FAQ Start-up-Unternehmen - Was Sie zu Steuern wissen müssen?

Was muss ich steuerrechtlich bei der Gründung eines Start-up-Unternehmens beachten?

Vor Beginn Ihrer gewerblichen Tätigkeit müssen Sie Ihr Gewerbe beim Ordnungsamt im Bezirk des künftigen Unternehmenssitzes anzeigen. Sie können die Gewerbeanmeldung über das Online-Portal des Einheitlichen Ansprechpartners Berlin oder das StartCenter Berlin oder beim zuständigen Ordnungsamt einreichen.

Sie müssen Ihren Personalausweis oder Reisepass und ggf. notwendige Genehmigungen vorzeigen können. Wenn Sie gemeinsam mit anderen als Gesellschafter einer Personengesellschaft ein Unternehmen gründen, sind alle geschäftsführenden Gesellschafter zur Gewerbeanmeldung verpflichtet. Bei der Anzeige von Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG) ist zusätzlich noch der Handelsregisterauszug vorzulegen. Nähere Informationen erhalten Sie auf dem Service-Portal Berlin.

Mit der Gewerbeanmeldung wird auch Ihr zuständiges Finanzamt informiert. Das Finanzamt benötigt darüber hinaus aber weitere Angaben um das Steuerverfahren für das Gewerbe passend einrichten und durchführen zu können. Hierfür gibt es je nach Rechtsform einen speziellen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Für Einzelunternehmen und Kapitalgesellschaften können Sie den Fragebogen online über ELSTER einreichen. Voraussetzung ist eine Registrierung bei „Mein ELSTER“. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

Alternativ erhalten Sie den Fragebogen auf den Seiten der Senatsverwaltung für Finanzen, dem Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung oder bei Ihrem Finanzamt.

Nachdem Sie den ausgefüllten Fragebogen eingereicht haben und dieser vom Finanzamt geprüft wurde, bekommen Sie Ihre betriebliche Steuernummer übermittelt (nicht zu verwechseln mit der Identifikationsnummer). Dafür ist es notwendig, dass der Fragebogen vollständig ausgefüllt wurde und alle erforderlichen Unterlagen (z. B. bei einer Kapitalgesellschaft eine Kopie des Gesellschaftsvertrags und ein Handelsregisterauszug) beigefügt sind.

Wenn das Finanzamt von der Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit erfahren hat – sei es durch die Gewerbeanmeldung, Ihre persönliche Mitteilung oder bei einer Kapitalgesellschaft durch den Notar – bekommen Sie von dort auch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugesandt.

Welches Finanzamt ist für mich zuständig?

Die Zuständigkeit der Finanzämter richtet sich nach Rechtsform und Sitz sowie ggf. nach Branche und der Konzernzugehörigkeit eines Unternehmens. Das zuständige Finanzamt kann für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (ausgenommen GmbH & Co. KG) über den Finanzamtsfinder”:http://gemfa.bzst.bund.de/gemfai.exe ermittelt werden.

Die Finanzämter für Körperschaften besteuern vornehmlich Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KG. Ihre Verantwortung richtet sich vorrangig nach Konzernzugehörigkeiten. Daneben bestehen für bestimmte Branchen und Rechtsformen folgende zentrale Zuständigkeiten, die im Einzelnen in der Finanzämter-Zuständigkeitsverordnung (FÄZustVO) festgelegt wurden:

  • Finanzamt für

    zentral zuständig für

  • Körperschaften I

    Konzerne der Branchen Kreditinstitute, Kapitalanlagegesellschaften, Investmentfonds, Versicherungen

    Kreditinstitute, REIT-AG, Versicherungen, Investmentfonds, gemeinnützige Körperschaften (§ 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG), nicht steuerbefreite Körperschaften im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 4 und 5 KStG sowie steuerbefreite Körperschaften nach § 5 Abs. 1 Nr. 3 und 6 KStG

  • Körperschaften II

    Konzerne der Branchen Energie, Chemie, Pharma, Mineralöl, Kraftstoffe

  • Körperschaften III

    Konzerne der Branchen Landverkehr, Rohrfernleitungstransport, Fahrzeugbau, Verlage, Ton-, Bild- und Datenträger, Film, Fernsehen, Radio, Musik, Rechts-, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung, Unternehmensberatung

    Ausländische Rechtsformen, die unbeschränkt körperschaftsteuerpflichtig sind,
    beschränkt Steuerpflichtige, Genossenschaften, Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des öffentlichen Rechts

  • Körperschaften IV

    Konzerne der Branchen Wasserversorgung, Luftfahrt, Medizintechnik, Wohnungsbaugesellschaften

  • Finanzamt für

    zuständig für den Bereich der Finanzämter

  • Körperschaften I

    Charlottenburg, Wilmersdorf

  • Körperschaften II

    Friedrichshain-Kreuzberg, Lichtenberg, Marzahn-Hellersdorf, Pankow/Weißensee, Prenzlauer Berg, Treptow-Köpenick

  • Körperschaften III

    Neukölln, Schöneberg, Spandau, Steglitz, Tempelhof, Zehlendorf

  • Körperschaften IV

    Mitte/Tiergarten, Reinickendorf, Wedding

Wird mich das Finanzamt beraten?

Das Finanzamt informiert Sie über Zuständigkeiten und erteilt allgemeine Auskünfte und Informationen zu steuerlichen sowie steuerverfahrensrechtlichen Fragen im Rahmen der allgemeinen Auskunfts- und Beratungspflicht der Finanzämter.

Bitte beachten Sie, dass eine detaillierte steuerliche Beratung grundsätzlich den steuerberatenden Berufen (z. B. Steuerberatern, Steuerbevollmächtigten und Rechtsanwälten) vorbehalten ist.

Welche Steuererklärungen muss ich abgeben?

Je nach Unternehmensart müssen Sie unterschiedliche Steuererklärungen abgeben:

  • für ein Einzelunternehmen eine Einkommensteuer-, grundsätzlich eine Umsatzsteuer- und ggf. eine Gewerbesteuererklärung,
  • für eine Personengesellschaft eine Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung des Gewinns, grundsätzlich eine Umsatzsteuer- und ggf. eine Gewerbesteuererklärung sowie für die Gesellschafter der Personengesellschaft eine Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuererklärung,
  • für eine Kapitalgesellschaft eine Körperschaftsteuer-, grundsätzlich eine Umsatzsteuer- und eine Gewerbesteuererklärung.

Gleichfalls müssen Sie eine Gewinnermittlung (elektronische Einnahme-Überschussrechnung § 4 Abs. 3 EStG bzw. eBilanz § 4 Abs. 1 EStG) einreichen. Für Unternehmer besteht die Verpflichtung diese Steuererklärungen und die Gewinnermittlungen elektronisch zu übermitteln.

Umsatzsteuer

Soweit Sie einer selbständig ausgeübten gewerblichen oder (frei-) beruflichen Tätigkeit nachgehen, werden Sie „als Unternehmer“ tätig. Alle Umsätze aus einer solchen Tätigkeit unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, weshalb Sie in Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer gesondert ausweisen und an das Finanzamt abführen müssen. Zugleich sind Sie damit berechtigt, von der Steuer, die Sie selbst für Ihre Umsätze schulden, Vorsteuern abzuziehen.

Ausnahme: Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird die Umsatzsteuer nicht erhoben, wenn der Gesamtumsatz zuzüglich der Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 € nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird (sog. Kleinunternehmer-Regelung). Im Gründungsjahr kommt es allein darauf an, dass die Grenze von 17.500 Euro voraussichtlich nicht überschritten wird. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist die Höhe der voraussichtlichen Umsätze anzugeben. Durch Erklärung gegenüber dem Finanzamt kann auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet werden (Bindung: 5 Jahre).

Wenn Sie die o. g. Voraussetzungen erfüllen und nicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, dürfen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen (ansonsten müssen Sie diese an das Finanzamt abführen). Ein Vorsteuerabzug ist dann ebenfalls nicht möglich. Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind nicht einzureichen.
Achtung: Zur Abgabe einer elektronisch zu übermittelnden Umsatzsteuer-Jahreserklärung (§ 18 Abs. 3 UStG) ist jeder Unternehmer (auch ein Kleinunternehmer) verpflichtet.

Gewerbesteuer

Gewerbesteuer fällt erst ab einem steuerlichen Gewinn von mehr als 24.500 Euro an. Für Kapitalgesellschaften gibt es diesen Freibetrag nicht.

Die Erklärung ist elektronisch zu übermitteln.

Welche Fristen sind zu beachten?

Sie müssen Ihre Steuererklärung bis zum 31. Mai des Folgejahres abgeben (also für 2016 bis zum 31.05.2017). Ab dem Besteuerungszeitraum 2018 sind Steuererklärungen bis zum 31.07. des Folgejahres einzureichen. Das Finanzamt kann Ihnen auf begründeten Antrag eine Fristverlängerung gewähren. Sofern die Steuererklärungen von einem Steuerberater angefertigt werden, gelten abweichende Abgabefristen.

Muss ich Voranmeldungen abgeben und Vorauszahlungen entrichten?

Einkommen- und Körperschaftsteuer sowie Gewerbesteuer

Wie beim Lohnsteuerabzug eines Arbeitnehmers wird bei selbständiger/gewerblicher Tätigkeit eine Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuer-Vorauszahlung sowie ggf. eine Gewerbesteuer-Vorauszahlung als Abschlagszahlung auf die voraussichtliche Jahressteuerschuld erhoben. Bei Anmeldung Ihrer Tätigkeit prüft das Finanzamt, ob Sie – aufgrund der Höhe Ihres voraussichtlichen Gewinns – Vorauszahlungen zu leisten haben und erlässt ggf. einen Vorauszahlungsbescheid.
Beträgt Ihre voraussichtliche Einkommen- oder Körperschaftsteuer im Kalenderjahr mindestens 400 Euro, setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest, die Sie dann vierteljährlich an das Finanzamt entrichten müssen.

Umsatzsteuer

Der Unternehmer hat bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung grundsätzlich elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz zu übermitteln, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat (§ 18 Abs. 1 UStG).

Voranmeldungszeitraum:

Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, gilt im laufenden und folgenden Kalenderjahr als Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat.

Dauerfristverlängerung:

Die Frist für die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und für die Entrichtung der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen kann auf Antrag um einen Monat verlängert werden.
Die Dauerfristverlängerung wird bei monatlicher Übermittlung der Voranmeldungen nur gewährt, wenn eine Sondervorauszahlung auf die Steuer eines jeden Kalenderjahres entrichtet wird. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr. Bei Beginn der gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit im laufenden Kalenderjahr ist die Sondervorauszahlung auf der Grundlage der zu erwartenden Vorauszahlungen dieses Kalenderjahres zu berechnen.
Der Antrag ist elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz zu übermitteln. In dem Antrag hat der Unternehmer, der die Voranmeldungen monatlich zu übermitteln hat, die Sondervorauszahlung selbst zu berechnen, anzumelden und zu entrichten. Die festgesetzte Sondervorauszahlung wird bei der Festsetzung der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraum des Besteuerungszeitraums angerechnet, für den die Fristverlängerung gilt.

Lohnsteuer

Sollten Sie Arbeitnehmer beschäftigen und Arbeitslohn an diese auszahlen, wird die Einkommensteuer der Arbeitnehmer durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben (Lohnsteuer). Der Arbeitnehmer ist Schuldner der Lohnsteuer. Sie als Arbeitgeber haben die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers bei jeder Lohnzahlung vom Arbeitslohn einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.
Der Arbeitgeber hat spätestens bis zum 10. Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums (grundsätzlich der Kalendermonat) eine Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz zu übermitteln und die angemeldete Lohnsteuer abzuführen.
Bei Teilzeitbeschäftigten oder geringfügig Beschäftigten besteht die Möglichkeit der Pauschalierung der Lohnsteuer.

Wie entrichte ich meine Steuern?

Zahlungen an das Finanzamt zur Tilgung von Ansprüchen aus dem Steuerschuldverhältnis können nur unbar erfolgen.

Bitte geben Sie im Überweisungsauftrag Ihre Steuernummer, den Zahlungsgrund (z. B. „ESt“ für Einkommensteuer) sowie den Zeitraum (z. B. „VZ 1/JJJJ“ für die Vorauszahlungen zum ersten Quartal eines Jahres) und das Finanzamt, bei dem das Steuerkonto, auf welches Ihre Zahlung geleistet werden soll, geführt wird, an.

Die Kontoverbindungen der Berliner Finanzämter lauten einheitlich:

Berliner Sparkasse
IBAN: DE94100500006600046463

Deutsche Postbank AG
IBAN: DE09100100100691555100

Sie haben auch die Möglichkeit, am SEPA-Lastschriftverfahren teilzunehmen. Nutzen Sie die Vorteile des Lastschriftverfahrens:

  • Sie sparen sich das Ausfüllen von Überweisungsaufträgen und den Weg zur Bank oder Post.
  • Es fallen keine Säumniszuschläge an.
  • Die Überwachung von Zahlungsfristen und Vorauszahlungsterminen entfällt.

Das SEPA-Lastschriftmandat zur Teilnahme am Lastschriftverfahren können Sie bequem unter www.berlin.de/sen/finanzen/steuern/downloads/ herunterladen.

Wo bekomme ich weitere Informationen?

Sie können den Telefonkontakt der Berliner Finanzämter für persönliche Auskünfte nutzen oder vielleicht helfen Ihnen bereits die Informationen für Steuerzahler weiter. Sie können sich auch persönlich an die Informationszentrale oder an die Zentrale Neuaufnahmestelle (Finanzämter für Körperschaften) Ihres für Sie zuständigen Finanzamts wenden.

Kann ich mit meinem Finanzamt auch über E-Mail kommunizieren?

Eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation ist derzeit mit den Finanzämtern nicht möglich. Bitte haben Sie daher Verständnis dafür, dass eine ggf. erforderliche Antwort auf Ihre Fragen und Anträge weiterhin auf dem üblichen Weg (z. B. durch Telefonanruf oder Briefpost) erfolgt. Bitte geben Sie daher für diese Zwecke in Ihrer E-Mail Ihre vollständige Anschrift und Telefonnummer an. Eine verschlüsselte Kommunikation mit den Finanzämtern wird zukünftig über das ElsterOnline-Portal möglich sein.

Technische Hinweise

Die Berliner Finanzverwaltung kann nur unverschlüsselte Anlagen Ihrer E-Mails entgegennehmen. Übersenden Sie dabei bitte ausschließlich Textdokumente im PDF-Format.

Makros oder sonstige Funktionen lassen sich nicht aufrufen bzw. ausführen. Bitte sehen Sie von einer Übersendung von Anhängen mit anderen Formaten ab. Es ist insbesondere nicht möglich, komprimierte Dateien (z. B. im Zip-Format) zu empfangen und zu öffnen.

Sogenannte “Einschreibe-E-Mails” (Benachrichtigung per E-Mail mit der Aufforderung, an anderer Stelle eine hinterlegte elektronische Nachricht bzw. ein hinterlegtes Dokument zu lesen bzw. herunterzuladen) können aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen werden.