als Hospitantin da bin, durfte ich in der Abteilung „Controlling“ selbstständig mitarbeiten und Zahlungen anweisen. Hier zeigte sich sodann auch ein Schwachpunkt des Programms, mit welchem die Stadt Stockholm arbeitet. Wie ich bereits mehrfach heraushören konnte, verwendet die Stadt Stockholm – im Vergleich zu anderen Kommunen – ein relativ veraltetes Programm. An dieses sind zwar grundsätzlich alle Abteilungen angeschlossen, doch verwenden sie verschiedene Ebenen, weswegen die Abteilungen untereinander nicht sehen können, was der jeweils andere in einem speziellen Fall veranlasst hat. Im Bereich Controlling hat dies u.a. zur Folge, dass zur Prüfung und Veranlassung der Zahlungen je nach Fall zwischen zwei oder gar drei verschiedenen Ebenen hin und her gesprungen werden muss. Dies ist definitiv verbesserungswürdig, da sind sich die Mitarbeiter untereinander einig.

Die Zuständigkeit von Intro Stockholm endet, sobald die Neuankömmlinge sich weitestgehend selbst versorgen können, z.B. durch Bezug von Arbeitseinkommen. Die meisten Neuankömmlinge benötigen jedoch weiterhin Unterstützung in Form einer Art „Wohngeld“, da die Mieten in Stockholm enorm hoch sind. Diese Unterstützung erhalten Sie sodann von der Verwaltung des Stockholmer Bezirks, in welchem sie wohnen. Der Fall wird entsprechend an den nunmehr zuständigen Bezirk abgegeben.

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Hafen von Stockholm
Bild: Michaela Malek

Und schon ist er hier: mein letzter Arbeitstag! Die vier Wochen, in denen ich als Hospitantin bei Intro Stockholm zu Gast sein durfte, sind wirklich wahnsinnig schnell vergangen. Ich habe in dieser Zeit viele neue Eindrücke und Erfahrungen sammeln können, interessante Menschen kennengelernt und viel über die Schweden, insbesondere ihre Lebens- und Arbeitsbedingungen, erfahren. Zeit also, ein kleines Fazit zu ziehen.

Was mich bereits bei meiner Ankunft in Stockholm sehr erleichtert hat: Wirklich alle sprechen ein sehr gutes Englisch, egal ob in der Arbeit, im Restaurant oder im Supermarkt. Ein zentraler Grund hierfür dürfte u.a. auch sei, dass in Schweden im Gegensatz zu Deutschland fremdsprachige Filme grundsätzlich nicht synchronisiert werden. Zu hören ist der Originalton mit schwedischen Untertiteln. Da die meisten – im Fernsehen sowie im Kino – gezeigten Filme englischsprachig sind, wachsen die Schweden quasi mit dieser Fremdsprache auf. Gut für mich, so gab es während meines gesamten Aufenthaltes in Stockholm keinerlei Verständigungsprobleme.

Auf meiner Arbeitsstelle waren alle sehr freundlich und vor allem sehr interessiert an mir als Person sowie an meiner Arbeit in Berlin. Anhand einer kleinen PowerPoint Präsentation über Berlin und meine Arbeit im Bezirksamt Lichtenberg von Berlin konnte ich dies veranschaulichen und Antworten auf die vielen Fragen geben. Schnell kam man auch ins Gespräch, entdeckte Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

Ziel des Projekt, welches ich im Rahmen meiner Hospitation verfolgt habe, war es, neue Denkanstöße, Ideen und Ansatzpunkte für das Bezirksamt mitzubringen, indem ich mir einen Überblick über die Methoden, Strukturen und Abläufe der für ihre Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit bekannten skandinavischen Arbeitskultur verschaffe.

Was sofort auffällt: Die Stadt Stockholm legt sehr viel Wert auf die Gesundheit, Sicherheit und Zufriedenheit ihrer Arbeitnehmer. Nur die Rezeption ist frei zugänglich, in den Rest des Gebäudes – insbesondere in die Büroräume – gelangen die Klienten grundsätzlich nicht im Alleingang. In der Rezeption ist zudem immer Sicherheitspersonal anwesend. Meetings mit Klienten finden nicht in den Büros der Sachbearbeiter, sondern in gesonderten Räumen statt; um auch hier die Sicherheit zu gewährleisten, hat jeder Mitarbeiter eine Art „Taschenalarm“ mit dabei. Das ist ein kleines Gerät mit Druckknopf, welches bei Gefahr betätigt werden kann. Es erzeugt sodann ein – wie mir gesagt wurde – sehr lautes Geräusch und ruft das Sicherheitspersonal auf den Plan.

Auch die Versorgung der Mitarbeiter durch die Stadt Stockholm kann sich sehen lassen: So stehen Kaffee, Tee und Obst täglich kostenlos zur Verfügung, Küchengeräte wie Kühlschränke, Mikrowellen, Kaffeemaschinen und Spülmaschinen werden gestellt und es besteht die Möglichkeit, eine Stunde der wöchentlichen Arbeitszeit im hauseigenen Fitnessraum zu verbringen. Dass es all das bei uns in Berlin in diesem Umfang nicht gibt, sorgte bei den Kollegen von Intro Stockholm für ungläubiges Staunen. Auch, dass wir normale Telefonate statt Handys nutzen und keinen zusätzlichen Laptop zum flexiblen Arbeiten zur Verfügung haben, war für einige nicht zu fassen – schließlich kennt man es hier schon gar nicht mehr anders.

Und auch in punkto Kommunikationsmethoden haben uns die Schweden einiges voraus: Die Stadt Stockholm nutzt intern den Skype-Chat, extern die Möglichkeit, über Microsoft Outlook SMS an die Handys ihrer Klienten zu schicken. Diese Methoden werden in Berlin bislang nicht angewendet, sorgen aber für einen schnellen und insbesondere effizienten Informationsfluss.

Das Miteinander ist ein weiterer Punkt, in welchem wir uns von den Schweden eine Scheibe abschneiden können. Tägliche Lagebesprechungen und wöchentliche Teammeetings, welche sehr aktiv von den Mitarbeitern anhand von Gruppenarbeiten usw. mit gestaltet werden und daher nicht nur eine bloße Informationsweitergabe durch die Leitung darstellen, sind da nur eine Facette. Das Bedürfnis der Kontaktaufnahme zueinander – und zwar zu allen Kollegen, nicht nur geschäftlich, sondern auch privat – im Rahmen der gemeinsam verbrachten Mittagspause und der in Schweden sehr gern abgehaltenen „Fika“ zwischendurch, hat mich besonders begeistert. Gemeinsam verbrachte Zeit – Zeit in der man auch mal über Privates reden und miteinander lachen kann – fördert das Teamgefühl und den Zusammenhalt und scheint hier ein Grundbedürfnis unter den Kollegen zu sein. Ich habe nicht einmal erlebt, dass bestimmte „Grüppchen“ gebildet wurden. Jeder saß mal neben jedem, jeder war interessiert an jedem; die Teamleitung immer mitten dabei im Geschehen. Das ist für mich die Definition eines Arbeitsklimas, das dafür sorgt, dass man sich auf den Arbeitstag freuen kann, auch wenn es dort auch mal stressig zugeht. Man hat immer Rückhalt von seinen Kollegen, die auf diese Weise fast schon mehr sind als das – nämlich Freunde. Hört sich das nicht wundervoll an?

Bildvergrößerung: Kriegsschiff Vasa
Kriegsschiff Vasa
Bild: Michaela Malek

An den Wochenenden habe ich die Zeit genutzt, möglichst viel von Stockholm zu sehen und zu erleben. Stockholm ist eine wunderschöne und vor allem wahnsinnig saubere Stadt. Nicht einen einzigen Zigarettenstummel fand ich während meines kompletten Aufenthalts auf den Gehwegen. Sehr beeindruckt hat mich insbesondere die Stockholmer Altstadt „Gamla Stan“ mit ihren vielen kleinen Boutiquen und Cafes, das Schloss Drottningholm, welches der ständige Wohnsitz von König Carl XVI. Gustaf und Königin Silvia ist, sowie das Vasa Museum, in welchem das 1628 gesunkene und 333 Jahre später geborgene Kriegsschiff „Vasa“ zu bestaunen ist.

Alles in allem war die Teilnahme am Programm Logo Europe eine sehr große Bereicherung für mich, sowohl in fachlicher, sprachlicher als auch in persönlicher Hinsicht. Ich möchte den Kolleginnen und Kollegen der Berliner Bezirksverwaltungen daher an dieser Stelle sehr ans Herz legen, die Chance zu nutzen und im Rahmen der Hospitation in einer europäischen Stadtverwaltung den Blick über den eigenen Tellerrand zu wagen.