Auszug - Aufbewahrungsfristen für Tonprotokolle (§ 20)  

Herr Huhn teilt den Anwesenden mit, dass die CDU-Fraktion vor dem Hintergrund der vergangenen Diskussionen zur vorliegenden Thematik einen Änderungsvorschlag erarbeitet habe, der aufgrund des kurzfristigen Zustandekommens den anderen Fraktionen noch nicht übermittelt werden konnte.

Herr Collé bittet das Bezirksamt unter Verweis auf die Vorlage zur Kenntnisnahme - Drs. Nr. 0229/XIX-22 - um Klarstellung, ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes der Aufzeichnung ihrer Redebeiträge auch dann widersprechen können, wenn die Löschung der Tonaufzeichnung nach Genehmigung des schriftlichen Protokolls durch den jeweiligen Ausschuss erfolge. Des Weiteren fragt er nach den Aufbewahrungsfristen für Tonprotokolle im Hinblick auf die Vorgabe, dass sämtliche Dokumente - auch tontechnische - dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten seien.

Herr Wüpper beantwortet die letzte Frage unter Bezugnahme auf das Archivgesetz, welches vorsehe, dass Dokumente vor ihrer Vernichtung dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten seien. Des Weiteren erklärt er, dass er die bisherige Regelung zum Umgang mit Aufzeichnungen aus Ausschusssitzungen - diese seien als Hilfsmittel zur Protokollerstellung zu betrachten und anschließend zu löschen - mittrage. Diese Aussage finde sich auch in der vorstehend genannten Vorlage zur Kenntnisnahme des Bezirksamtes wieder. Eine Widerspruchsmöglichkeit sei für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes dann einzuräumen, wenn dem SPD-Vorschlag der längerfristigen Archivierung dieser Tonaufzeichnungen gefolgt werde, so Herr Wüpper abschließend.

Herr BzBm Balzer ergänzt, dass die Zustimmung des Personalrates zum bisherigen Verfahren nicht den Ausschluss einer Widerspruchsmöglichkeit für in Ausschusssitzugen sprechende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes beinhalte, da nur die Mitglieder des Bezirksamtes auskunftspflichtig seien. Beschließe die BVV eine längerfristige Archivierung der Aufzeichnungen, könne davon ausgegangen werden, dass die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die der Aufzeichnung ihrer Redebeiträge widersprechen, steigen werde.

Im Anschluss daran diskutieren die Ausschussmitglieder umfassend die Stellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die im Auftrag von Bezirksamtsmitgliedern sprechen verbunden mit der Frage, ob ein Widerspruchsrecht zwingend einzuräumen sei.

Im Laufe dieser Diskussionen bringen die Herren Huhn und Collé jeweils für ihre Fraktionen die folgenden Formulierungsvorschläge ein und begründen diese ausführlich:

Herr Huhn:

Der/Die Ausschussvorsitzende lässt die Sitzungen der Ausschüsse mit Ausnahme des Ausschusses für Eingaben und Beschwerden als Hilfsmittel zur Protokollerstellung auf Tonträger aufnehmen. Widerspricht eine an der Sitzung teilnehmende Person, die nicht Mitglied des Ausschusses oder des Bezirksamtes ist, der Tonaufnahme, ist die Aufzeichnung für die Dauer der Wortbeiträge dieser Person zu unterbrechen. Die Tonaufnahmen sind nach der Genehmigung des geschriebenen Protokolls der betreffenden Ausschusssitzung unverzüglich zu löschen.

Herr Collé:

Der/Die Ausschussvorsitzende lässt die öffentlichen Sitzungen der Ausschüsse auf Tonträger aufnehmen. Widerspricht ein/e Sitzungsteilnehmer/in der Tonaufnahme, so ist die Aufzeichnung für die Dauer der Wortbeiträge der entsprechenden Person zu unterbrechen, falls es sich nicht um Mitglieder der Bezirksverordnetenversammlung, des Bezirksamtes oder im Auftrag des Bezirksamtes antwortende Sitzungsteilnehmer/innen handelt.

Die Aufzeichnungen werden nach der Genehmigung des Protokolls durch den Ausschuss gelöscht. Auf Verlangen von Mitgliedern der Bezirksverordnetenversammlung sind einzelne Redebeiträge von Mitgliedern des Bezirksamtes bis zum Ende der Legislaturperiode aufzubewahren und Mitgliedern der Bezirksverordnetenversammlung und des Bezirksamtes zugänglich zu machen.

Herr Westerkamp hebt die Bedeutung der Beibehaltung von StenoS für die Arbeit der Bezirksverordnetenversammlung hervor und appelliert an die Ausschussmitglieder, einen Kompromiss zur Verwendung der aus der Benutzung dieser Software resultierenden Tonaufzeichnungen zu suchen.

Nachfolgend bekräftigt Herr Schmidt die Aussagen seines Vorredners und regt an, die Möglichkeit des Vertagens von Protokollgenehmigungen bei Zweifeln am geschriebenen Ausschussprotokoll zu nutzen und dadurch das Vorhandensein der Tonaufzeichnung für einen weiteren Monat sicherzustellen.

Herr BzBm Balzer geht auf die vielfältigen Möglichkeiten für Bezirksverordnete ein, Auskünfte des Bezirksamtes zu erhalten und nennt in diesem Zusammenhang u. a. auch das Interpellationsrecht. Des Weiteren sei ihm kein Vorgang aus der Vergangenheit bekannt, bei dem eine Vorlage des Bezirksamtes gänzlich im Gegensatz zu dem von einem Bezirksamtsmitglied in einer Ausschusssitzung mitgeteilten Informationsstand gestanden habe.

Herr Wüpper nimmt zu den vorgetragenen Anregungen Stellung und weist darauf hin, dass keine rechtlichen Bedenken dahingehend bestehen, Beiträge von Bezirksamtsmitgliedern - ob wörtlich im schriftlichen Protokoll oder als Ausschnitt der Tonaufzeichnung - zu archivieren.

Im Zuge der weiteren detaillierten Debatte schlägt Herr BzBm Balzer vor, die aufgezeichneten Redebeiträge von Bezirksamtsmitgliedern aufzubewahren.

Die Ausschussmitglieder diskutieren anschließend den vorliegenden Formulierungsvorschlag der SPD-Fraktion unter Einbeziehung der rechtlichen Bewertungen von Herrn Wüpper. Aufgrund einer entsprechenden Nachfrage bestätigt Herr Wüpper, dass das Widerspruchsrecht Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bezirksamtes dann versagt bleibe, wenn die Tonaufzeichnung nach der Genehmigung des schriftlichen Protokolls durch den jeweiligen Ausschuss gelöscht werde.

Herr Mazatis verliest abschließend die gemeinsam erarbeitete Version des Formulierungsvorschlages der SPD-Fraktion und stellt diesen als neuen Abs. 6 des § 20 GO BVV zur Abstimmung:

Der/Die Ausschussvorsitzende lässt die öffentlichen Sitzungen der Ausschüsse auf Tonträger aufnehmen. Widerspricht ein/e Sitzungsteilnehmer/in der Tonaufnahme, so ist die Aufzeichnung für die Dauer der Wortbeiträge der entsprechenden Person zu unterbrechen, falls es sich nicht um Mitglieder der Bezirksverordnetenversammlung, Bürgerdeputierte, Mitglieder des Bezirksamtes oder im Auftrag des Bezirksamtes antwortende Sitzungsteilnehmer/innen handelt.

Die Aufzeichnungen werden nach der Genehmigung des Protokolls durch den Ausschuss unverzüglich gelöscht. Auf Verlangen von Mitgliedern des Ausschusses sind einzelne Redebeiträge von Mitgliedern des Bezirksamtes bis zum Ende der Legislaturperiode aufzubewahren und Mitgliedern der Bezirksverordnetenversammlung und des Bezirksamtes zugänglich zu machen.

Abstimmungsergebnis: einstimmig beschlossen