Auszug - Aufbewahrungsfristen für Tonprotokolle (§ 20)  

Herr Huhn bittet Frau Draack vor Eintritt in die Beratung um eine datenschutzrechtliche Bewertung der einzelnen Besprechungspunkte.

Im Anschluss daran widerspricht Frau Draack der tontechnischen Aufzeichnung ihres Redebeitrages. Nach erfolgter Bestätigung, dass diese unterbrochen wurde, legt Frau Draack dar, dass die Freigabe für den Einsatz von Steno-S ihrerseits auf der Grundlage der in der Dateibeschreibung dargelegten Art des Einsatzes erfolgte. Dieser sei dahingehend geschildert worden, dass die Sitzungen der BVV aufgezeichnet, gespeichert und zwecks Erstellung eines Wortprotokolls an einen externen Wortprotokollanten übergeben werden. Ein nachträgliches Abhören der Sitzungen sei durch - auch außen stehende - Interessierte jederzeit möglich. Im Gegensatz dazu seien die Aufzeichnungen der Ausschusssitzungen Hilfsmittel für die Protokollantinnen und werden nach Erstellung und erfolgter Genehmigung des Protokolls durch den jeweiligen Ausschuss gelöscht. Des Weiteren weist Frau Draack auf den Umstand hin, dass ihr, bis auf einen Anruf des Vorstehers vor wenigen Tagen, keine offizielle Anfrage des Geschäftsordnungsausschusses mit der Bitte um Stellungnahme vorliege. Sie weist darauf hin, dass im Falle von Beschlüssen, die die Belange von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern berühren, der Personalrat zu hören sei.

Nachfolgend erhält Herr Collé das Wort und spricht sich Hinblick auf die Schaffung von neuen Regelungen zum Umgang mit Steno-S für einen Dialog zwischen Bezirksamt und BVV aus. Vom Vorschlag, dem Bezirksamt einen Beschluss zu übersenden, der dann ggf. moniert werde, halte er nichts, so Herr Collé. Es sei seiner Ansicht nach sinnvoll, mögliche Bedenken im Vorfeld zu klären. Zur Entstehung der bestehenden Regelung, dass Aufzeichnungen der Ausschusssitzungen nach erfolgter Genehmigung zu löschen seien, erklärt Herr Collé, dass diese Handhabung aufgrund einer bestehenden Regelungslücke zwischen Vorsteher und Bezirksamt vereinbart wurde. Nun sei eine abschließende Vorschrift - unter Einbeziehung der Datenschutzbeauftragten und des Rechtsamtes - durch den Geschäftsordnungsausschuss zu erarbeiten. Dabei sei nach Ansicht von Herrn Collé insbesondere zu berücksichtigen, wie mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bezirksamtes sowie anwesenden Gästen im Hinblick auf die tontechnische Aufzeichnung, auch unter datenschutzrechtlichen Aspekten, umzugehen sei.

Anschließend bestätigt Herr Westerkamp, dass die schutzwürdigen Belange von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Zusammenhang mit der tontechnischen Aufzeichnung zu wahren seien. Daher sei eine vorzeitige Einbindung des Rechtsamtes und der Datenschutzbeauftragten wichtig, um einen möglichen Kompromiss zu erreichen. Er begründet das Ansinnen, vom bisherigen Verfahren der Löschung der Aufzeichnungen nach erfolgter Genehmigung abweichen zu wollen damit, dass die Arbeit der BVV der Öffentlichkeit näher gebracht werden solle.

Herr Huhn gibt zu bedenken, dass ggf. eine Personalvereinbarung zu treffen sei, wenn die tontechnischen Aufzeichnungen der Ausschusssitzungen langfristig gespeichert werden sollen. Im Zuge seiner Ausführungen bringt er den Vorschlag ein, die Aufzeichnungen der Ausschusssitzungen nach erfolgter Genehmigung des Protokolls für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren und dann zu vernichten.

Herr Wüpper zitiert aus der Vorlage zur Kenntnisnahme - Drs. Nr. 0229/XIX-22 -:

In öffentlichen Ausschusssitzungen werden Tonprotokolle nur für die schriftliche Protokollerstellung aufgezeichnet. Hierbei sind alle Redner/innen, die nicht Bezirksverordnete, Bürgerdeputierte, BA-Mitglieder oder Mitarbeiter/innen des Bezirksamtes sind, jeweils vorher um Zustimmung zur Aufzeichnung zu bitten. Nach Bestätigung des schriftlichen Protokolls erfolgt die Vernichtung des Tonprotokolls.

und ergänzt, dass im Übrigen auf die Notwendigkeit der Einbindung der Personalvertretungen sowie der Datenschutzbeauftragten hingewiesen werde und nicht vorgesehen sei, Wortbeiträge von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu archivieren, um ein nachträgliches Abhören zu ermöglichen. Dies sei Gegenstand der Beschlussfassung im Bezirksamt, hält Herr Wüpper abschließend fest.

Herr Koch empfiehlt, im Laufe der Beratung die politische Intention von den rechtlichen Möglichkeiten zu trennen, die seiner Ansicht nach zuerst zu beraten seien. Er weist des Weiteren auf den Wortlaut des Beschlusses der soeben von Herrn Wüpper zitierten Drucksache hin, aus der im zweiten Absatz zu entnehmen sei, dass Aufzeichnungen der Ausschusssitzungen lediglich für Mitglieder der BVV und des Bezirksamtes zur Verfügung stünden. Diese Vorgaben seien in eine rechtlich abgesicherte Form als Regelung in die Geschäftsordnung aufzunehmen, so Herr Koch.

Dazu erklärt Frau Draack, dass sie als Datenschutzbeauftragte auch die politische Ebene zu beurteilen habe, sofern Dritte oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betroffen seien. Da sie aufgrund ihrer Stellung nicht auf Unterlagen des Bezirksamtes zurückgreifen dürfe, könne sie nur die Sachverhalte prüfen, die ihr auf offiziellem Wege zugehen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sei das Aufzeichnen von Wortbeiträgen von Bezirksamtsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern nicht zulässig.

Herr Collé wirft die Frage auf, ob die BVV die Datenschutzbeauftragte direkt ansprechen könne oder ob der formale Weg über den zuständigen Dezernenten einzuhalten sei. Des Weiteren bittet er bezugnehmend auf den von der SPD-Fraktion abgeänderten Formulierungsvorschlag zum § 20 der GO:

Der/Die Vorsteher/Vorsteherin lässt die Sitzungen der Ausschüsse auf Tonträger aufnehmen. Widerspricht ein/e Teilnehmer/in, der/die nicht Mitglied der BVV, des Bezirksamtes oder Bürgerdeputierter des Ausschusses ist, der Tonaufnahme, so ist die Aufzeichnung für die Dauer der Wortbeiträge der entsprechenden Person zu unterbrechen. Die Tonaufnahmen von Ausschusssitzungen sind jedem Mitglied der Bezirksverordnetenversammlung sowie dem Bezirksamt auf Verlangen zugänglich zu machen. Die Tonträger sind bis zum Ende der folgenden Wahlperiode aufzubewahren.

um eine Bewertung dahingehend, ob die eingeräumte Möglichkeit des Widerspruchs der Aufzeichnung als ausreichend zu betrachten sei und ob im Hinblick auf die längerfristige Archivierung der Aufzeichnungen beispielsweise ein nachträgliches Widerspruchsrecht oder ein Löschungsbegehren von Betroffenen formuliert werden könne. Abschließend fragt er nach, ob eine unterschiedliche Handhabung der Aufzeichnungen in Betracht gezogen werden müsse, wenn diese a) nur bezirksamts- und BVV-intern oder b) für die Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden würden.

Herr Wüpper erläutert die Stellung der Datenschutzbeauftragten innerhalb des Rechtsamtes, die in dieser Funktion nicht an die Weisungen des Leiters des Rechtsamtes gebunden sei. Durch die Anbindung der Datenschutzbeauftragten an das Rechtsamt finde jedoch ein informeller Austausch statt. Er informiert die Anwesenden über einen solchen Austausch von mehreren Kollegen, bei dem der in Rede stehende Formulierungsvorschlag der SPD-Fraktion erörtert wurde. Problematisiert wurde dabei u. a. auch die Erwartungshaltung an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, einer tontechnischen Aufzeichnung zustimmen zu müssen. Um diesem entgegenzuwirken sei überlegt worden, ob die Möglichkeit bestehe, Wortbeiträge von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nachträglich aus der Aufzeichnung löschen zu lassen. Auch er weist nachdrücklich darauf hin, dass die Personalvertretungen in das Verfahren einzubinden seien. Abschließend fügt er hinzu, dass das Problem nicht mit einer rechtlichen Freiwilligkeit im Hinblick auf die Tonaufzeichnung gelöst sei.

Danach zählt Herr Huhn die aus seiner Sicht zu klärenden Fragen auf:

a)        Bei welchen Ausschusssitzungen und unter welchen Umständen finden Aufnahmen - auch von Mitarbeitern der Verwaltung - statt?

b)        Zu welchem Zweck werden die Aufnahmen verwendet?

c)        Wie lange werden die Aufnahmen gespeichert?

Er legt dar, dass seiner Meinung nach der Bedarf an einer langfristigen Archivierung nicht gegeben sei, da nach Ablauf eines gewissen Zeitraums nach Vorlage des schriftlichen Protokolls kein Interesse mehr an der Aufzeichnung bestehe. Daher plädiert er dafür, das bisher praktizierte Verfahren in die Geschäftsordnung aufzunehmen.

Herr Koch fragt in die Runde, auf welcher Grundlage eine Entscheidung diskutiert und beschlossen werden könne, da in der Vorlage des Bezirksamtes zur Drs. Nr. 0229/XIX-22 (Aufzeichnung der Redebeiträge von Bezirksamtsmitarbeiterinnen und -mitarbeiterin erlaubt) im Gegensatz zur Aussage der Datenschutzbeauftragten (Widerspruchsrecht gegeben) unterschiedliche Positionen dargelegt werden.

Herr Wüpper betrachtet den Austausch der unterschiedlichen Meinungen und Standpunkte sowie der bestehenden Differenzen auf dem Weg zur Erarbeitung einer tragfähigen Lösung als sinnvoll.

Herr Dr. Lühmann erinnert daran, dass bei sämtlichen Beratungen im Vorfeld der Anschaffung von Steno-S Konsens darin bestand, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes einer Aufzeichnung ihrer Redebeiträge widersprechen können.

Herr Wüpper stellt klar, dass die Formulierung in der Vorlage zur Kenntnisnahme im Bezug auf die "verpflichtende" Aufzeichnung der Wortbeiträge von Mitarbeitern aus dem Gedanken heraus entstanden sei, dass die Aufzeichnung nur als Hilfsmittel zur Erstellung des Protokolls dienen solle. Unter diesem Aspekt sei es weniger bedeutend, was ein Mitarbeiter in die Audioaufzeichnung sage, als wenn nun eine Diskussion darüber stattfinde, ob eine Aufbewahrung und Zurverfügungstellung erfolge.

Nachfolgend weist Herr Dr. Lühmann vor dem Hintergrund der eingebrachten Ideen der nachträglichen Löschung bzw. Unterbrechung der Aufzeichnung von Beiträgen der Bezirksamtsmitarbeiter auf die Tatsache hin, dass hierdurch ein unverhältnismäßig hoher Aufwand für die Protokollantinnen entstehe, der der Intention der Anschaffung von Steno-S, nämlich eine Arbeitserleichterung für die betroffenen Mitarbeiterinnen zu schaffen, zuwider laufe.

Bevor Frau Draack und Herr Wüpper die Sitzung aus terminlichen Gründen verlassen, gibt Frau Draack auf Wunsch der Ausschussmitglieder eine weitere Erklärung ab, in der sie unter Berücksichtigung des vorstehenden Hinweises von Herrn Wüpper zur Drs. Nr. 0229/XIX-22 erklärt, dass zum damaligen Zeitpunkt von der Löschung der Aufzeichnungen ausgegangen worden sei. Nun werde das dauerhafte Speichern der Aufnahmen gefordert. Dies sei einer juristischen Klärung zu unterziehen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht habe sie keine Bedenken, wenn Wortbeiträge von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht aufgezeichnet werden. Im Hinblick auf Gäste bestehe ebenfalls kein Problem, wenn diese vorher auf die Aufzeichnung und Archivierung der Sitzung aufmerksam gemacht werden.

Herr Collé fragt nach, ob datenschutzrechtliche Bedenken weiterhin bestehen würden, wenn eine Vereinbarung mit dem Personalrat hinsichtlich der Aufzeichnung der Redebeiträge der Bezirksamtsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter erwirkt werden würde.

Frau Draack antwortet dahingehend, dass hierdurch ggf. eine automatisierte Datenverarbeitung durchgeführt würde, aufgrund der eine Erweiterung der Dateibeschreibung für Steno-S zu fertigen sei.

Die Ausschussmitglieder diskutieren anschließend ausführlich über das Pro und Contra des Archivierens von Tonaufzeichnungen der Ausschüsse und legen ihre jeweiligen Positionen ausführlich dar.

Herr Dr. Lühmann hält nach der detaillierten Debatte zusammenfassend fest, dass seiner Ansicht nach drei Optionen bestehen:

a)        Steno-S diene nur der Protokollerstellung

b)        Die Archivierung erfolge für einen bestimmten Zeitraum, der zu definieren sei. Anschießend werde die Aufnahme gelöscht.

c)        Die Tonaufnahme werde im Internet verfügbar gemacht.

Zu diesen Möglichkeiten seien die drei Instanzen (Datenschutzbeauftragte, Rechtsamt, Personalrat) zu hören. Erst dann sei eine politische Meinungsbildung möglich.

Herr Huhn erinnert daran, dass keine Bedenken gegen die bisherige Verfahrensweise bestehen und empfiehlt, diese Regelung in die Geschäftsordnung aufzunehmen.

Herr Marten problematisiert nachfolgend die Unvollständigkeit von Aufzeichnungen, falls Bezirksamtsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter diesen widersprechen.

Herr Koch sieht keinen Bedarf, die bestehende Regelung - wie von Herrn Huhn vorgeschlagen - in die Geschäftsordnung aufzunehmen. Er plädiert stattdessen dafür, eine offizielle schriftliche Stellungnahme der genannten bezirklichen Institutionen zum vorliegenden Formulierungsvorschlag einzuholen.

Die Ausschussmitglieder diskutieren ausgiebig, welche Form der Beteiligung von Datenschutzbeauftragter, Rechtsamt und Personalrat zu wählen und welcher Formulierungsvorschlag zur Prüfung vorzulegen sei.

Herr Huhn hat Bedenken, dass durch Übermittlung des in Rede stehenden Formulierungsvorschlages der Eindruck erweckt werde, es handele sich hierbei bereits um den Beschluss des Ausschusses. Dies sei nicht der Fall. Als Alternativen schlägt er vor, die bisherige Regelung bzw. diese ergänzt um die Löschung der Aufzeichnungen nach einem bestimmten Zeitraum prüfen zu lassen.

Die Ausschussmitglieder beschließen nach umfassender Debatte, die Datenschutzbeauftragte, den Leiter des Rechtsamtes und den Personalrat beim Bezirksamt Reinickendorf schriftlich durch den Ausschussvorsitzenden um eine Stellungnahme zum Formulierungsvorschlag der SPD-Fraktion zum § 20 der Geschäftsordnung der BVV zu bitten. Die Genannten sollen des Weiteren zur nächsten Sitzung des Ausschusses eingeladen werden.

Herr Koch bittet darum mitzuteilen, dass die Stellungnahmen nach Möglichkeit einige Tage vor der nächsten Ausschusssitzung (29.01.2014) vorliegen mögen.